分公司资金管理制度

19016 签发人： 分公司资金管理制度 为了规范资金管理，确保资金安全，特制定以下分公司资金管理制度。 一、 关于账户的管理 1、 关于帐户的设立 XX分公司成立后应按要求在当地招商银行开具银行帐户作为基本银行帐户， 用于收取上海总部支付的预算款，同时按预算进行支付结算。该帐户具有 提取现金、网上支付、网上查询等功能。 2、 关于印鉴 分公司账户的印鉴为两枚，为了保证资金的安全，两枚印鉴应分别由分公司 经理和分公司助理保管。当分公司需要取现或转账时，需分公司助理和分公司 总经理两个人同时盖章才可完成资金的转出。 3、 关于支票 分公司账户的支票分现金支票和转账支票两种，为保证资金的安全，所有 的支票由分公司总经理保管。 现金支票在分公司领取备用金时使用，为规范分公司的资金管理，禁止将 现金支票用于支付行为。 转账支票主要用于划款或转账支付，根据财务制度的规定，支付金额在200 元的以上的发票，必须用转账支票进行支付，若有特殊情况要用现金支付 的，需上海财务总部同意，方可支付。 转帐支票开具时，必须填写的事项：开具支票的日期、收款人、金额。 （必须填写的内容不全的，不可以开具支票）；开具的支票金额超过10000 元的，需收款方出具收据。（收据必须加盖财务专用章） 支票的领用：实行支票领用登记制度。每张支票按相应号码、金额、领用 人签字等栏目登记，如有作废支票，登记其号码，注明“作废”字样。同时将 作废支票与报销凭证一起寄回上海。 4、 库存现金 为了保证资金安全，库存现金金额不得超过2000元。如有超过限额的现金， 必须当日解行。 二、关于发票 所有在分公司收取的软件分销货款，发票均由上海资金运营部商务部开具， 请分公司将收入款划回上海后，与商务部联系开票事宜。 三、关于预算款的划拔 分公司开立账户后，原预算制度不变，上海XX将把预算款划到分公司的公司 账户，请分公司及时查询公司账户，以确认预算款的拔付到位。 四、关于报销 1、 邮寄发票时间 原报销制度不变，分公司或分公司每月15日、每月25日两次邮寄本月报销 发票。 2、 发票的整理 请分公司助理认真整理邮寄到上海的发票，并与总公司下发的每月预算做对 比，超出预算而无总裁特批的报销单据，不予报销，对超预算未特批部分可 拒收票据不予邮寄到上海。 两次邮寄的票据，请助理务必做一张费用汇总以做留底，并打印一张随发票 邮寄到上海XX，以便于核对往来账。 3、 分公司及分公司平台费用的支付 分公司平台费用，应严格按公司财务制度，对200元以上的支出，必须用转 账支票进行支付。若有特殊情况一定要用现金支付的，需事先向总部财务 部作出申请和情况说明，经总部财务部同意后执行。用转账支票进行支付 的发票，一定要将转账支票的支票存根贴在发票后邮寄到上海财务进行报 销。对不符合以上规定的发票，上海财务将不予报销。 4、 个人暂借款及清算 公司员工个人借款需填写借款单据（一式三联），经分公司总经理审批后支 付，计入资金统计表； 当月借款必须当月结清，如有当月未能结清的，需将借款单据中的一联寄上 海财务计帐； 个人结算借款时，需在借款单据上填写结算金额，需退（或补）的金额，并 与相应的报销单据粘贴一起。 个人借款金额不得超过预算金额； 个人借款金额超过5000元的，需总裁审批同意； - 3 - 5、 各代表处及分公司报销流程 流程 员工整理票据 员工粘贴票据，填报费用报销单(有差旅费报销的请务必附出差审批单)，对 交际费用的报销，必须在发票后注明客户名称，否则不予报销； 助理审核票据 助理审核票据金额及按公司财务制度检查发票，助理对审核无误的发票，应 在费用报销单上“出纳”一栏签字，以表明该票据已经审核； 经理复核票据 分公司总经理对助理审核金额后的票据再次审核，对审核无误的发票，经理 应在“部门主管”一栏签字； 助理支付 助理对报销手续完成的票据进行支付，进行支付的必须符合报销制度，并有 助理及经理的签字； 总部财务审核分公司票据 所有报销票据邮寄到上海，由总部财务对票据进行再次审核； 对所有不合规定的报销票据，上海财务将根据财务制度不予报销，同时不予 冲减对各分公司的往来款； 取现及现金保管 助理根据员工报销的个人费用金额向分公司总经理申请，经分公司总经理同 意后，向总经理领取支票到银行支取现金； 从银行支取的现金如果当日未支付完的，由助理存放在公司保险柜中保管； 各分公司库存现金不得超过2000元； 支付 对当月预算内报销的票据，要求报销手续完成后在当地支付； 所有邮寄到总部的票据必须是已支付过的，未支付的票据请不要邮寄； 员工报销领取现金时，助理做一张现金领用签收表，将每位员工当月当次报 销做明细，每位员工领取报销款时签字确认。助理将现金领用签收表复印一 份留底，并将原件随发票寄到上海总部财务入账。 报销时限 当月票据当月报销 上海总部财务要求每月15日和25日邮寄票据，请各分公司员工在每月15日和 25日前将当月需报销的票据整理好交给助理，以保证当月票据的及时报销。 对跨月报销行为的处理 如果当月票据不能及时报销，请预先通知总部财务并说明原因； 对未预先通知的跨月度报销，为了不影响当月预算制度的执行，请按公司制 度走特批流程。 六、报表 资金周报表 ：每周一上午，报送资金周报表，内容为上周资金使用情况， 及本月累计资金使用情况。 现金领用签收表 ：随当月 15 日和 25 日票据邮寄到上海财务，内容为员工 当月当次报销款的签收明细。 支票使用明细表 ：随当月 25 日邮寄到上海财务，内容为当