会展安全管理初探.doc

会展安全管理初探摘 要本文通过研读国内外关于会展安全管理相关文献，界定相关概念，比如：会展、会展安全、会展事故等；针对会展安全存在的问题，以系统论、危机管理理论等相关理论为基础，提出了相对措施和建议。关键词会展；会展安全；会展安全事故；系统论；危机管理4R理论；对策建议一、引言会展是人们进行物质、文化和学术等方面信息交流活动的重要平台。会展活动的成功举办可以有效的带动对会展服务、交通、住宿、旅游及贸易等相关产业，会展每收入1元人民币可以拉动9元人民币的社会产出1，会展经济已经成为我国市场经济不可或缺的内容.。会展文化是以会展活动为载体所直接展示、代表和反映出来的关于文化的内容2，会展已经成为传播文化和探讨学术的重要手段。现代社会中，一个高端的会展活动在经济和文化方面的作用是举足轻重的。2010年上海世博会，给中国带来了巨大的经济价值，也使得全世界的人了解了中华5000年的灿烂文化，这种有形的、无形的影响是无法用金钱衡量的。2010年世博会，参展方达到246个国家地区，参展人数截至10月31日21:00 人数超过了730844万，仅十一黄金周期间累计接待250万3。由于会展活动具有人、财、物高度集中、数量大等特点，如果活动期间的组织和监管不力，极易引发会展安全事故，这些都造成了会展的主办者、承办者的巨大工作压力。具体而言，一次成功的会展活动，并不在于会展题目有没有得到深入讨论，也不在于会展的目的是否实现，而在于会展的进程中能否解除某些内在或者外在因素的干扰。如何有效的进行会展安全事故管理已经成为会展活动能否成功举办的重要途径，也是会展业的研究重点。二、研究现状综述（一）、国外对会展安全问题的研究 国外会展研究起步较早，发展也相对比较成熟，所以有关会展安全方面的信息也比较多。从会展信息广泛度方面来看，搜索世界著名的搜索引擎（wwwgooglecn） 本数据取自于1970年1月1日-2010年12月31日，搜索时间2010年12月28日12时35分 本数据取自于1970年1月1日-2010年12月31日，搜索时间2011年1月1日10时29分，以meeting（会议）作为关键词搜索外文网页，共获得545，000，000条结果，其中外文的图书类共获得18，900，000条结果；以incentive tour（奖励旅游）作为关键词共获得2，500，000条结果，其中外文的图书类共获得324，000条结果；以conference（大型会议）作为关键词共获得460，000，000条结果，其中外文的图书类共获得12，200，000条结果；以exhibition or exposition（展览会）作为关键词共获得9，210，000，其中外文的图书类共获得500，000条结果；以Exhibition Security（会展安全） 作为关键词共获得24，800，000条结果，其中图书类共获得201，000条结果。国外对会展安全问题的研究水平要远远领先国内，对会展安全问题的研究手段和内容也较国内更细致和全面。国外对会展安全问题的研究成果主要来源于美国、澳大利亚、德国与英国等几个成熟的会展接待地，如漫谈展览会(拉克赫斯，1951)，商人的博览会和展览会(泰姆普莱，1954)，展览会有关国际设计的调查(富兰克林，1961)等。营销组合下的贸易博览会(翰伦，1982)研究了贸易展览中展览设计、成本控制、客户关系、效果评价等相关事宜。贸易博览会展示大全(克里斯汀，1991)则以大量的表格和案例对展览筹备、运作管理等进行详细的解释和说明。（二）国内对会展安全问题的研究 会展的概念在中国出现仅有不到2O年的时间，但是发展颇为迅速。就其广泛度而言，较国外有所欠缺。