企业如何选择招聘管理系统

企业如何选择云招聘管理系统？ 作者：李炯明 雇得易 首席执行官 许多企业越来越重视招聘管理。驱动招聘经理或人力资源总监们重视招聘管理的原因很多，一方面来 自外部人才争夺的激烈化，招聘并雇用到合适人才越来越困难；另外一方面是企业内部管理效率与质量的 需要提升、招聘流程化、内部协同、资源内部分享等因素。 什么是招聘管理软件 招聘软件英文是 Recruitment Software 或者 Recruiting Software，狭义上的招聘软件仅指 ATS (Applicant Tracking System,候选人跟进系统) 或者是 RMS (Recruitment Management System). 在中国 从事与招聘相关的创新，总是被问到与招聘网站 51JOB 等有什么不同。招聘软件是企业招聘业务流程管理 的应用软件，将企业招聘需求计划，职位编辑、发布、管理；人才库管理，候选人筛选、面试、测评、评 估、背景调查、聘用；以及企业官方招聘主页（Career Site） ，第三方招聘服务（猎头，招聘外包服务等） 接入，候选人登录，公司业务部门登录并参与到业务协同集成业务管理平台。 能够有效地提升企业招聘效率与聘用质量的招聘软件，一方面要求与主流招聘网站接口，实现招聘职 位发布与管理的同步，另外一方面要与主流 e-HR 软件，例如 SAP HCM，PeopleSoft，用友，金蝶等接口， 另外不管是部署还是在线的招聘系统都希望能够与公司的 OA 系统接口，方便面试信息流动。 企业使用招聘软件几种途径 目前中国企业使用招聘管理软件的比例不高。根据我们对中国上市企业调查，大约 2.5%的企业正在使 用招聘管理软件，而美国企业使用招聘软件的普及程度非常高，已经高达 76%。调查同时显示，中国企业 85%的招聘经理，人力资源总监们希望使用招聘软件来提高企业的招聘效率，招聘的响应速度，以及企业 人才库建设，面试甄选与人才评估的流程化。 目前中国企业在使用招聘软件与欧美企业有很大观念上的差异，95%的美国企业使用第三方独立软件 供应商的招聘软件（包括购买软件和在线使用） ，而中国企业偏向自主开发或者购买软件自行部署。一方 面是中国企业比较自信自己对业务流程的理解与把握，另外一方面是该类软件供应商比较少，市场上几乎 很难找到合适的招聘软件。 对于一些大型 IT 企业选择自主开发；传统行业大型企业通常是自己定义产品及需求，然后外包给专 业性的软件开发商；第三类企业是直接从市场上购买标准软件，部署在企业内部网的服务器上；第四类是 在使用“在线招聘管理软件” ，也就是我们通常所指的“云招聘” （Cloud Based Software） ，这类企业 有越来越多的趋势！ 哪些因素在驱动企业使用专业招聘软件 企业的人力资源从业者希望公司能够使用专业的招聘软件或者在线系统来提升招聘业务的效率。根据 雇得易在 2010 年一项调查显示。企业选择专业招聘软件的目的很多。最主要来是提升招聘效率，企业人 才库建设，以及将多样化的招聘渠道进行有效的整合。相反在招聘成本控制，以及内部协同方面还不是主 要的驱动因素。 图：企业为什么使用专业招聘系统。 （数据来源：雇得易 2010 年企业招聘管理现状调查） 选择招聘管理系统关注什么？ 选择合适的招聘系统确实是一门学问，既要考虑到合适性，又必须有一定程度的前瞻性，因为信息技 术发展速度非常快，软件产品自从购买开始就开始“衰老” ，事实上所谓二次开发以及升级都是不现实的。 因此，在选择招聘软件时，企业的 IT 部门要与人力资源部门通力合作，充分沟通，事先就选择标准（招 标条件）达成一致意见。针对招聘系统的选择与购买，我们提出 SMART2模型作为大家选择时参考。 业务特性是否够 SMART 客观地讲，招聘软件属于企业应用软件，凡是应用就必须充分考虑到软件的业务处理能力，产品的功 能以及应用价值。