otc费用财务的管理与控制

OTC 费用财务的管理与控制（暂行） 一、财务结算管理制度 1. 采购部按照采购合同、协议约定的付款期限及付款方式进行付款申请。付款前要求供应商提供相应的 合法发票。 2. 采购员收到供应商提供的采购发票后，根据采购计划以及供应商、产品的重要程度进行安排结算付款 计划，并执行审批流程。 3. 未按时收到的发票，由采购员负责督促索取。 4. 采购人员要在付款前一周按审批流程做好付款申请手续，并在付款前一天通知供应商到公司取款或财 务汇款。 5. 财务付款后，采购员要及时通知客户查款，如未收到要第一时间通知财务查询处理。 6. 采购人员与新开户供应商洽谈时必须说明我公司付款期限、付款方式、付款依据、付款时间等信息。 7. 结算计划内付款 第一步：根据月付款计划，给每家供应商付款前由采购员通知供应商凭采购验收入库单 、发票到公司办理付款； 第二步：采购内勤对供应商提供手续审核后，在 ERP 系统中进行结算付款申请操作； 第三步：采购经理作 ERP 系统审核； 第四步：财务分管会计根据已签批的月付款计划、 采购验收入库单及发票，进行 ERP 系 统确认并执行付款； 第五步：财务付款后，由采购员通知供应商及时查款。 8. 预付款、现款 第一步：与供应商签订采购合同后，针对预付、现付的付款方式，由采购员提出预付款申 请； 第二步：采购内勤在 ERP 系统中进行“采购预付款申请单”并打印； 第三步：由采购经理、财务部、主管领导以及董事长审核签字后，交财务分管会计； 第四步：由财务分管会计进行系统审核确认并执行付款； 第五步：由采购员通知供应商及时查款并按合同约定时间交货； 第六步：货物到达公司并验收入库后，采购内勤根据采购验收入库单进行 ERP 系统结 算操作； 第七步：财务确认结算完成 9. 临时性付款 第一步：由采购员根据库存、销售情况以及协议规定确定是否付款，如符合付款条件则通知供应商凭 采购验收入库单 、发票到公司办理付款； 第二步：采购内勤对供应商提供手续审核后，在 ERP 系统中进行结算申请操作并打印，采购经理系统 审核； 第三步：由采购经理、财务部、主管领导以及董事长审核签字后，采购经理进行 ERP 系统付款计划申 请； 第四步：签批后的采购结算申请单 、 采购验收入库单 、发票一并交财务分管会计，审核无误后 财务进行 ERP 系统审核确认并执行付款； 第五步：财务付款后，由采购员通知供应商及时查款。 二、 OTC 模式 （一）供应商互相调拨（换货）供应商行有恒 控制点:1、账面不显示毛利 2、换货发票及时开据（当月开出） 3、结算直接勾兑（供应商已开出发票） 4、ERP 系统如何处理（结算是否可挂转账） （二）销售药店、校机关单位医务室、私立诊所医院、连锁药店 供应商行有恒药店等 控制点： 1、账面毛利为 3 个点， 2、采购发票及随货同行单在当月开出（25 号之前） 3、采购付款提前申请（一周内付款） 4、销售回款为当月（发票与出库单一同开出） 5、返利部分每月月初 5 号之前由采购部门报到财务部 6、采购用款计划每月月初 5 号之前由采购部报到财务部 7、销售回款计划每月月初 5 号之前由采购部报到财务部 8、授信额度（填写资信调查表，根据资信调查表选择授信额度） 9、OTC 款项专款专用（如用款需走流程申请 副总审核会计审核财务总监审核董事 北京行有恒医药有限公司 长批准 10、OTC 款项日清月结，每周上报 OTC 销售利润表（财务部） 11、现款结账 销售代表结账时可用移动 POS 机（要求销售代表有北京市户口，可担保复印 件） （三）销售商业公司 供应商行有恒商业公司 控制点：1、账面毛利为 1 个点 2、采购发票及随货同行单在当月开出（25 号之前） 3、采购付款提前申请（一周内付款） 4、销售回款为当月（发票与出库单一同开出） 5、返利部分每月月初 5 号之前由采购部门报到财务部 6、采购用款计划每月月初 5 号之前由采购部报到财务部 7、销售回款计划每月月初 5 号之前由采购部报到财务部 8、授信额度（填写资信调查表，根据资信调查表选择授信额度） 9、OTC 款项专款专用（如用款需走流程申请 副总审核会计审核财务