搜索国内著名搜索引擎（）,，以“会议”作为关键词搜索中文网页，共获得100，000，000条结果，其中图书类共获得7，640条结果；以“奖励旅游”作为关键词共获得1，050，000条结果，其中图书类共获得29条结果；以“大型会议”作为关键词共获得5，150，000条结果，其中图书类共获得35条结果；以“展览会”作为关键词共获得70，000，000，其中图书类共获得424条结果；以“会展安全”作为关键词共获得55，400，000条结果，其中图书类共获得109条结果。在国内，较早就有展览会方面的资料出现，如中国革命博览馆编写的解放区展览会资料，中国展览馆协会编写的展览研究文集等，但对展览做出系统研究是在1990年，中国农业展览馆协会组织编写了展览学概论，该书对展览的若干基本问题进行了较详细的阐述，从而为以后的展览和会议研究奠定基础。此后，随着我国对外经济、文化交流的迅速发展，国内会议和展览日益频繁，相关的实践总结和理论研究也逐渐增多，如中国展览史(潘杰，1993)、中国展览学(陈汉典，1994)、展览知识与实务(林宁，1999)等。2000年后，旅游学刊、华东经济管理、中国贸易报等诸多学术刊物纷纷开辟了会展专栏，中国会展、展览与市场等专业刊物和以中国会展网、华东展览网为代表的会展网站也相继出现。（三）、国内对会展安全研究存在的问题 国内对会展的研究起步较晚，但在20年的研究中取得了骄人进步。与国外相比仍存在诸多不足。例如：一是研究比较零散，难成体系；二是经济导向严重，文化功能缺乏；三是对会展研究中的安全意识淡薄。基于会展研究现状，借鉴国外会展安全问题研究的经验和教训，探讨中国的体制下会展安全问题的研究模式。三、研究对象的界定及事故成因分析会展业作为当今世界发展最为迅猛的新兴行业之一，是集商务活动、会议展示、观光旅游和对外宣传等多位一体的新兴产业。会展业是一个危机性较强的行业，具有空间集中、人口密集、不确定性强等特点。因此会展能否顺利进行，会展安全问题起着决定性作用。关于会展一词的来源主要有以下几种说法：“市集演变”说认为：贸易性的展览无论在中国或外国，都由市集演变而来。欧洲是由城邦的传统市集发展演变而成，这一演变发生在15世纪，莱比锡市集演变为莱比锡样品市集（即莱比锡博览会）是贸易性展览起源的代表。“巫术礼仪与祭祀”说认为：展览作为一种艺术形式，来源于原始人的万物有灵观念，原始人对自然神和祖宗神的崇拜祭祀活动，是展览艺术的雏形和起源。“物物交换”说认为，展览的起源可以追溯到原始社会产生物物交换的初期，在物与物进行相互交换的初级方式中开始存在“摆”和“看”形式逐步从物物交换扩大到精神和文化的领域4。因此，展览是随着社会的经济、政治、文化的进步而产生发展的，是围绕着人们物质和精神两个方面的需要而存在和发展完善的。（一）、会展以及相关概念的界定会展，顾名思义，即会议与展览活动的简称。会议是指人们为了解决某个共同的问题或出于一定的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。展览是人们进行信息交流、洽商合作和开展市场营销的一种活动形式。国内学者对于会展及相关概念作了如下界定：孙刚 ：“会展业是综合性的、关联度非常高的服务贸易行业，并表现出一种经济现象的多种形态”2001年第2期展览与市场 杨虎涛：“所谓会展经济就是通过举办会议和展览，带来直接或间接经济效益和社会效益的经济现象和经济行为”2001年第3期社会经济研究 陈向军、田志龙 ：“会展经济是以会展业为支撑点，带动相关产业发展的一种经济” 2001年第5期北京工商大学学报 庞莹、魏志恒的论文称：“会展经济是跨产业、跨地区的综合经济形态”2002年第6期经济师在国际上将“会展”称为MICE industry。它是由会议（meeting）主要指公司会议，奖励旅游（incentive tour），大型会议（conference）主要指协会团体组织会议和展览会（exhibition or exposition）这四个词组成。