（学前教育学专业论文）园长时间管理及其有效性研究.pdf

摘要 随着社会多元发展和大众对幼儿教育质量的要求不断地提高，园长应如何有 效地运用有限的时间资源以应对急剧变化和多重挑战的幼教环境，成为令人关注 的论题。本研究聚焦于园长的时间管理及其有效性，研究内容涵盖了园长时间管 理的内涵、园长时间管理的现状、园长时间管理上存在的问题，最后提出园长时 间管理的有效性策略。 本论文采用定性和定量研究相结合的方法。首先运用访谈及观察探讨园长时 间管理的基本概念，其旨在解释、描述出园长的时间管理法则及管理内容，以作 为现状研究的雏型。另外针对园长时间管理现状进行了调查；调查中除了运用问 卷的方式之外，也结合实际观察及与园长访谈，以对定量研究中的问题进行更深 入细致的描述，印证定量研究中出现的突显问题并予以解释。 研究结果表明，园长的时间管理就是园长对有限时间资源的运用，是园长的 一种自我管理和一种综合管理。园长时间管理具有以下特点：a 、园长工作时间 量的分配以“人”为本；b 、园长时间管理过程以形成高效能团队为目标；c 、园 长时间的投入讲求长期效益；d 、园长时间管理的成果兼顾有形的工作成效与无 形的人际关系。 目前，园长时间管理的有效性仍受到许多因素的影响，如幼教领域普遍忽视 时间管理、外界对园长的会议和文案工作要求不够科学合理、园长时间管理观念 上存在很大误区、园长缺乏拒绝外界干扰的勇气以及园长缺乏对时间管理的学习 及分享。据此，本文最后提出了提升园长时间管理有效性的原则和策略：园长时 间管理应以积极主动、要事第二、效益为重、双赢、平衡、创新等六项方针作为 指导原则；园长对时自j 管理思维的变革、提升向上管理的能力以及创建时间管理 学习团队是园长提升时间管理有效性的重要策略。 关键词：园长时间管理有效性策略 a b s t r a c t t h ep r i m a r yp u r p o s eo ft h i ss t u d yw a st oe x p l o r et h et i m em a n a g e m e n to f p r e s c h o o ld i r e c t o ra n d 峙e f f e c t i v e n e s s t h er e s e a r c hc o m p r i s e d t h ee s s e n c e t h e c u r r e n ts i t u a t i o n 。t h ep r o b l e mr o o t - c e u s eo ft h et i m em a n a g e m e n to fp r e s c h o o l d i r e c t o ra n dt h es t r a t e g i e sa i m e dt oi m p r o v et h ee f f e c t i v e n e s sw e r ep r o p o s e da tt h e e n d b o t hq u a l i t a t i v ea n dq u a n t i t a t i v er e s e a r c hm e t h o d sw e r eu s e d b o t hi n t e r v i e w a n do b s e r v a t i o nw e r eu s e dt oe x p l a i nt h ee s s e n c ea n dr u l e so ft h et i m em a n a g e m e n t o fp r e s c h o o ld i r e c t o r , t h ef o u n d i n gw a su s e da sap r o t o t y p ec o m p a r e dt ot h ec u r r e n t s i t u a t i o n at i m em a n a g e m e n tr a t i n gs c a l ei n s t r u m e n t ，i n t e r v i e wa n do b s e r v a t i o nw e r e u s e dt oi n v e s t i g a t et h ec u r r e n tp r a c t i c eo ft h et i m em a n a g e m e n to fp r e s c h o o ld i r e c t o r t h er a s u i ti n d i c a t e st h a tt h et i m em a n a g e m e n to fp r e s c h o o ld i r e c t o ri sad y n a m i c p r o c e s sw h e r et h e i rl i m i t e dt i m ei sm a n a g e d i t i sd i r e c t o r ss e f f - m a n a g e m e n ta n dt h e i n t e g r a t i o no ft h e i rm a n a g e m e n t s k i l l