化山东石油分公司erp应急预案(试行)

中国石化山东石油分公司 ERP 系统应急预 案（试行） 第一章 总则 第一条 为正确、有效、快速 处理由于网 络中断、SAP 服务器宕机等紧急情况，最大程度的减少由此带来的影响和 损失，保障公司正常经营活动的开展，维护经营秩序，特制 定本预案。 第二章 适用范围 第二条 本预案适用于公司 ERP 系统中 SD、MM、FI/CO 模块，发生网络故障或者 SAP 服务器宕机 等情况时，省、市分公司各营业室、开票点、验票点启用纸质 单据，手工填写单据信息、维持经营业务正常开展；其他模 块 HR、PS、PM 等不涉及业务在线操作，予以事后补录。 第三章 组织领导 第三条 省分公司 ERP 应用领导小组负责应急预案实 施工作的组织领导，ERP 应用领导小组办公室负责协调各应 2 用部门和市分公司具体组织实施。 省分公司 ERP 应用领导小组 省分公司各模块应用 条线负责人作为 ERP 应用领导小组成员， 受省公司 ERP 应用领 导小组领导。 办公室设在信息系统 管理部，省分公司信 息系统管理部主任兼 任办公室主任，负责 应用领导小组各种信 息决策的上传、下达 和对外发布。 各市分公司应用领导 小组。 第四条 市分公司 ERP 应用领导小组在省分公司的统 一指挥下，负责本单位的应急预案实施工作的组织领导， ERP 应用领导小组办 公室具体负责协调实施应急预案。 第四章 事件分级 事件分级指引： 事件原因 故障持续时间 应急范围 事件分级 某一个市分公司范围内的开票点或者油库验票点由 于网络中断而不能登陆 ERP 系统进行正常的业务操 作 4 小时以内 一个市分公 司范围内 三级应急 一个市分公司或者部分市分公司的开票点及油库验 票点由于网络或其他原因无法登陆 ERP 系统，造成 几个市分公司业务无法正常开展 4 小时以内 全省局部经 营范围 二级应急 全省范围内各业务网点由于网络中断或省分公司 ERP 服务器宕机原因，造成全省范围内操作用户无法登 陆 ERP 系统 4 小时以上 全省经营范 围 一级应急 第五章 应急响应 第 3 页 共 11 页 3 第五条 发生三级应急状态时，由市分公司 ERP 应用 领导小组根据情况作出应急部署，并立即上报省分公司 ERP 应用领导小组。 营业网点 市分公司 ERP 应用领导小组 省分公司 ERP 应用领导小组 第六条 发生二级应急状态时，由市分公司 ERP 应用 领导小组根据情况作出应急部署，并立即报省分公司 ERP 应用领导小组，省分公司统一协调处理进入应急状态的公司 业务。 营业网点 市分公司 ERP 应用领导小组 省分公司 ERP 应用领导小组 第七条 发生一级应急状态时，由省分公司 ERP 应用 领导小组根据情况作出部署，启动全省应急预案。 将故障上报市公司 ERP 应用领导小组 根据情况做出 应急部署 报告省公司 ERP 应 用领导小组 根据市公司部署进 行应急处理 紧急事 件备案 将故障上报市公司 ERP 应用领导小组 根据情况做 出应急部署 上报省公司 ERP 应用 领导小组 统一协调进入应 急状态公司的业 务 根据省公司统一协调调 整启动应急方案 根据省、市公司 ERP 应用领导小组应急部署 进行应急处理 4 营业网点 市分公司 ERP 应用领导小组 省分公司 ERP 应用领导小组 第六章 应急措施 第八条 定义系统外应急销售开单单据代码。 单据名称 手工单据代码 销售代保管提货单 XD 非定量预提单 FD 油品直售提单 ZS 客户代保管应急提单 KD 内部移库单 YL 第九条 应急情况下的岗位操作及职责。 