因此一个招聘软件产品或者在线应用的业务特性,重点从以下几个方面来考量：系统 （System）,方法（Methodology）,评估（Assessment）,报表（Reporting）,人才库（Talents Pool） 。 系统（System） 有效的招聘软件一定是系统级软件，不是一个简单的客户端与桌面应用：可以支持多角色（招聘专员， 招聘经理，业务部门人员，候选人，第三方招聘服务机构等）登录，有强大的数据库系统，可以实现数据 资源内部以及远程共享。另外功能是否系统、完整，能否满足公司招聘业务管理需要。通常而言,企业的招 聘业务活动包括如下几个方面： 招聘需求与计划 职位编辑、发布与管理 招聘渠道（网络招聘，猎头招聘，内部推荐，校园招聘，招聘会等） 人才库（支持条件检索与模糊搜索） 候选人管理（面试，评估与聘用） 测评 背景调查 其他 企业在选择招聘软件时，需要考虑软件能够实现的系统功能。另外，这些功能能否支持客户按需配置， 申明：SMART 2 这种表达方式是雇得易创立并享有版权 客户需要什么功能，就可以配置什么功能。系统是否具备良好的扩展性，满足不同规模的企业客户。 方法（Methodology） 招聘软件的业务逻辑是否遵循最佳的管理实践。如何管理猎头机构，是否能最大程度地发挥猎聘的效 能；如何管理内部员工推荐，是否能确保内部员工获得最佳的推荐体验；如何实施团队面试以及结构化评 估等。这些都是需要建立在最佳的管理实践与方法论上的。 在购买一个招聘软件之前，最好与软件或者应用提供商沟通这些业务处理的逻辑以及处理方法。作为 应用的招聘软件不单纯是一个技术性产品，产品设计团队必须具备丰富的招聘以及招聘管理实践经验。 评估(Assessment) 招聘的过程很大程度是甄选活动，评估在招聘过程中非常重要。系统能否自动化地筛选大量求职者简 历数据，筛选工具使用是否简单易用，筛选工具是否具备延续性与一致性。面试评估是否有先进的工具， 例如结构化面试评估，基于能力模型的面试评估，面试评估能否在面试团队内共享等。另外招聘软件系统 是否有在线测试，测评等可接入性功能（可能是第三方服务） ，是否有必要的背景调查功能。这一系列的 评估工具都是提高聘用质量的保证。 报表（Reporting） 业务管理活动的效率是通过业务数据分析，评估来驱动的。不管是招聘人员业绩报表，还是招聘渠道 的效能报表，包括猎头推荐报表，内部员工推荐报表，以及各个网络招聘驱动的能效，都通过系统报表来 实现量化管理。因此报表是招聘管理软件必须具备的基本功能。 人才库（Talents Pool） 招聘业务基本上属于人才数据驱动的业务。建立企业人才库是提高企业招聘效率的重要途径之一，也 可降低企业招聘成本。招聘软件是否有数据型人才库至关重要。另外在选择招聘软件的时候，需要考察人 才库的数据融合能力，是否能够将不同格式的简历（例如 Word, PDF,TXT,PST 等格式）转化成为 HTML 格 式，进入数据库系统，是否能够将电子邮箱数据导入或者同步至系统，是否能够将分散在招聘网站的私有 简历“搬移”回来。另外人才库是否提供强大的检索功能，包括关键字模糊搜索，组合条件检索，也非常 重要。 招聘系统的技术特性是否够 SMART 选择招聘软件除了重视业务特性的 SMART 要素之外，还需要考虑到软件本身的技术特性。具体哪些技 术特性需要获得重视呢？ 同步（Sync.） 不管是传统的招聘网站，专业猎头招聘服务，还是日益丰富的社交网络所产生的招聘新应用，这些变 化加大了企业招聘渠道的多样化与碎片化。企业招聘系统如何有效地与这些外部渠道、外部系统保持良好 的协同、同步性，是新型招聘系统需要考虑的技术特性。 变动性（Mobility） 任何企业的组织与业务流程都是动态的，这就要求应用软件必须具备良好的可变动性。例如组织结构 的自定义，流程的自定义，用户，角色，权限等自定义，来确保整个系统的可变动性。