sa sw e l l t h e r ea r ef o u rd i s t i n g u i s h i n gf e a t u r e s ： t h e i rt i m ei n v e s t m e n tf o c u so np e o p l ea f f a i r s ，t h e i rm a n a g e m e n tp r o c e s si st h em a t t e r r e l a t e dt ot e a mb u i l d i n g ，t h e i rt i m ei n v e s t m e n ta n dr e t u r na r en o tm e a s u r e do n l yb y q u a n t i t i e sb u ta l s ol o n gt e r ma c h i e v e m e n ta n dt h e i rt a n g i b l ep e r f o r m a n c ea n d i n t a n g i b l er e l a t i o n s h i pn e e dt ob eb a l a n c e da sw e l l t h ei n e f f e c t i v e n e s so ft h et i m em a n a g e m e n to fp r e s c h o o ld i r e c t o rw a sa f f e c t e d b yap r e v a l e n tn e g l e c to fe a r i yc h i l d h o o d ，t h eu n r e a s o n a b l em e e t i n gr e q u i r e m e n t s a n dp a p e rw o r kf r o mt h ee x t e r n a l ，t h ed i r e c t o r sp a r a d i g m ，t h e i rl a c ko fc o u r a g et os a y n oa n dt h e i rl e s st i m e s p e n to nt i m e m a n a g e m e n tl e a r n i n g b a s e do nt h ek e yf i n d i n g s ， t h es t r a t e g i e sa i m e dt oi m p r o v et h ee f f e c t i v e n e s sw e r ep r o p o s e d t h er u l e so ft h e t i m em a n a g e m e n ta r eb e i n gp r o a c t i v e ，e f f e c t i v e n e s s o r i e n t e d ，p u t t i n gf i r s tt h i n gf i r s t ， t h i n k i n gw i n - w i n ，b a l a n c i n ga n db e i n gi n n o v a t i v e t h ek e ya c t i o n - s t r a t e g i e sa r e t h e p a r a d i g ms h i f t ，t h ee n h a n c e m e n to fm a n a g i n gb o s sa n db u i l d i n gal e a r n i n g - t e a mo f t i m em a n a g e m e n t k e yw o r d s ：p r e s c h o o ld i r e c t o r , t i m em a n a g e m e n t ，e f f e c t i v e n e s s ，s t r a t e g i e s 学位论文独创性声明 本人所呈交的学位论文是我在导师的指导下进行的研究工作及取得的研究 成果。据我所知，除文中已经注明引用的内容外，本论文不包含其他个人已经 发表或撰写过的研究成果对本文的研究做出重要贡献的个人和集体，均已在 文中作了明确说明并表示谢意。 作者签名；瓣 学位论文使用授权声明 本人完全了解华东师范大学有关保留、使用学位论文的规定，学校有权保 留学位论文并向国家主管部门或其指定机构送交论文的电子版和纸质版。有权 将学位论文用于非赢利目的的少量复制并允许论文进入学校图书馆被查阅。有 权将学位论文的内容编入有关数据库进行检索。有权将学位论文的标题和摘要 汇编出版。保密的学位论文在解密后适用本规定。 学位论文作者签名：菇轴f 又幸 导师签名： 学位论文作者签名。神州f 又孑 导师签名： 引言 第一章绪论 当前我国幼儿教育体制改革的背景下，许多幼儿园由公办园转变为非公有制 幼儿园，走向市场，依靠社会力量办学，这就迫使幼儿园必然面临着生存竞争的 压力。与此同时，公立或示范幼儿园，也正积极寻求更加科学有效的管理方法与 体制，以优化公立、示范幼儿园所拥有的得天独厚的优质教育资源，最大限度地 发挥示范和带头作用，为更广阔的家长和幼儿提供优质早期教育服务，同时也为 促进整个早期教育领域的优化发展做出自己应有的贡献。