深圳市旺思拓科技有限公司采购管理办法管理制度.doc

深圳市旺思拓科技有限公司 采购管理办法采购管理办法第一条 请购单1. 请购应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情形开立请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。2. 来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。3. 特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”“备注”栏注明原因，以急件递送。4. 庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。5. 以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，例如：贺奠用物品、招待用品、书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。第二条 批准权限请购批准权限规定如下。(见附表1)第三条 采购规定1. 内购由采购部门负责办理，外购由总经理办公室负责办理，其进口事务由总经理助理协助办理。采购重要材料应由总经理或副总经理径直与供应商或代理商议价。对于专项用料，必要时由总经理指派专人或指定部门协助办理采购。2. 采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。比如：1) 集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。2) 长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。3. 采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。第四条 国内采购作业1. 价格1) 采购人员接“请购单（内购）”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。2) 如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核签，并转使用部门或请购部门签注意见。3) 属于惯例超交者（比如最低采购量超过请购量），采购人员应在议价后，在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签。4) 对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等方式向厂方议价。5) 采购部门接到请购部门紧急采购口头要求后，主管应立即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。2. 呈批1) 询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果，拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管核批，并按采购审批权限呈批。2) 采购审批权限：（参阅附表2）3. 订购1) 采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”，并以电话确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。2) 分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以便识别。3) 采购人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以便识别。4. 进度控制1) 国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。2) 采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。5. 单据整理及付款1) 来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单（内购）”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。2) 内购材料须待试用检验者，其订有合约部分，按合约规定办理付款，未订合约部分，按采购部门报批的付款条件办理付款。3) 短交，待补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。4) 超交，应经主管批示方可按照实收数量付款，否则仍按原订货数付款。第五条 价格品质复核1. 价格复核1) 采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。2) 采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。2. 品质复核采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。3. 异常处理审查作业中若发现异常情形，采购单位审查部门应即填写“采购事务意见反应处理表”（或附书面报告），通知有关部门处理。第六条 本办法呈总经理核批后实施，修订亦同。