海运操作规范.doc

海运操作规范1. 目的规范公司海运出口货物操作，保证服务质量，提高操作效率，减少操作成本。2. 范围适用于公司操作部门所有员工，包括操作人员、单证人员、外勤人员、操作主管、部门经理等。3. 职责3.1 操作部经理负责对本部门的人事和业务操作实行有效管理，负责公司业务的具体操作，协调部门内部、本部门与相关业务部门之间，以及公司与相关业务单位的关系，为客户提供满意的货运代理服务，为公司创造最大经济效益。3.2 操作人员负责出口海运业务的具体操作，负责联系、协调本公司与承运人、同行、拖车公司、堆场、报关行等外协单位的关系，合理、及时安排所涉及的每一个操作环节，确保操作顺畅无误，为客户提供优质服务。3.3 单证人员负责联系、协调与本公司发生业务关系的客户，准确、及时地处理与客户往来的单证；快速反馈必要的信息给客户，做好全程跟踪；协助操作处理具体业务操作，合理安排外勤签发提单及交接其他单据；与操作分工协作提供，为客户提供优质服务。3.4 外请人员的责任是按照操作和单证人员的要求，安排货物排载、进场、申报等工作，合理安排线路，确保各种单据文件的交接安全、顺利、及时。4 要求4.1 舱位预报：4.1.1 根据市场发展需要，对于公司某些优势航线，商务部须提前一周将下周所需舱位预报给相应操作人员，以便操作人员及时向船东申请舱位。4.1.2 业务员应积极配合商务部和操作部做好舱位预报工作。4.2 订舱4.2.1 接单4.2.1.1 自揽货及同行货4.2.1.1.1 业务人员收到客户的书面托运委托书后，按中的评审标准对客户托运资料进行评审，并填写业务交接表（见附件1），业务交接表上需填写详细的托运资料，相关费用以及客户特殊要求及操作注意事项等；4.2.1.1.2 相关业务人员在业务交接表上签注姓名和日期后，交由商务部审核。4.2.1.2 指定货4.2.1.2.1 代理收到出货信息后通知我司操作人员，操作人员与工厂联系确认货物备妥时间；4.2.1.2.2 工厂将托运委托书传真我司，我司操作人员收到托运委托书审核并落实相关货物信息后，向代理逐票确认货物出运安排及操作要求，并在得到代理书面确认后才可开始操作；4.2.1.2.3 操作部操作人员根据客户订舱要求填写业务交接表交由商务部审核；4.2.1.2.4 若需运费到付做差的，业务人员在承揽该票业务前，须提供发货人、收货人、柜型柜量、港口、船期、船东、运费买卖价格、品名等重要信息给商务部，由其向国外代理确认无误后，才可以安排操作部安排具体操作，以免引起纠纷。4.2.1.3 电话委托4.2.1.3.1 原则上，我司不接受电话托运委托，如特殊情况确需电话委托时，操作人员必须督促客户在电话委托之后24小时之内补齐书面委托书；4.2.1.3.2 为避免给公司造成损失，在催促无果的情况下，操作人员有权取消该票货物的操作，但应在取消操作之前给予客户书面通知。4.2.1.4 客户查询操作人员对客户或其他相关人员关于船期、航程、靠泊码头、各类操作进程，以及单证截止时间等信息的查询应耐心并及时给予答复。4.2.1.5 配合供方4.2.1.5.1 操作人员应确保只使用与我司签订有合作协议的配合供方；4.2.1.5.2 如找不到合适的协议供方，操作人员应及时向相关负责人反应；在征得公司领导同意后，可临时使用没有协议的供应商，如有必要应通知相关负责人尽快补签协议。4.2.1.6 同行货操作操作人员在收到同行发送的托运委托书后，必须先与公司相关人员确认买卖价格，方可开始操作，以免出现价格误差，给公司造成不必要的损失。4.2.2 商务审核4.2.2.1 商务审核时间： 运费预付货物（包括运费到付的自揽业务）- 操作前审核，但不得迟于订舱后的半个工作日内完成审核；其他运费到付货物 - 船开前审核。4.2.2.2 商务须审核以下内容：买卖价格、价格供应方、航线归属、业务来源、代理资料、提单特殊要求（如Shipper特殊显示要求等）、合约号、操作成本及利润等信息。4.2.2.3 商务部审核无误后将资料交给操作部相应客服安排操作。如由于利润太低、该业务不符合公司规定等原因无法安排操作时，或有影响操作的其他问题，商务部应及时向相关业务人员提出或退单给相关业务人员并说明原因，以便业务人员采取相应的跟进措施。