在这些急剧的变革与挑 战之下，园长做为一园的最高领导，其工作负担、对园所的经营运作模式正承受 着前所未有的巨大压力，大部分的园长在时间的投入及精力的付出方面都已甚感 不济。园长如何科学地、有效地运用自己宝贵的时间资源，以提高工作效率并有 效地创建一支高质量的教育团队，已成为因应时代变革和发展的重要基础。 本研究的目的是针对幼儿园园长的时间管理及其有效性进行深入研究。在绪 论里，笔者从研究的背景、意义和目的论起，藉此阐明所要研究的议题。另外， 针对研究议题拟出研究设计，制定出程序，对所要研究的问题提出详细的计划与 安排，希冀藉由获取正确的研究资料，做出正确的分析，以解答所要研究、探索 的问题。 第一节问题提出 这十几年来，中国经历了一连串石破惊天的改革和创造的过程；在经济体制 方面从计划经济转轨到市场经济的过程当中，党的十六届三中全会又做出f 完善 社会主义市场经济体制j 的决定；而我们的社会，在政治经济改革的大力牵动之 下，正式进入多元文化和多元思维的发展。在这种复杂又充满竞争的时代潮流冲 击之下，牵系着高质量幼教服务的幼儿园的发展不再只停留在国家、政府包办资 助上，。相对的，每一所幼儿园为求生存发展，都必须要直接面对市场经济的挑战。 一、研究背景 在幼儿教育市场当中，幼儿教育质量的提升和科学效率地经营幼儿园己成为 幼儿园生存发展的关键因素，而这两大诉求也挑战着我国幼儿园传统的管理观念 和管理模式；仅凭经验、直觉和师徒制的管理模式已不能应对充满变革的幼儿教 育环境；因此建立一个有中国特色并能与社会主义市场经济和现代社会相适应的 幼儿园管理体制已是刻不容缓! 回顾中国的幼教管理发展，在广大的理论工作者、辛勤的园长们精心耕耘之 下，早已取得了一定的成果。然而综观诸多的研究，不难发现，宏观的幼教管理 研究居多，微观层面较少；教师成长研究较多，园长发展研究较少；对幼儿园发 展具体要求及研究多，但对园长应有的相应培训和管理能力提升的研究却是非常 地少。园长身为一园的领导，面对种类越来越多、标准越来越高的工作要求，他 们的时间、能力和精力都甚感不济，他们常形容自己在幼儿园里忙的像是处于战 场上。但是，幼儿园却是最不能像战场的地方；这是一个f 人j 的事业，：稚嫩 的幼儿要有温馨宁静的人际交往环境，保教员工需要谆谆善诱、孜孜不倦的教导， 家长需要耐心专业的教育咨询回答。因此，园长管理能力的提升不容忽视。 然“管理能力”一辞涵盖甚广，何以必然瞄准园长之时间管理? 管理学大师 彼得德鲁克说：“时间是最珍贵的资源，除非能有效地管理它，否则其它资源就 更无法管理。”管理过程中的计划、组织、指挥、控制和协调等方法及手段，如 果不是通过高品质的时间管理过程去达成，或者没有得到合理的时间分配及执 行，则这些美好的方法及手段都将成为一种空想或仅是纸上谈兵而已。所以不管 是从组织的效率而言或是从压力管理的角度出发，园长时间管理的有效性已是最 急迫、最需要被解决的一个问题，因为园长需要的不仅仅是更勤奋地工作，而是 更有效率地工作。故园长时间管理研究的重要性已不言而喻。 二、研究的意义 有关时间管理的研究，在国外，从理论到实践都取得了丰硕的成果。在理论 方面，如时间管理概念、时间管理有效性描述、时间管理具体行为、时间管理评 估量表和问卷、时间管理的演进、时间管理的障碍因素及时间管理的策略分析等 重要论题都得到详实的开展和描述。除丰硕的理论之外，国外在时间管理的实践 和运用方面，横跨了企业、心理、医学、教育等行业领域。时间管理，可以说是 一个相当成熟的管理工具。观之国内情况，在理论方面，心理学界黄希庭、张志 杰、秦启文等人也有系统地研究时间管理倾向，在我国的中小学教育管理研究当 中，也可看见一些时间管理的痕迹。然而在幼儿园管理部分，却几乎没有围绕着 时自j 管理主题的理论或实践上的研究。 事实上，不只是园长时间管理理论与实践的匮乏，我国幼教领域上大部分的 2 管理理论与实践一向是依赖来自各界或大教育等其它学科的研究者来发展新的 知识，然后幼教工作者再将其应用并实践于幼教领域。除此之外，幼教学术研究 人员与幼教工作者之间亦是楚河汉界式的截然划分；在这种情况下，便导致了后 者逐渐沦为知识的消费者，而不是知识的生产者。不容乐观的是，幼教工作者又 普遍认为研究者所提出的理论是高调空谈甚于可实际操作，所以事实上，一线管 理者宁可采用自己的经验或过去曾有的约定俗成式的规则来进行管理工作。久而 久之，大多数园长的管理模式便只局限于经验式的、师徒制的实践，较缺乏科学 的、实证性的理论指导。 在社会大众对高质量幼教的强烈需求之下，这种相对劣势的发展大环境已不 能符合社会的期望和需求，因此通过结合理论与实践经验的园长时间管理研究， 归纳、总结、发展出适用于中国幼儿园情境中的时间管理理论和策略，实有其必 要。除此之外，本论文通过对园长时间管理的现状调查，可以反映出现阶段园长 时间管理的行为，藉此对我国园长培训的方向提出建议参考，另一方面本研究结 论也可以为高校及研究所中的幼儿园管理理论提供素材，对学前教育管理理论研 究奉献绵薄之力。 