亚莱坞9月招商会议方案

2010 年婚纱影楼；婚庆行业行业 发展趋势论坛 暨第一届婚纱影楼；婚庆行业录影 东北三省市场招商会 执行文本 2010 年 8 月 22 日 2 一、相关议程 一、主办单位： 亚莱坞科技公司，沈阳蓝天婚庆广场，长春婚庆协会，中国妇联， 二、会议时间： 2010 年 9 月 1920 日 三、会议地点： 沈阳大酒店宾馆会议室（待定） 会议规模设定：100150 人左右的会议多功能厅，面积 100-200 平方米，最好配备有贵 宾小会议室，相关设施齐备； 四、会议形式： 讲演、多媒体演示、揭幕、参观样机、洽谈 五、参会人员： 1、 东北三省有实力的意向经销商以及通过报纸、走访确定有意向的重点邀请客户 2、 行业、企业领导东三省婚庆协会 3、 本企业优秀经销商代表 12 名 4、 部分新闻媒介机构 六、参会标准： 对招商会后仍有意向的客户提供餐饮费； 七、相关事宜： 1、 报到时间：2010 年 9 月 18 日（邀请的嘉宾和客户） 2、 报到地点：辽宁大酒店（暂定） 3、 报到时统一核发会议议程资料及相关证件 4、 参会人员必须凭会务组核发的代表证参会 3 二、筹备分工草案 一、会前筹备工作 1、会务组设置和分工职责 会议总指挥： 赵军 组长：长春 朱八哥 副组长：沈阳蓝天王总；尚总 组员：亚莱坞业务部 1.1、会议组（负责人：陈序(沈阳) 成员：蓝天婚庆广场 2 名营业员 ） 1.1.1 负责联系会议地点、参会客商餐饮、住宿及会议室等相关事宜 1.1.2 负责联系会务人员的餐饮、住宿、车辆、交通 1.1.3 负责会议费用的审核、签字及结算 1.1.4 负责协调各组工作及与酒店之间的联系 1.1.5 负责参会人员接待、登记、餐饮、住宿、会议资料发放 1.1.6 负责酒店内外、会场的规划、设计、布置、接线、音响、摄影、摄像物品的安全 1.1.7 负责应对会议期间的临时性、突发性事件 1.2、业务组（负责人：东北三省大区经理 成员：相应区域业务人员、工程部及技术部 2 人） 1.2.1 负责招商客户的人员数量、质量的控制及相关资料的整理落实 1.2.2 负责会议期间与客户的业务谈判及签署相关协议 1.2.3 负责申请接待车辆 1.2.4 负责对参会客户资格的审查核对 1.2.5 负责会场人员纪律及会场的组织协调工作 1.2.6 负责展会现场的接待、讲解，意向客户的邀请、引导 1.2.7 负责展会现场物品的安全、次序的控制、宣传品的发放 1.3、布展组（负责人：* 成员：*、区域业务人员、工程及技术 2 人、 ） 1.3.1 负责展会展台布展、样机的确定、申请、运输、安装、摆放、以及撤展，对物品 的数量、安全负责 1.3.2 负责展会现场宣传品规划、设计、布置 4 1.3.3 负责会议期间展区现场促销人员安排，促销活动的设计策划及进度控制 1.3.4 负责展会现场宣传品的设计及制作、纪念品的发放、登记 1.3.5 动力伞、艺术团活动的策划、安排、表演以及活动现场效果控制和安全 1.4、新闻宣传组（负责人：* 成员：*、 ） 1.4.1 负责招商会前期的广告发布以及效果跟踪 1.4.2 负责招商会现场媒体记者的邀请、接待、公关和新闻通稿撰写、发放 1.4.3 负责招商会后新闻、信息的整理撰写和媒体发布 1.4.4 负责招商会演讲稿以及领导发言稿的准备、撰写、审核 1.4.5 负责优秀经销商代表的邀请和确认 2、项目进度控制表： 9 月 18 日 工作内容 小组 负责人 1、会场布置。 （背景板、条幅、音响设备、音乐光盘、广告光盘、 桌牌、大厅签到桌、签到本、会场指示牌、桌椅摆放、主席台鲜花、 贵宾胸花、茶水等） 2、影像设备。包括录像人员、设备、摄影人员、设备等。 3、接待事项。包括人员接车、接机，住宿餐饮安排、机动车辆。 4、业务洽谈。 （经销合同、经销商政策、各种产品介绍） 会议组 9 月 16 日前 1、所有小组物料、产品制作到位并运抵现场 2、会议人员到位 3、现场施工人员到位 会议组 4、招商信息落实。 （确定经销商名单、经销商详细信息表） 业务组 5、确定最终发言稿。 新闻组 9 月 10 日前 1、所有物料设计、样机准备完毕（招商会邀请函、论坛邀请函） 各小组 2、各小组详细执行计划表、人员分工表 各小组 5 3、展览会设计方案、现场活动方案、报广设计、招商会会议日程 三、会前项目综合筹备工作 具体工作事项 完成时 间 责任人 一、人员的确认 1 酒店餐饮、住宿负责人的联系、确定 9 月 3 日 2 公司领导的联系、确定 9 月 3 日 3 摄影师的联系、确定 9 月 3 日 4 媒体、记者事项的确定 9 月 3 日 5 行业领导、技术专家的联系、确定 9 月 5 日 6 优秀经销商代表的邀请和确定 东北三省 大区经理 7 前期重点有意向客户的邀请（ 东北三省、 ） 东北三省 大区经理 工作内容 1 发出会议的通知和经销商的邀请函件 2 完成对回函及主动报名的经销商统计分类、确认 3 安排在对经销商的接待细节工作 4 费用预算和申报 二、物料的准备 1 主讲厅内设备检查，两台投影仪，两台手提电脑、投影仪用，两个无线 麦克风、专题片、广告片的准备 9.7 2 礼仪小组的着装、工作人员着装 9.7 3 资料袋（议程表、宣传单张、招商简章、名片、本子、笔等） 200 个 4 茶点、纸巾、茶点盘 5 展会展板、会议展板 6 背景板 7 名片桶 8 签到薄、笔 与酒店联 系 6 9 新闻通稿 9.13 10 横幅、条幅 11 酒店需准备好欢迎牌、嘉宾席标示牌、电梯内海报 12 礼仪小姐所用胸牌、绶带、手举牌 9.15 13 嘉宾胸花 9.17 14 会议证、工作证 9.15 15 样机、样品、道具 9.15 16 促销品、礼品 9.15 17 现场发放的资料 9.15 18 新闻通稿 9.13 19 报纸稿样 9.13 20 展会设计效果图以及预算书 9.5 21 合同、单价表 9.15 22 意向邀请函、嘉宾请柬、现场论坛邀请函 9.4 东北三省 大区经理 23 现场活动方案 9.15 24 领导欢迎词、行业发展演讲稿 9.15 25 招商会幻灯 9.15 26 刀旗、会场吊旗 9.15 27 拱门、横幅、水牌、指示牌 9.15 31 抽奖箱等现场活动道具 9.15 32 礼仪小姐 9.15 33 礼仪小姐手举牌 9.15 34 酒店易拉宝、会场的拉网展架、喷绘 9.15 35 用餐券 9.15 36 会议接待用车、箱货车、服务车 9.15 37 9 乘车说明、考察日程表 9.15 四、会议协调会 1、议题：会议职责分工确认及负责人 为使大会成功圆满举行，请各位负责人集思广益，各司其职，做好会前、会中、会后的各项安排。 7 2、会议需探讨解决以下问题： A、草拟的会议日程是否合理，是否有需要补充的地方？ B、个人职责是否明确，能否圆满完成？ C、会前工作有否没有想到或不周全的地方？ D、会议所用道具是否齐备？有否需要补充之处？ E、工作人员配备是否合理？ F、经销商洽谈统一口径、职校讲解的统一口径？ G、签订合约需要注意的问题？ H、签订后需要注意那些方面？ I、如何能收到有签约意向经销商的保证金？ J、为防止会议意外情况发生，应注意的防范、补救措施有那些？ 三、会议议程表 展位现场流程表 序号 时间 项目 负责人 备注 1 7:00-8:00 最后巡查展位现场，检查物料 确保没有遗 漏 2 9：00 展会现场活动开始 演出队长 3 9:00-9:05 热舞开场 演出队长 4 9:05-9:10 主持人介绍今天的活动内容，介绍 下午招商会的时间及参与办法 演出队长 5 9:10-9:15 文艺表演 演出队长 6 9:15-9:45 主持人介绍*，介绍下午招商会的 时间及参与办法并与现场观众进行 互动有奖问答环节，发放纪念品 演出队长 7 9:00-9:30 发放调研问卷，了解消费者需求 告知消费者 认真填写可 参加抽奖和 抽奖时间 8 9:45-9:50 文艺表演 演出队长 9 9:50-10:20 休息 