办公室工作概述

办 公 室 工 作 概 述 本人于 1988 年参加工作，至今已 12 年，在此期间，通过领导 的教导，同志们的帮助和自已不断的学习实践，对办公室工作有了 一个初步的了解。现将我这些年来对办公室工作的认识汇报如下， 请领导多加批评指正。 一 办公室工作的性质特点及基本职责 办公室工作是为领导工作运转和政务服务的，主要在办 文办会办事等方面从事助理性参谋性的工作，主要表现为领 导机关和领导人起草文稿，校核文稿，调查研究，采集信息，查办 问题，处理文书，办理会务，安排公务活动，承理电话，印刷打字， 递送文件，信访事务，立卷归档，交际接待，办理文办事项等等。 它的特点主要有： 1从属性 办公室工作是从属于党政各级领导，并为他们的 工作服务的。 2事务性 办公室工作绝大多数都是很具体的工作，接电话， 办事，迎来送往，办文件，会议，收发，还有一些想不到的其它事， 很琐碎，很繁杂。 3被动性 办公室工作常常是来了文件办文件，来了电话接 2 电话，领导叫办什么事就办什么事，在大多数情况下，工作是被动 的。但办公室工作人员要想办法，要预测，要超前，要有条件准备 和方案，要发挥主观能动性，这样才能应付各种情况的发生。 二 办公室工作的范围 1调查研究 办公室工作人员要当好领导的助手和参谋，就 必须充分掌握第一手资料，始终坚持调查研究。领导的作用是了解 情况，制定政策。作为领导的助手和参谋的工作人员，只有调查研 究才能向领导提供情况和意见，辅助领导决策。办公室工作人员必 须调查研究，发现工作中的新情况，解决工作中的新问题。 2信息工作 办公室是单位的工作枢纽，其位置决定了它势 必成为联系上下左右，沟通四面八方的信息集散地，这就为办公室 承担信息工作创造了条件。办公室要发挥“参谋助手“作用,必须认真 抓好信息工作,可以说信息是领导决策的基础和依据，是帮助领导实 现科学管理的条件，是沟通领导与各方面联系的纽带，是办公室工 作人员发挥参谋作用的基础。信息工作主要包括为领导决策提供信 息服务，把决策信息及时准确地传递下去，并提供反馈信息，办公 室的参谋助手作用，在很大程度上是通过向领导机关和领导同志提 供信息实现的。 3协调工作 办公室工作作为领导的参谋助手，始终处于承 3 上启下，联系左右，沟通内外的主体交叉中心，直接处理一些协调 工作，或经领导授意去协调解决各种问题，即协调上下，左右关系， 使之步调一致，保证上级领导机关的意图，决策得以顺利的贯彻执 行。办公室的协调功能多数情况下，体现在理顺各种关系，增强机 关合力上，办公室的协调工作做得如何，直接关系到工作效率的高 低，协调工作做好了可以及时解决工作中大量的矛盾和防止扯皮现 象，这是促进国家机器正常运转，提高工作效率的重要手段。 4公关工作 领导在制定一项政策之前，通过各种渠道广泛 地听取公众的意见，办公室工作人员通过各种渠道，搜集各种意见 和要求，并将其分析加工，作为决定政策的参考材料。 5信访工作 受理本地区本系统和上级领导机关的来信来 访问题，及时向有关部门反映，并提出解决问题的建议，按照分级 负责归口办理的原则，向有关地区部门和单位交办来信来访的问 题，并负责督促检查，直到解决为止。 6查办工作 对于领导专门批示或特别交办的事项进行催办 落实，主要包括重要文件和领导批示落实情况的催办，群众反映重 大问题的查办，重要工作部署的催查落实。 7会务工作 一般会务有三步工作： （一）会前准备 包括安排议题，拟定与会人员的范围或名单， 4 发会议通知，准备会议文件，布置会场，拟定会议的议程。 （二）会中组织 做好会议签到工作，掌握会议进展情况，做 好上下联络工作，做好会议中文字工作。 （三）会后要妥善处理好有关事宜，编写会议纪要，草拟会议 报告，整理会议档案。 8公文处理 公文处理是机关行政管理的重要组成部分，具 有较强的政策性业务性和技术性，机关中建立起健全的文书工作 有助于各项工作的条理化和精简化，有助于提高行政效率。要完成 公文处理的任务，必须坚持“准确及时安全统一”的要求。 9档案工作 档案工作包括档案的收集签定整理保 管统计和提供利用服务，办公室工作人员必须建立健全文件材料 的归档制度，编制较稳定的分类方案，制定档案保管期限表。 三办公室工作人员必须具备的基本条件，怎样才能做好工作 办公室工作的基本规律决定着办公室工作人员的素质标准和特 殊要求，我以为办公室工作人员应当具备必要的才干素养智能素 养心理素养和职业道德，才能做好工作。 1才干素养 做工作要尽可能做得出色，这就需要才干，办 公室的工作内容虽然丰富多样，但它所需要的才干不外乎是办 事撰文和技术这么三种。 5 （1） 精明的办事本领。要具有一定的办事能力，必须以知识 面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富为基础。办事能 力是由多种能力组合成的，最基本的有： 专业能力：掌握工作规律，掌握工作方法，能自如地做工作。 理解和领会能力：要听得快，听得清，记得牢，要有集中的注 意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合 力。 条理和驾驭能力：善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。 口语表达能力：口齿清楚，达意准确，有点说话的艺术。 应变能力：办事人员办事要胸有成竹，临机不乱，迅速做出决 择，原则不变，灵活处置，以达到预期的目的。 交际能力：一个办公室工作人员如果很善于交际，见面就熟， 使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高， 办公室工作人员的交际能力，多半体现在工作协调中而协调尤其要 注意协调好与领导的关系。 （2）较强的文字表达能力，办公室工作人员几乎天天与文字 打交道，如起草文件，综合情况，会议记录，润饰来稿等。办公室 工作人员文字表达能力的形成和提高，既要作综合的努力，又有赖 于长期反复刻苦的写作实践，提高文字表达能力的关键是自己 6 多写多练。 （3）办公室工作人员为了完成本职工作，必须掌握与之相关 的特殊技能，随着社会现代化程度的提高，还必须适应形势发展的 要求，掌握现代化办公手段的技能。 2智能素养 才干决定智能的高低强弱，智能是才干的基 础，因此在工作实践中必须加强智能训练，不断积累知识，积极参 加社会实践活动，加强思维训练，提高领会能力，增强应变能力， 同时要善于随时回顾自己的言行，善于总结自己的成功经验和失败 教训，取长补短。 3心理素养 办公室工作人员应当提高乐观和幽默自信 心竞争精神，这几种心理素养。乐观和幽默是融洽人际关系，密 切交往效果的优化剂，要能容人，要宽怀大度，遇事冷静。 4职业道德 办公室工作人员首先必须要有为事业埋头苦干 的献身精神，办公室工作是为领导服务的，办公室工作人员的劳动 成果往往通过领导机关，领导同志的工作实绩体现出来，不能独立 显示自身的成绩，办公室工作机密性强，许多工作，工作人员只能 埋头去做，不能去说，只能让领导知道，不能让群众知道，更不能 公开宣扬。其次，办公室工作人员必须能够自觉地