操作岗位分类： 岗位名称 所属部门 工作点 岗位名称 所属部门 工作点 开票员 商业客户 部 1.1 财务代表 财务结算中 心 2.1 调度员 配送中心 1.2 零售部数 据管理员 零售部 2.2 验票员 配送中心 1.3 进货管理 员 经营管理处 2.3 客户经理 商业客户 部 1.4 计量员 配送中心 2.4 应急操作 岗位 系统恢复 后补录岗 位 库存管理 员 配送中心 2.5 1应急操作岗位职责 将故障上报市公司 ERP 应用领导小组 将营业网点故障上报省公 司 ERP 应用领导小组 对各业务条线做出综 合部署 将全省应急方案下发 各营业网点 根据应急方案进行应急 处理 宣布启动一级应急方 案 第 5 页 共 11 页 5 1.1 开票员 （1）每天业务结束后从 ERP 系统中导出销售代保管未提 单据表，以备日常线外查询、核对使用。 （2）财务做完预收后，开票员根据不同的业务类型手工 开具销售提单。 （3）手工销售提单编号规则如下：开票点销售小组代码 （3 位）+提 货单据代 码（2 位）+5 位流水号，共 10 位。例如济 南东郊营业室销售代保管提单：JZHXD00001。 （4）手工单据开具完成后，由部门领导签字并加盖部门 公章（每一联次）后按照原 ERP 纸质单据流转方案流转。 （5）系统恢复正常后，将手工开具提单的存根作为 ERP 系统中数据补录的依据。 （6）销售普通发票或者增值税发票的开具由开票员根据 实际情况执行（目前，山东石油没有启用 ERP 系统金税接口， 系统恢复后不用补开发票）。 1.2 调度员 （1）对公司内部加油站配送业务，各配送中心调度人员 根据加油站进货需求手工填写派车单，加盖配送专用章（每 一联次），交承运商，作为司机提货凭证。 （2）手工派车单编号规则如下：城市拼音简写+移库单代 码+6 位流水号，例如济南移库单（JNYL000001）。流水号要 按照顺序排列。 6 （3）单据的流转按照 ERP 纸质提单流转管理办法执行。 1.3 验票员 （1）油库验票人员查验客户提单或者承运商内部移库提 货单据无误后，手工开具油品出库单。 （2）手工油品出库单编号规则如下：发货油库 ERP 代码 +CK+6 位流水号，例如济南东郊的出库单 （A1CK000001）。 出库单号要流水连续使用，不能跳号。 （3）手工油品出库单各联次流转按照 ERP 纸质单据流转 管理办法执行，出库前在查验提货人身份证等证件无误后由 提货人在出库单上签字后方可出库。 （4）系统恢复后，发货提单或手工开具的提单、出库单存 根联一起做为补录的原始单据。 （5）发生提货单据分提时，验票员将已提数量填至油品 出库单，以提货单据剩余数量重新开具新的提单交给客户， 新的手工提货单据号编制规则为在原提货单据或手工提货 单据的单号后面加 FT+2 位序列号。例如济南东郊营业室 1 号提单的分提单：JZHXD00001FT01。 1.4 客户经理 （1）做好应急期间对客户的维系工作。 （2）对其负责的客户能够掌握其每笔业务的已提、未提 情况。应急期间 SAP 系统无法登陆的情况下，能够线外证明 客户该笔业务真实与否。 第 7 页 共 11 页 7 2ERP 系统恢复后数据补录岗位的职责 2.1 财务代表 根据 ERP 原流程，做线外预收款。待系统恢复后根据业 务数据补录情况在系统中补录财务数据。 2.2 零售部数据管理员 系统恢复后加油站销售数据上载补录和实际库存上载 补录在油库补录完库到站业务后执行。 2.3 进货管理员 （1）配置资源的进货由省分公司经营管理处进货管理员 根据炼厂发货通知单在系统恢复后进行补录。 （2）外采和地炼进货业务由省分公司经营管理处及其各 驻厂办事处根据各地方炼厂发货通知单在系统恢复后进行 数据补录。 