会展业的发展过程中MICE中的E也包含了新的含义：节事旅游（event）。此定义被大家普遍认可，本文也采取此定义。（二）、会展安全以及相关概念的界定会展中传统的安全管理主要是针对人、物的安全4。例如针对“饭店安全”的定义：“维护饭店内所有人员的生命、身体、财物不受伤害、不受损失的工作，就是饭店的安全工作。而吴克祥和周盺认为，会议安全保卫工作主要是保证与会者的人身安全。由此可以确定传统的会展安全工作的目标是：（1）人的生命免受危害；（2）人的身体不受损坏；（3）财物不遭任何意外的损失但是这样的安全管理内涵，不能囊括现代会议会展安全管理的全部内容。衡量一个会展活动是否安全、安全程度如何，不应该以是否发生事故、发生事故的多少为标志，这些不能完整表述会展活动在运营过程中的安全事件及其影响，如会展期间人员拥挤问题、会展临时搭建物或者展出物件、设备等收到损坏和伤害等，都应该属于会展安全事故的范畴。“安全”顾名思义，“无危则安，无缺则全，安全是指不发生因人、机、媒介的相互作用而导致系统损失、人员伤亡、任务受影响或造成时间的损失。“会展安全”是指整个会展活动处于一种无风险的状态。“会展安全事故”包括会展安全隐患、会展事故征兆、会展事故和会展灾难（三）、会展安全事故的成因分析事故的成因是从实践中抽象概括出来的，对事故诱因一般规律的阐述，它是指导分析事故产生原因，预防事故发生，并指导完善技术和管理，嘉庆事故和灾害的预警预控5。从2001年美国的“9.11”事件到2004年西班牙的“3.11”事件，从2003年的“非典”到2008年的“三聚氰胺”，从2004年底的印度洋海啸到2008年的汶川大地震，安全问题日益突出，成为对人类和平与发展的严重威胁。而会展活动是一个危机性较强的行业，具有空间集中、人口密集、不确定性强等特点，往往会成为这些因素和隐患爆发的场合。会展事故的成因分析可以知道会展事故具有以下四个特征：（1）无法预见：会展安全事故往往是当事人无法预见的突发性的结果；（2）成因的不确定性：会展安全事故的发生既可以是会展外部环境的原因，也可以是内部管理失误等等因素相互作用的结果；（3）后果的双重性：利用危机管理理论可以将事故处理成为危险或者机遇；（4）部分可防性：可以通过系统论来减少和预防不确定性的事故发生。四、理论基础以及对策建议（一）、理论基础1、 系统论 系统论的核心思想是系统的整体观念。贝塔朗菲（Bertalanffy，Ludwig von）6强调，任何系统都是一个有机的整体，它不是各个部分的机械组合或简单相加，系统的整体功能是各要素在孤立状态下所没有的性质。他用亚里斯多德的“整体大于部分之和”的名言来说明系统的整体性，反对那种认为要素性能好，整体性能一定好，以局部说明整体的机械论的观点。同时认为，系统中各要素不是孤立地存在着，每个要素在系统中都处于一定的位置上，起着特定的作用。要素之间相互关联，构成了一个不可分割的整体。要素是整体中的要素，如果将要素从系统整体中割离出来，它将失去要素的作用。正象人手在人体中它是劳动的器官，一旦将手从人体中砍下来，那时它将不再是劳动的器官了一样。系统论认为，整体性、关联性，等级结构性、动态平衡性、时序性等是所有系统的共同的基本特征。这些，既是系统所具有的基本思想观点，而且它也是系统方法的基本原则，表现了系统论不仅是反映客观规律的科学理论，具有科学方法论的含义，这正是系统论这门科学的特点。2、 危机管理的4R理论危机管理的4R理论由美国危机管理专家危机管理大师罗伯特希斯（Robrt Heath）7在危机管理一书中率先提出危机管理4R模式，即缩减力（Reduction）、预备力（Readiness）、反应力（Response）、恢复力（Recovery）四个阶段组成。