4.2.3 操作审单4.2.3.1 操作人员收到客户托运委托书及业务交接表后，应仔细审核，对不清楚、理解的地方，应及时相关业务人员询问。4.2.3.2 操作人员审核内容：托运委托书委托方盖章、业务人员签字、商务人员签字、客户特殊要求以及操作注意事项、船公司及港口特殊操作要求等。4.2.4 订舱不同船公司有不同的订舱模式，操作人员应根据船公司的要求采用不同订舱模式进行订舱。4.2.4.1 电子订舱：4.2.4.1.1 即通过船公司网站、船代网站、Inttra网站等进行网上在线订舱的订舱模式；4.2.4.1.2 操作人员接到经商务审核过的订舱资料并再次审核无误后，直接登陆船公司网站、船代网站或者Inttra网站，按照网站的相关操作要求在网上进行订舱资料的录入，确认无误后提交订舱信息；4.2.4.1.3 操作人员在进行网上订舱前应仔细阅读船公司的相关规定及订舱注意事项。4.2.4.2 手工订舱：4.2.4.2.1 即手工缮制托运单，并通过传真或电子邮件的方式发送给船公司或其订舱代理，或同行进行订舱的订舱模式；4.2.4.2.2 操作人员接到商务审核过的订舱资料并再次审核无误后，安排单证按照客户托单要求及时准确地缮制出符合船公司规定格式的托运单，并交由操作人员通过传真方式向船公司或其订舱代理，或同行货代进行订舱；4.2.4.2.3 托运单上须注明申请的运价、船期以及客户其他操作或单证方面的特殊要求；4.2.4.2.4 通过传真订舱的，操作人员必须与接收方逐一确认传真收到，且内容无误。4.2.4.3 冻柜操作4.2.4.3.1 如货物为冷冻或冷藏货，操作人员在订舱时应告知船公司或者其订舱代理该冷藏箱的温度设定要求、通风口设定及通风量要求等相关信息；4.2.4.3.2 如需超重冻柜，也应在订舱时备注清楚。4.2.4.4 危险品操作4.2.4.4.1 如为危险品货物，操作人员应提前向船公司确认能否接受该危险货物订舱；4.2.4.4.2 订舱时须提供危险品IMO等级、UN Number等相关危险品信息，以及化学品安全数据说明书（MSDS-Material Safety Data Sheet）、货物包装性能检验结构单复印件、货物运输包装使用鉴定结构单复印件、加盖客户公章的危险品货物申报单复印件。4.2.4.5 指定货操作4.2.4.5.1 在收到国外代理的船公司及船期确认后，再次和工厂确认货好时间，根据货好时间安排订舱；订舱时候应确保使用正确的合约号，发货人及收货人须使用代理的名称；4.2.4.5.2 如该合约号下有N/C（Name Account），在订舱时也须备注清楚。4.2.4.6 其他特种柜操作如需其他特种柜，操作人员须提前与船公司确认是否接受该订舱，是否有该种柜型以及相关操作注意事项等事宜。4.2.5 系统录入4.2.5.1 操作人员通过电子订舱方式订舱完毕后，将订舱资料转给单证进行荆艺系统的录入；4.2.5.2 系统录入需注意业务来源、委托人、船东、航线、业务员及箱型箱量等信息的准确录入；4.2.5.3 如为特种货订舱，单证人员还应确保相应特种货信息的准确录入，如冻柜温度及通风设定、危险品信息等。4.2.6 舱位确认4.2.6.1 客服安排订舱后，必须在半个工作日内与船东或同行确认订舱信息是否收到，以及舱位确认等问题；4.2.6.2 对于船期紧迫的出口货物，操作人员应尽早与船公司确认好舱位并及时将有关信息反馈给相关人员；4.2.6.3 如有任何舱位方面的问题应第一时间反馈给相关商务或业务人员人员，以便采取相应的措施。4.3 排载4.3.1 订舱确认4.3.1.1 操作人员收到船公司的订舱确认后，审核船公司订舱确认书资料与我司的订舱信息是否一致，同时应核实相应的海关申报、海关投单、码头进场、海关放行等的截止时间；4.3.1.2 对于美加、墨西哥等目的港海关有提前24小时舱单规定的航线，还须核实相应的舱单申报截止时间；4.3.1.3 操作人员应以书面方式把相关的截止时间告知客户（通知书见附件19），同时与客户确认是否安排排载；4.3.1.4 操作人员在征得客户的同意后，把相关资料交给单证人员安排排载。