公文管理办法

公文管理办法 一、总则 （一）为了使公司的“公务文书”处理工作规范化、制度化、程序化、科 学化，提高公文处理工作效率和公文质量，参照国家行政公文处理办法制 定本办法。 （二）公司形成的公文，是传达、贯彻上级党政机关方针政策，发布规章 制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况， 交流经验的重要工具。各部门领导和人员，要十分重视文书处理工作，努力提 高公文处理效率和质量，保证各项工作的顺利进行。 （三）公司行政部是公文处理管理机构。负责主管公司机关的公文处理工 作，包括收文和发文两大文书处理业务。 （四）公文处理的基本要求是准确、及时、安全、保密。 （五）公文处理要坚持实事求是的原则，力戒官僚主义、形式主义和文牍 主义，提高公文处理的效率和质量。 二、公文种类 公司公文种类主要有以下十种，办公单位要根据不同事由、受文对象和工 作需求，正确选用公文种类。 （一）决定：适用于对重要性事项或重大行动做出的决定及采用的措施。 （二）决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。 （三）通知：适用于告知有关单位或下级单位需要周知或者共同执行的事 项以及转发上级、同级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，任免人员等。 （四）通报：适用于表彰先进、批评错误，交流经验，传达重要精神或情 况。 （五）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议， 答复上级机关的询问。 （六）请示：适用于向上级机关请示，要求得到指示或批准。 （七）批复：适用于答复下级请示事项。 （八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，要求有关部门执行。 （九）函：适用于不相隶属单位或与同级单位之间相互商洽工作，询问答 复问题，向有关主管部门请示批准的事项。 （十）会议纪要：适用于记载并传达会议主要情况和事项。 三、公文格式 公文格式包括版式和公文体式的有关部分。即：版头、秘密等级、紧急程 度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文时间、 单位印章、主题词、抄送单位、印发时间及数量等。 （一）发文机关应写全称或规范化的简称，联合行文时，主办机关应当排 列在前。对秘密文件应注明秘密等级。 （二）发文字号机关代字、年份、序号。 以公司名义形成的文件确定发文字号：陕金物发，同时注明年份和标号。 各部门代表公司出台各种文件时，必须经总经理同意签发后，由行政部统一确 定发文号，并按本办法的基本原则处理公文。 （三）公文标题由事由与公文名称组成，应精练准确地概括公文主要内容。 （四）主送单位是指收受、办理公文的单位，写在标题之下，正文之上， 顶格书写。主送单位只能有一个；下行文主送单位可以多个。一般不越级行文， 特殊情况需越级行文时，应同时抄送被越过的单位。 （五）除综合性报告外，公文的正文一般一文一事。请示必须一文一事。 （六）公文如有附件应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称， 并应和正文装订在一起。 （七）成文日期以领导人签发的日期为准，联合行文以最后一个单位签发 日期为准。 （八）抄报、抄送。公文除主送机关外，对需要了解公文内容的上级机关 应抄报，对不相隶属单位或与下级机关单位可以抄送，同时应抄送公司文书档 案室（二份） 。 （九）公文文字使用规定的字号和字体。1、公文文字符号从左至右横写横 排，每一段落的首行起头时一律空两个字开始书写或排版，回行时要顶格。正 文文字的各行长度与图文区宽相等。打印文件每行 25 个字，每页 20 行。2、字 体、字号的选用：公文印刷的字号一般应按发文机关大标题、小标题、标识字 符、正文及注释说明文字等顺序依次从大到小地选用。公文的发文机关（即公 文名称）标识的字体、字号使用 22 毫米15 毫米初号宋体字，联合行文时用 小初号宋体字。公文大标题一般使用二号宋体加黑字体；小标题 、秘密等级、 紧急程度、各标记字符或重点文字使用三号宋体加黑字体；正文、主送机关、 无正文说明、附件说明、落款、印发说明、注释、特殊情况说明使用三号仿宋 体字；公文文号、抄送机关使用四号仿宋字。 四、办文行文程序 公文的行文与办理一般包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、编号登记、 缮印、校对、印刷、装订、分发、归档、立卷等程序。 （一）公司公文分别由公司行政部或业务职能部门草拟，草拟公文的基本 要求： 1. 全面、准确地反映客观实际情况，符合党和国家的路线、方针、政策和 法律、法规及有关规定。 2. 重点突出、观点明确、结构严谨、条理通顺、逻辑严密、简明扼要、书 写工整、正确使用标点符号。 3. 完整、准确地体现工作意图。 4. 数字、引文要准确，引文的公文一般要写明机关名称、公文标题、文号 和发文时间。 （二）文件草拟完成后，由拟文部门负责人审核初稿，审查文稿内容和进 行文字、文件格式把关，然后签字。需几个部门联合行文或内容与有关部门相 关密切的公文，要逐部门会阅签字。 （三）以公司名义发出的行政文件，不论哪个部室草拟的，在送领导签发 前，应当由行政部进行核稿。目的是协助领导做好文稿的审核把关工作。核稿 的重点是： 1. 是否需要行文； 2. 是否符合党和国家的方针、政策、法令、法规； 3. 提出的要求、措施是否明确具体，切实可行； 4. 涉及其它部门或单位的问题是否协商一致； 5. 文字表述、文种使用、公文格式是否符合要求。 凡在上述方面存在缺陷的文稿，行政部有权处理或退回拟文部门重新草拟， 必要时可以取消发文。 （四）经由行政部核稿后的公文稿，送公司领导签发。重要的涉及全局性 的公文，由总经理签发，总经理外出由主持工作的副总经理签发；涉及某一方 面工作的，由分管副总经理签发。 （五）经过签发的文件才能印发，由行政部办理公文登记、编号，安排打 字，办文单位负责校对，校对准确无误后，行政部安排印刷，办文单位负责装 订。 （六）由办文单位装订的公文，行政部最后审查，确认无误后加盖印章。 如发现不符合用印规定的文件，执印人有权拒绝署印。署印后公文的底稿连同 两份正式文件，交行政部档案管理员存档。 五、文书的收、转、批、办 （一）公文的收文与办理，一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承 办、批办、查办、立卷、归档、销毁等程序。 （二）凡上级机关、业务部门、兄弟单位送达公司的文件、信函、电报、 资料等文件材料，均为公司收文范围，由行政部统一签收，文秘人员起封时， 重要公文要逐页查点，急件要注明签收的具体时间，署名领导亲启的信件送本 人处理；各部门的信件直接转有关单位。 （三）文秘人员收到公文、信函、电报、资料等要及时拆封、登记、编号， 附“公文呈批阅办表”送行政部主任阅后提出分送或拟办意见。急件、急电， 文秘人员可根据情况直送公司领导或交有关部门处理，事后向主任汇报。 （四）公司领导批示处理意见后，行政部及时转送办文部门，并要有必要 的交接手续。 （五）承办部门接到公文后应进行登记，并责成有关人员处理，急件应在 当日阅办并退回行政部。 （六）公文处理完毕，承办人应在公文