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提高公路档案利用率的方法探究 张群 （云南省楚雄公路管理总段云南楚雄675000） 【摘要】随着经济的不断发展，我国的公路交通运输也实现了快速的发展与提升。公路的发展往往是需要建立在对原有公路的了解与分析上的，这就要求我们必须要认真完善公路档案的管理工作，来提高公路档案的利用率，使其能够更好地为我国公路的建设与发展提供可靠地参考依据。本文就针对提高公路档案利用率的方法进行简单分析，来为日后的公路档案管理工作提供参考。 关键词公路；档案；利用率 我国经济的快速腾飞，加速了地域之间的经济交流及人员货物交流等，经过多年的发展，我国的公路建设已经有了非常显著的成绩，公路质量和数量都有了明显的提升，公路网络覆 盖面更加的广泛，整个交通系统的建设工作也达到了空前的高度，做为我国主要运输方式的公路交通线路，在发展过程中起到了非常重要的作用。 1.公路档案的存在价值? 公路建设方案的制定以及相关管理工作都要依据公路档案资料来完成，但长期以来我国单方面只注重公路建设，而忽略了相关公路资料的收集及工作，并没有建立起完备的信息档案等，这使得我国公路档案的利用率极低，并没有发挥出其应有的功能与作用，提高档案利用率是如今公路档案管理工作的重点任务。? 1.1公路档案是工程项目建设合法性的依据。 公路工程建设程序是否符合相关要求，项目建设是否具有合法性，是公路工程建设中的首要问题。由于公路工程需要经过立项论证、规划、可行性研究、勘察及设计等几个阶段，才能进入到施工建设阶段。其中的每一个环节和程序，都会生成大量的文件档案资料，这些档案资料便是工程检查和验收的依据，也是公路建设合法性的重要依据。? 1.2公路档案是工程项目交竣工验收的依据。 公路工程项目交竣工验收主要是依据已有的档案资料，对建设施工企业、监理单位的工作完成情况进行验收。验收时除了需要进行现场的勘察检测外，关键还是要通过各单位提交的经认可的档案文件来对整个公路工程进行质量判断和评价，进而来对相关的试验检测内容、隐蔽工程、施工技术等进行验收。其中的档案资料需要由相关的监理、业主和政府监督部门共同认可，方可成为验收的判定依据。? 1.3公路档案是财政审计等部门审查的依据。 建设单位、监理单位、施工单位的计量支付文件档案，是工程财务审计的重要依据。尤其是工程设计变更、合同变更、预算调整等都是审计检查的重点环节。必须具有比较完整和充分的档案资料来进行说明和解释在计量支付方面，计量文件档案必须在业主和监理等均认可的条件下，才具备合法性，而支付文件档案须建立在真实、合法及有效的基础上。 2.公路档案管理的重要意义? （1）公路工程档案是贯穿整个施工过程的真实记录，工程施工的每一步都牵涉到工程资料的产生，所以必须要及时地收集才能有效地了解工程的进展情况。公路工程可分成三大部分：开工前、施工中、竣工后。? （2）开工前需要现场踏勘，校对地形，核实土方量，申请开工，建造临时设施。对于工程资料来说，现场踏勘将会产生测量记录，校对核实有可能产生设计变更，所以工程开工报告是合法必备的手续也是资料中必不可少的材料。公路施工中所做的工作更为繁多，因此需要的内业资料也就更多。从土石方的增减到放样、清表、施工、养护，每一个步骤都牵涉到相关的记录。一方面这些记录描述了工程进度情况，另一方面它们又是对工程质量的书面监督，根据这些材料和现场进行对比，可以很好地了解施工队伍的负责程度，因而可以使施工队伍更谨慎地完成施工任务。在公路现场施工完成后，必须进行工程交工验收，公路工程交工验收投入试运营两年后还将进行竣工验收，这是公路工程建设的关键一步。