附表1请购批准权限一览表(单位：人民币)金 额/项目内 购外 购批准人原材料总务用品办公设备其他财务支出行政助理200元以下400元以下副总经理10000元以下1500元以下2500元以下3000元以下总经理10000元以上1500元以上2500元以上3000元以上0元以上附表2采购审批权限一览表（单位：人民币）采 购 内 容限 制 金 额批 准 人属统购项目的原料、物料总 经 理非属统购项目的原料、物料总 经 理生产性器材300元以下采购主管300元至3000元副总经理3000元以上总 经 理非生产性器材200元以下采购主管200元至1500元副总经理1500元以上总 经 理庶 务 用 品300元以下采购主管300元至2000元副总经理2000元以上总 经 理附件 供应商选择管理办法第一条 目的为保证公司能采购到符合设计要求的物资，必须对供应商的资质和能力进行评价，特制定本办法。第二条 适用范围本办法适用于公司生产设备、物资材料涉及供应商和潜在供应商的管理。第三条 职责(一) 采购部负责本程序的编制、修订和解释。(二) 采购部负责组织相关部门及各专业技术人员对供应商进行评价并选择合格供应商。(三) 采购部负责组织相关部门及各专业技术人员参与对物资的使用情况回访调查，记录设备、物资材料的使用状况，评价供应商的信用。第四条 管理内容及要求(一) 采购部根据物资使用部门提出的物资采购计划，经过收资后确定潜在供应商名单。收资方式可采取以下形式：1) 供应商曾经提供的物资情况。2) 供应商在相同供应业绩的使用情况。3) 供应商资质证明、质量、安全、环保业绩以及遵循法律法规要求的符合情况。4) 专业技术人员的推荐。(二) 评价必须遵循公平、公正、科学、严谨的原则。(三) 评价的内容包括生产或经营许可证、资质证书、生产经营规模、质量保证体系、环境管理体系、技术装备及检测手段、信誉程度等。(四) 首次参加评价的供应商，采购部应填写“供应商评价表”，经评价后报公司领导，批准后成为合格供应商。(五) 采购部应建立合格供应商名录，物资采购应从合格供应商名录中选择。(六) 合格供应商在一年的供货时间内，如发现质量、服务、信誉程度、二次退货等情况，即视为不合格供应商，采购部应及时修改合格供应商名录。(七) 合格供应商每年重新评价一次，评价结果分合格和不合格，并将评价结果列出清单，合格的供应商报公司领导批准后作为下一年度的合格供应商。(八) 供应商评价的资料，采购部应做好保管、归档工作。第五条 相关记录(一) 潜在供应商调查表(二) 供应商资格评审表(三) 合格供应商名录(四) 年度供应商评价表第六条 附录附录A 潜在供应商调查表附录B 供应商资格评审表附录C 合格供应商名录附录D 年度供应商评价表 控制状态：供应商管理程序 文件编号： 文件版本： 生效日期： 2006.8.8发文编号： 编制审核批准供应商管理流程图责任单位流程描述备注技术部采购部技术部质量部采购部采购部、技术部质量部财务部采购部、技术部、质量部财务部采购部采购委员会采购部技术部、质量部、财务部技术部质量部供方PPAP技术部、采购部质量部采购部质量部技术部、供应商采购部总经理采购部质量部生产部初始材料清单 顾客指定供方 是否竞争对手采购资源Y 1NN 筛选N Y 2 N 推荐供方供方考察43样件确认确定潜在供方审批 Y商务洽谈 质保能力、过程能力评审 N试装 5 Y 确定合格供方 6对供方监控评价 1 供应商基本情况调查表2供应商评定表3技术协议质量保证协议4样件批准资料5投产通知单样品使用检验单可接受供应商名单生产件批准资料6供应商定期评价表1. 目的对提供生产物料、设备、工装及其配件和服务的供应商进行选择和确定，实现对供应商的控制，确保供应商满足规定的质量要求。 2. 适用范围适用于采购产品供应商的开发、选择，能力的评价，产品和过程的批准，供应商的综合绩效评价。3.术语和定义无4. 职责4.1 总经理职责4.1.1确定物资采购原则；4.1.2审核批准合格供应商；4.1.3审批采购价格和供应商供货的比例；4.1.4对采购过程中重大问题进行决策。4.2采购部职责4.2.1组织质量部、技术部等相关部门推荐潜在供应商，选择合格供应商；同潜在供应商洽谈协作意向和价格意向。4.2.2会同有关部门处理采购物资在使用过程中出现的各种问题。4.2.3负责供应商的业绩表现综合评价。4.2.4与归口管理部门共同确保供应商有完整有效的技术规范。4.3 质量部职责：4.3.1参与潜在供应商的推荐与合格供应商选择，负责对潜在供应商提供的样件进行检验。4.3.2负责对潜在供应商的质量能力及实物质量评审。4.3.3 负责向供应商提出质量要求，并在质量保证协议中向供应商明示。4.3.4负责对供应商的供货质量能力进行综合评价。4.4技术部职责：4.4.1负责采购项目资料的编制及相关技术文件的发放、回收、更改，对供应商配套产品与图纸符合性进行确认。4.4.2负责同潜在供应商进行技术交流，提出技术规范，并在技术协议中向供应商明示。4.4.3负责潜在供应商首批工装样件确认，提供相关的报告。对潜在供应商的工艺水平和过程能力进行评审。4.4.4负责组织对潜在供应商提供样件的试装工作。4.4.5负责对潜在供应商的生产件批准。4.4.6按照对产品质量的影响程度对采购产品进行分级。4.6 财务部参与对供应商的选择，负责测算和确定采购产品的目标成本、意向价格。4.7相关管理部门和使用单位参与推荐辅助材料供应商及供应商的考察和考核。5. 工作程序 5.1 供应商选择通过电话本、上网查询、展销会、各行业协会、杂志报纸、竞争对手供应商、向专业技术人员和同事朋友征询等各类可能的信息渠道，广泛收集产品和供应商信息，坚持平等竞争、择优录取的选择原则，既要考虑采购的产品能满足本公司当前的生产和业务需要，又要考虑为本公司将来产品开发提供技术和加工储备，同时还要关注供应商潜能和商业信誉。5.2 供应商评定5.2.1 供应商评定的内容a） 质量保证体系b） 供应商对相应产品的生产经验c） 技术水平d） 生产及供货能力e） 产品价格f） 服务质量g） 其它(资金滚动能力)h） 供应商其他顾客对其产品和服务的满意度情况以上内容对部分供应商可能部分条款是不适用的，对不适用条款在评定时可加以删除。