一、研究内容 第二节研究设计 本研究具体的研究问题包括： 1 、园长时间管理的内涵研究 2 、园长时间管理的现状研究 3 、园长时间管理的问题研究 4 、园长时间管理的有效策略研究 二、研究方法 对于园长时间管理的研究，笔者采用了定性研究和定量研究相结合的方法。 首先，本研究透过对幼儿园园长的访谈及观察，探讨园长时间管理的基本概念， 内容涵盖其本质、观念、特点及时间管理技能，其旨在解释、描述出园长的时间 管理法则及其内容，以期作为园长时间管理的现状研究的基本雏型。另外，本研 究对园长时间管理现状进行了一连串的调查；首先是运用了问卷调查的方式，然 3 后结合幼儿园实际观察及与园长访谈，对定量研究中的问题进行更深入细致的研 究，以印证定量研究中出现的突显问题并予以解释，让我们能够真正听到实践者 的声音，以及被研究者所处的环境和条件对他们在时间管理运用上的影响，最后 真正研究探讨出现象背后的问题及其背后更深一层的肇因。 本文所采取的具体研究方法如下： 1 、文献研究 查阅国内外有关本研究的文献，了解掌握相关的研究背景。所查阅的文献范 围主要涉及学前教育管理、教育管理、企业管理、心理学、组织行为学、领 导力学等领域。 2 、问卷调查 ( 1 ) 问卷编制 根据已有时间管理文献资料，参考美国南方三州中小学校长时间管理行为调 查所使用的问卷( c l e od e n i s el a r r y ，2 0 0 3 ) ，最后在上海市选取共2 0 名幼 教专家、园长、教师进行开放性和半开放性访谈，形成“幼儿园园长时间管 理有效性调查问卷”。在此基础上，选取小批量被试共计3 0 名进行预调查， 根据预调查的研究结果再对问卷进行修改调整，最后形成幼儿园园长时间管 理的正式调查问卷。问卷共分为三大部分：第一部分为受访者的统计分析资 料。第二部分为受访者对自己时间管理行为的自评；问卷中所罗列的时间 管理行为是经时间管理专家、学者、幼教专家、园长所界定为对时间管理有 效的管理行为。评定等级共分为从不、很少、经常及总是等四个刻度。第三 部分为半开放式问题，分别为：对园长时间管理阻碍最大的前五项障碍因素 及园长时间管理培训需求等问题。正式调查问卷回收之后，在s p s s l l 5 中 采用c r o n b a c h a 系数检验幼儿园园长时间管理问卷的内部一致性，所计算得 到的n 系数为0 8 6 4 3 。 ( 2 ) 被试取样 问卷发放的日期为：2 0 0 6 年9 月到”月。运用改编的时间管理有效性调查 问卷对1 4 0 名现职幼儿园园长进行调查。本研究的问卷调查部分采用整群随 机抽样的方法，在华师大园长培训班、园长研究生班、首届全国园长大会及 同学或笔者本人做研究访问的园所中进行问卷发放。问卷发放总份数为1 4 0 份，回收1 2 3 份，有效问卷为1 1 5 份。 ( 3 ) 资料收集 培训主试：主试由学前心理与教育专业研究生组成( 包括研究者本人、同学、 4 学妹共三人) 。测查前专门集中进行了培训、预实验，以统一要求，明确注意 事项。 施测：组织园长填写“幼儿园园长时间管理有效性调查问卷”。填写前先向其 说明注意事项、填写方法，在确认被试理解后，单独作答。 ( 4 ) 资料录入与分析 用e x c e l 进行资料录入及管理工作，并对资料进行了数据统计处理。 3 、访谈 ( 1 ) 抽样 围绕研究的具体问题，在上海市长宁区、静安区、浦东区、黄浦区、松江区 共选取了7 所幼儿园的园长作为访谈对象。针对研究的问题，对园长进行访 谈。其中，示范园园长2 位，一级园园长3 位，二级园园长1 位，民办园( 非 一级或二级园) 园长1 位。其访谈提纲、园长介绍见论文附录。 ( 2 ) 访谈资料的收集与分析 对7 位园长共进行了2 2 次访谈。每次访谈的时间在6 0 分钟至2 小时不等。 7 位园长中，6 位园长是当面访谈，访谈地点都在园长办公室；1 位园长是当 面访谈，地点在学校西餐厅进行。在征得她们的同意后，用m p 3 进行录音。 录音资料在电脑上转录为文字材料，然后对文字材料进行编码、整理和分析。 4 、观察 观察法有两个方面：一是得到园长的同意，参与了园所的部分会议或科研活 动，于其中对园长的时间管理行为进行了参与式观察。二是指在访谈过程中 随机地观察园长的工作情况，并适当作了观察记录，目的是考察自然情境下 园长动态的管理沟通过程。 三、研究过程 本论文进展和时问计划如以下： 第一阶段( 2 5 3 2 0 0 6 1 ) 1 、通过对文献资料的收集、翻译、分析、研究，确定选题方向 2 、观察幼儿园，确认研究问题 3 、经导师同意，确定研究题目。 5 第二阶段( 2 0 0 6 1 2 0 0 6 7 ) 1 、确定研究目的、意义、方法 2 、完成问卷设计、文献综述、研究大纲 3 、进行开题报告 4 、问卷预调查、修改问卷 第三阶段( 2 6 9 2 0 0 6 1 2 ) 1 、发放、回收问卷 2 、进入个案园进行资料收集、问卷调查、访谈、观察 第四阶段( 2 7 1 2 0 0 7 5 ) 1 、问卷调查结果的整理、统计、分析 2 、个案调查资料的整理、归纳和分析 3 、撰写论文报告 四、研究的局限 受时间、经费及笔者研究能力等诸多条件的限制，本研究仍存在一些不足之 处。首先，本研究中的调查和访谈对象来自于首届全国园长大会、华东师范大学 所举办的各期园长培训班、园长研究生班以及上海市七所幼儿园中的园长，取样 范围仍存在一定的局限性。