学生档案管理讲义修改稿 (1) (1).doc

学生档案管理（选修课课程）第一章档案学基本理论（讲义）黄东霞授课2014年3月27日、4月3日共6个学时学生档案管理讲义目 录前言第一章 档案学基本理论 （5-6周，6学时，黄东霞）第一节 档案的定义与种类第二节 档案的价值与作用第三节 档案机构第四节 档案管理第二章 人事档案 （7-8周，钟万梅）第一节 人事档案的概念、特点第二节 人事档案的价值第三节 人事档案的管理方法第三章 学生档案 （9,11周，钟万梅）第一节 学生档案的内涵与价值第二节 学生档案的管理第三节 学生档案转递第四节 学生档案向人事档案转化第一章 档案学基本理论（6学时）3第一节 档案的定义与种类3一、档案的定义3二、档案与相关事物的关系三、档案的种类4第二节 档案的价值与作用6一、档案的价值6二、档案的作用7第三节 档案机构8一、公共档案馆8二、内部档案机构9三、档案行政机构10四、档案机构之间的关系11第四节 档案的管理11一、档案管理的基本原则11二、档案管理工作性质11三、档案管理的八大环节11四、文件生命周期理论18第一章 档案学基本理论第一节 档案的定义与种类深入学习档案的定义，了解档案构成的要素、特征，档案与图书、信息等的联系区别。档案的类型。一、档案的定义中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语对档案的定义表述为：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。从四个方面对档案定义的理解：1、档案的来源：在实践活动中直接形成的。国家机构、社会组织和个人开展工作、履行职责和发展自己，必然需要一定的载体和手段。制发各种表达意图的文件便是其重要的载体和手段之一。古人讲“言而无文，行之不远”。如教育部要发布命令，要通过发文件或视频等，才能贯彻下去；学生学习要经过考试的手段获取学习成绩等等。人们在现实活动中不仅要产生和形成文件，而且在今后的活动中还需要经常利用过去产生的文件，人们把日后需要查考的文件整理保存起来，就成为档案。这些档案都是伴随着人们的实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。 2、档案的条件：第一，档案是已经形成的文件材料。正在形成或尚未形成的东西不是档案，而是已经办理完毕的文件材料才算档案。所以，归档的档案必须是已经办理完毕的文件材料。第二，必须是具有一定保存价值的文件材料。国家机构、社会组织和个人在各项工作中形成的文件数量是比较多的，不可能全部都转化为档案。有的文件在办理完毕后失去了保存价值，也不可能转化为档案。所以说，档案是文件的精华，文件是档案的基础。第三，必须是按照一定的程序集中保存起来的文件材料。文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过整理，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。归档过程，这是文件和档案的分界线，是文件转化为档案的标志。3、档案的载体，形式多样。在社会实践中形成的档案，不但内容丰富，而且形式多样，可分为以下几种：（1）物质载体形式的多样性。如纸张、甲骨、竹简等。（2）记录方式的多样性。如文字、图表、声像等。（3）信息内容表达的多样性。如文书档案有法律、办法、决定、总结等等；科技档案有竣工图、测绘图、产品图等。 4、档案是原始的历史记录。档案是人们在社会活动中直接形成的原始信息记录，是档案定义核心内容，是档案的本质属性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物独一无二的本质所在，具有特定的历史记录性质。二、档案与相关事物的关系（一）档案与信息首先，什么是信息？控制论创始人维纳（诺伯特维纳(Norbert Wiener，1894-1964)是美国数学家，控制论的创始人）认为“信息是人们在适应外部世界，并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行互相交换的内容和名称”，它被奉为经典性定义。信息可以是一种东西，是一种内容和名称，是一种数据。实际上，人们在实际生活对信息还是有着基本的共识，它类似于消息、知识，来源很广泛，比如新闻、报告、数据、图书、杂志等。档案是一种信息资源，档案信息是信息的一种存在形式，档案是人类社会的一种重要信息资源。因为档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源。这是档案的本质特性决定的。信息理论告诉人们，信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有确定性、可靠性或确定性、可靠性程度差的信息没有什么价值，甚至会对人类社会造成负面效应乃至灾难。所以越发达、文明程度越高的国家越重视档案。所以，就档案与信息的关系而言，档案是一种信息，但是信息不仅包括档案。（二）档案与文献文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高、内容较系统完整的信息记录，形态上有文书、文章、著作（图书）、日记、信函、笔记、照片、音像制品等。档案与文献的逻辑关系是内涵不同，外延有大面积交叉重合。例如，文献里面有文书，档案里面也有文书，但此文书与彼文书有本质的不同。文献里面的文书可以是复印件，可以放在任何地方。但是档案里面的文书一般来说，必须是原件，放在档案盒里。