4.3.2 电子排载4.3.2.1 单证人员再次核对订舱确认、客户委托书以及业务交表上的信息是否一致，如有疑问，应立即反馈给操作人员；4.3.2.2 单证人员通过相关船公司网站或船代网站的电子商务平台，按照电子排载操作步骤进行排载；4.3.2.3 电子排载可分为在线排载和报文排载两种方式；4.3.2.4 单证人员完成排载后，在线打印出电子排载确认单，连同船公司订舱确认书一起交还给操作人员安排下一步操作；4.3.2.5 操作人员将电子排载单传真给拖车或堆场，如船公司有要求则还须提供船公司的订舱确认书。4.3.3 书面排载4.3.3.1 单证人员再次核对订舱确认、客户委托书以及业务交表上的信息是否一致，如有疑问，应立即反馈给操作人员；4.3.3.2 单证人员根据订舱资料修改荆艺系统里的相关数据，打印出全套排载联（二、五、六副、六、七、八、九联），并在二、五、九联上加盖订舱专用章（如为场装货物，须在六副联上加盖场装协议章）；4.3.3.3 单证人员把整套排载联连同船公司订舱确认书一起交给外勤送到相应的船代柜台排载；4.3.3.4 排载完成后，外勤按照操作人员的指示将其中的五联、六联附页、船公司订舱确认以及装箱单（见附件3）（干冻柜及冻柜每柜需两份装箱单）交接给拖车公司或堆场（场装货物），同时六、七、八联带回交还相应操作人员。4.3.4 冻柜操作4.3.4.1 排载时，必须把船东确认上的温度及通风口设定标注在品名描述下，以免影响拖车打设备交接单；4.3.4.2 单证人员应特别注意船公司所采用的温度单位是摄氏还是华氏，如多数船公司都使用摄氏，而APL则是使用华氏。4.3.5 指定货操作4.3.5.1 指定货须经代理书面同意排载，并指定或确认船东后方可安排排载；4.3.5.2 如未及时得到代理的确认，操作人员应催促代理尽快给予确认。4.3.6 排同行操作4.3.6.1 如是电子排载，在征得客户的排载确认后，通知同行安排电子排载并委托我司，然后将申报所需要的二、九联放在我司指定的联检抽屉；4.3.6.2 如果是手工排载，在征得客户的排载确认后，通知同行安排柜台排载，并将全套排载单据放在我司指定的联检抽屉。4.3.7 联系资料客服在操作每一票货物的时候，应把自己的电话、传真和邮箱地址等联系方式通知客人及各合作供应商，以便各方及时沟通联系，同时应在订舱排载资料上体现上述联系资料。4.4 提箱、装箱及进场排载后，操作人员应及时向客户或客户指定的工厂落实装货的地点、时间及联系人、装柜的特殊要求等，联系拖车公司并与客户确认好相关费用后填写（见附件5），书面通知拖车公司安排拖柜。4.5 柜检4.5.1 所有装食品的冻柜都须做柜检，一般需在提空箱前两天预约做柜检；4.5.2 有些堆场有事先做好柜检的货柜，操作人员可先与船公司确认有无做好柜检的空箱，如有则可向船公司申请在该堆场提箱；4.5.3 有些拖车公司会帮忙预约柜检，操作人员应与拖车公司确认清楚，由谁安排柜检预约；4.5.4 如需安排柜检，操作人员应将电子排载确认单或排载联（若为书面排载）传真给堆场安排柜检。4.6 提箱4.6.1 普通柜提箱4.6.1.1 若为电子排载，拖车公司凭电子排载单和（或）船东订舱确认书到船代或堆场打设备交接单，然后到堆场提空箱；4.6.1.2 若为书面排载，拖车公司凭排载联的五、六联附页、船公司订舱确认及装箱单到船代或堆场打设备交接单，然后到堆场提空箱。4.6.2 柜检冻柜提箱4.6.2.1 操作人员收到堆场回传的盖有柜检章的排载联后，传真给拖车安排提柜手续；4.6.2.2 拖车公司凭盖有柜检章的排载联及设备交接单到堆场付清柜检费用（一般为100/20RH, 240/40RH）后即可安排提箱。4.6.3 特种货特种柜进码头，须每柜提供2份装箱单，操作人员在上柜前须把打印好装箱单交接给拖车。4.7 装箱4.7.1 拖装4.7.1.1 操作人员在取得拖车公司书面提供的柜号、封号后，必须提前将（见附件6）传真（或其他书面方式）提供给客户或者客户指定的工厂，以免出现装柜失误，并且应追踪工厂装柜进度直至重箱进码头；4.7.1.2 若为冻柜，操作人员应提前与客户确认是否需要安排带发电机的拖车，并须在给拖车的上柜通知单上标注清楚货柜所需设定的温度及通风口。4.7.2 场装货物需要我司安排场装的，操作人员须将堆场进仓图（见附件7）、联系人和电话书面通知客户，并注明最迟送货时间，以免耽误报关；同时将（见附件8）及装柜特殊要求传真给堆场相关负责人，并追踪送货及装箱进度直至重箱进码头。