8 10 10:20-10:30 文艺表演 演出队长 11 10:30-11:00 主持人介绍*，介绍下午招商会的 时间及参与办法并与现场观众进行 互动有奖问答环节，发放纪念品 演出队长 12 11:00-11:15 文艺表演 演出队长 13 11:15-11:30 主持人介绍*，介绍下午招商会的 时间及参与办法并与现场观众进行 互动有奖问答环节，发放纪念品 演出队长 14 11:00-11:30 回收问卷 15 11:30-11:45 抽奖 演出队长 16 11:45 上午活动结束 17 18 14：00 展会现场活动开始 19 14:00-14:05 热舞开场 20 14:05-14:10 主持人介绍今天的活动内容，介绍 下午招商会的时间及参与办法 演出队长 21 14:10-14:15 文艺表演 演出队长 22 14:15-14:45 主持人介绍*，并与现场观众进行 互动有奖问答环节，发放纪念品 演出队长 23 14:00-14:30 发放调研问卷 告知消费者 认真填写可 参加抽奖和 抽奖时间 24 14:45-14:50 文艺表演 演出队长 25 14:50-15:20 休息 26 15:20-15:30 文艺表演 演出队长 27 15:30-16:00 主持人介绍*，并与现场观众进行 互动有奖问答环节，发放纪念品 演出队长 28 16:00-16:15 文艺表演 演出队长 9 29 16:15-16:30 主持人介绍*，并与现场观众进行 互动有奖问答环节，发放纪念品 演出队长 30 16:00-16:30 回收问卷 31 16:30-16:45 抽奖 演出队长 32 16:45 上午活动结束 第二天可照此流程执行，具体根据实际情况微调 招商会流程表 序号 时间 项目 负责人 备注 1 13:30-14:00 参会人员入场 所有人 员 2 13:50-14:00 贵宾到贵宾室就座 会务组 3 会议开幕 4 致辞 5 领导讲话 6 14:00-14:30 领导退场 7 14:30-15:10 行业的基本状况及未来发展 8 15:10-15:50 *介绍、 “婚纱录影”技术发布 9 15:50-16:00 会间休息 10 16:00-16:40 企业的发展规划及合作支持，介绍 第二天去沈阳婚庆市场参观的时间 及日程 11 16:40-17:00 会议结束 12 17:00-18:00 单独会谈、签订合同 第二天招商会流程可照此执行，具体情况根据实际情况微调 11 第一届婚纱影楼；婚庆行业录影东北三省市场招商会工作进度表格 会议总指挥： 组长：赵军 副组长：沈阳蓝天婚庆市场王总；尚宗 长春婚庆协会八哥 序号 工作分工 项目内容 内容说明 / 标准 规格 / 数量 责任人 完成时间（日） 备注 1 成立会务组 一般可分为：会议组、业务组、 布展组、新闻宣传组 会务组人员数量视 招商会规格确定 8 月 30 日 2 确定会议时间、地点、内容及 参会人数 明确分工、明确职责 附件一 8 月 30 日 3 酒店预定 9 月 3 日 4 酒店会议室预定 容纳 150 人 9 月 3 日 5 参会贵宾住宿预定 120 元/天 9 月 3 日 6 参会客商住宿预定 意向客户 业务组通知 9 月 18 日 7 参会客商餐饮预定 意向客户 业务组通知 9 月 18 日 8 参会工作人员住宿预定 80 元/间/天 9 月 16 日 9 参会工作人员餐饮预定 盒饭 9 月 16 日 10 会议组 准备工作 参会工作人员使用车辆申请 按公司规定执行 9 月 15 日 12 11 展会会场物料 礼仪小姐手举牌 8 块、礼仪小姐绶带 12 条、卡通气 模 4 个、现场招商论坛会邀请函 1000 份、现场答题 卡 200 份、抽奖箱 1 个、招商会说明 X 展架 1 个、企 业系统介绍 X 展架 8 个（2 套） 、机器展板 8 个、机器 异型 POP、招商会专刊 500 份、企业形象大画册 200 本、手提袋 500 个、三折页 300 