企业行政管理原则与方法

企业行政管理原则与方法 摘 要：企业行政管理在企业内部起着枢纽作用，做好行政管理工作是企业有效运 转的重要前提，文章从企业行政管理的含义、行政机构、功能等方面对企业行政管理的内 涵进行了阐述，然后认真分析了企业行政管理工作应遵循的人本原则、激励原则、效益原 则、合力原则、经常原则，以及应在企业行政管理中实行一些方法， 对不同的行政管理层 次提出不同的重点和要求，加强对行政管理工作的指导，建立健全企业规章制度，提高企 业行政管理人员的素质，不断改进行政管理方法，创建人格化的企业文化等方法。 关键词：企业；行政管理；原则；方法。 企业行政是企业的中枢神经系统，行政管理体系担负着企业的管理工作，推 动和保证着企业的计划、生产、财务、营销等的顺利、有效进行和相互之间的 协调沟通。因此企业行政管理的作用不容忽视，企业应该遵循一定的行政管理 原则和运用恰当的行政管理方法才能将其行政管理工作做到位，从而更好地为 企业的发展服务。 一、 企业行政管理的内涵 （一）含义 企业行政管理从广义上来讲包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源 管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公 事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管 理、文书数据管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生 活福利、车辆、安全卫生等。所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为 努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过 程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积 极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。在现代企业中,行政部门是企业 重要的管理部门，企业通过它对事务性信息进行有效的管理,从而使术部门、生 产部门、市场部门等其他职能部门更有效地运转。企业行政管理有别于其他具 体职能管理工作，在企业内部起着枢纽作用。因此，做好行政管理工作是企业 有效运转的重要前提，也是经营者提高企业管理水平的一个主要切入点。 （二）企业行政机构 行政工作是适应人们群体化工作方式的必然产物，行政工作在企业内部非 常普遍，任何具有指令、协调、计划、控制、管理功能的活动都属于行政工作 范畴。但是，由于企业组织单元中，大量的管理活动具有平行性和公共性，需 要有单独的部门或机构进行纵向和横向的协调。还有的工作因为其性质上不具 有组织独立性，而运行中却与机构部门平行甚至处于上行位置，所以必然要求 专门的部门承担这些任务。因此，不同规模的企业为满足企业需求，设置有不 同的行政机构，而且规模化程度越高，行政部门存在的必要性越强，在企业方 方面面的地位和作用也就越显重要。 （三）企业行政管理的功能 企业行政管理主要具有以下四方面的功能： 整合功能：对企业的整个组织架构和各类管理活动进行整合，指挥、协调、 沟通、监控企业的整体运作，将企业内外关系理顺起来，使企业整体有效的运 行得以维持。 综合功能：将企业的人事、财务、后勤、保卫、监察、环保、文化建设、 机关管理等工作掌管好，综合性地管理好企业。 服务功能：为企业营销、生产第一线服务。企业行政虽然是企业的二线管 理，但不能脱离营销、生产第一线自成孤立的体系，要牢记树立起为第一线服 务的观念，企业行政的一切工作都要体现为第一线服务的精神，切实为企业提 供人力资源、资金、后勤、保卫、公共关系等方面的服务。 保障功能：为企业提供制度保障、安全保障、后勤保障、文化保障，监督 和监控企业的正常运行。 二、企业行政管理工作应把握的几个原则 （一）人本原则。