其次，由于国内该领域的研究几近空白，缺乏相应的 研究工具，因此，本研究中所使用的研究工具改编自国外权威的中小学校长时间 管理问卷，故可能会对研究结果产生一定的影响。 6 第二章时间管理文献综述 “时间是最珍贵的资源，除非能有效地管理它，否则其它资源就更无法管 理”。时间管理对卓有成效的管理者而言，是至关紧要的一种管理能力，一般 管理领域如此，幼儿园亦不例外。 本论文文献综述将从大管理的视角出发，最后聚焦于教育领域以至幼儿园。 笔者之所以选择这样撰写的方式，实有感于早期教育专业领域向来被喻为“女人 的天下”( l o a n e ，1 9 9 7 ) ，因为在其中的工作人员大多数是女性，而其主要服务 的对象又都是幼儿，所以倾向于一种以典型的女性特质，如沟通、协作、寻求一 致、培育、包容、重舆论为基础的工作模式和领导风格，但是这种领域的特殊性 有时也形成了一些局限。例如某些园长对专业发展和职业发展的狭窄定义，导致 他们无法拥用更宽阔的视野来面对多变的早期教育环境。 然而，如果组织要进行绩效管理，其方法虽甚众，但都有一个共通的前提， 那就是“创新的精神”，而创新需要具备宽广的视野。园长作为幼儿园的领导， 她不仅是园所的雇用人，还是负责家计的经济人，在广大早期教育工作生态中， 她们更倾向是社会人、管理人甚或是自我实现的人。基于此视角，园长的时间管 理研究纵述不能将眼光狭小地局限于园所或早教领域当中，取而代之的是共通、 普遍领域和早教专业领域的整合。 本综述不局限于幼儿园领域，而是就时间管理概念、时间管理重要性、时间 管理理论的演进、时间管理障碍因素及策略、企业管理、心理学和教育领域中的 时间管理研究等论题分别予以论述。 第一节时间管理的基本概念 就组织生存发展所需要的资源而言，时间资源是最特殊的一项。管理者无法 选择是否使用时间，他们只能选择如何运用时间。然时间究竟是什幺? 却是非常 难以明确定义。时间的概念虽是举世所共有，但是在不同的环境、文化、思维等 复杂因素影响之下，每一个人却都有属于自己一套的解释。 彼得德鲁克着，苏伟伦译牡拉克管理思想全书k 上海财经大学出版社，2 0 0 1 年5 月，第1 版 7 时间是管理中最重要的资源 彼得德鲁克认为有效的管理者知道，时间是一项限制因素。任何生产程序 的产出量，都会受到最稀有资源的制约。而在我们称之为“工作成就”的生产程 序里，最稀有的资源，就是时间。时间作为管理领域中可运用的资源而言，是资 源中最特殊的一项，而其有别于其它资源的特殊性就在于：时间不可取代、无法 再生；时间资源的供给，没有弹性，永远短缺；时间是最珍贵的资源，制约着其 它资源的运用。 麦克道格( m c d o u g l e ) 定义过时间的特征，他认为时间就是金钱。组织中， 一个项目方案的延迟完成或是应做的决定迟迟不决，延滞，都会导致组织蒙受巨 大的损失；时间的损失对任何组织而言，代表的就是主要资源的流失和浪费； 时间对每个人都是均等、公平的；时间可以极大化，时间的质与量之间存在着一 个巨大的差异；然而，时间也可以被浪费。 时间虽然是珍贵的资源，但并非人人都懂得掌握和珍惜，人往往最不擅于管 理自己的时间，绝大多数人都误以为时间可以取用不竭，而有效的管理者与其它 人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。每一个管理者之间的差别，不在 于他们拥有时间资源的多少，而是在于他们如何珍惜、运用自己的时间。另外， 所谓的“领导”还是一种追随关系、一种影响力甚或一种参与的过程。所以园长 的工作模式和工作价值观影响着全体教职员的工作模式和工作价值观，因此，园 长对时间的态度、运用和管理对全体教职员而言也将产生极深远的影响。每一所 幼儿园之间之所以有差异，最主要就在于园长从事管理时，运用工作时间的态度、 观念、取向有所差异；当园长运用工作时间的态度、观念、取向不相同时，相同 的工作时间里所创造出来的工作效益也将大不相同。 二、时间管理就是自我管理 现代社会的经济已经从体力劳动经济转型为知识经济，彼得德鲁克认为“我 们无法对知识工作者进行严密和细致的监督，知识工作者本人必须自己管理自 己，自觉地完成任务，自觉地做出贡献，自觉地追求工作效益。”对此，亚历山 大( a l e x a n d e r , r 1 9 9 2 ) 也提出过类似的论点，他认为企业所关注管理的几个 彼得德鲁克着，许是祥译，那国毅审订卓有成效的管理者，机械j = 业出版社。2 0 0 5 年6 月，第4 页 8 主要领域，如资金管理、劳力需求、人际互动、信息管理及时间管理等几项领域， 前四者是可以调整控制的，例如在劳力需求方面，我们可以增加或缩减人员编置、 改变人员职位结构等。而针对资金的运用方面，我们可以增加、缩减、借贷或自 由调配，将其投资在办公室扩建或其它新的方案上面。然而时间管理只能靠员工 个人自我管理，管理者无法真正地管理别人的时间。由此观之，就时间管理的过 程、管理的主体和管理的对象而言，时间管理实可理解为一种自我管理，是现代 管理者一种不可或缺的管理技能。 第二节时间管理的重要性 一、通过时间管理，才能使管理者卓有成效 时间是最珍贵的资源，除非能有效地管理它，否则其它资源就更无法管理。 