份、客户洽谈登记台 帐 2 本 9 月 15 日 12 招商会物料 酒店门口拱门幅 1 条、升空气球条幅 4 条、酒店招 商会欢迎横幅 1 条、大厅接待处背景板 1 块、水牌 2 张、会议指引牌 6 张、会议主背景板 1 块、参会证 400 个、名片盘、纪念品、会议资料手提袋 200 套、 赴连云港参观车辆的乘车指示牌 2 块、会议日程 200 份、参观日程 100 份、 、广告片光盘 1 张、刀旗 50 面、专题片 1 张、电梯海报 3 张、演讲台展牌 1 块 等 东北三省 大区经理 河北大区 经理 9 月 15 日 13 样机 3 台 9 月 15 日 14 拱门准备 20 米新款式（电源/沙袋）/安 排采购 9 月 2 日 1 个 9 月 14 日 安排采购 15 卡通气模/婚纱影楼；婚庆行业 气模/升空气球准备 9 月 2 日落实 4/2/4 个 9 月 14 日 16 落实拱门幅尺寸 20 米 1 个 9 月 4 日 17 落实升空气球竖幅尺寸 向酒店落实责任人 4 个 9 月 4 日 18 落实刀旗制作尺寸 向酒店落实责任人 ？ 9 月 4 日 19 落实楼体竖幅尺寸 向酒店落实责任人 ？ 9 月 4 日 20 落实楼体巨幅尺寸 向酒店落实责任人 1 9 月 4 日 21 会议组 酒店外 落实酒店入口横幅尺寸确定 向酒店落实责任人 1 9 月 4 日 13 22 拱门幅设计 1 个 9 月 5 日 23 升空气球竖幅设计 4 个 9 月 5 日 24 刀旗设计、吊旗 9 月 5 日 25 楼体竖幅设计 9 月 5 日 26 楼体巨幅设计 1 9 月 5 日 27 酒店入口横幅设计 1 9 月 5 日 28 拱门幅设计确定 1 个 9 月 6 日 29 升空气球竖幅设计确定 4 个 9 月 6 日 30 刀旗设计确定 9 月 6 日 31 楼体竖幅设计确定 9 月 6 日 32 楼体巨幅设计确定 1 9 月 6 日 33 酒店入口横幅设计确定 1 9 月 6 日 34 拱门幅制作 质量 1 个 9 月 7 -12 日 35 升空气球竖幅制作 质量 4 个 9 月 7-12 日 36 刀旗制作 质量 9 月 7-12 日 37 楼体竖幅制作 质量 9 月 7-12 日 38 楼体巨幅制作 质量 1 9 月 7-12 日 39 酒店入口横幅制作 质量 1 9 月 7-12 日 40 会议组 酒店外 酒店大堂指示水牌尺寸确定 向酒店落实责任人 2 个 9 月 4 日 14 41 会议组 酒店内 电梯间指示水牌尺寸确定 向酒店落实责任人 6 个 9 月 4 日 42 拉网展架尺寸确定 向酒店落实责任人 9 月 4 日 43 酒店大堂指示水牌设计 向酒店落实责任人 2 个 9 月 5 日 44 电梯间指示水牌设计 向酒店落实责任人 6 个 9 月 5 日 45 拉网展架设计 1 9 月 5 日 46 酒店大堂指示水牌设计确定 9 月 7 日 49 酒店大堂指示水牌制作 规定的内容/颜色沟通 2 个 9 月 7-12 日 50 电梯间指示水牌制作 规定的内容/颜色沟通 6 个 9 月 7-12 日 51 拉网展架制作 规定的内容/颜色沟通 1 9 月 7-12 日 52 接待桌椅准备 2 套 9 月 18-19 日上午 11 时 53 会议组 酒店会议室 门口接待处 接待人员确定 负责参会客户登记，发放资料 袋 2 人 9 月 18-19 日上午 11 时 54 签到簿、签到笔准备 2 套 9 月 18-19 日上午 11 时 55 签到处桌牌准备 1 个 9 月 18-19 日上午 11 时 56 资料袋准备 资料袋、议程表、三折页、招 商简章、形象画册、名片、本 子、笔、礼品等 400 9 月 18-19 日上午 8-11 时 57 会议证设计 参会客户佩戴 400 9 月 5 日 58 会议组 酒店会议室 内 会议证确定 400 9 月 7 日 15 59 会议证制作 400 9 月 7-12 日 60 名片盘准备 