常用应用文写作格式

常用应用文写作格式 一、“通知”的写作格式 通知的功能： 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下 级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。这里主要介绍的是指示性通 知和告知性通知两种。 通知的写法： （1）标题： 发文机关+事由+文种，如：省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知； 事由+文种，如：关于召开省属高校档案工作会议的通知。 （2）正文： 正文一般由三部分组成。 第一部分是对通知事项的总体概括，按照具体通知的需要应交代清楚通知事项的背景、 原因、以及它所依据的政策和文件等，即写明为何要制发该通知。然后以“现将有关事项 通知如下”的过渡语引出第二部分； 第二部分是写明通知事项，包括具体的要求和安排。这部分的写作可采用条款形式， 做到条理清晰。如需提出要求，要求的内容应根据制发的单位达到相应的高度。 第三部分是对通知接受单位的要求和希望。这部分通常采用“特此通知，望认真 执行”的形式，也可直接以“特此通知”作结语。 （3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。 （4）落款： 在正文之后的右下角写明制发该通知的机关名称，如果在标题中已经标明制发机关名 称的，此处可以省去。 （5）日期：即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日 二、“请示”的写作格式 请示的功能： 是向上级机关请求指示、批准时使用的请求性上行文。行文目的主要是对有关事项、 问题等，请求上级机关给予明确及时的指示和批准，以便于办理、解决、开展工作。 请示的写法： （1）标题： 发文机关+事由+文种，如*部关于申请资金的请示； 事由+文种，如关于清理整顿社会集团的请示 （2）正文： 第一部分，写明请示的原因、背景、依据和理由。这是行文的重点，请示的问题和事 项能否得到上级的批准，很大程度上取决于请示的理由是否充分、是否具有说服力。因此， 该部分的写作应尽量突出请示事项和问题的重要性和必要性。 第二部分，写明请示的内容，即请示的事项和问题。这部分的写作必须具体、清楚、 一目了然。 最后，以“以上请示当否，请批示”，“妥否，请批复”为结语。一般来说，求阅性的请 示用“请批示”，求准性的请示则用“请批复”或“请批准”。 根据需要，以上第一和第二部分的顺序也可调换，即先写清请示的事项，再表明请示的原 因和依据。 （3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。 （4）落款： 在正文之后的右下角写明请示单位的机关名称，如果在标题中已经标明机关名称的， 此处可以省去。 （5）日期：即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日。 （6）请示不同于其他文种的格式在于，在落款和日期后，应用括号注明请示单位的联系人 和联系方式。 三、“报告”的写作格式 报告的功能： 适用于向上级汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报告的种类主要包括综合 性工作报告、情况报告、答复报告等。工作报告主要用于汇报工作的进展；情况报告用于 介绍经验、提出问题；答复报告用于答复上级询问或呈送（报）一些物件。 报告的写法： （1）综合性工作报告：其结构主要包括工作情况概述、主要成绩、经验或重大进展 情况、体会、存在问题和今后努力的方向。 这类报告的写法一是单项分类写作。将所要汇报的各方面的情况逐项写清，每项单独 成一段，可根据需要加上序号或小标题。二是综合分类写作。即将全部内容综合后再写出 情况概述、成绩经验、体会教训、意见措施。 综合性报告的写作，要做到详略得当，成绩经验、体会教训要写透写深，其余从略； 要做到点面结合、主次分明，既要写出总体情况，又要正对重点做详细的说明，给人留下 总体印象的同时又能抓住重点。 （2）情况报告：这类报告的正文结构为情况、问题、打算三方面。首先写事情的经过、 原因、结果、性质等；其次写暴露出的问题、管理上的缺陷、工作中的疏漏等；最后写具 体的处理意见和简要的建议。 （3）答复报告：这类报告的的内容要有针对性，如实呈报问题，不能答非所问。一般 开头要引叙来件，然后根据要求，报告有关内容，结束语一般用“专此报告”。 四、 “讲话”的写作格式 一、讲话稿的涵义与特点 讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的 讲话稿即一般所说的领导讲话稿,是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质 讲话的文稿。是应用写作研究的重要文体之一 讲话稿有如下特点： （一）内容的针对性 讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的。因此在写讲话稿之前，必须要了 解会议的主题、性质、议题，讲话的场合、背景，领导者的指示、要求，听众的身份、背 景情况、心理需求和接受习惯等。 （二）篇幅的规定性 讲话是有时间限制的，因此对讲话稿篇幅要有特定要求，不能不顾具体情况长篇大论。 一般来讲，表彰、通报、庆典等会议上的讲话稿篇幅不宜过长，以免喧宾夺主。 （三）语言的得体性 为了便于讲话者表达，易于听众理解和接受，讲话稿的语言既要准确、简洁，又要通 俗、生动。另外，由于讲话具有现场性，因此撰写领导讲话时必须提前考虑和把握现场气 氛和场合。 （四）起草的集智性 为了提高行政效率，领导讲话稿经常由秘书代笔，然后经领导审核是否采用。有的部 门还专设起草小组，领导一般要将写作的目的、背景、写作要求等对起草小组交代清楚， 然后由起草小组分工协作，集体撰稿，并在起草的过程中反复讨论、修改、几易其稿，才 提交领导使用。 二、讲话稿的种类 按照会议内容的不同可把讲话稿分为工作会议类讲话稿，庆祝、纪念会议类讲话稿， 表彰会议类讲话稿，本节主要讨论以下两种比较常见的领导讲话稿。 （一）工作会议类讲话稿 此类讲话稿是领导在各种会议上发表的对前一阶段的工作情况包括成绩、经验、缺点 等进行归纳总结。对下一阶段的工作目标、任务、重点、措施等进行研究部署的讲话稿。 这类会议讲话稿要求态度鲜明，目的明确，内容单一，层次分明，逻辑严密，语气坚定， 针对性强，号召力大，简洁明快。 （二）庆祝、纪念会议类讲话稿 此类讲话稿是领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表 的讲话稿。这类讲话稿既肯定和颂扬历史事件的重大意义和历史人物的丰功伟绩，还要立 足当前、面向未来。揭示其现实意义，对继承光荣传统，弘扬革命精神提出具体要求。 三、讲话稿的组成部分 讲话稿一般由标题和正文两部分组成 .标题。讲话稿的标题分为两种：一种一般是由讲话人的姓名、职务、事由和文种构 成，如 省长在全省教育工作会议上的讲话 ；另一种是由一个主标题和副标题组成。主 标题一般用来概括讲话的主旨或主要内容，副标题则与第一种的构成形式相同。如， 进一 步学习和发扬鲁迅精神在鲁迅诞生 110 周年纪念大会上的讲话 。 2.正文。讲话稿的正文包括开头、主体和结尾三部分。 （1）开头部分。首先根据与会人员的情况和会议性质来确定适当的称谓，如“同志们” 、 “各位专家学者”等，要求庄重、严肃、得体；然后用极简洁的文字把要讲的内容概述一 下，说明讲话的缘由或者所要讲的内容重点；接着转入正文讲话。 （2）主体部分。根据会议的内容和发表讲话的目的，可以重点阐述如何领会文件、指 示、会议精神；可以通过分析形势和明确任务，提出搞好工作的几点意见；可以结合本单 位情况，提出贯彻上级指示的意见；可以对前面其他领导人的讲话做补充讲话；也可以围 绕会议的中心议题，结合自己的分管的工作谈几点看法等等。 （3）结尾部分。结尾用以总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意 见或建议等等。 