会计电算化内部管理制度2011.11.23下午修改台

会计电算化管理制度 第一章 总 则 一、会计电算化管理是会计电算化工作的重要内容，为推动公司会计电算 化工作的健康发展，保证会计信息处理和存储的合法、安全、准确、可靠， 根据和财政部、财政 部、财政部以及郑州市财 政局会计电算化的有关规定，特制定本管理办法。 统一应用财务管理软件。为适应财务管理网络化，提高企业管理水平 的需要，公司采用“金蝶 KIS 专业版系统”作为财务管理软件。 第二章 会计电算化岗位责任制 、 建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切 实做到“事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查” 。 、 会计电算化岗位设电算会计主管、系统管理员、软件操作员、系 统审查员、档案管理员。 1. 电算化会计主管：由财务部领导担任，全面负责公司会计电算化工 作。 制订电算化发展规划、总体方案及操作人员的权限控制。 2. 系统管理员：负责会计系统和财务部内部局域网的日常管理工作， 保 证计算机硬件、软件系统合法、安全、可靠的正常运行，管理机内 2 会计数据；对软件所需的维护和升级负责同软件供应商进行联络。 3. 软件操作员：由相关岗位会计人员担任。 4. 系统审查员：负责监督计算机及财务软件系统的运行，防止利用计 算机进行舞弊，此岗位由内部审计人员兼任。 5. 档案管理员：负责财务软件和会计资料档案的管理。 、 根据公司财务人员实际情况，在不违反内部牵制制度的前提下，交 叉设置各岗位，但要保持相对稳定。出纳只能使用“现金管理”模块， 录入员和审核员必须分设。 第三章 会计电算化操作管理制度 一、 软件操作人员应当严格按照公司财务管理制度的要求上机操作。 财务负责人负责组织账务操作系统的初始化工作。包括设置会计科目、凭 证类型、账簿格式、报表种类格式、明细科目、设定计算公式和自动转账 公式、输入初始资料等。初始设置完成后不得随意修改。如需改动原设置， 须提报财务总监批准后方可实施。 二、 明确规定上机操作人员对财务软件的操作工作内容和权限，对操作 密码要严格管理，不能随意泄露,密码应不定期变更，进入新的会计年度 或更换会计主管时，全部操作人员的密码必须更换，杜绝未经授权人员操 作财务软件。 三、 操作人员要按规范要求操作计算机和会计电算化软件。任何人员不 第 页 共 10 页3 得随意改变系统工作环境。操作权限的调整，一级会计科目的调整，必须 报请财务总监的批准。 四、 实行规范化管理程序，坚持对系统数据定期备份的制度，严禁非法 修改和删除。对电子数据实行双备份，定期检查存储情况。 五、 在会计系统运行过程中，操作人员离开工作现场前，必须执行相应 命令退出财务软件，以防止其他人员越权操作。 六、 凭证录制，凭证号码应由系统自动连续生成，不允许重号、断号。 录制担当者应根据审查合格的原始凭证，按会计制度的规定直接录入。具 体要求： 【1】 原始凭证：原始凭证必须合法、合规，经指定担当者严格审 核签字后方可录入。 【2】 凭证摘要：摘要内容要求完整、简明、扼要、表述准确，必要 时 可建立标准摘要库。 【3】 科目使用：科目使用正确（有下级科目的须精确至最下级）。 【4】 金额确认：应严格确认借贷金额是否相等、与原始凭证金额 是否相符。 【5】 转帐核准：月末、年终结账前，由财务总监复核自动转账凭证。 4 根据实际情况做必要调整后确定转帐。 七、 凭证录制、审核和结帐： 【1】 凭证录制：相关岗位会计人员按原始凭证，录制记账凭证。机 内 凭证与打印凭证应完全一致。 【2】 凭证审核：录入凭证必须经指定人员审核，确认原始凭证与录 入 凭证的一致性后签章确定。记账凭证须有录入者和审核者双方的签章方 为有效。凭证的录入与审核应由不同人员进行。当日录入的凭证，必须 当日完成审核。 【3】 凭证修改：对有错误的录入凭证，应分不同情况进行处理：若 在 审核签章前发现的，由审核员交录入者进行更正；若在审核后、记账前 发现的，由审核员取消签章后再交录入者进行更正；若在记账后发现的， 要求录入者以红字冲销，并另行制作正确凭证。严禁打开数据库直接修 改数据。 【4】 月末结帐：财务总监于月末确认所有凭证都已记账后指示结账。 第 页 共 10 页5 结账前对当月各类账务数据作好备份。 八、 账簿打印： 【1】 视需要可以随时打印分类总帐及明细帐等。 【2】 年度末必须打印全部的分类总帐及明细帐。 【3】 打印时须保证账簿的完整性、准确性，避免漏打、多打账页。 九、 会计报表： 【1】 按照国家统一会计制度和相关要求，根据本公司实际需要设定 会 计报表的种类、格式及编制公式。 【2】 报表计算公式的修改权限，只限于财务总监。其他人不得修改 报 表计算公式。 【3】 按规定打印、装订月度、季度、年度会计报表及内部管理报表。 按会计基础工作规范化的要求装订完毕后，由负责人审核，单位负 责人确认封面、封底、各级责任人签章齐全无误后，签章确认有效。 十、凡需要修改财务软件，必须书面提出修改理由、修改内容，报公 司财务部，由财务部统一向金蝶公司协商。 十一、一切修改操作必须在界面菜单下操作，严禁擅自打开数据库强行 6 修改。 