浅谈档案库房搬迁的问题及对策

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈档案库房搬迁的问题及对策 摘 要：随着档案信息量的增加， 对当前众多单位的档案库房容量提出了 更高的要求，由此引申出系列档案库房 扩建及搬迁的问题。但档案库房搬迁并 非简单的库房方位、空间转换变化，而 是联系到档案分管收集、保存、登记统 筹最终将所有档案归位的复杂、系统连 续性的工程。本文将浅谈档案库房搬迁 面临的问题及相应的方法对策设想。 中国论文网 /2/view-12873500.htm 关键词：档案库房搬迁；档案资 源；档案收集；安全转移 档案作为一种历史记录，它记录 了国家基本结构、社会各层面甚至个人 经历中最具价值的时刻。对档案进行收 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 集，科学分类整理是档案保管工作中的 重要环节，随着档案信息容量的增加， 旧档案库房已无法满足需求，急待新库 房环节压力。而档案库房搬迁的过程中 最需要考虑的是档案文本与信息安全的 保障问题，库房是档案文件信息的储存 地，是保管信息最基本的实体基础，因 此库房位置的安全也直接关系到档案文 本和信息的安全。搬迁地点的正确选择 有利于消除安全隐患，从根本的角度实 现档案库房搬迁的顺利完成。除去安全 问题，在搬迁的过程中仍存在很多有待 解决的难题。 1 现阶段档案库房搬迁面临的问 题 1.1 档案实体搬迁的具体顺序和 时间安排 1.搬迁的具体顺序的考虑 旧档案库不同档案实体的分类广 泛，大小、保存时长不同，因此搬运的 难度不同，需要根据事实具体情况慎重 考虑搬迁的顺序。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 2.搬迁的时间安排 要考虑在所有档案实体包装完毕， 并验收合格后进行运输，把握正确时机， 防止重要文件的遗漏或缺失。 1.2 考虑搬迁档案实体的主要需 求 即搬运档案实体所需要人力、物 力、财力的具体规划，如档案搬迁工具、 运送过程中需要多少相关部门工作人 T 参与档案打包工作；运输的车辆，运 用什么车型较为合理，同时配置相应数 量温湿度计、灭火器等，能够将档案实 体完整不受破坏地运送到新的档案库房 中去。 1.3 各类档案的具体分类排列 需要搬迁的档案种类众多，新库 房需提前考虑规划各不同库房摆放的档 案实体种类，有明确的目的性，根据查 考保存价值、文件具体表现形式，如收 发文件、会议文件、图表、照片、录像 等，在正式搬迁完毕后需要立即整理保 存，摆放在所属位置，便于保管和日后 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 寻找利用。 1.4 档案实体及信息安全问题 保证档案库房的规划设计合理， 加强运输过程和迁入新库房的档案安全 维护措施，维持档案实体的齐全种类和 质量，考虑维护本企业机密和国家机密 并举，防止在迁入新库房的过程中信息 的泄露为不法分子利用，损害个人、企 业甚至国家的利益。 2 档案库房搬迁的问题的基本对 策 2.1 档案实体搬迁具体时间安排 可根据原库房档案实体和信息的 时间顺序分类安排进行批次转移，如将 近期年阶段的会议资料、照片、录像等 首批转移并预计搬迁时长；其次将距今 时间较长的珍贵文献、资料等各类目录 档案进行转移，由于难度较大，可考虑 减慢速度、延长搬迁时长。 2.2 搬迁档案实体的需求安排 1.档案实体搬迁工具 在搬迁前提前准备一定数量装载 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 档案的金属柜或塑料收纳箱以及档案实 体打包所需要的装备，在运输前将档案 整理好放置整齐，避免档案受到损坏。 2.运输人员和运输车辆的配置 配置相关部门工作人员协助装载 档案，如搬运工人、相关安保工作人员， 选择多辆大型厢式货车进行运输，保证 档案实体处于安全密闭的空间，避免纸 质书籍、文件、照片等接触水源，防雨、 防盗，总体安全性较高。 3 档案运输过程中的保管 在厢式货车运输过程中相应配置 档案所需的干燥剂、温湿度计（随时测 试档案所处环境以便第一时间维护档案 实体）以及紧急情况所需的灭火器、吸 尘器等，保证档案的完好无损。 2.3 搬迁过程中档案的保密 1.注意核查验收搬迁的档案实体 在搬迁档案之前完成所有计划工 作，包括清点档案实体信息数量、为其 编号、包装等，在相应的档案装箱外注 明该档案的序列号，在正式到达新库房 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 时开箱验收并统一存放，防止出现装箱 错误问题。 2.严格把关参与档案搬迁的工作 人员 对参与档案搬迁的工作人员严加 把关，保证工作人员严格按照指示完成 任务，提高警惕，以防重要文档的丢失， 同时严禁闲杂人等靠近需搬迁的档案， 浑水摸鱼进入档案搬迁的队伍中；需对 搬迁的整个过程进行实时监控，在运送 的过程中配置相应数量的安保人员和主 要负责人。所有搬迁任务完成后，总负 责人要将搬迁的主要情况和遇到的问题 及时向上级反映，全部工作结束后由上 级领导进行总结和存档。 2.4 新库房合理规划及档案安全 维护 1.新库房的规范设计 新库房的选址 根据国家规定的相关建筑标准规 划新库房，首先对于新库房的选址，需 要因地制宜，选择安全隐患少、治安严 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 格的区域，远离临近河流、地势低洼、 排水不畅的地区，更应远离停车场、加 油站等易引发火灾的地区最大限度维护 信息安全。 完善新库房档案安全防护设施建 设 保证档案装具的质量，以防火、 防水为主，保证库房内适宜的温度、适 度，提高库房内保温隔热的基本性能， 根据实际情况选择特殊材质的装具，防 止纸质档案损坏；库房内应合理配电， 配电线路需要有金属管槽保护，空调等 线路与水管分离，防止出现因漏电造成 更大的损失；配置相应的防火防盗报警 系统及灭火器，预防突发情况，对档案 进行安全维护。 健全新库房的安全管理制度，定 期检查库内文档的存放、防火防盗报警 系统是否有损坏；严格进出库制度，工 作人员加强档案安全维护意识，严格按 照规定完成工作，不允许在库房内堆放 杂物，工作人员携带随意携带闲杂人等 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 进入库房，避免档案失窃和泄密情况的 出现。 2.新库房档案的基本排列设计 为了使旧库房档案实体的搬迁顺 利完成，需要提前设计好新库房档案的 基本排列，方便今后对档案的保存和查 找，将音像、录像、录音等归类为声像 档案，文件、稿件、会议资料等归类为 文书，排列的主要标准是年代，从古到 今，由远及近，从内部向外部一字排列， 以清晰的结构展现出来。 3.新库房机密文件的保密工作 所有档案搬迁后，有关企业机密、 国家机密的重要档案要依据国家制定的 档案安全保密标准中的硬性规定对 信息进行相应的维护，对于重要的图片 档案、音频视频档案，内含重要信息的 底片按特殊处理方法进行保存，不允许 外借。对于电子档的档案信息应更加慎 重处理，建立整体网络安全防护系统， 为文档加密，禁止闲杂人员随意翻阅库 房内的电子信息，不给不法分子任何可 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 乘之机。 3 结束语 档案库房的搬迁即是为档案实体 提供了一个全新、安