从外观面貌到内在质量，这些都是公路工程施工接受检验的内容，同时还应提交工程项目相对应的资料，也就是书面的工程施工记录材料。所以说，公路工程档案贯穿工程项目的始终，可以保证公路工程施工质量。 3.提高公路档案利用率的具体措施? 3.1正确认识公路档案的利用价值。 公路档案管理工作主要包括收集、保管、统计以及利用等环节。档案的收集和工作是档案管理的基础性工作。档案的利用是档案管理的主要目的。如果不需要利用档案，那么收集和工作就毫无价值可言。在公路工程建设的整个过程中，无论是任何单位和个人都应该认识到档案的利用价值，只有认识到这一点，才能在档案收集和的过程中，更加具有主动性和责任感。档案管理应该将利用工作摆在工作的中心位置，充分发挥公路档案的利用价值。只有通过有效的利用，才能衡量出档案收集和管理工作的优劣，也能够及时对档案收集、工作进行反馈，及时发现档案管理工作中的不足，并进行必要的改进和完善。 3.2创造高效的档案利用条件。 做为公路档案的管理者，其工作内容不仅仅只是档案的及保存，而更应当做为公路档案的开发者，并起到传输公路档案的作用，这样可以为公路档案的利用带来更多的便利条件。档案管理者在日常的工作中，应结合自身工作经验及相关的档案管理信息，有创造性的编研出档案管理的方式等，进而更好的体现出公路管理部门的服务性质。此外，做为公路档案的管理者，应主动研究并调查其所面对客户的需求，并进行分类处理，在对公路档案进行深入的研究后，对其进行科学的，从而更加方便查询及使用，从而为公路建设事业提供更加可靠的参考依据，进而更好的体现出公路档案的使用价值。? 3.3建立科学的管理体系。 公路工程档案普遍存在范围大、数量多和种类杂的特点，因此档案管理部门应该结合公路档案的特点，建立符合公路档案管理需求的档案管理体系和完善的公路档案室藏结构。在公路工程建设期间，应该由档案管理人员对一切具有历史凭证作用和利用价值的档案进行分类收集。收集过程中应该根据公路工程不同阶段的项目实施性质，对档案成套保管，保证各种门类及各种载体形态的档案都能够被完整、齐全地收集在内，建立起内容丰富、结构合理的收藏档案体系，严格履行档案管理的职责，延续公路工程档案的利用价值，进而保证档案的社会效益。? 3.4创新档案利用方式。 档案管理工作的服务水平决定了档案利用率的高低。因此档案管理者必须创新服务，将被动服务变为主动服务，转变公路企业管理长期以来“重视施工建设，轻视档案管理”的观念。公路档案管理应该积极主动地去适应档案利用者的需求，对公路档案资料的利用可能性进行深入分析和预测，主动、及时、准确地为档案需求方提供服务。另外，档案利用除了传统的来室查阅、咨询服务等多种服务方式外，公路档案的数字化管理也是创新档案利用方式、提高公路档案利用率的最有效途径之一。公路档案的数字化管理能够高效、准确、快捷地为用户提供相应档案，同时也减少了对原件反复使用所造成的损害。档案的网络化审批和审查，也提高了档案审查工作的工作效率，进而提高了档案的利用效率。 4.结语? 总而言之，公路档案的使用情况决定着公路建设是否合理，也决定着公路档案管理工作是否到位，提高公路档案利用率，是公路管理工作具有服务性的具体体现。因此在公路的档案管理工作中，应加大对相关档案的收集及，并建立完整的信息化档案，从而更有利于公路档案的资源共享，从而有利于相关公路管理及建设部门的使用便利，从而更好的发挥出公路档案应当具备的职能，从而提高公路档案的利用率。 参考文献 1张万民.分析提高公路档案利用率的最佳途径J.黑龙江史志，xx，07：142. 2张万民.公路档案管理信息化的建设研究J.