十二、审核通过 或已登帐的机内凭证，系统不提供修改功能。发现已经录入并审核通 过或已登帐的记账凭证有误时，只能采用留有痕迹的修改。 第四章 计算机硬件管理制度 一、 计算机硬件及机房网络设备由具有专人负责管理。 二、 计算机房工作时必须自觉保持清洁，不得将与工作无关的其他物品 (尤其是对电脑正常工作有害的物品及易燃物品)带入电脑机房。严禁在电 脑机房内吸烟。严禁随意拔插电脑机房的电源设备。 三、 为保证设备安全和计算机系统正常运行,应配备必要的电源保障设 备和空调设备，保持适当的温度、湿度环境，以防止突然断电导致数据丢 失，对机器设备定期维护保养，防止意外事故发生，确保软、硬件系统良 好运行。 四、 会计电算化的末端计算机实行专机专人使用，禁止将会计电算化专 用设备挪作他用或处理其它无关事项。操作人员应保持计算机设备及环境 的清洁整齐，下班前，必须检查机器设备是否已关好，关切断所有电源。 五、 上机前应首先检查电源和设备运行是否正常，如发现问题应及时报 告，经过电算维护员检查认可、才能使用。尤其是在计算机设备发生严重 故障时，不得随意自行检修，应及时报告电算系统管理员，等候检修。 六、 限定服务器操作权，不得随意改变服务器的设置。 第 页 共 10 页7 七、 遇到突发性停电时，应立即退出系统、关机、关电源。 八、 每月对计算机使用场地的进行安全检查，包括：电源、报警、防雷 设备的完好状况等，及时消除隐患。 第五章 软件和数据管理制度 一、 会计核算软件必须有独立的硬盘或子目录。不得与其他软件混淆放 置。 二、 计算机硬件和软件出现故障时，电算维护员在确认有关数据已作备 份后，可进行排除障碍的有关措施；如无法解决，可根据情况通知计算机 中心或金蝶公司有关人员，寻求解决办法。 三、 软件操作员根据审核通过的原始凭证编制记账凭证并及时打印，附 上原始凭证并经审核员进行二次审核正确后存放保管，以备装订存档。 四、 每次输入的会计凭证都必须备份存盘，月底结账后即应把当月会计 数据备份入磁盘或光盘中储存管理；每月记账凭证录入完毕，经审核后应 进行数据备份，年终结账后应进行数据备份，重大会计信息的调整、软件 版本的升级前后应进行数据备份，恢复数据前应进行数据备份(以防恢复 错误)。备份件应标注：备份日期、内容、备注等信息。以确保会计数据 的安全、完整。 五、 科目汇总可以分期或按月进行，其中，八栏式本期科目汇总表可替 代总账账簿使用。 六、 现金、银行存款日记账按季度打印；其他账簿每半年打印一次。根 8 据实际情况，发生业务少的，可满页打印，但应保证每年至少打印一次。 七、 会计报表的编制、打印输出要根据财务制度的规定设置公式编制。 各种报表需经软件操作员、审核员、电算主管签章确认后方为正式报表。 报表必须通过设定取数公式编制，不得用非正常手段进行填制；报表的数 据必须与结账结果相符，表内表间数据的勾稽关系必须正确无误，取数公 式一经设定，必须保持不变，如需修改，需保存书面报告。 八、 输出数据未经本单位财务主管许可，严禁擅自携带外出和外借。 九、 确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的修改。 十、 对正在使用的应用会计核算软件进行修改、升级和计算机硬件设备 进行更换等工作，必须保证实际会计数据的连续和安全；由电算维护员办 理审批手续，经过电算主管同意后，由电算主管、电算维护员、计算机有 关人员进行监督，并要求软件供应商协同操作。 十一、 为防止外来病毒感染，在未进行有效病毒检测前，任何人不得 使 用外来磁盘在会计核算用电脑上进行任何操作。不得随意将会计用磁盘在 其他电脑上操作。 十二、 会计电算化档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他 存储介质的会计数据和计算机打印出来的书面文本等形式的会计数据。 十三、 采用计算机打印输出的会计凭证、账簿、报表等书面形式的会 计 档案按会计档案管理办法规定的保管期限和方法管理；磁盘形式的会 计档案包括总账、明细账、会计报表等必须永久保存；记账凭证及其他数 第 页 共 10 页9 据资料存毁时间按有关规定执行。 十四、 计算机管理员应定期对电算系统电子数据建立双备份，电子数 据 的范围包括：月度、年度的会计数据、会计凭证、会计账簿、会计报表、 核算子系统的数据文件、操作人及密码、操作日志等。月度备份、年度备 份(含月份数据)。计算机管理员在月度、年度结账后负责备份电子数据存 放在硬盘上，同时将年度备份电子数据制作光盘存放。双备份电子数据应 当保存于不同地点。年度备份光盘应当在光盘背面和封套上清楚标示内容。 包括：资料名称(帐套)、所属时期、备份人、备份时间等。年度备份光盘 属长期保管档案，保管期限为十五年。在此期间应当根据光盘的耐用寿命 进行定期复制。 十五、 使用的会计软件程序及全套资料，视同会计档案保管，存放时 间 截止至该软件停止使用为止。 十六、 做好计算机信息安全工作,会计电算化计算机必须安装防病毒软 件。使用外来存储介质时应先杀毒，严禁将带病毒软盘、光盘、电子盘直 接上机操作，未经管理人员允许,外来磁盘不能放入电算化计算机上读取 (存贮)资料。