区别：1、 本质不同。档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息；文献则不论是否是原始记录，都能称为文献。2、 文献注重历史文化价值，档案还注重现实性的查考、实用价值。3、 文献内容一般较系统、完整，档案则包括大量的片段性零星记录在内，如发票、账单、登记表单、签名等。（三）档案与文书两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系，文书尤其是其定稿因具有较强的原始记录性，可直接转化为档案。区别：1、档案不仅是过去的文书，还包括大量的非文书类的原始记录物。2、二者的本质不同。文书虽有原始记录性，但原始记录性并非文书的本质所在，文书本质上是人们处理、解决现时性具体事务、问题的信息传递工具，它主要在空间上传播交流且具有相当程度的强制性。（四）档案与图书区别：1.本质不同。档案是原始记录，图书是系统知识的结晶，是人力对自然对社会现象进行系统认识研究的结果。2.社会功能不同。档案是历史的原始记录，可供人们查考史实、解决实际问题。人们查档案是为了解决现实中的实际问题，为了了解、研究历史事实。人们看书则是为了学习系统知识，为了陶冶性情。3.两者内容上的交叉重合部分的特点也明显不同。档案中虽也有知识，但是这些知识是不系统的知识片段。图书内容中虽也有对历史事实的记载，但这些记载却不是直接的原始记录。（五）档案与资料资料是现实中最接近档案、与档案关系最为密切的概念（事物）。人们在现实生活中常常将这两个概念混为一谈，尤其是常常将档案称做资料。资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延宽泛，凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称之为资料。而档案则没有资料的那种相对性与动态性。所以，档案可以被人们作为资料看待并使用，但资料却不能作为档案看待并使用。（六）档案与文物两者在内涵上最为接近。文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品，如器具、衣服、建筑物等，当然也包括重要的历史文件，两者在内涵上有部分重合。重要的档案，因其既有原始记录作用又有突出的历史文化作用，可看做是文物，并作为文物被收藏。但绝大部分文物不能成为档案。因为文物的大部分是实用性物品，其所记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的。而档案是指内容信息清晰、确定的原始记录。三、档案的种类根据不同的分类标准，档案可划分为不同的种类，常见的有以下几种方法： （1）按档案产生的领域分：有文书档案、科技档案（如基建、设备、产品等）及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案等等）。（2）按档案的制成材料分：除纸质档案外，还有甲骨、竹简、缣帛、胶片、磁带、光盘和其它实物形式的非纸质档案；（3）按立档单位性质分：有党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等。（4）按时期分：有建国前档案（包括革命历史档案和旧政权档案）、建国后档案（包括建国以来党和国家和各个机关、部队、团体、企业和事业单位的档案）。前者通常称为历史档案，后者通常称为现实档案。目前，被人们普遍认可的现实种类（非严格逻辑种类）有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、电子档案、实物档案。问题与思考：1、什么是档案？判断是否为档案的依据是什么？ 2、档案有哪些种类？第二节 档案的价值与作用档案的价值社会之所以需要保存档案和需要有档案工作，是因为档案有价值。有的档案保存一段时间后，经鉴定会被剔除销毁，是因为丧失了价值；有的档案能世代留传，是因为有长久价值，档案价值是档案生命力之所在。档案价值指的是档案的利用价值，是档案的属性对社会需求的满足。当档案的原始记录性或知识信息性能够满足某个方面的社会需求时就形成了档案价值。（一） 凭证价值和情报价值。档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的基本价值凭证价值。也就是说，它可以成为查考、研究和处理问题的依凭，认定法律权利、义务与责任的证据，以及政治斗争、外交斗争和教育人民的工具。 档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的、广泛的、可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值情报价值。虽然报纸、杂志、书籍、文章等，也可作为情报资料来参考，但是，那些信息来源还有个真实度的问题存在，相比来说，档案因其原始性，可靠性更强。（二）现实价值和长远价值。现实价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。也就是说，档案对现在有用，对解决现实的问题有帮助。比如说，档案馆每天都会接待一些人来查询档案，他们查询档案的目的主要是为解决现在的问题而来。 档案的长远价值，是指档案的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的性质。也就是说在更遥远的未来，人们利用以前的档案不是解决其现实的问题，而是主要侧重历史文化方面的需求。 （三）对于形成者的价值和对于社会的价值。也就是说档案对形成它的人有价值，比如个人档案，绝大多数单位在接收你时，会要求调你的档案；结婚开证明时，你要到档案存放处去开；出国政审时要用到档案；退休时要用档案。本单位的档案，主要是本单位人利用。对于社会的价值，也就是说本单位的档案对单位以外的人社会也具有一定的价值。 二、档案的作用档案的作用就是档案的价值，是档案价值的外延和具体表现形式；档案产生于丰富的社会实践活动中，有着原始记录性或大量的知识信息内容，能够广泛满足社会需求，所以档案有着广泛的作用。 （一）行政作用档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可替代的凭证和参考作用，又称之为资治作用或行政作用。（二）业务作用是指在业务领域中可发挥重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。因为档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件。（二） 文化作用是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及它对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能。（四）法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。教育作用在社会教育的诸多素材中，档案以其独特的历史性、直观性和原始性，成为宣传教育的重要材料。如南京大屠杀，告诉后人牢记历史，勿忘国耻。问题与思考：档案有哪些价值和作用？ 第三节 档案机构认识我国的各类档案机构：公共档案馆、内部档案机构、档案行政机构等，了解档案从形成到销毁的整个过程及对应的保管场所的变化。一、公共档案馆（一）国家档案馆。分为历史档案馆和综合档案馆两类。历史档案馆包括中国第一历史档案馆（在北京，主要保存明、清中央机构的档案）和中国第二历史档案馆（在南京，主要保存民国时期各个政权中央机构的档案）。综合档案馆一般分布隶属于各级党和政府，收集保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案。又分为中央级和地区级综合档案馆两种类型。综合档案馆的基本职责与具体任务：基本职责：集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。档案馆的具体任务，主要有三个方面：1、 接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；2、 通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；3、 参与编修史志工作。（二）专业档案馆是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。如中国电影资料馆、铁道部档案馆、外交部档案馆、气象档案馆、城市建设档案馆等。二、内部档案机构（一）企业档案馆。收藏和管理本企业档案的档案馆。具有档案馆的一般属性。具有综合性和专业性。企业档案馆的职能：1、企业档案馆作为全国档案馆网络体系中的一员，要存储保管好企业档案，作为企业档案信息的利用中心，向本企业和社会各方面提供服务，并根据有关规定定期或不定期向国家档案馆移交具有国家和地方重要意义的档案。2、负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作。3、编研档案信息，开发档案信息资源。4、宣传教育职能。通过举办档案展览，宣传企业生产、经营和科学技术发展等方面的情况，从而增强企业管理者和社会的档案意识。高校档案馆类似于企业档案馆。（二）档案室档案室是各机构统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。是保存档案的过渡性机构，一般不可能成为永久保管档案的基地。主要任务是服务于本机关。1、作用：（1）是机构内具有参谋和咨询作用的部门，是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持。（2）是全国档案工作的基础。2、任务：（1）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（2）负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用。（3）定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。三、档案行政机构各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。我国的党、政档案工作实行统一管理，既是党的机构又是国家机构。基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查和指导。具体任务：1、拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作的发展规划。2、指导和监督各机关、团体等的档案工作，规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作。3、研究和审查档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题。 