公司公文管理制度

XXX 股份有限公司文件 穗 XX 发【2009】第 12 号 关于印发公文管理规定的通知 公司各部门： 为加强对本公司公文管理，做到规范、准确、及时有效地运用公文，结合公司的实际 情况，特制定本规定。 一、公文的常见种类 （一） 规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。 （二） 决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤 销下级部门不适当的决定事项。 （三） 决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。 （四） 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 （五） 通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求 各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。 （六） 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 （七） 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （八） 请示：适用于向上级机关请示或批准的事项。 （九） 批复：适用于答复下级单位请示的事项。 （十） 意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。 （十一） 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门 请求批准和答复审批事项。 （十二） 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 二、公文的收发和承转 （一）公司公文分两类，一类是外来公文（即来自公司之外的各种文件、传真、信、函） ， 另一类是公司各部门拟写的内部公文。 （二）外来公文由前台统一收取，填写“收文登记表” ，并在右上角表上流水号。写明收件 人姓名的，由前台直接交收件人签收，其余公文交办公室处理。 （三）各部门拟写的需经总经理签发、批办的公文，先交办公室，办公室根据公文内容填 写“文件呈批处理表”并标上流水号登记号，交总经理批办。如有紧急公文送到，应立即 交送有关部门，不得有任何搁置。 三、公文的拟办和传阅 公司内外公文，由其收文的各部门拟办，并根据公文内容送： （1） 办公室呈总经理批办； （2） 有关部门承办； （3） 有关部门传阅。 四、公文的批办和承办 总经理批办的文件，由办公室根据批办的内容： （1） 归总经理个人档； （2） 送有关部门承办； （3） 送有关部门传阅。 五、公文的催办和反馈 （一）公文的催办由送传单位向受文单位催办，一般不越级。由办公室送转总经理的 批办件，由办公室催办；送转公司办公室的批文件，由办公室催办。 （二）意见的反馈按逐级回转的原则办理。承办单位逐级把意见反馈到批（送）办单 位（公司办公室或有关部门） 。特殊情况下，可直接反馈到总经理本人。 六、公文的办复、清缴和归档 （一）公文的办复是指办公室处理完批办、转办或传阅的公文后，将承办结果及时报 告有关领导。 （二）总经理处理的公文，由办公室办复后清缴登记，并送档归档。如总经理需自行 留档，由办公室填留档表备案。 （三）其他由办公室或职能部门承办的公文，处理完后应及时交回办公室统一整理、 归档。有原稿的应将原稿连同文件归档。 七、文稿的起草、审核和签发 （一）下发文件必须经过起草、审核和签发的程序。 （二）凡以公司“穗 XX 发”下发的各类文件，综合性的由办公室拟稿，专题性的由各 职能部门负责起草。 （三）以公司名义下发的公文，必须填写“XXX 股份有限公司发文稿纸” ，由公司领导 签发后交办公室统一下发。 （四）各部门下发有关工作意见、规定、决定、通报等文件和信函证明、说明等外部往 来公函，均采用公司文件纸，一般的通知则不采用。 （五）各部门下发的文件须遵循本规定第八点规定，均需填写发文稿纸，由各部门主要 负责人审核，经公司主管领导签发后由办公室按规定格式打印，发文稿纸连同底稿和正式 文件应交办公室存档。 八、发文文号规定 （一）公司对外行文的文号为： 董事会行文：“穗 XX 董发” 【200x】第 xxx 号 “穗 XX 董函” 【200x】第 xxx 号 公司名行文：“穗 XX 发” 【200x】第 xxx 号 “穗 XX 函” 【200x】第 xxx 号 （二）内外公函： “办公室”的文号为：“穗 XX 办函” ； “财务部”的文号为：“穗 XX 财函” ； “商务部”的文号为：“穗 XX 商函” ； “质量保证部”的文号为：“穗 XX 保函” ； “生产部”的文号为：“穗 XX 生产函” ； （三）各部门文号顺序 由本部门自行记录编发，校样稿连同电子文档均须交办公室，由办公室作文、格式 校订，经公司主管领导签发后，办公室统一打印，以做到发文的规范、统一。 九、公文的保密 （一）公文拆启和传送由专人负责，办公室和各部门指定一人负责此项工作，其他人不得 私自拆启或横向传递。 （二）公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件， 应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。 （三）注意公文的安全性。公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全 的地方，不得随处搁置；注明属“机密”