4.7.3 危险品预约监装操作人员应至少提前半天时间通知报关员预约海事局监装；操作人员在收到柜号信息后应及时传真给报关员或海事局；预约监装需提供的单据有：清单、发票、合同正本各1份（可先用副本预约，再后补正本），客户加盖公章的空白正本危险货物安全适运申报单（3联），客户加盖公章的空白正本集装箱装运危险货物装箱证明书（2联），货物包装性能检验结果单（副本），货物运输包装使用鉴定结果单（副本），有完整定舱信息的排载单1份，需注明场装堆场及联系人，船公司名称及最总目的港；4.7.4 危险品装箱危险品装箱必须由海事局现场监装，如时间紧迫，可由报关员向海事局申请海事官员未在场情况下提前装柜；危险品装箱一般需预留一天时间安排装箱、海事局准备资料以及堆场安排重柜进码头等；装完柜操作人员应及时向报关性催要以下单据，并提供复印件给船东：危险货物安全适运申报单，集装箱装运危险货物装箱证明书（正本给船代，传真件堆场和我司留底）。4.8 重箱进场4.8.1 普通柜重箱进场装完柜，拖车凭设备交接单的进场联安排重箱进码头。4.8.2 危险品重箱进场操作人员应提前告知堆场调度该货柜进码头的时间，以便堆场及时安排安排有危险品运输资质的拖车公司拖柜；堆场凭我司提供的危险货物安全适运申报表及集装箱装运危险货物装箱证明书复印件和装箱单安排重柜进码头。4.9 熏蒸柜4.9.1 熏蒸可分为堆场熏蒸和码头熏蒸；4.9.2 如果操作时间充裕，一般安排在堆场熏蒸（堆场的熏蒸价格相对较便宜），如操作时间紧迫则安排进码头熏蒸；4.9.3 岛内码头熏蒸须提供堆场的理货单，岛外码头熏蒸须提供排载联第六联；4.9.4 操作人员须在货物到达熏蒸地点之前，提供货物的清单、发票给报关行预约贴标及熏蒸；4.9.5 一般情况贴标和熏蒸不能预约在同一时间，因为商检人员不会现场等侯装柜，特殊情况除外（比如赶船，柜子量又不多，装柜速度又快）；4.9.6 岛外的熏蒸一般只能安排在下午熏；4.9.7 根据检疫局新的熏蒸处理操作流程：熏蒸一般情况需24小时，熏蒸合格放气后4小时才可封柜，并由环宇人员对柜内残余毒气进行再次检测，浓度合格后才可离场，如检测浓度过高，则需延长开柜通气时间。签，安排进码头，所以一个熏蒸流程至少需要29小时作业时间；4.9.8 操作人员应根据截进场及截报关时间，合理安排熏蒸时间；4.9.9 熏蒸后，现在一般只出一份除害处理合格凭证，而不出熏蒸证书。4.10 同行拖车操作如果工厂有自己的操作货代，我司在完成排载后将电子排载确认单或排载联传真 给同行，同时在船代网站上进行操作委托以便同行可以进行下一步操作。4.11 滞箱费计算4.11.1 操作人员应与船东确认好免费用箱期，以及滞箱费、冻柜的码头插电费相关等费用的计算，同时应特别注意船东的免费用箱期，根据相应的截报关及截进场时间，安排提柜、装箱及进场；4.11.2 在保证货物及时进场及报关的前提下，尽量避免产生不必要的费用；一般情况，冻柜的免费用箱期只有4天，且拖车费也只含三天的码头插电费。4.12 异常费用处理 操作或单证人员在操作过程中，如遇特殊操作而可能产生异常费用时，应第一时间通知客户，并得到客户的确认后，方可进行特殊操作；并应在两个工作日内将异常费用单（见附件4）传真给客户并取得客户的书面确认。4.13 海关申报4.13.1 报关单据交接4.13.1.1 操作人员应及时通知外地客户邮寄相关报关资料到我司，如本地客户则安排外勤到客户指定地点交接报关资料；4.13.1.2 操作人员应认真审核报关资料是否齐全，印章是否完整，内容是否准确无误；操作人员须在荆艺系统里注明核销单号码，核销单到达公司的日期以及送达报关行的日期；4.13.1.3 操作人员还应与客户确认清楚相应的产地、中文品名、商品编码及其他报关特殊要求和注意事项；4.13.2 预申报4.13.2.1 操作人员把拖车公司提供柜号封号及工厂提供的报关资料等，交由单证人员缮制出新的二六七八九联（若原手工排载的六七八九联数据无误，只需补上柜号及封号即可）及（或）装箱清单（有时是装箱单），并加盖相应印章；4.13.2.2 操作人员在相关船代网上做电子预申报，并打印出电子预申报单，并加盖相应印章；4.13.2.3 操作人员应与拖车公司保持紧密联系，督促拖车公司或堆场及时安排重柜进码头。