做好行政管理工作，第一位先要把握好人，不仅要选好 人用好人还要激励人、鼓舞人、培育人，现代企业管理的根本出发点和落脚点 就是“以人为本”，也是社会共识。行政工作处处与人打交道，接触人、针对 人，甚至得罪人，这就给管理者提出了很高的要求，必须不断学习人际交流知 识，提高自身的交际能力，提高待人艺术，从而使自己的工作目标有效地实现。 否则，工作将难以开展。这是被一切成功经验反复证明了的真理。行政工作切 忌走入整人治人害人误人的误区。 （二）激励原则。行政管理工作主要通过人的心理和思想起作用，完全是 通过行为人的自主调整达到结果的。管理心理学的理论证明，人的心理受外界 因素刺激，会产生正反两个方向的活动，正向接受，反向拒绝。接受和拒绝在 行为表情上是喜怒两种结果。因此，逆反心理是实施行政管理活动中最怕发生 的，人的心理可以通过适当的激励会产生服从的愿望。此外，企业的行政工作 是长期的系统性工作，管理效能的维持不能简单依靠日常的言语，要从物质和 精神两方面有完善的激励制度，实施奖励管理与被管理的优秀先进典型，这不 但是对个体的鼓励，更是对群体的导向。而对群体的激励还要求企业在一定阶 段满足人们不断增长的物质生活需要。 （三）效益原则。企业的命脉是效益，管理的根本也是效益，管理工作也 要成本核算。好的效益是通过好的管理实现的，不好的效益意味着缺乏有效的 管理，甚至浪费效益。管理活动需要投入必需的人力、物力、财力，但其投入 大于所产生的综合效益时，说明管理工作自身与其管理目标不相适应，因此， 企业行政管理只能作为全局会话的一个重点，不能成为全局工作的重心。 （四）合力原则。合力原则是强调企业行政工作虽然作为行政部门专项工 作，但企业全面管理的各个方面都有其存在，管理网络的各个环节也少不了它， 行政管理不能在那一方面，那一环节上单打一，要能牵一发动全身，面面俱到， 处处有着落。否则，就会使行政资源浪费，就会使成本支出加大。在企业内部 上上下下形成合力，齐抓共管，对做好行政工作极其重要。 （五）经常原则。就是要经常抓行政管理工作，经常管，不搞一蹴而就， 突击作战。可以有突出重点的起伏，不能有滑落低谷局面。长期稳定的管理才 能形成观念、秩序、模式、作风素养以及行为习惯，工作和制度才能真正落到 实处。 三、企业行政管理的方法 企业行政管理属于企业经济管理的一个重要组成部分。当前经济环境下， 技术和管理的竞争是企业经营竞争的核心所在，而企业管理的任务很大程度上 依赖于行政工作的执行。行政管理在企业经营中起到制约全局的作用。特别是 现代一些大的集团企业，在实现规模、架构、经营项目和范围等重大突破后， 各项制度的落实，各方事务的协调，集团内部联系紧密，企业经济管理水平和 经营效益的提高等都需要通过加强行政管理来实现。但是，由于诸多因素特别 是人的因素影响，企业行政管理在一定时期会出现这样那样的问题，产生预料 不到的矛盾，这也是企业管理工作运行的普遍规律。根据工作实践，应不断运 用和创新企业行政管理方法。 （一）对不同的行政管理层次提出不同的重点和要求 上层行政机关的主要活动，是规划、决策、控制、沟通等全局性工作，追 求的是社会总体效率。重点要从领导方式、决策程序、组织结构、信息反馈、 协调监督等方面改进工作，提高效率。 （二）加强对行政管理工作的指导 行政管理工作集中体现领导决策意图和工作落实状态。所谓加强对行政管 理工作的指导，实际是上级领导、部门加强对行政管理工作的关心说明和组织 领导。围绕行政管理工作保证领导意图和管理目标顺利实施的核心要求，做到 安排工作，布置任务目标要求应明确，检查指导到位。使行政部门日常的上请 下达，落实回馈变得程序化、制度化、高效化。企业内部应在同级平行机构确 立行政部门呈上传下、牵头协调的权威性，在任务指令落实环节上权责利分明。 多部门、多人员共同落实的工作，出现问题，产生矛盾，要查明情况，公正对 待，板子打到具体人头上。要加强对行政部门管理方法的指导，增强行政管理 工作的计划性、程序性和超前性，防止人为碎乱、被动应付、越权失责、好事 坏办等现象发生，使具体办事人员不光知道要我做，而且知道怎样做好。 （三）建立健全企业规章制度 建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以 及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的法治秩序。提高行政效 率，必须加强行政管理法规的建设，健全必要的工作制度，以法律和规章制度 的形式促进行政效率的提高。 （四）提高企业行政管理人员的素质 每一个行政工作人员都必须努力提高自身素质，使自己的能力和水平不断 得到提高。作为企业行政管理人员，应该是识水平高，各方面素质优良的公共 管理者。企业行政人员素质的提高可以提高组织管理的有效性，能够实现科学 而又艺术的管理。经济的全球化企业行政管理人员在未来的管理中必须有国际 眼光，熟悉国际游戏规则，适应国际竞争的需要。 （五）不断改进行政管理方法 引入科学的企业管理方法如目标管理、绩效评估、成本核算等。当前企业 行政效率在管理方法上陈旧僵化，仅注重行政规章和行政命令，无法调动行政 官员的积极性。通过将企业管理讲求投入和产出、讲求成本核算的精神引入企 业行政管理之中，可以提高企业行政管理人员的责任感，同时还可以科学地衡 量管理人员的工作业绩，有利于提高行政效率。 行政管理方法在企业内部遵循适者生存原理，但新的更先进的科学方法总 是层出不穷，何种类型企业适用何种方法，管理者和全体员工有共同选择权， 既不能抱残守缺也不能盲目更新，现在很多流行的方法，如系统法、目标法、 绩效法等在很多企业推行后产生了非常大的效应，但在另有一些企业却难以推 行或者难以持久，其中重要原因是在这些企业中由于机构设置、人员配置、工 作性质、业务范围、生产单位分布等方面的差异，不能完全适应这种操作较复 杂，动态性强，需要各方管理力量整体配合的制度体制，所以在企业发展中行 政管理方法的改进常常是局部的细节，是依托原有基础上的改进而不是全面否 决。依据管理经验分析，在那些劳动力密集型企业，流行的方法常常收效明显， 在那些科技密集型企业，模块式管理方法较为适用，在职能管理型企业规范化、 制度化的管理方法更为可行。不同企业的管理者改进管理方法的途径不尽相同， 尤其在所谓国有与民营之间差别较大，但根本目的和目标却极其一致。 （六）创建人格化的企业文化 人格化的企业文化是现代企业制度下以“企业精神和企业形象”为特征的 新型管理模式，强调企业内有精神，外有形象，具备独立的人格性。企业精神 主要是企业经营思想、目标、方针、决策、用人以及产品中体现出的人性化个 性特征，使社会公众象看待人品一样表现出对企业和其员工精神追求的认同， 从而激发企业员工的自豪感、荣誉感和责任感，增强团队凝聚力和劳动生产力。 企业形象是企业产品、服务、风格、理念、信誉在社会上传播的良好声誉和印 象，使人们产生对企业及其产品在亲密友爱的心理支配下优先选择的愿望。一 个企业的经营思想、组织体系、选人用人，本身就是人格化的选择和文化取向。 当今一些发达国家私有企业中的企业文化虽然被称之为先进的管理模式， 但对我们并不陌生，其核心内容实际是以往我国计划经济时代企业行政职能的 一个系统。所以，现阶段在我国民营企业中创新发展这一系统，以适应市场经 济要求也并非难事。只要企业行政工作担负起应有的职能，各项措施已经摆在 面前：一是要加强企业员工的思想道德教育和综合素质培训，结合企业物质文 化生活建设，常年累月，有计划、有步骤连续把这项工作开展起来。二是做好 企业的文化定位和积累。对企业建立以来形成的优良传统作风、行为模式、精 神风貌和积极的文化要素加以收集整理，用语言文字加以框定，形成口号、观 念、制度以及规范的体系。三是把企业的价值观在实际工作中体现出来。运用 各种形式的宣传教育和娱乐手段，包括社会家庭媒介，宣扬企业文化思想，表 彰奖励各类先进典型，融洽上下级关系，丰富业余文化生活等。四是以企业精 神为内核树立企业形象。美化环境，改善面貌，设立徽标徽章，统一工作着装， 革新产品设计、包装等。五是塑造企业和员工行为。倡导诚信友爱，文明礼貌， 热情服务，谦诚待人的精神风貌，建立和谐的商业人际