4、组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学研究。5、组织和参与档案工作的国际交流。四、档案机构之间的关系档案室、档案馆和档案局是我国档案机构的三种基本类型。三类档案机构之间的关系是：上级档案行政机构对下级档案行政机构具有业务指导和监督的关系；档案行政机构对同级档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督的关系。机关档案室和档案馆之间具有档案交接关系。各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，但有一定的协作关系。第四节 档案管理了解档案管理的基本理论及档案管理的八大环节档案管理是以档案为对象而开展的业务工作，由档案收集、 整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用八项具体工作所构成。这八项工作，又称为八个环节。 一、档案管理的基本原则中华人民共和国档案法规定：“档案工作实行统一领导， 分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”这就是我国档案工作的基本原则。这一原则的基本思想包括三个部分：(1)确立了档案工作的组织原则和管理体制-统一领导、分级集中地管理国家全部档案；（2）提出了档案的基本要求-维护档案的完整与安全；（3）体现了档案工作的基本目的，规定了档案工作的主要标准-便于社会各方面的利用。二、档案管理工作性质档案管理工作性质：档案管理工作是一项服务性、客观性、机要性和科学性很强的工作。 档案管理工作是一项服务性的工作。档案部门管理档案，从总体而言，并不直接生产物质财富，也不直接从事国家的管理活动，它是通过档案管理和提供档案信息这种特定方式，为人们了解情况、总结经验、研究问题、制定方针政策提供档案材料，为当前和长远的各项工作服务。 档案管理工作是一项客观性的工作。档案管理工作必须维护历史真实面貌，历史怎样发展，档案就该怎样记录。只有这样它才会成为后来查考利用、研究处理问题时的可靠根据，成为第一手材料，成为历史的真凭实据。 档案管理工作是一项机要性的工作。档案本身的特点以及国家利益要求在档案管理工作中需要保守国家秘密。 档案管理工作是一项科学性的工作。档案本身是历史的真实记录，是第一手材料，在档案管理工作中，除了做好档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、检索和统计工作外，还要进行档案的编研工作，研究历史、研究档案学等有关学科。 三、档案管理八大环节（一）档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。基本要求是：加强馆（室）外的调查和指导，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的相对完整性。（二）档案的鉴定档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的一项工作。1、档案鉴定工作的内容和意义 （1）档案鉴定工作的内容 档案鉴定工作是一项对档案真伪和价值的判定工作。在鉴定实际工作中，通常是指档案价值的鉴别和判断。这里所说的档案价值指档案对于社会的有用性，换句话说，档案鉴定是对档案价值的评价和预测。 档案鉴定工作的基本内容有：(1)制定鉴定档案价值的原则和标准，如档案保管期限表和确定档案价值的单项规定等；(2)判定档案的价值，并确定出档案的保管期限；（3）挑出已无保存价值和保管期满的档案，并按有关规定进行销毁或对保管期限作相应的升、降处理。 档案价值的鉴定，一方面是确定哪些档案应该保存，保存多长时同；另一方面是哪些档案不予保存，应进行销毁。档案鉴定工作是-项决定档案存毁的工作，销毁并不是目的，它只是为了更好地利用档案馆（室）有限的人力、财力和物力，让应该继续保存的档案能够更好地保存下去。档案鉴定工作的着眼点、出发点应是更好保存档案，而不应是单纯为鉴定而鉴定。 （2）档案鉴定工作的意义 档案鉴定工作，有利于档案的保管，有利于档案的利用工作。档案鉴定工作是一种决定档案生死存亡的工作。档案一般只有一份，而档案鉴定工作正是决定这只有一次生命的物体生死存亡的工作，因此，档案鉴定工作相对于其它环节更困难，责任更重大，必须慎之又慎，出不得半点差错。 2、档案鉴定工作的原则和标准 （1）档案鉴定工作的原则 档案鉴定工作的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点去判定档案的价值。 一是从国家和人民的的整体利益出发 在鉴定档案时，一定要站在全体人民的立场上，从国家整体利益出发，而不能凭个人好恶和小团体的利益来定夺。只有这样去研究档案的内容实质及其他各种因素，充分估计档案将来对整个社会发展所起的作用，才会正确地鉴定档案。二是全面的观点 在鉴定档案时，要全面分析文件的来源、内容、时间和形式特征，综合地判定档案的价值，要全面地把握被鉴定档案与其他档案的联系，而不能孤立地判断单份文件的保存价值，要全面地预测社会多层次、多角度、多方面利用档案的需要，准确判定档案价值和保管期限。三是历史的观点 档案是历史记录，鉴定时我们必须注重历史，用历史唯物主义的观点和方法，把档案放在它所形成的历史环境中去分析、研究、判断价值，以维护历史的本来面貌，不要用“新眼光而看老问题”。 