管理过程中的计画、组织、指挥、控制和协调等方法及手段，如果不是通过高品 质的时间管理过程去达成，或者没有得到合理的时间分配及执行，则这些美好的 方法及手段都将成为一种空想或纸上谈兵而已。时间管理对卓有成效的管理者而 言，是至关紧要的一种管理能力，哈佛企业管理百科全书就把对时间的有效 利用，列入成熟管理者的九项标准之一。威尔康辛( w i l k i n s o n ，1 9 7 1 ) 则提到， 管理者应该视时间为一种投资，而不是一种花费；管理者的时间是非常珍贵的， 而且管理者的职位越高，对组织来说投资就越大。珍妮西伯及罗伯特连( j a n e t qh i b b a r d & r o b e r tk l a n d r u m ) 认为，也许在一开始便作时间计划管理，会 花费一些时间，但是这些付出都会有所补偿，因为管理者会得到更佳的成果，而 且也因为行动有效，所以真正地节省了时间。所以宁可花一些时间去作时间上的 计划管理，而不要把时间花在因不作管理而导致的危机处理上。现代管理者需要 的是更有效率的工作，而不只是更勤奋的工作，时间管理的重要性不言而喻。 二、时间管理是有效管理者的习惯之一 彼得德鲁克曾定义过所谓有效的管理者。他认为身为管理者，不管是医院、 企业、学校机构或是政府机关的主管，都必须工作卓有成效。有效性是一种习惯， 不需要依赖天份，可以靠后天养成。他所提出的著名的有效管理者五个习惯都与 时间管理有着密切地相关： 1 、有效的管理者知道他们的时间用在什幺地方。他们所能控制的时间非常有限， 他们会有系统的工作，来善用这有限的时间。 9 2 、有效的管理者重视对外界的贡献。他们并非为工作而工作，而是为成果而工 作。 3 、有效的管理者善于利用长处，包括自己的长处、上司的长处、同事的长处和 部属的长处。 4 、有效的管理者集中时间和精力于少数重要的领域。他们会按照工作的轻重缓 急设定优先级，而且坚守优先级。他们知道：要事第一。 5 、有效的管理者必须善于做有效的决策。他们知道快速的决策多为错误的决策； 快速的错误决策，浪费管理者的时间。 另外，被美国时代周刊誉为“人类潜能的导师”的史帝芬柯维( c o v e y , s r 。1 9 8 9 ) 则认为新世纪的高效能领导人应有七个好习惯，这七个好习惯已经 成为最新领导学及时间管理学上的圭臬，其分别为： 1 、积极主动。如何面对外在环境的刺激和做出反应，人们其实有做选择的权利。 主动积极即采取主动的态度，为自己的过去、现在和未来的行为负责，不怨 怼他人，因为人有主宰自己生命的权利和义务。 2 、以终为始。不论是个人、家庭或组织，在做任何计划或决定的时候，都应先 有远景和目标，并以此作为每日行动的指引；如此才得以确保其所作所为都 是朝着最有意义的目标或方向前进。 3 、要事第一。要经营一个卓有成效的人生，我们应该胸怀远景和目标，并了解 什幺是重要和紧急的事情；无论急迫性如何，个人和组织都应要事要办。 4 、双赢思维。双赢思维的思考方向是不损人利己，亦不损己利人。这是一种基 于互敬，寻求互惠的解决问题的模式，也是一种信息、力量、成果分享的人 际模式。 5 、知己知彼。沟通时，大多数的人们因为心中早已怀有定见，所以没有真心倾 听他人；如果能真一1 5 聆听，便能开启真正沟通之门。当他人受到尊重和认可 之后，便容易卸下防御之心，如此沟通开始真正顺畅、有效率。 6 、统合综效。这是一种一加一大于二的团队模式。实践统合综效的人际关系和 团队，会抛弃敌对的模式，超越妥协，他们开创的是一种创造性的合作。 7 、欲善其事，先利其器。透过心智、心灵、生理、社会及情感的不断更新，让 个人、家庭或组织能与时俱进，不显老化或疲乏。 另外，史帝芬舸维在2 0 0 4 年又提出高效能领导人的第八个好习惯，即从 效能迈向卓越j 。 1 0 好习惯的养成需要的正是时问j 。时间管理大师默林( m r r i l l ，e d ) 曾经 提过：一个人把时间花在哪种地方，他就会过哪种生活，而且他就会成为哪种人。 如果我们的园长能掌握好自己的角色扮演内容，然后把时间安排在那里，假以时 日，他们便能真正成为一个卓有成效的幼儿园园长。 第三节时间管理理论的演进 随着人类社会的发展，时间不断的增值，时间管理逐渐被人们所重视。概括 国内外学者对时间管理的分析，大致上可以将时问管理分为以下几个阶段： 一、时间纪录阶段 十九世纪以前，时间管理方式主要是时间的纪录，其管理观念主要是把时间 视作为一种规律的循环，此时并不计算时间的用量，仅用时钟记录时间。这阶段 属于农作、体力劳动管理，人们认识了时间、时机对生产力的限制，依此基础制 定了“农忙”、“汛期”和。采伐期”等，并用此确定职工的工资、地租及税 收等。在此时间纪录阶段里的人们，并没有意识到时间的特殊性或时间量的投入 与效能之间的关系，此时的时间管理观念仅是单纯的将时间视为自然界一种运作 的型态和方式，而人们仅是依时间的前进而采取不同的作息而已。 二、科学管理阶段 十九世纪末到二十世纪6 0 年代，人们对时间管理的观念发生了变化，他们 认识到了时间是一逝不复返的，因此开始定量时间并实施了对体力劳动时间的控 制。这阶段基本上是属于体力劳动管理阶段，此时的时间管理是工业化生产的客 观要求，管理中将人视为机器一样，要求时间的精准管理。这个阶段以二十世纪 2 0 年代美国实施的泰勒制为标志。