四、讲话稿与发言稿 讲话稿和发言稿在不作为公务文书时，两者可以通用，一旦作为公务文书，应严格区 别使用。讲话一般体现主办方或上级领导的意见，从整体出发，具有一定的原则性、政策 性、权威性；发言一般体现参与方平级或下级领导的意见，从自身的实际出发，畅所欲言， 具有一定的务实性、灵活性。如“在某个会议上的讲话”和“在某个会议上的发言”可能 内容写法相同，但在实际使用时要注意标题的命名是选择“讲话”还是“发言” 。 常用应用文的写作格式及行文习惯 应用文是人们在工作、公务活动及日常生活中，应实际需要而形成的有规格 性的文体。随着社会的开放，人们交往的日见增多，这类文体的应用也越来越广 泛。高考写作历来要求能写记叙文、议论文、说明文及常用应用文 ，并曾考过 书信、启事、通知、新闻、电报稿、广播稿、申请书、说明书等。1999 年的 考试说明明确规定了考查的范围是：书信、启事、通知、新闻、电报稿、广 播稿、申请书、说明书。2004 年和 2005 年的考试大纲 “写作”部分仍要求 能写常用应用文。近年开放性的话题作文中，有些考生选择新闻、书信、启事等 应用文体式构思行文，以其鲜活的创新形式赢得阅卷老师和广大师生的青睐。 我们常见的篇幅短小的应用文，有以下几种： 1.书信 (1)称呼：第一行顶格写，后用冒号。 (2)正文：另起一行空两格。一般先写问候语，再写主要内容。 (3)结尾：写祝颂语。 “祝” 、 “此致”等词语可紧接正文之后写，也可独占一 行，空两格写。 “健康” 、 “敬礼”等用语要另起一行，顶格写。 (4)署名：写在另起一行的偏右处。 (5)日期：写在署名下一行的右边。 (6)用语要简洁得体、条理清晰，有真情实感。 例 1： 毛泽东给徐特立的信 徐老同志： 你是我二十年前的先生，你现在仍然是我的先生，你将来必定还是我 的先生。当革命失败的时候，许多共产党员离开了共产党，有些甚至 跑到敌人那边去了，你却在一九二七年秋天加入共产党，而且取的态 度是十分积极的。从那时至今长期的艰苦斗争中，你比许多青年壮年 党员还要积极，还要不怕困难，还要虚心学习新的东西。什么“老”， 什么“身体精神不行”，什么“困难障碍”，在你面前都被降服了。 而在有些人面前呢？却做了畏葸不前的借口。你是懂得很多而时刻以 为不足，而在有些人本来只有“半桶水”，却偏要“淌得很”。你是 心里想的就是口里说的与手里做的，而在有些人他们心之某一角落， 却不免藏着一些腌腌臜臜的东西。你是任何时候都是同群众在一块的， 而在有些人却似乎以脱离群众为快乐。你是处处表现自己就是服从党 的与革命的纪律之模范，而在有些人却似乎认为纪律只是束缚人家的， 自己并不包括在内。你是革命第一，工作第一，他人第一，而在有些 人却是出风头第一，休息第一，与自己第一。你总是拣难事做，从来 也不躲避责任，而在有些人则只愿意拣轻松事做，遇到担当责任的关 头就躲避了。所有这些方面我都是佩服你的，愿意继续地学习你的， 也愿意全党同志学习你。当你六十岁生日的时候写这封信祝贺你，愿 你健康，愿你长寿，愿你成为一切革命党人与全体人民的模范。此致 革命的敬礼！ 毛泽东 一九三七年一月三十日于延安 例 2： 汪道涵的唁电全文如下： 辜严倬云女士如晤： 惊悉振甫先生遽归道山，哲人其萎，增我悲思。 振甫先生致力于两岸关系凡一十四年，夙慕屈平词赋，常怀国家统一， 私志公义，每与道涵相契。汪辜会谈，两度执手；九二共识，一生然诺。而 今风飒木萧，青史零落，沪上之晤，竟成永诀。天若有情，亦有憾焉。 两岸之道，唯和与合，势之所趋，事之必至。期我同胞，终能秉持九二 共识与汪辜会谈之谛，续写协商与对话新页。庶几可告慰先生也。 深望女士与子侄辈节哀顺变，善自珍摄。 汪道涵 二 00 五年一月三日 2.通知 （1）标题：第一行居中写明“通知”或“关于 XX 的通知” 。 （2）称呼：换行顶格写明被通知方的名称，后用冒号。 （3）正文：另起一行空两格写通知内容，如会议通知包括会议内容、时间、 地点、出席对象和有关准备事项等。 （4）署名：正文下一行的右下方写发出通知的单位或组织。 （5）日期：写在署名下一行的右边。 下面是一份会议通知： 通 知 各班班主任和政治老师： 兹定于 X 月 X 日（星期 X）下午三时在党支部办公室召开班主任和政治 老师会议，讨论研究怎样加强学校政治思想工作问题。请充分准备意见，准 时参加。 党支部办公室（盖章） X 年 X 月 X 日 3.启事 (1)标题：第一行居中写明“XX 启事” 。 (2)正文：另起一行空两格写启事内容，交代有关事情的原委和目的，提出 要求和希望，说明有关注意事项及办理程序等。有些内容则不应写具体明确， 如“招领启事”中有关失物的详情，以防冒领。 (3)署名。 (4)日期。 启事不具备法令性、政策性、因而也没有强制性和约束性。 启事有招领启事、寻物启事、招聘启事、征稿启事等多种。下面是一则征文 启事： 国庆特刊征稿启事 为了欢庆中华人民共和国 XX 华诞，班委会讨论决定，我班出一期“国庆 特刊” 。希望全班同学踊跃投稿。具体要求： 一、内容能表达我们年轻一代对祖国对党的无限热爱之情，体裁不拘。 二、500 字左右，要用稿纸誊写清楚。 三、稿件请于 9 月 20 日前交给宣传委员黄玲玲同学。 高三（1）班墙报编辑组 X 月 X 日 4.申请书 （1）标题：第一行居中写明“申请”或“XXX 申请” ，加上标明性质的字样。 （2）称呼：换行顶格写接收申请书的单位名称或领导同志姓名，后用冒号。 （3）正文：另起一行空两格写申请内容。内容应包括三个方面：第一，申请 什么，要求批准什么；第二，提出申请的目的和理由；第三，表明自己的态 度（或决心、愿望等） 。 （4）结尾：写表示敬意之类的专用语。 （5）署名。 （6）日期。 申请书与请柬、感谢信、倡议书等属于专用信。申请书除第一行居中写 申请名称外，其于部分与一般书信的格式一样。请求的事情一定要写明确， 理由要充分，言辞也要恳切。 5.广播稿 （1）要通俗化、口语化。 （2）简洁明了。 （3）生动活泼。 （4）音调和谐。 （5）新、快、短。 例 1： 2004 年秋季运动会广播稿件（一） 致长跑运动员 人类的力量在那一刹那展现，拚搏在那一瞬间化为生命的起点，在那一 刻万物化为虚有，只知道，胜利并不遥远。 抬起头往往前面，终点线已依稀可见。无数个日日夜夜的辛劳，将在近 日兑现。 洒一把艰辛的汗水，继续抬起疲倦的脚步，爆发的一吼气贯长虹，继续 向前，不论成功与否，你已曾经拥有。曾记否，在终点欢呼，震惊四周。 例 2： 六孔秤盘卖鱼翁 王险峰 雷胜利 本站消息：今天，记者在双河农贸市场，见到一位挑着一担鲜鱼，提着六孔 盘秤的老人。当他一到市场，买鱼人便呼啦一下拥了过来，争相选购。一位 中年妇女在鱼桶里选了几条活蹦乱跳的鲫鱼往秤盘里一放：“喂，老大伯快 点称嘛！我还要上班” 。老人把秤提得高高的，笑咪咪地说：“别急嘛，你看！ ”只见六个孔里的水珠直往下滴。这时记者才悟出六孔秤盘的道理。 这位老人叫龙得才，是三圣乡水口山村的养鱼专业户。今年八月的一天， 他挑了一担鲜鱼到市场上卖，每称一次鱼秤盘里都有些水，自己心里感到不 是滋味：“把水当鱼卖，这是卖的亏心钱哪！”他回到家里，就用钉子叮叮 当当在秤盘上钉了六个孔。老伴见了埋怨道：“鲜鱼水中捞的嘛，哪能没有 水！”老汉笑嘻嘻地对老伴说：“人嘛要讲道德，我活了六十多年都没有做 过亏心事，怎能把水当鱼卖？”说得老伴点头笑了。 6说明书 （1）实用性。 （2）科学性。 （3）突出特点，强调特征。 （4）用语通俗简明。 说明书是一种实用性说明文体，常用于对工农业产品销售、书籍资料出 版及电影戏剧演出等等的说明介绍。说明书有两种形式：条款式和短文式。 7新闻 （1）标题：是新闻内容的提要。除正题外，前面可家加引题，后面可加副 题。 （2）导语：开门见山，简明扼要地写出新闻事实或中心。有叙述式导语、 描写式导语提问式导语等。 （3）主体部分：具体展开事实的叙述或进一步突出中心。新闻及时、准确 地报道国内外新近发生的重要事件，一般篇幅较短。基本要素是时间、地点、 事件等。内容必须真实，要“用事实说话” 。 中央电视台新大楼今日动工 2007 年底竣工 本报讯 （记者 洪燕杰 通讯员 黎方益 张宏云）记者