（1）缩减力（Reduction）：从环境、结构、系统和人员几个方面去降低风险，避免浪费时间，摊薄不善的资源管理，可以大大缩减危机的发生及冲击力。（2）预备力（Readiness）：监视一个特定的环境，从而对每个细节的不良变化都会有所反应，并发出信号给其他系统或者负责人。 （3）反应力（Response）：在危机已经来临的时候，企业应该做出什么样的反应以策略性地解决危机？危机反应管理所涵盖的范围极为广泛，如危机的沟通、媒体管理、决策的制定、与利益相关者进行沟通等，都属于危机反应管理的范畴。 （4）恢复力（Recovery）：一是指在危机发生并得到控制后着手后续形象恢复和提升；二是指在危机管理结束后的总结阶段，为今后的危机管理提供经验和支持，避免重蹈历史覆辙。（二）、理论分析及对策建议 一次会展活动按照时间可以划分为会展前期、会展中期和会战后期三个不同阶段，每一阶段都有特殊的安全问题需要监管防控8。（1） 会展前期主要是预测和预控；（2） 会展期间主要是对会展安全事故监测、识别、诊断和处理；（3） 会展后期主要是减小负面影响、分析危机过程和反馈。 系统分析会议安全事故的产生因素，包括人为因素、场地和设备因素、环境因素以及组织管理因素，以及对人、机、环境、管理的交互作用9-11。主要表现： （1）人为因素导致安全事故因素分析：活动参与人员行为因素；活动组织管理人员因素；现场维护人员因素。 （2）场地和设备导致安全事故因素分析：场地设计因素；搭建物质量因素；设备一起鼓掌因素。 （3）活动环境导致安全事故因素分析：社会环境；自然环境；人工环境。 （4）组织管理因素导致安全因素分析：安全管理主体的缺陷；安全管理体系的内在缺陷；活动组织方企业文化的影响。 人、机、环是整个会议活动安全运行的载体，构成系统安全的基本要素。管理的主要作用是协调安全生产活动中各个要素，以实现组织目标。会展活动的危机管理是现代会展活动顺利开展的必要保证，能有效保证会展环境、提升会展形象、避免或减少会展损失，实现会展价值。从业人员在进行危机管理时，可以从会展危机管理缩减力、预备力、反应力和恢复力四个方面,以提高整体有效性1213。（1）缩减力（Reduction）：危机缩减管理要内置于环境、结构、系统和人员中，与其浑然一体，而这个整体是不断更新和变化的过程，危机缩减必然成为不可分割的一部分。 危机缩减管理能够极大地减少危机的成本与损失。它包括会展过程的内部管理和外部环境进行风险评估，一旦发现某一方面存在风险，就采取有效的方法对其进行管理。同时，会展活动中各方领导和员工的素质也需要提高，使会展活动中的每个成员都具有危机管理的意识，使会展活动即使面对危机，也能把它压制在最小范围内。（2）预备力（Readiness）危机的预警管理的主要功能包括：危机始发时能更快反应(不良变化被注意到并传递出去)；保护人和财产(通过发布撤离信号和开通收容系统)；激活积极反应系统(如抑制系统)。完善的会展危机预警系统可以很直观地评估和模拟出会展安全事故可能造成的灾难，以警示相关者做出快速和必要的反应，继而运用各种技能和资源来降低此类危机发生的概率的。预备管理主要是进行危机的防范工作，会展活动主办方可挑选各方面的专家，组成危机管理团队，制定危机管理计划，进行日常的危机管理工作。同时，为了能清楚地了解危机爆发前的征兆，会展主办方需要一套完整而有效的危机预警系统。通过训练和演习，可使每个会展成员都掌握一定的危机处理方法，使会展活动在面对危机时可以从容应对。 （3）反应力（Response）在反应力这个层面，会展主办方首先要解决的是如何能够获得更多的时间以应对危机；其次是如何能够更多地获得全面真实的信息以便了解危机波及的程度，为危机的顺畅解决提供依据；最后是在危机来临之后，如何降低损失，以最小的损失将危机消除。 应对危机时的管理策略，一般可以分为四个步骤：确认危机，隔离危机，处理危机，