科学管理阶段中的工作者，他们的时间资源 和时间上的管理，都是操纵在一个或数个威权的管理主体上，此时的个人并没有 掌握和分配自己时间的意识和意志，更遑论真正的个人时间管理。此时对工作者 时间的投入或工作生产效能的获得，都需要通过威权管理者严密的监督和控管才 得以产生。 三、现代管理阶段 从二十世纪6 0 年代开始，人们已把时间视为个人珍稀的资源，时间管理开 始走向个人、脑力劳动的时间管理。此阶段中人们已逐渐意识到，虽然可以控管 时间的量，但是并不能保证时间的质，而要时间的质与量皆并重，唯有仰赖个人 管理才能达成，因此时间管理逐渐迈向个人的时间管理。 有关个人时间管理理论的研究已有相当长的历史，目前得到较大部分人的共 识是根据史帝芬柯维( s t e p h e nrc o v e y ) 的定义及说法来划分，可以分为以 下四代。 第一代时间管理理论着重的是使用一种系统，来提醒人们哪些是需要被重视 的工作或方案。人们利用便条纸及备忘录，在忙碌之间调整时间和精力。然而这 一代时间管理的缺点是完全忽视“优先”的概念。在备忘录及便条纸的提醒之下， 人们固然会完成较多的工作及获得成就感，但这些工作或成就感却不一定是符合 人生的大目标，反之可能是一些紧急但却不重要的事情。经理人按外在急迫性和 要求行事，便容易推卸责任、缺乏效率、缺乏自制力与自尊。 第二代时间管理理论着重的是计划与事前的准备，强调行事历与日程表的运 用。在目标设定、计划、个人工作职掌分配中，确实可以获得比上一代时间管理 更大的成就。这一代时间管理已反映出注意规划未来的重要性。然而这一代时间 管理的缺点是：对事情和工作仍然没有轻重缓急之分。 第三代时间管理理论讲求的是优先级的概念，人们将有限的时间精力分配到 最重要的事情上面，争取最高的效率。理论中强调依据轻重缓急来设定短、中及 长期的目标，之后再逐日设定完成目标的计划。这一代时间管理已讲究价值观并 强调认清目标，大大地提升了个人的生产力及效能。然而其缺点是：过分强调效 率，人们容易拘泥于逐日照规划行事、识野不够宽广。更甚者是人们为了效率及 目标的追求，失去了一些增进感情、满足个人需求及享受意外惊喜的机会。 第四代时间管理理论是集前三代之大成的理论，在前三代原有的优点、基础 上予以创新。与前三代截然不同的是：第四代时间管理，基本上谈的不是时间管 理，而是个人的管理，它强调与其着重事务与时间的安排，不如把重心放在维持 个人产出与产能的平衡上。这一代时间管理讲究的是以原则为重心，配合个人角 色及使命需要，兼顾事情的重要性与急迫性，以求达到人生追求事业、家庭生活 和社会生活的全面性平衡。 从现代时间管理理论的演变来看，可以大致窥出：每一个阶段的进展，都是 1 2 以上一个阶段做为基础，逐步的发展完善，更迈向科学。另外，每一个阶段又都 有不同的侧重点，其侧重点依稀可的看出是随着当时代人的需求、人的价值观或 对人的价值观不同而有所不同。例如：前几代时间管理较侧重的是人的生产力、 效率，结果追求的是完成更多的工作或事务，而新一代的时间管理就发现以效率 为依归的时间管理模式，并不能帮助人在事业、家庭与社会生活三者上达到真正 的平衡，所以更多讲的是人的价值观和人的个体因素，而其结果追求的是维持产 品与产能的平衡。 时间管理作为一种管理上的工具或手段而言，其理论或方法本身并没有绝对 孰劣孰优的比较，管理者应视当时实际管理情境，因时、人、事、物、地而置宣， 采取最适合情境、组织及个体的时间管理方法。 第四节时间管理一般障碍及策略 一、时间管理障碍 时间管理的障碍因素通常被称之为“时间杀手”。鲁迅曾说过浪费自己的时 间是“慢性自杀”，而浪费别人的时间则无异于“谋财害命”，所以界定出时间管 理的障碍因素，找出浪费时间的原因是进行有效时间管理的第一步。管理者分析、 探索自己时间管理的障碍因素，据此就更能充分地认识时间、有效运用及掌握时 间。 1 、时间管理障碍具有跨领域共通性 。 据研究调查显示，时间管理的障碍因素并没有因领域行业别的不同而有显着 差异，例如麦肯锡( m a c k e n z i e ，r a ，1 9 7 2 ) 所主导有关时间管理的障碍因素调 查中，针对加拿大军校4 0 位将领所做的障碍因素与美国中西部3 0 位大学校长所 罗列的障碍因素，竟有惊人的相似。另外，针对3 0 0 位美国公立学校的学监所作 的障碍因素也与墨西哥2 5 位青年总裁所调查出的结果一致。这些调查结果表明 时间管理的障碍因素有跨领域的一些共通性。 2 、时间管理障碍也具有领域特殊性 时间管理的障碍因素，就如同其它人力资源管理项目一般，因为是牵涉到人 的事务，所以有大致可循的规律和相似性。但是毕竟人的发展是一种与环境交互 作用的动态发展；从更多元的角度来看，不同的时代背景、文化、地区经济发展 1 3 程度，甚或随着当时代人的需求、人的价值观或对人的价值观不同，又可能造成 专业领域或是工作个体在有关时间管理的障碍因素上的独特性及差异。例如本研 究所专注的幼儿园，其作为服务社会、家庭、幼儿的一个组织，既有与其它工作 组织单位相似的共通性，也有行业领域中的独特性与专业性；园长是幼儿园组织 中非常重要的一个领导角色，在研究其时间管理的同时，就必须把管理上的共性 及在该领域运用上的独特性同时列入考虑，才能探究其真正具体的、有专业意义 上的有效性。 