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第二章 数据库和表,2.1 创建数据库 2.2 建立表 2.3 维护表 2.4 操作表,2.1 创建数据库,2.1.1 数据库设计的步骤 图2.1 数据库设计步骤 例2.1 根据下面介绍的教学管理基本情况，设计“教学管理”数据库。,分析建立数 据库的目的,确定数据 库中的表,确定表中 的字段,确定 主关键字,确定表 之间的联系,2.1.1 数据库设计的步骤,1. 分析建立数据库的目的 分析为什么要建立数据库 建立数据库应完成的任务 分析例2.1建立数据库的目的，以及“教学管理”数据库的功能，得出主要任务：教师信息管理、学生信息管理和选课情况管理。 2. 确定数据库中的表 原则： （1）每个表只包含关于一个主题的信息 （2）表中不应该包含重复信息，并且信息不应该在表之间复制。 分析例2.1， “教学管理”数据库中有4个表：教师表、学生表、课程表、选课表。,2.1.1 数据库设计的步骤,3. 确定表中的字段 设计表的结构，确定表中应该有那些字段。 注意： （1）字段要与表的主题相关（2）要包含相关的全部信息 （3）不包含推导或计算的数据 字段的命名规则： （1）字段名长度为164个字符； （2）字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符； （3）不能包含句号（.) 、感叹号（！） 、方括号（ ）和重音符号（）。,2.1.1 数据库设计的步骤,分析例2.1， “教学管理”数据库中有4个表：教师、学生、课程、选课。 教师（教师编号，姓名，性别，工作时间，政治面貌，学历，职称，系别，联系电话） 学生（学生编号，姓名，性别，年龄，入校日期，团员否，简历，照片） 选课（选课ID，学生编号，课程编号，成绩） 课程（课程编号，课程名称，课程类别，学分）,2.1.1 数据库设计的步骤,4. 确定主关键字 主关键字-表中能够唯一标识每条记录的字段。 主关键字可以是一个字段，也可以是一组字段。 主关键字字段不能为空，也不能重复。 思考 例2.1，教师表的主关键字是哪个字段？,2.1.1 数据库设计的步骤,5. 确定表之间的关系 复习表之间的关系有几种？分别是什么？ 一对一的关系，一对多的关系，多对多的关系。 例2.1 学生表和选课表之间的关系是：一对多的关系； 课程表和选课表之间的关系是：一对多的关系； 思考 学生表和课程表之间的关系是？,2.1.2 创建数据库,创建数据库有两种方法： 创建空数据库 1. 启动Access时创建 2. 使用新建命令创建 二. 使用“向导”创建数据库 1. 启动Access时创建 2. 使用新建命令创建,2.1.3 数据库的简单操作,打开数据库 1. 启动Access时打开 2. 使用“打开”命令打开 二. 关闭数据库,2.2 建立表,2.2.1 Access数据类型 设计表时，需要定义表中字段的数据类型。 Access常用的数据类型有：文本、备注、数字、时间/日期、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。 1. 文本数据类型 文本或文本与数据的组合，或者是不需要计算的数 字。例如，姓名，地址，电话号码。 默认文本型字段大小50个字符 文本型字段取值最多可达到255个字符 可排序和索引,2.2.1 Access数据类型,2. 备注数据类型 保存较长的文本和数字 允许存储内容长达64 000个字符 可排序和索引 可以搜索文本，但速度不如在索引的文本字段中快。 3. 数字数据类型 存储进行算术运算的数字数据 通过设置”字段大小”属性，定义一个特定的数字类型。 各类型值得范围：P47表2.3,2.2.1 Access数据类型,4. 日期时间数据类型 用来保存日期、 时间或日期时间组合的。 每个日期/时间字段需要8个字节的存储空间。 5. 货币数据类型 等价于双精度属性的数字数据类型。 自动显示美元符号和千分位符号，并添加两位小数 6. 自动编号数据类型 自动插入，按递增规律赋值，不能认为指定或修改。 占4个字节空间。 删除的的自动编号不会再使用。,2.2.1 Access数据类型,7. 是/否数据类型 只包含两种不同取值的字段而设置的。”布尔型” yes/no，true/false，on/off等。 8. OLE (Object Linking and Embeding)对象数据类型 是指字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE对象。 嵌入对象存放于数据库中，链接对象只存放于最初的文件中。 此处的OLE对象是指在其它使用OLE协议程序创建的对象，例如，Word文档,Excel电子表格，图像和声音等。,2.2.1 Access数据类型,9. 超级链接数据类型 超级链接数据类型的字段是用来保存超级链接的。 