4.13.3 进场及申报4.13.3.1 重柜进场后，操作人员应及时安排外勤将全套申报单据送至码头（或堆场）盖进场章；4.13.3.2 申报联中的第六联上应注明盖申报及盖进场的地点，以及要求送达的报关行名称，核销单背面也应注明要求送达的报关行名称和我司联系方式及报关特殊要求等；4.13.3.3 外勤把盖好进场章的二六七八九联，船东确认及装箱清单（有时是装箱单）送到相关船代进行柜台申报，然后将申报好的六七八联和全套报关资料送交指定报关行报关；4.13.3.4 如客户自行指定报关行的，外勤在完成盖进场及盖申报手续后，按照操作人员的指示将报关资料交接给客户指定的报关行，操作人员应及时与客户指定的报关行确认是否收到报关资料，是否投弹以及是否放行等，如有问题应第一时间跟客户沟通；4.13.3.5 操作人员应严密监督报关进度，直至货物报关放行，配载上船；在操作时间允许的情况下，操作人员应协助客户核对报关毛重、码头重量以及柜号封号；4.13.3.6 报关放行后，单证应及时追踪报关行整理每一票报关预录入单，并书面传真给客户，同时应确认客人是否收到，并将所有报关单整理归档。4.13.4 特种货申报4.13.4.1 冻柜申报4.13.4.1.1 排载一样，冻柜申报须在品名描述下按照船东确认上的数值显示温度和通风口设定；4.13.4.1.2 如需柜检的，须在报关前发送柜检信息到当地商检局；4.13.4.1.3 柜检信息分为书面柜检单和电子柜检单，可根据客户的要求确定；4.13.4.1.4 柜检信息的发送格式为：报检号+柜号4.13.4.2 危险品申报4.13.4.2.1 除正常报关资料外，危险品报关还须提供产品成分用途说明书；4.13.4.2.2 排载联上应显示相关危险品信息，如UN No.、IMO等级、货物包装等级，以及EMS编码等。4.14 用录入、催缴及支付4.14.1 费用录入4.14.1.1 操作人员尽快将各项费用及相关的收付款单位，费用关系人清楚完整地填写在业务交接表上，并准确地录入相应的荆艺系统应收应付项目中；4.14.1.2 操作人员应在货物放行后但最迟不得超过船开后的5个工作日内及时将业务交接表的第一联和电脑打印的业务交接单整理提交给财务部费收人员初审；4.14.1.3 费收人员在初审时如发现错误，应及时返还给给操作人员，由操作人员在错误处更改后签名确认同时修改系统数据；4.14.1.4 对于只有支出没有收入的费用项目，操作人员应在费用摘要栏注明原因。4.14.2 催缴4.14.2.1 操作人员在确保费用准确无误的情况下，尽快将费用催缴通知书发送给相关付款人；4.14.2.2 月结客户由财务人员直接发送费用催缴通知书给相关付款人；4.14.2.3 费用催缴进可能在开航前发送给客户，尽量减少我司的资金代垫。4.14.3 财务审核4.14.3.1 业务交接表提交4.14.3.1.1 操作人员应在船舶开航后7天之内将上一周操作的业务交接表提交给财务部审核，如有特殊情况需推迟提交应向操作部经理申请，并报备财务部；4.14.3.1.2 每月最后一周及当月其他尚未提交的业务交接表应在下个月7号之前提交给财务部；4.14.3.1.3 业务交接表进行审核完毕，财务将系统锁定。4.14.4 费用更改4.14.4.1 财务锁定后，费用需要更改的，相关操作或单证人员须填写费用变更通知书（见附件9）经财务经理或公司指定人员审核后，财务部费收人员才可开锁更改系统；4.14.4.2 费用变更通知书须列明提单号、船期、关系人、需更改的费用项目及币别等，费用金额不必填写原金额及更改后金额，而只需填写费用增减部分的金额即可；4.14.4.3 对于当月未过账费用的更改，须每一单填写一份费用变更通知书；对于已过账的历史费用的更改，则可以把所有费用更改填写在一张费用变更通知书上；4.14.4.4 对于更改后只有支出没有收入的费用项目，操作人员应注明原因，并经操作部经理签字确认后，才可提交财务部更改系统。