办公区域管理规定(KY-GL-G-11-A)

武汉凯迪 绿色能源开发运营 有限公司 Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.Ltd 办公区域 管理规定 （ 试行版 ） KY-GL-G-11-A 版 次 A/O 分发号 持有人 状 态 受控 非受控 作废 密 级 秘密 机密 绝密 编制 /日期 审核 /日期 批准 /日期 2008 年 8 月 日发布 2008 年 8 月 日 试行 目录 1 目的 .1 2 范围 .1 3 定义 .1 4 职责 .1 5 程序 .1 5.1 设施与设备 .1 5.2 办公秩序 .2 5.3 环境卫生 .2 5.4 外出与安全 .3 5.5 检查考核 .3 6 相关文件 .3 7 记录 .4 办公区域管理规定 版次： A/O 页次： 1/8 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司所有 未经许可不得影印 1 目的 为加强公司管理，通过规范 办公区域 员工日常办公行为，创造良好的企业文化氛围，维护公司形象，特制定本规定。 2 适用范围 本规定适用于 武汉凯迪 绿色能源开发运营有限 公司 (下简称公司 )的 办公区域 的 文明办公 管理。 3 定义 3.1 本 规定所指工作场所为所有公共集中办公区域，包括办公室、会议室 、 档案 室等区域。 3.2 公共场所包括办公楼的过道、楼梯、卫生间等。 4 职责 4.1 总经理工作部 负责 对办公室和 其他 办公区域的设施 和办公 秩序进行 检查和 考核 ； 并 负责办公场所的安全、消防、卫生工作的执行和维护 。 4.2 各职能部门负 责本部门 员工文明办公行为的督导和教育。 5 程序 5.1 设施与设备 5.1.1 办公室内资料柜、电脑、打印机、传真机、复印机、办公桌椅、办公用品等各种办公用具应摆放有序，不准在室内和公共走廊堆放物品。 办公区域管理规定 版次： A/O 页次： 2/8 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司所有 未经许可不得影印 5.1.2 办公 区域内需 保 持整洁，做到档案资料、文具工具、电话，电脑放置 整洁 有序 。 5.1.3 各办公室 公用 设备 按照办公需要摆放， 部门 指定 专人 为责任人。 5.1.4 发现办公设备 和设施 （包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时， 发现人 应立即 使用 办公设备故障报修单 向 总经理工作部 报修 。 总经理工作部 将 于一个工作日内给予解决，无法及时解决的 应 立即回复。 5.1.5 下班应 由最后离开办公室人员关闭全部 照明、空调、 办公设备 等 用电设备 ，并锁好所有门窗 。 5.2 办公秩序 5.2.1 员工在 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声 喧哗，确保办公环境的安静有序。 5.2.2 员工在 工作 时间 严禁做与工作无关的事 ： 如接待亲朋好友， 或 与业务无关的客人，看与工作无关的书籍和报纸， 炒股， 玩游戏，聊天，睡觉等 。 5.2.3 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间 不应过长 。 5.3 环境 卫生 5.3.1 办公 区域 作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都应自觉维护环境卫生 。 办公区 域 应保持环境清洁、整齐、肃静、井然有序 。 5.3.2 员工应 小心避免茶水 ， 饮料，食物等污染 地面 ； 垃圾，茶水等废弃物 应放置到规定废弃回收桶内 。 办公区域内 饮水杯 仅供 客人使用 ，本公司员工应自带 水 杯 。 5.3.3 员工 严禁 在 办公场所内 丢弃 烟头、纸屑、瓜果皮核。 5.3.4 员工 严禁 向窗外吐痰、倒水或倒杂物。 5.3.5 员工应注意 保持区域 清洁， 及时 整理个人办公区域，并保持桌面的卫生及整齐 。 每天下班后将个人的办公椅 推回办公桌下， 办公用品 放入抽屉 ，文件放置 在 文件盒内，保证桌面没有杂物和废纸。 5.3.6 办公场所和公共区域 禁止吸烟 。外来人员在非办公区域吸烟， 接待 员工应加办公区域管理规定 版次： A/O 页次： 3/8 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司所有 未经许可不得影印 以制止。 