2.4 计量员 油库计量人员与省分公司业务处或驻厂办联系，了解每 笔进货的实际情况（每次进货车船号、采购订单等信息），然 后根据进货情况记录进货油罐的前后检尺数据、交运量、实 收量，计算出损耗数据并做好记录。待系统恢复后从 ERP 系 统物理工厂井管理中补录检尺数据。 2.5 库存管理员 （1）系统恢复后，库存管理员根据计量人员登记的油品 进出库计量记录信息在 ERP 系统内进行数据补录。包括客 8 户代保管的收发货，油品盘点，升降级作业，清罐作业等。其 中对于客户代保管的发货业务，手工出库单按照手工油品出 库单编号规则要求填写。 （2）每天做好线外日清日结工作。根据省分公司业务部 门通知做好其它方面的库存工作。 第十条 进入三级应 急状态时，属于一个市分公司范围 内业务的应急处理。 1本地手工开单，本地手工发货业务 开票点 配送中心 本地开票点和提货点都不能连接 SAP 服务器。则要求 开票点提供提货的单据清单到提货配送中心，并由营业室主 任签字加盖公章。发货配送中心通过核对客户手持单据信息 与营业室的提货单据清单核对，检查无误后验票发货，填制 手工出库单。手工出库单上注明原 SAP 提货单号或手工提 货单号。 2本地开单，异地提油发货 提供提货单的单据清 单并加盖公章 核对单据信息 发货，填制手工出库单 系统恢复后进行数据 补录 系统恢复后进行数据 补录 第 9 页 共 11 页 9 本 地 异 地 公司 客户部 系统恢复后 配送中心 开票点 配送 中心 开票点无法连接 SAP 服务器而提货地可以连接（或不可 以）。要求开票市分公司商业客户部提供异地提货的单据清 单传真到提货地配送中心，并由开票地商业客户部主任在清 单上签字并加盖商业客户部公章。发货配送中心通过核对客 户手持单据信息与收到异地提货单据清单核对，检查无误后 线外验票发货，开具手工出库单。手工出库单上注明 SAP 提 货单号或手工提货单号。待开票点能够登陆 SAP 并补录完 销售单据后，发货地配送中心再根据补录的销售单据号在 ERP 系统补录过账 数据。过账后不再打印出库单。 3异地开单，本地手工提油发货 提供异地提货单据清单 并由客户部主任签字 开具手工提单，系 统恢复后补录 系统恢复后根据提货地补 录的提货单据补录补录过 账数据 核对单据 发货，并开具手工 出库单 10 本 地 异 地 开票点 配送中心 其它市分公司开票点可以连接服务器（或不可以）而本 地发货配送中心不能连接 SAP 服务器。 发货配送中心根据 提货地商业客户部提供的经客户部经理签字和加盖客户部 公章的提货清单查验单据无误后发货，填制手工出库单，出 库单上注明 SAP 提 货单据号或手工提 货单号。待能够登陆 系统后执行 SAP 系 统内数据补录。 第十一条 进入二 级应急状态时，属于几个市分公司范 围内业务的应急处理。 处理方式同三级应急。但是涉及的业务范围已涉及多个 市分公司。跨区业务的应急运转需省分公司经营管理处对资 源配置进行统一运筹。 第十二条 进入一 级应急状态时，全省范围内各业务网 点由于网络中断或 ERP 服务器宕机，直接影响全省经营工 作，进入全省业务应急处理。 1资源调度由省分公司经营管理处线外统一部署。 2每个业务点的应急处理方式同“三级应急” 中的处理 方式。 SAP 开票或者手工 应急开单 查验单据后发货， 手工填制出库单 系统恢复后补录数 据 第 11 页 共 11 页 11 3商业客户、配送部门要严格根据 ERP 流程进行线外 操作，加强线外控制，听从省分公司的统一调度，规避经营 风险。 第十三条 财务数据在系统恢复后根据业务数据补录 情况在 SAP 系统内 统一补录。 第七章 系统恢复 第十四条 ERP 系统恢复正常后，按照分级管理权限， 由省或市分公司 ERP 应用领导小组研究作出结束应急