4.14.5 开具发票4.14.5.1 开航前，操作人员必须与客户确认好海运费的发票抬头和金额是否准确无误，并以书面方式通知财务部开具海运费发票及购付汇联；4.14.5.2 财务在收到通知后半个工作日内开出海运费发票及购付汇联交给操作人员，操作人员或其代领人应在领取发票时在发票存根联上签署姓名及领取时间；4.14.5.3 操作人员在领取发票购付汇联后应及时安排快递或外勤送到客户指定地点，同时应将标注有快件邮寄单号或者客户签收的业务联留存；4.14.5.4 海运费发票和购付汇联必须于船开前，但不迟于船开当日邮寄或送达客户手中（如境外付款的，须于开航前，但不迟于船开当日发送DEBIT NOTE（见附件10）给相关付款人）；4.14.6 付款4.14.6.1 单证人员在核对提单的同时，须与有关方落实好相关费用的收款单位，如向同行订舱的，须向同行索要费用催缴单给客服确认无误后，及时安排与同行交接发票；4.14.6.2 单证根据签单的实际需要，在确定需要付款时填写书面付款申请书，经操作人员审核费用并签字确认后，提交给财务部审核并安排付款；4.14.6.3 单证人员在提交付款申请前必须确认应收款项已到账；4.14.6.4 特殊情况需代垫费用的，应发送书面申请列明提单号、客户名称、业务员、船期及代垫费用金额向总经理申请，得到批准后才可以通知财务安排付款；4.14.6.5 如有必要客户须提交盖有公司公章及承诺付款时间的书面申请，经总经理批准后，财务部方可代垫款项（见附件14）；4.14.6.6 提交财务的付款申请资料包括：美金购付汇联、美金发票联、付款申请书、人民币发票联、人民币银行帐户资料等；4.14.6.7 提交付款申请书的时间安排如下：10:00之前提交的申请，财务上午安排付款，下午1:30之前可领取银行水单；10:00至15:00之前提交的申请，下午安排付款，第二天上午08:30可领取银行水单；4.14.6.8 若因特殊情况需安排立即付款，申请人员须在付款申请单背面写明情况经操作部经理签字批准后交由财务部安排付款；4.14.6.9 财务部转帐后，须在第一时间把银行水单交给操作人员；紧急情况下，如有必要须在银行转帐后当场把银行水单传真回公司；4.14.6.10 单证应清楚了解各家船公司付款期限的不同规定；目前，有付款期限规定的船公司有：MAERSK，CMA，APL，COSCO，ZIM，WANHAI,SAFMARINE,PIL.EMC,OOCL.YML等，操作人员应确保准时通知财务安排付款，如因个人疏忽迟延付款而产生滞纳金的，将按公司规定给予相关责任人相应处罚（见附件11）。4.15 单的核对、签发或电放4.15.1 提单核对4.15.1.1 单证在缮制申报单据的同时，应与客户确认清楚以报关资料还是以托运单资料作为核对提单的草稿件；4.15.1.2 单证必须清楚了解各家船公司不同航线的相关单证要求及截单时间，同时应将船公司的单证要求以及我司的对单时间清楚告知客户（包括同行），避免产生额外的费用；4.15.1.3 对于客户的特殊单证要求，单证人员也应及时与船公司确认是否接受；4.15.1.4 美加及墨西哥航线等有严格的舱单要求及申报时间限制，单证人员应特别留意这些航线的特殊要求，以免因单证问题造成货柜无法装船或产生额外的费用或罚金；4.15.1.5 单证必须按照货物委托人的要求，对客户资料严格保密，恪守商业机密，不可恶意或者未经客户同意擅自将提单资料提供给无关的第三方；4.15.1.6 单证人员收到客户传真过来的OK单后，先与客户确认是否是客户的最后确认件，并审核是否符合船公司要求；确认符合船公司相关单证要求后，单证人员务必按照客户的最后确认件作为范本与船公司核对，在此核对期间不得再次将船公司与我司核对的相关往复资料传给客户核对，以减少给客户带去的不必要困扰；4.15.1.7 单证人员按照客户的要求与船公司核对好提单后，务必将船公司提供的样单传给客户做最终确认，并务必请客人以传真件确认最终提单以免产生纠纷；4.15.1.8 若提单资料与报关数据不符，或者客户有其他特殊签单要求的，单证应及时向客户索要相关正本保函，同时应注意不同船公司对保函格式的不同要求；（见附件15）；4.15.1.9 单证人员还应在规定的截单之前与承运人核对提单，直至完整无误；4.15.1.10 冻柜提单应在品名描述显示温度及通风口设定；4.15.1.11 危险品提单上应显示Un No.