尤其是作为多租户 的 SaaS 型招聘系统，这种满足不同企业客户的组织与流程的动态性而具备的可自定义能力就显得更为重 要。 有的客户经常强调他们组织架构以及业务流程的经常性变动，要求招聘系统也具备这样的可变动性。 可接入性（Accessibility） 关于招聘系统的可接入性，至少包含几个方面的含义。7*24 小时可接入性，不受时间限制；只要有互 联网的地方均可以接入；可以满足多种不同的设备接入，尤其是移动互联网快速发展，新型招聘系统一定 能够满足智能电话，平板电脑等设备的接入，大大提高的业务部门在处理候选人面试等方面活动时的便捷 性。 另一方面的可接入性是，新型招聘软件系统能够提供开放 API，容许其他第三方服务的接入，包括第 三方测评，第三方视频会议服务，第三方招聘服务系统等。还包括与公司的邮件系统，OA 系统的接口；另 外还包括与典型 e-HR 软件，例如 SAP HCM, Peoplesoft，本土的用友，金蝶等主流 e-HR 软件的对接。 投资回报（ROI） 企业的应用要考虑到投资回报。到底是购买一个软件还在购买在线应用。投资回报到底如何？这是在 选择招聘系统时要考虑的问题。有没有必要自主开发；HR 部门能否有足够时间来定义产品；标准软件的部 署；维护是不是需要专业人员以及其他硬件设备的投入；软件产品本身的生命周期，以及信息技术快速发 展，以上因素都需要重新审视企业的采购模式。 量体裁衣与客户化（Tailored） 传统软件总是强调用户习惯的培养，而新型 web 应用更注重用户的个性习惯以及体验。因此，不管是 业务流程的可定义，还要包括前端用户界面的可定义，来满足不同用户的使用习惯。 购买软件还是购买云服务？ 近几年来，传统的管理软件已逐渐被云应用（这些云应用又称为“在线应用”和“按需服务”或者是 SaaS 服务，软件即是服务）超越。 如今，越来越多的公司倾向于采用云服务来管理不同的业务应用程序。 其中原因何在？安装和维护软件无需注入一大笔前期投资。并且可以提供 7x24 小时在线服务，费用支付 和成本控制非常容易，一般都按照即付即用模式，取得成功所需支付的成本大大降低。 前期无需巨额投资，与大多数软件相比，将节省这一部分资金； 传统客户端/服务器软件的实施需要 12 个月或更长时间，类似雇得易这类云招聘的在线平台注 册后立即可以使用； 基本的自定义操作将变得十分轻松容易，因此，企业用户只需通过点击式界面即可在短短数分钟 之内进行更改； 没有令人头痛的升级问题。您始终可以最新版本，升级不再令人头痛。 不需要专业人员维护，不存在所谓的二次开发等复杂繁琐的事务。 德勤在其2011 年全球人力资本管理趋势中描述到，云计算是人力资源管理不可回避的趋势。请参见相 关的文章。 云招聘为什么是企业的应用趋势 云计算是一种通过 Internet 交付更具吸引力的业务软件的模式。使用在线云招聘之后，由于您仅需 支付软件使用费，而无需支付许可费用，因此可以显著降低企业管理成本。多租户平台采用一个共同的基 础结构以及集中维护的代码库，可以形象地理解为许许多多企业在同一栋大厦租赁不同大小办公室。 申明：SMART 2 这种表达方式是雇得易创立并享有版权 雇得易云招聘系统都具备如下特点： 100%的在线服务：不需要购买任何软件，硬件 以及开发人员，维护人员等，克服了传统软件 的资产投资。大大降低成本与费用投入； 易用性高，便捷：通过互联网，任何地方都可 以接入，尤其通过移动平板电脑，给面试带来 很大便捷性； 按需配置：雇得易是中国目前唯一一款完全按 照招聘业务管理流程“模块化”的在线应用， 真正可以实现客户“按需配置” （最大程度满 足不同客户的需求） ； 自定义业务角色：雇得易这个系统可以满足不 同规模企业，在招聘管理过程中不同角色的定 义，以及权限配置；并且每一个不同角色，功 能界面是有差异的，其他同类产品做不到； 多登录门户：可以满足招聘主管，人力资源经理，业务经理，猎头供应商