浅析基建工程档案在企业中的管理与作用

浅析基建工程档案在企业中的管理与作用基建工程档案就是从基建工程项目的考察、可研、立项、审批、勘察设计到招标、施工、采购、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成的，并应归档保存的各种资料（包括文字、表格、声像，图纸等） 。它系统地反映了基建工程项目的建设管理全过程，是企业档案的重要组成部分，也是企业宝贵的物质财富。随着社会市场经济的发展，加强基建工程档案资料的管理是提高工程建设质量和进度，充分发挥投资效益，确保生产管理的一项重要基础工作。对此，笔者结合近年来在基建工程建设和档案管理工作中的体会，浅析基建工程档案在企业中的管理与应用。一、基建工程档案在企业中的意义和作用企业要适应市场经济的发展，只有不断地进行技改和扩大生产规模，进行必要的基建工程建设，才能使企业立足不败之地，持续发展壮大。对此，加强基建工程档案的管理与应用，不仅避免企业基建工程投资的浪费，而且能够充分发挥其投资效益。例如：沂源县污水处理厂始建于 2002 年 10 月，属淮河流域重点污水治理项目。随着国家对“三河三湖”环保项目的总体要求，污水处理厂先后于 2006 年 9 月和 2010 年 4 月实施了除磷脱氮工程和一级 a 升级改造工程项目建设，使出水水质达由原来的国家二级排放标准分别提高到城镇污水处理厂污染物排放标准 （gb18918-2002）一级 b 标准和一级 a 标准。在污水处理厂新建到改造三次工程项目建设中，从立项、审批、设计到开竣工建设整个项目的组织实施，先后形成了一系列大量的具有参考使用价值的重要档案资料。这些档案资料不仅具有很强的连续性，而且密不可分、有机结合，全面系统的反映了各项工程项目建设的全部过程，各项后期工程建设的可研、立项、设计、施工管理都建立在了前期工程建设的基础之上，前期档案资料为后期工程建设提供了宝贵的技术资料和管理经验。做好基建工程资料的收集、归档与管理，不仅对各项基建工程的建设管理、竣工决算和日常生产管理、维护等，具有十分重要的不可缺少的利用价值，而且也对各级审计检查提供了全面真实可靠的资料依据。因此，在基建项目实施过程中，应当把各项基建工程资料（包括设备资料）的收集归档作为工程项目建设的一项重要工作来抓，切实做到基建工程档案管理系统、科学、规范，充分发挥了档案功能，既保证工程建设质量和进度，使基建工程及其档案发挥最大的经济效益和社会效益。二、基建工程档案在企业中的管理基建工程档案来源于基建工程的各个阶段、各个方面，贯穿于基建工程的整个过程，涉及参建单位和基建单位的多个部门和科室，如果没有有效地保障制度，就不能形成长期的良性机制，更不能发挥档案的利用作用。沂源县污水处理厂自 2002 年建设以来，就将基建工程档案管理列入项目法人负责制，建立了档案制约机制，实行了分级管理，责任到人的管理办法，形成了全方位的档案网络管理体系。1、建立基建工程档案制约机制，与参建单位经济利益挂钩。基建工程档案涉及勘察、设计、施工、监理、设备厂家等多个参建单位，对整个工程建设和将来的生产管理以及技术改造发挥着重要作用。为确保工程项目档案资料真实齐全完整，将基建工程档案的归集、整理，移交纳入了经济责任合同的主要内容之一，作为工程结算的一项重要履行依据，以保证档案工作落到实处。首先：在工程建设资料提供时间上进行约束，对在规定时限内不能提供工程资料的不予拨付工程进度款，影响工程建设进度的追究经济责任；其次：在工程建设资料验收上进行制约，对工程资料不全不规范的不予办理工程结算，并按档案管理标准要求进行规范补全，造成资料损失的追究经济责任；再次：相关参建单位必须协同做好工程竣工资料的整理、汇总、审核，登记、移交等工作，确保基建工程档案资料的及时、准确、系统、完整，否则不予进行工程项目的竣工决算。2、明确责任分工，与科室年终考核奖惩挂钩。根据基建工程项目的特点和基建档案管理要求，按照档案的来源和种类，将管理责任分解落实到各科室，并与年终考核奖惩挂钩。对基建工程项目外来文件和资料由档案室统一管理，实行科室借阅审批制度；对基建工程中形成的勘察、设计、图纸、签证、竣工等土建工程文件资料，由基建科负责收集管理；对基建工程中形成的设备到货验收、图纸等随货资料，由设备科负责收集管理；对于基建工程结算、经济责任合同等相关资料，由财务科负责管理。各科室要在档案室专职管理人员的统一协调指导下，按照工程进度，分期做好相关档案资料的收、发、转和整理、归档工作，统一纳入综合档案室归档管理，既要各负其责，又要相互配合，以确基建工程档案的系统、规范。3、责任分解落实到人，与档案人员的年终考核挂钩。各科室指定专人兼职从事相关基建工程档案的日常管理工作，将档案管理纳入个人年度岗位目标千分制考核管理办法 ，进一步将档案日常管理责任落实到人，具体负责档案的收集、整理、移交等整个过程，防止工程资料收集管理上出现漏洞，以提高基建工程档案的管理质量，确保基建工程档案的准确、完整。三、基建工程档案在企业中的利用基建工程档案产生于基建工程建设，不仅服务于企业的工程建设，也服务于日后的生产管理和技术改造。收集做好基建资料的归档管理的最终目的是为了利用，合理有效地开发利用档案信息，使基建工程档案发挥最大的利用价值。例如：在沂源县污水处理厂除磷脱氮工程项目好氧池建设中，通过检索参考利用了前期曝气池的勘察、施工技术资料，对好氧池工程选用了旋喷桩止水帷幕施工方案，仅此一项就节约工程投资 93.14 万元，缩短工期 12天。在一级 a 升级改造项目中，为设计单位提供了系统详尽的原有工艺技术设计参数及运行数据资料，将 ats 工艺（“水解、酸化高负荷生物滤池固体接触曝气”法）改造为倒置 a2/o 工艺（缺氧厌氧好氧） ，进一步优化了总平面布置，节省了占地，方便了管理，降低了运行成本，提高了污水处理工艺运行效果。因此，基建工程人员既是档案的产生主体，也是档案的利用主体。只有建立资料完备、检索便捷的基建工程档案管理体系,才能充分发挥档案工作的服务保障作用。也只有将基建工程资料科学的收集归档并转化为档案信息资源，才能使这些信息资源在工程建设、生产管理中得到充分的