5.2.2 供应商评定方式5.2.2.1 A、B类产品供应商的评定由采购主管组织技术、质管等部门人员到供应商处进行评审，填写质量体系审核表；5.2.2.2 C类产品的供应商评定由采购员根据采购资料及样品进行评定，填写供应商评定表报采购主管审批。5.2.2.3 已获QS-9000或ISO/TS16949:2002时，可以免除质量体系审核或抽查部分要素。5.2.3 评定过程5.2.3.1 各类供应商评定流程 新供应商评定：送样检测或使用样品或小批试用整理供应商业绩资料现场审核综合评定评定报告审批纳入供应商名录（或潜在供应商名录）签订采购协议通知相关部门建立供应商档案 老供应商增加品种范围评定：样品或小批试用分析确定评定方式综合评定评定报告审批调整供应商名录修订采购协议通知相关部门完善供应商档案 供应商年度复评：整理供应商业绩资料了解供应商变化情况分析确定评定方式综合评定评定报告审批签订采购协议调整供应商名录通知相关部门调整供应商档案5.2.3.2 采购部经理负责填写供应商评定表经管理代表审核后，送交总经理批准，经审查合格的潜在供应商将被列入可接受供应商名单内。5.2.3.3 如果供应商移地生产、反复出现质量缺陷或提供新产品时，应重新进行评定。序号流程名称适用类别职责资料表单名称1送样检测或试用采购主管相关检测或试用报告2样品或小批试用技术部样品试用检验单3整理供应商业绩资料采购部供应商基本情况调查表及相应附件资料供应商定期评价表4了解供应商变化采购主管供应商基本情况调查表5分析确定评定方式采购主管6现场或书面审核采购主管牵头质量体系审核表供应商评定表7综合评定采购主管牵头供应商评定表8评定报告采购主管供应商评定表9审批总经理供应商评定表10签订采购协议采购主管采购协议11修订采购协议采购主管采购协议12纳入供应商名录采购主管可接受供应商名单13调整供应商名录采购主管可接受供应商名单14通知相关部门采购主管可接受供应商名单15变更供应商档案采购主管供应商档案5.2.3.4 供应商的分类：a. 综合评定合格；b. 不合格但可接受（受供应商资源和工业配套体系限制，不合格供应商短期内可能是可接受的）。c. 不合格且不可接受。5.3 供应商QMS开发5.3.1 采购部、质管部按照ISO/TS 16949:2002 / ISO 9001:2000标准要求对供应商QMS进行开发，供应商至少应具有ISO 9001:2000体系证书。5.3.2 质管部向供应商提出本公司有关ISO/TS 16949:2002 / ISO 9001:2000标准的要求，通报本公司按标准要求建立的对供应商的评估方法，并对供应商提出持续改进的要求。5.3.3 对已正常供货且提供产品已被客户认可或客户指定的供应商，视为当然合格的供应商，可仅作书面审查，填写供应商基本情况调查表和供应商评定表。5.4 供应商的年度复评5.4.1 为确保供应商能够长期、稳定提供所需物料，必要时，采购部经理每年应组织相关部门对供应商进行复评。5.4.2 复评项目包括：a. 产品质量改善状况（不合格整改报告/纠正措施验证/持续改进记录）。b. 质量体系改善状况（不符合项纠正措施验证）。c. 产品质量（质管部IQC负责每月对供应商的产品质量汇总交采购部）。d. 交期状况。e. 服务态度。5.4.3 评分标准：a. 产品质量改善状况b. 质量体系改善状况c. 质量评分（总分50分）：c.1批交付质量：当月发现一批不合格扣10分；发现二批不合格扣25分；c.2当月使用中每发现一件不合格扣0.5分，直至扣完25分；d. 交期评分（总分30分）：交期评分（总分30分）：交货准时：不扣分；延迟二天之内扣10分；延迟三至四天扣15分；交货延迟五至六天扣25分；延迟七天以上扣30分；e. 服务（总分20分，服务态度10分，服务效果10分）：e.1 服务态度：反应和处理时间均满足本公司要求不扣分；勉强满足扣5分；不满足扣10分；e.2服务效果：完全满足本公司要求不扣分；一半以上符合扣5分；一半以下符合扣10分。5.4.4 评定等级a 优良：ce综合得分90分；b 合格：ce综合得分7589分；c 不合格可用：ce综合得分6074分；d 不合格且不可用：ce综合得分60分。5.4.5 若顾客对供应商评定有特别要求，采购部应及时将顾客要求通报供应商。并按顾客要求对供应商进行重新评定。5.4.6 对连续两次供货出现同类质量问题的供应商，采购部对其提出书面警告并要求其立即采取整改措施。经整改后再次出现类似不合格，可取消其合格供应商资格。5.4.7 供应商在整改时或整改后未重新评定，公司不得批量采购其产品。5.5 设备工装及其配件（如：模具、工装夹具等）的供应商评定5.5.1 设备、工装及其配件的供应商由采购部要求潜在供应商或其代理提供营业执照、税务登记证、公司及产品简介，针对其供货价格及售后服务的能力进行评定，由采购部填写供应商评定表交管理者代表审核，由总经理批准后列入合格供应商名单。5.6 服务供应商评定运输供应商由销售部、采购部根据运输单位的能力和资格等进行评定，计量检定供应商由质管部选择国家认可的检验机构，以上部门填写供应商评定表交采购部，采购部经理将评定合格的服务供应商纳入可接受供应商名单内。6 相关文件6.1 产品监视和测量控制程序6.2 采购管理程序7 质量记录7.1可接受供应商名单 长期保存72潜在供应商名单 长期保存7.3供应商基本情况调查表 长期保存7.4样品使用检验单 长期保存7.5供应商评定表 长期保存7.6供应商质量体系审核 长期保存7.7潜在供应商评估表 保存期三年7.8供应商定期评价表 保附件 供应商管理流程1. 目的通过对供应商的控制，使供应商提供符合质量要求、价格适宜的物料，保证生产的正常进行。对供应商进行评价管理，淘汰不合格的供应商。2. 适用范围向我公司提供生产用物料、辅料的供应商及代理商（客户指定的供应