、IMO等级、包装等级、EMS代码等相关危险品信息；4.15.1.12 到巴西的提单必须提显示收货人的CNPJ号（海关登记号码），并须在品名描述体现NCM编码（商巴西海关的商品编码）；4.15.1.13 单证须将相应的提单核对往来传真、邮件等书面资料整理并归档留存。4.15.2 提单签发4.15.2.1 提单签发之前，单证人员应确保提单内容已与相关方核对无误，签单所需文件准备完整（包括但不限于核对无误的格式提单复印件、盖有海关放行的排载联第八联、提单更改保函、所需的其他证明文件以及表明结清相关费用的发票单据等），同时应确保我司应收费用已收讫；4.15.2.2 海关放行后，单证人员应及时安排外勤取回已放行的八联单，在不影响客户签单及目的港清关的情况下，最迟不得超过船舶开航后7天；4.15.2.3 如需预借购付汇联，单证人员应及时安排外勤到船公司或船代办理（付款给外代的，可通过外代电子商务平台打印相应的付款担保函）；4.15.2.4 所有提单签发、电放或更改，均须有客户的书面指示，我司不接受任何形式的口头指示；单证人员在没有得到客户的书面指示之前不可擅自放单，否则后果自负；4.15.2.5 向同行订舱的，单证人员须及时准备好全部所需资料交接给同行，并在我司安排付款后，催促同行及时处理提单；4.15.2.6 原则上，除月结客户外，财务只有在收到我司应收款项的银行水单后，才会安排付款；如需代垫费用，单证应提交费用代垫申请给总经理审批（申请需列明提单号、客户、业务员、船期及代垫金额），同意后财务才会安排付款；4.15.2.7 财务确认收到款项后，及时将已到账的单号更新到共享文件“到账提单号”中；4.15.2.8 财务付款后，单证人员应及时安排外勤到船公司或船代确认保函和/或直接办理相应的提单签发或电放手续；4.15.2.9 签出的提单统一交由操作部经理管理，必要时操作部经理可授权单证人员管理提单；4.15.2.10 客户需预借提单的，须由客户提交盖有公司公章并承诺付款期限的书面申请，经总经理室批准后，方可放单；特殊情况，须申请提单签出后直接在公司外面先行放单的，应由相关担保人提出申请并在放单后一个工作日内补办担保放单手续；4.15.2.11 操作部经理（或授权单证人员）根据已到账信息将提单放给相关单证，由单证及时安排送交客户；4.15.2.12 提单派送时，外勤须提请客户在提单复印件上签字（须签上全名）留底备查；若提单通过快递公司邮寄的，单证也须保留快件底单备查；如遇紧急殊情况需特殊处理的，应经部门经理同意；4.15.2.13 单证人员在核对提单的过程中，如产生改单、电放等异常费用，须及时通知相关操作人员或财务人员，以便相关人员及时调整应收应付费用；4.15.2.14 指定货文件提交时限：单证人员须将船东单和货代单及相关文件资料（有时还需要发送英文帐单），在开航后三个工作日内扫描发送给国外代理，并打印国外代理回复的邮件留存。如遇特殊情况未能及时提交文件的，需事先向相关操作人员或部门经理报告，同时催促相关资料提供方，以便能尽快提交文件；近洋线的文件提交应以不影响目的港的进口清关为限；4.15.2.15 往来的重要单据如发票、购付汇联、提单、退税联等的签收，均应督促客户签上全名，否则由此引起的责任由相关人员自行承担。4.15.3 提单电放4.15.3.1 一套单电放4.15.3.1.1 收到客户付款水单后，如有相关美元预付费用，单证人员及时安排预借购付汇联、通知财务付款；4.15.3.1.2 单证人员准备整套电放单据，包括提单、客户电放保函正本及复印件交给操作部经理审核并签字；4.15.3.1.3 单证人员将整套电放单据提交给财务部经理审核费用并签字；相关人员审核无误后，单证人员安排外勤到船公司（船代或同行）办理电放手续；4.15.3.1.4 单证人员于当日邮件通知国外代理放货，同时在提单复印件上加盖电放章传真给客户留存。4.15.3.2 两套单，HBL电放4.15.3.2.1 收到客户付款水单，如有相关美元预付费用，单证人员应及时安排预借购付汇联、通知财务付款；4.15.3.2.2 单证人员准备整套电放单证包括提单、客户电放保函正本及复印件交给操作部经理审核并签字；4.15.3.2.3 单证人员将整套电放单据提交财务部经理审核费用并签字；单证人员将整套单据提交商务部经理审核客户资信并签字；4.15.3.2.4 单证人员于当日邮件通知国外代理放货，同时在提单复印件上加盖电放章传真给客户留存。