3 、不同维度和视角中的时间管理障碍 时间管理障碍除了跨领域的相似性之外，仍有人从管理者经验、管理事务的 内容、管理环境及个体本身或组织概念等不同维度来进行时间管理障碍因素的相 关研究，如：柯伯特( k o b e r t ，n ，) 主导，在财富杂志曾发表的了一份针对五十 位企业界的执行官所发出的时间管理意见调查结果。调查结果中显示：执行官们 认为浪费他们时间的因素前五名为：电话、邮件、会议、交际应酬以及文案工作。 另外，麦肯锡则根据十五个国家的管理者经验，提出了十五个管理者认为最 主要的时间管理障碍因素，它们分别为电话、访客、会议、危机、缺乏目标、优 先级、截止日、个人缺乏组织规划、未作适当的授权、同时开展太多工作、权利 与义务不明确、信息紊乱、拖延、缺乏明确的沟通和指导、没有拒绝的能力、缺 乏标准和进度报告和疲劳等。另外，麦肯锡还将时间管理的障碍因素依管理的内 容作归类，共分为计划、组织、指挥、人员、控制、沟通等六大方面。 温伍德( w i n w o o d 。1 9 9 0 ) 则是依环境及个体本身将时间管理的障碍因素作 为区分。彼得德鲁克也曾就组织的观点来界定时间管理障碍因素，他认为：组 织因缺乏制度和远见而产生的弊端、人员过多、组织及信息功能不健全等三大因 素就是造成管理者时间浪费的活动或因素。 在时间管理障碍因素当中，管理者“不授权”及“拖延”等问题，也是近年 来时间管理研究的其中两大重要范围；柯伯特在1 9 8 0 年指出管理者不授权乃是 源于：管理者本身对该项任务有偏好、想节省时间、不信任别人或不想打扰他人 的工作等四个主要因素所导致。麦肯锡于19 9 2 年则曾提过：再完美的决定，一 旦延误了提出的时机，也不会产生应有的作用；反之，如果提早做了决定，纵使 是个不好的决定，也会因为时间的充裕而有修正的余地。对于拖延的恶习，力宝 夫于1 9 7 9 年曾提及其将会导致有不完全的人生、产生厌倦和无聊、不良的人际 1 4 关系、衍生工作焦虑、重要目标无法达成、持续苦恼以及处于挫败之中等隐忧。 二、时间管理策略 近几年来，管理领域中较常被先进组织所提及及运用的标竿管理 ( b e n c h m a r k i n g ) 及六西格玛( d m a i c ) 等绩效改进的方法当中，界定问题、 明确自身的现状都是为了能有效的拟定改善的行动策略。在提升时间管理的绩 效、有效性当中，界定了时间管理障碍因素之后，制定有针对性的策略就是保证 卓有成效的时间管理的一个关键步骤。 就改善一般的时间管理障碍因素而言，时间管理策略研究目前较为密集的锁 定在全面时间管理流程、优先级的排定、有效的授权、有效的会议管理等主题上。 1 、时间管理流程及步骤 就较全面的时间管理流程而言，默林和道格拉斯( m r r i l l ，e d d o u g l a s d n ， 1 9 8 0 ) 提出五个步骤来消弭时间管理的障碍，其分别为：收集正确充分的讯息、 确定可能的肇因、发展可行的行动方案、选择最适合的行动方案，最后执行实践 这些行动方案。 比特( b i t t l e ，1 9 9 1 ) 则定义出十二项步骤以有效地掌握时间管理，与默林和 道格拉斯不同的是，比特更细节化了改善步骤，并且在执行的阶段当中，主张善 用他人的时间以协助自己有创造性地去利用时间。他认为应该有效率地工作，而 非只是勤奋的工作来获得时间的充裕。除此之外，比特还认为有效的时间管理应 该摒弃某些传统作事的方法，因为这些方法可能耗费甚巨并且毫无效率可言；取 而代之的应该是一些创新的手段和运用科技，例如改善机器、设备或是更新材料 等等，藉此以获得更有效的时间管理。如果人们可以妥善地运用有效的时间管理 模式，个人将得以在职场生涯上获得大幅的进步和成长。 贝克霍尔博格( b a k e r , h o l m b e r g ，1 9 9 6 ) 也提出九个步骤以达到更好的 时间管理，他们侧重了管理上的弹性，认为应依情况的不同，采取运用相应的时 间管理法则，这样才能及时地开启及如期地完成工作事项，而且尽可能地避免时 间的浪费。另外，他们也关切管理者的生物生理因素，认为管理者应在自己精力 最佳状况的时候，先从事最难以处理的工作事项。 波查斯卡( p r o c h a s k a c u e ，k ，1 9 9 5 ) 则提出十三个小秘诀以达到有效的个 1 5 人时间管理，他特别强调：不只要将事情做“对”，还要做“对”的事情；将紧 急事件发生的机率降到最低；授权或尽可能免去不需执行的任务；避免做一个追 求完美的人；最后应适时地鼓励及嘉奖自己。 温斯顿( w i n s t o n ，s ，1 9 9 4 ) 提出所谓的“组织能力核查表”；借着检视自 己的组织能力细节，如文件管理、计划、沟通、追踪、授权等细节以帮助管理者 检视他们的时问管理状况。 在教育领域当中，兰西( r a m s e y , r d ，1 9 9 6 ) 也曾为校长们提出了几项时 间管理秘诀，其中强调了：为任务设定截止时间、为自己及他人强化目标设定、 为每日例行事项制定标准作业流程、简化行政及书面工作、只列席自己真正能有 贡献的会议、重要的任务应优先处理、努力的程度应与任务的重要性相匹配、妥 善运用秘书或助理为事情做协调、将任务授权给那一些可以做的比你更快、更好 的人、克服拖延的恶习等重点 2