以便客户赐名片 2 个 9 月 18-19 日上午 8-11 时 61 会议组 酒店会议室 内 背景板尺寸确定 向酒店落实责任人 9 月 4 日 62 横幅数量尺寸确定 向酒店落实责任人 9 月 4 日 63 展板数量尺寸确定 向酒店落实责任人 9 月 4 日 64 演讲台尺寸确定 向酒店落实责任人 9 月 4 日 65 桌牌尺寸确定 向酒店落实责任人 9 月 4 日 66 背景板设计 向酒店落实责任人 9 月 6 日 67 横幅设计 向酒店落实责任人 9 月 6 日 68 展板设计 向酒店落实责任人 9 月 6 日 69 演讲台设计 向酒店落实责任人 9 月 6 日 70 桌牌设计 向酒店落实责任人 9 月 6 日 71 背景板设计确定 向酒店落实责任人 9 月 7 日 72 横幅设计确定 向酒店落实责任人 9 月 6 日 73 展板数设计确定 向酒店落实责任人 9 月 6 日 74 演讲台设计确定 向酒店落实责任人 9 月 6 日 75 桌牌设计确定 向酒店落实责任人 9 月 6 日 76 背景板制作 规定的内容/颜色沟通设计师 1 块 9 月 7-12 日 77 横幅制作 规定的内容/内容沟通设计师 9 月 7-12 日 16 78 展板制作 规定的内容/颜色沟通设计师 9 月 7-12 日 79 演讲台制作 规定的内容/颜色沟通设计师 1 个 9 月 7-12 日 80 桌牌制作 规定的内容/颜色沟通设计师 9 月 7-12 日 81 演讲台鲜花准备 1 组 9 月 18 日上午8-11 时 82 投影仪准备 高流明投影仪 1 台 9 月 14 日 83 投影仪幕布准备 2 幅 9 月 14 日 84 笔记本电脑准备 赵军 1 台 9 月 14 日 85 音响准备 1 组 9 月 18 日 86 麦克准备 2 个有线麦克，2 个无线麦克 4 个 9 月 18 日 87 摄像人员确定 记录会议过程 1 人 9 月 12 日 88 摄影人员确定 记录会议过程 2 人 9 月 12 日 89 贵宾胸花准备 鲜花 根据具体人数确定 9 月 18 日上午8-11 时 90 *广告片准备 会议前、会议中播放 2 盘，有备用带 9 月 14 日 91 会议组 酒店会议室 内 *专题片准备 会议前、会议中播放 2 盘，有备用带 9 月 14 日 92 展会场地确定 93 展会场地平面图确定 94 展会场地情况勘查 95 展会场地实际尺寸测量 101 布展组 展会促销活动策划 17 102 展会发放纪念品申请 103 物料运输车辆申请 104 展位效果图设计确定 105 展位施工预算确定 106 样机生产 8 9 月 3 日 114 有奖调查问卷确定 9 月 6 日 115 展会促销活动策划确定 9 月 10 日 116 展会发放纪念品申请批准 9 月 10 日 117 物料运输车辆申请批准 9 月 10 日 118 展会现场礼仪小姐数量确定 报会议组 9 月 4 日 119 展会现场礼仪小姐人员确定 报会议组 9 月 4 日 120 展会现场礼仪小姐服装确定 符合会议规格 报各组 9 月 4 日 121 礼仪小姐举牌设计 8 9 月 4 日 122 礼仪小姐举牌定稿 8 9 月 5 日 123 抽奖箱制作 1 9 月 7 日 124 现场音响确定 9 月 4 日 127 展位施工公司签订合同 9 月 5 日 128 展位制作开始 按图/合同制作 9 月 5 日 129 布展组 展位布展开始 9 月 10 日 18 130 样机到位 9 月 16 日 131 工作人员到位 9 月 16 日 132 文艺团演出人员到位 9 月 16 日 133 9 月 16 日 134 展位布展完成 9 月 16 日 135 展会现场流程监控 9 月 18-19 日 136 演出实施 9 月 18-19 日 137 *广告片准备 会议前、会议中播放 2 盘，有备用带 9 月 14 日 138 *专题片准备 会议前、会议中播放 2 盘，有备用带 9