5.4 外出与安全 5.4.1 上班时间 员工外出须报部门 部长 批准， 外出和 返回 时均需在 OA 系统上登记 作为记录 。 5.4.2 公司资产 出门 必须 持物品 出门证 ， 经 部门负责人审核 ，总经理工作部部长同意 后 方可离开公司 ， 无 物品出门证 ，门卫有权暂扣 物品 。 5.4.3 非公司人员不得随意进入办公区域。 外来 人员 到访公司， 需提前预约 并 填写会客登记单 。 门卫检查证件后 ， 用电话联系相关部门 得到同意后 ， 由 接待 人员安排等候及会面 。 离开时 门卫 需核对并收回业务部门人员签字的 会客登记单 。 5.4.4 当邀请客户或参观客户前来公司访问时， 会客登记单 可由接待人员代为填写。 5.5 检查考核 5.5.1 总经理工作部每月第 某 周周五 下午 4： 00 定期 对办公区域环境进行检查。并根据检查结果填写文明办公缺失登记表，对检查出的缺失提请部门负责人签字确认，并负责在 3 日内改善。 5.5.2 为加强文明管理力度，由总经理工作部组织采取多种形式对办公区域环境进行不定期检查， 通过 成立 由各部门参加或总经理牵头的 文明办公检查小组 。 并根据检查结果填写文明办公缺失登记表，对检查出的缺失提请部门负责人签字确认，并负责在 3 日内改善。 5.5.3 每月 按 各部门检查 缺失 项目数 作为文明办公先进部门 考核标准 ， 月度 缺失 项目最小的部门将被评比为当月文明办公先进部门 。 先进部门将获得其他部门缺失罚款，作为部门活动经费。年度获得先进部门次数最多的部门将被颁发 年度文明办公优秀部门奖杯。 6 相关文件 a) 绩效考核规定 办公区域管理规定 版次： A/O 页次： 4/8 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司所有 未经许可不得影印 b) 信息收集与传递工作程序 7 记录 7.1 物品放行条 (KY-GL-G-11-A-01) 7.2 会客登记单 (KY-GL-G-11-A-02) 7.3 文明办公 点检 项目表 (KY-GL-G-11-A-03) 7.4 文明办公缺失登记表 (KY-GL-G-11-A-04) 办公区域管理规定 版次： A/O 页次： 5/8 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司所有 未经许可不得影印 物品出门证 表单编号 ： 记录流水号： 时间 单位 物品名称 数量 事由 备注 经办人： 部门主管： 值班保安： 备注：记录流水号，出门时间和出门件数由门卫填写 办公区域管理规定 版次： A/O 页次： 6/8 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司所有 未经许可不得影印 会客登记单 来访时间 来客单位 访客姓名 携带物品 身份证号 来客事由 接洽单位 接洽人 来访时间 离开时间 表单编号： 办公区域管理规定 版次： A/O 页次： 7/8 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司所有 未经许可不得影印 文明办公点检项目 表 缺失大项 缺失细则 处罚 对象 处罚额度 设施与设备 部门资料柜、电脑、打印机、传真机、复印机、办公桌椅、办公用品等各种办公用具摆放无序。 部门负责人 每处 10 元 室内和公共走廊堆放有杂物。 部门负责人 每处 10 元 办公区域内档案资料、文具工具、电话，电脑放置杂乱。 区域责任人 每处 20 元 办公室人员离开，没有关闭全部 、空调、办公设备 等 用电设备 部门负责人 每处 50 元 门窗未锁 部门钥匙负责人 每次 50 元 办公秩序 员工在工作时间无故离岗、串岗，影响正常办公 当事人 每次 50 元 员工在办公室闲聊、吃零食、大声 喧哗，影响正常办公环境 当事人 每次 10 元 员工在 工作 时间 看与工作无关的书籍和报纸 当事人 每次 50 元 员工在 工作 时间 炒股， 玩游 戏 ，睡觉 当事人 每次 50 元 环境卫生 员工办公区 域 环境 脏乱 当事人 每处 10 元 员工乱扔 垃圾，茶水等废弃物 当事人 每次 10 元 员工使用公司纸杯 当事人 每次 5 元 员工在办公场所内丢弃烟头、纸屑、瓜果皮核 当事人 每次 20 元 员工向窗外吐痰、倒水或倒杂物 当事人 每次 20 元 下班后 未将 个人的办公椅 推回办公桌下 当事人 每次 10 元 员工桌面有杂物和 废纸。 当事人 每处 10