超级链接地址是通向对象、文档、web页或其他目标的路径。 10.查阅向导数据类型 建立了一个字段内容的列表。可显示下列两种列表中的字段: 从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询的所有数据更新都将反映在列表中。 存储了一组不可更改的固定值得列表。,2.2.2 建立表结构,有三种方法： 一. 使用“数据表”视图 直接在数据表视图中输入字段名。只说明表中字段名，不说明每个字段的数据类型和属性值。 例2.6 建立“教师”表，表结构如下所示。 教师编号（文本），姓名（文本），性别（文本），工作时间（日期/时间），政治面貌（文本），学历（文本），职称（文本），系别（文本），电话号码（文本）。,2.2.2 建立表结构,只说明了表中字段，没有说明字段的类型和属性。 二. 使用“设计”视图 设计视图分为上下两部分。上半部分是字段输入区，从左至右分别为字段选定器、字段名称列、数据类型列和说明列。下半部分为字段属性区。在字段属性区中可以设置字段的属性值。 例2.7 在“教学管理”数据库中，建立“学生”表。,2.2.2 建立表结构,三. 使用“表向导” 选择一个表作为基础来创建所需表。 例2.8 使用表“向导”创建“选课成绩”表，选课成绩表结构如下所示。,2.2.3 向表中输入数据,一. 使用“数据表”视图直接输入数据 例:2.9 向“学生”表中输入记录。 重点讲解：是/否类型、OLE对象 记录选择器上图标的变化（实例演示）,2.2.3 向表中输入数据,二. 获取外部数据 将符合Access输入/输入协议的任一类型的表导入到Access数据库中。 可以导入的表类型包括Access数据库中的表、记事本、Excel或Foxpro等数据库应用程序所创建的表，以及Html文档等。 例2.10 将已经建好的Excel文件“课程.xls”导入到“教学管理”数据库中。 文件-获取外部数据-导入-选择文件类型-导入向导,2.2.4 字段属性的设置,可以设置字段具有的特性。 1. 控制“字段大小” 通过“字段大小”的设置，可以设置字段使用的空间大小。 注意只适用于“文本”或“数字”。 文本：0-255，默认值50，可以输入整数 数字：整型，小数等。 例2.11 将“学生”表中“性别”字段的“字段大小”设置为1。 注意已经有数据，减小字段大小会丢失数据；小数变成整数，Access会自动取整。,2.2.4 字段属性的设置,2. 选择所需“格式” “格式”属性，用来设置数据的打印方式或显示方式。 不同数据类型的字段，格式不同。 例2.12 将“学生”表中“年龄”字段的“格式”设置为“整数”。 例2.13 将“学生”表中“入学时间”字段的“格式”设置为“短日期”。,2.2.4 字段属性的设置,3. 设置“默认值” 默认的输入数据。降低输入强度。 输入文本值时，可以不加引号，系统会自动加上引号。 可以使用Access的表达式来定义默认值。 例2.14 将“学生”表中“性别”字段的“默认值”属性设置为“男”。 例2.15 将“学生”表中“入学日期”字段的“默认值”属性设置为当天日期。,2.2.4 字段属性的设置,4. 定义“有效性规则” 防止非法数据输入到表中。 对于文本型字段，可以设置输入的字符类型个数不能超过某一个值； 对于数字型值，可以让Access只接受一定范围内的数据。 对日期时间类型数据，可将数值限制在一定的年份或月份以内。 例2.16 在“学生”表中，将“年龄”字段的取值范围设在14-17之间。 例2.17 在“学生”表中，将“入学日期”字段的有效性规则设在2007-9-1和2007-10-1之间。,2.2.4 字段属性的设置,5. 使用“输入掩码” 使输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误。 如果同时定义了格式属性和输入掩码，格式属性在显示时优于输入掩码的设置。 输入掩码只为“文本”和“日期/时间”型字段提供向导。 对于其他类型的字段，只能使用字符直接定义输入掩码属性(P70 表2.8)。 例2.18 设置学生表中“入学日期”的输入掩码。,2.2.5 建立表之间的联系,1. 表间关系的概念 一对一 一对多 多对多 主表 相关表 2. 参照完整性 输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而遵循的规则。 一些表现： 主表中没有记录，相关表中不能添加 相关表中有记录，不能删除主表中的记录，不能更改主表中主关键字的值。 3. 建立表间的关系 例2.19 定义“教学管理”数据库中表之间的关系。,2.2.5 建立表之间的联系,注意： 级联更新相关字段更改主表中的主关键字的值时，自动更改相关表中对应的数值。 级联删除相关记录删除主表中的记录时，相关表中的相关记录也被删除。 删除关系 更改关系,2.3 维护表,2.3.1 打开和关闭表 1. 打开表 “数据表”视图中打开表 “设计”视图中打开表 2. 