4.15.4 目的港放单：4.15.4.1 一套单目的港放单4.15.4.1.1 收到客户付款水单，如有相关美元预付费用，单证人员及时安排预借购付汇联、通知财务付款；相关款项到账后，财务人员更新到账通知表（“到账提单号”）；4.15.4.1.2 单证人员及时通知船公司安排目的港放单。4.15.4.2 两套单目的港签单（只针对货代单为Transvision 提单的情况）4.15.4.2.1 收到客户付款水单，如有相关美元预付费用，单证人员安排预借购付汇联、通知财务付款；4.15.4.2.2 单证人员准备好HBL，同时安排外勤到船公司签MBL；相关款项到账后，财务人员更新到账通知表（“到账提单号”）；4.15.4.2.3 单证人员将HBL签发给客户，同时向发货人催要“放货通知单”；4.15.4.2.4 收到发货人“放货通知书”后，尽快将MBL快递给目的港代理或通知船公司安排放单给目的港代理；4.15.4.2.5 如到巴西的货，则开航后尽快将MBL快递给目的港代理，同时向发货人催要“放货通知书”。4.15.5 我司货代提单电保函格式见附件16。4.16 提单、退税联的管理4.16.1 退税联由财务部统一管理。财务部相关人员每周向相关的报关代理单位核对并催 收未返还的退税联，同时安排公司外勤人员取回并做签收确认手续；4.16.2 外勤应及早从报关行取回相应的核销单、退税联等文件交由财务部相关人员；4.16.3 财务人员应妥善保管相关文件并及时将文件返还公司的日期等信息登记入荆艺系统；4.16.4 财务人员凭已返还的退税联向客户催收未结款项；4.16.5 所有款项结清后，财务人员应及时将以上文件资料交由相关操作人员并由其签收确认；4.16.6 操作人员应及时安排邮寄或派送到客户指定地址，并将快递单号及邮寄日期录入荆艺系统，若为当面送交操作人员应打印或填写“签收回执单”由客户当面签收留底（须签上全名及收件日期）；4.16.7 如遇特殊情况需特殊处理，应向部门经理请示报批；4.16.8 操作人员有义务协助财务部催收未返还退税联，同时操作人员和业务人员还应协助财务部催收客户未结款项；4.16.9 客户预借退税联的，须由客户提交盖有公司公章并承诺付款期限的书面申请，经总经理室批准后，方可放单；4.16.10 财务部相关人员在确认相关款项到账后，须在半个工作日内通知操作人员，并在当天及时核销以便单证人员及时做好领单，放单工作；4.16.11 邮寄的快件运单上必须填写所寄的文件名称，及相应提单号码和邮寄日期以备日后查询。4.17 装船及二程通知4.17.1 操作人员在操作过程中，若发现船期延误， 须第一时间通知相关单证人员、业务人员和（或）客户；4.17.2 单证人员在跟核对提单的过程中，应与船公司确认船期是否有延误，并于开航当日或次日再次核对实际装船日期；4.17.3 如客户对于二程衔接有特殊要求的，必须在船开前向船东提交书面申请书以确保能接上客户所要求二程船；4.17.4 开航后，单证人员须将相关货物装船信息、二程船信息、中转港及其到离港时间、预计抵达目的港时间等信息书面通知客户，同时抄送给部门经理；4.17.5 单证人员必须追踪每票货物的动态直至确保装上前往最终卸货港的该称船；4.17.6 如船期有变化，单证人员应及时以书面方式通知客户和或相关业务人员。（见附件17）。4.18 外勤派单安排4.18.1 外勤送单时间安排为每天上午9：15，下午14：30；4.18.2 操作和单证人员应规定送单时间之前把所需派送的文件单据准备完整；4.18.3 如遇紧急情况须提前送单，相关操作或单证人员应提前将所有文件单据准备齐全，同时向部门经理申请安排外勤提前送单；4.18.4 如因特殊情况，操作或单证人员无法在规定时间前准备好相关文件，而派送又不允许推迟时，可向部门经理申请安排留守外勤；4.18.5 如情况紧急，而临时没有可用外勤时，部门经理可根据实际情况先行在部门内调配人员，必要时可向总经理室申请借调其他部门人员协助；4.18.6 操作和单证人员应确保所需派送