关闭表 2.3.2 修改表的结构 只能在“设计”视图中修改表结构。 1. 添加字段 2. 修改字段 3. 删除字段 4. 重新设置关键字,2.3.3 编辑表的内容,1. 定位记录 记录号定位（记录定位器中输入记录号） 快捷键定位（p78，表2.9） 2. 选择记录 用鼠标选择数据范围 用鼠标选择记录范围 用键盘选择数据范围 3. 添加记录 4. 删除记录 5. 修改数据 6. 复制数据,2.3.4 调整表的外观,1. 改变字段次序 例2.20 将“教师”表中“姓名”字段和“教师编号”字段互换位置。 注意：不会改变“设计”视图中字段的顺序。 2. 调整字段显示宽度和高度 调整字段显示高度（a.鼠标;b.菜单命令：数据表-格式-行高） 调整字段显示列宽（ a.鼠标;b.菜单命令：数据表-格式-列宽）,2.3.4 调整表的外观,3. 隐藏列和显示列 隐藏字段列（格式-隐藏列） 显示隐藏的列（格式-显示隐藏的列） 例2.21 将“学生”表中的“性别”字段列隐藏起来。 4. 冻结列 将某些列显示在窗口的最左边 格式-冻结列/取消对所有列的冻结 例2.22冻结“教师”表中的“姓名”列。,2.3.4 调整表的外观,5. 设置数据表格式 格式-数据表 6. 改变字体显示 格式-字体 练习,本讲学习重点,在表中查找指定的内容 使用通配符查找指定内容 替换指定的内容 按一个或多个字段对表中的记录进行排序 能根据指定的条件对表进行筛选,2.4 操 作 表,2.4.1 查找数据 2.4.2 替换数据 2.4.3 排序记录 2.4.4 筛选记录,本节主要讨论如下问题 在表中查找指定的内容 使用通配符进行查找 查找空值或空字符串,2.4.1 查找数据,1. 查找指定内容 P87 方法：将光标置与待查找字段打开“编辑“菜单/“查找“输入查找内容设置“查找范围“和“匹配方式“ 单击“查找下一个“按钮,2.4.1 查找数据,通配符用法 P88,注意：如果搜索星号(*)、问号(?)、数字号码(#)、左方括号 时，必须将搜索的符号放在方括号内。 例如：?, *,2.4.1 查找数据,2. 查找空值或空字符 P88 空值：在Access中会有尚未存储数据的字段，如果某个字段尚未存储数据，我们称该记录的这个字段的值为空值。 空值与空字符串区别 空值是却值或还没有值，字段中允许使用Null值来说明字段里的信息目前还无法得到。空字符串是用双引号括起来的空字符串（“），且双引号中间没有空格，这种字符串的长度为0。,2.4.1 查找数据,2. 查找空值或空字符串 P88 查找空值： 查找空字符串：,注意：不要选该复选框,注意：不要选该复选框,2.4 操作表,2.4.1 查找数据 2.4.2 替换数据 2.4.3 排序记录 2.4.4 筛选记录,本节主要讨论如下问题 替换指定的内容 更改默认设置,2.4.2 替换数据 P89,1. 替换指定内容 P89 方法：打开数据表单击要替换内容的字段名（字段选定器）选择“编辑“菜单中“替换“命令在对话框中输入查找内容和替换值选择查找范围选择匹配模式单击“替换“按钮或“全部替换“按钮。,2.4.2 替换数据,2. 更改默认设置（设置搜索方式） P90 默认的查找/替换方式有3种 快速搜索：以全字匹配方式搜索当前字段。 常规搜索：搜索所有字段，并且符合字段任何一部分即可。 与字段起始处匹配：搜索当前字段，并与字段起始字符匹配。 更改默认设置方式(注：重新启动Access后生效) 单击“工具“菜单“选项“命令“编辑/查找“选项卡,重新启动Access,2.4 操作表,2.4.1 查找数据 2.4.2 替换数据 2.4.3 排序记录 2.4.4 筛选记录,本节主要讨论如下问题 排序规则 按一个或多个字段进行排序 使用“高级筛选/排序“窗口排序,2.4.3 排序记录,一、排序规则 P91 英文按字母顺序排序，大、小写视为相同。升序：AZ； 降序：ZA。 中文按拼音字母的顺序排序。升序：AZ； 降序：ZA。 数字按数字的大小排序。 日期和时间字段，按日期和时间的先后顺序排序。,2.4.3 排序记录,注意几点： 对于“文本“型字段，如果它的取值有数字，那么Access将数字视为字符串。此时，数字是按照ASCII值的大小来排序。如果希望按其数值大小排序，应在较短的数字面前加上0。如：排序文本字符串“5“、“6“、“12“ “12“、“5“、“6“，排序文本“05“、“06“、“12“ “05“、“06“、“12“。 按升序排列字段时，如果字段的值为空置，则将包含空值的记录排列在列表的第一条。 数据类型为备注、超级连或OLE对象的数据类型不能排序。 排序后排序结果将和表一起保存。,2.4.3 排序记录,二、 按一个字段排序记录 方法：打开表单击排序的字段单击“升序“或“降序“命令按钮。 三、按多个字段排序记录 首先根据第一个字段指定的顺序进行排序，当一个字段具有相同的值时，按照第二个字段进行排序，以此类推。 实现方法：选择用于排序的多个字段选定器