四是发展的观点 档案是“后世赖以知今”的原始凭证，现在看起来可能没有作用的档案在未来也许会扩展出作用来，因此，必须用发展的观点预测档案的潜在价值。 （2）鉴定档案价值的标准 鉴定档案的价值，就是鉴定档案的保存价值。档案保存价值取决于以下因素：第一，档案自身特点，即档案客观地记载了人们的工作活动，反映了历史发展的真实面貌，其内在因素决定了档案总有一定的作用；第二，社会的需要，即人们在工作、学习和生活中对档案的客观需要，是档案发挥作用的必要条件，其外在因素决定档案是否需要保存和保存多久。鉴定档案价值的标准主要有档案本身属性标准和社会需要标准两个方面。 档案本身属性标准。从档案客体方面分析，档案本身属性标准可以为档案来源标准、档案内容标准和档案形式特征标准。 第一，档案来源标准。档案的来源是指档案的形成者，档案来源标准即要求从档案的形成者方面来鉴定档案的价值。档案形成者各式各样，其在社会上及机关内的地位、作用和职能可以影响甚至决定档案的价值。从档案全宗而言，本级党政机关和著名人物形成的档案，往往具有较高价值，其永久保存的档案要比一般单位和个人形成的多一些。 第二，档案内容标准。档案内容是决定建档价值最重要、最本质的因素。主要表现在三个方面，一是档案内容的重要性。档案是社会实践活动的原始记录，所记载的事实本身的重要程度直接影响档案的价值，-般来说，反映党和国家的方针政策、重大事件、主要活动、反映本机关的主要职能活动、中心工作和基本情况反映全面性或典型性问题的档案，因在工作生产中具有维护国家、集体和个人权益以及科学研究、总结经验等方面的证据、查考性作用，就有较高的档案价值。二是档案内容的独特性。本机关、本地区、本系统具有特色的档案，反映了独特的典型的事物对利用者具有较大的吸引力，因此，档案价值也较高。三是档案内容的时效性。作为记录事实、处理事务、传递信息的手段，在行政上、业务上、法律上具有一定的时效性，因此档案有效期的长短对档案价值会产生不同程度的影响。另外，档案内容的真实性、完备性等对档案价值的大小也有所影响。 第三档案形式特征标准。档案形式特征是指档案文件名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等，这些特征对档案价值也可能产生影响。一是档案文件的名称（文种）。不同的档案文件名称具有各自特定的性能和用途，因而可以在一定程度上反映出档案文件的价值。但需注意文种的使用不一定准确以及文种使用范围比较宽泛等因素，判定档案价值时必须结合档案文件内容加以评价。二是档案文件形成时间。档案文件形成时间对档案价值的影响，主要是看档案文件形成时间距离现在远近和形成于什么历史时期。一般说，档案产生的时间距离今天越远，也就显得越珍贵。正是从这种保护历史文献的要求出发，我国目前保存的民国以前的档案和革命历史档案一般不准销毁。另外在国家或机关重要历史时期形成的档案也具有特殊的保存价值。三是文本。同一档案文件在拟稿、印刷过程中会形成各种稿本，如正本、副本、草稿、定稿、底图、蓝图等，不同稿本的档案文件，在行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因此价值也不同。四是档案文件外形特点。档案的制成材料、记录方式、笔迹、图案等外形特点也在一定程度上影响其保存价值。例如，某种外形特征会使档案具有文物价值、艺术价值或纪念价值。 档案的社会需要标准。从社会对档案需要方面进行分析，社会需要方向、需要面和需要时间是构成鉴定档案价值的社会需要标准。一是社会需要方向，是利用者需要哪些内容、哪些档案类型的趋向性。二是社会需要面，是指利用档案文件的公民个人或机关单位的广泛性。三是社会需要时间，是指需要利用某些档案的长久性。 3、档案鉴定工作的程序 档案鉴定工作共分为三个程序： (1)区分归档与不归档 确定文件是否属归档范围，如果无需归档文件或重份文件则没有资格转化为档案。这个阶段的任务是鉴定文件材料有无保存的价值。(2)区分保管期限 对于归档文件，机关文书整理人员要依据文书档案保管期限表，准确地划定保管期限。这个阶段的任务是鉴定档案保存价值的时间性。（3）档案价值复审阶段 这个阶段主要有两种复审：第一，移交复审，档案室和档案馆对接收的档案的保管期限应认真再审定一次，发现不合格的归档文件应立即纠正；第二，到期复审，档案馆，档案室对已到期的档案必须再鉴定一次，以确定档案是升高保管期限还是降低保管期限或移出销毁。（三）档案的整理档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础。具体来说主要包括全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等诸多业务环节。全宗是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。组织全宗的构成条件：可以独立行使职权，能以自己的名义单独对外行文。设有会计单位或经济核算单位。设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。全宗的实质是同一来源档案的有机整体。1、来源原则。它是当前世界各国公认的档案整理理论。指的是在档案的整理分类时，档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。2、来源原则的理论意义和实践价值（1）从历史主义思路出发，充分体现了档案形成的历史联系，为档案馆馆藏的实体整理和分类提供了合理的客观依据。（2）有力地维护和保持了档案的本质属性，成为档案整理与分类中的至善原则。（3）兼具理论性和实践性的管理思想和原则。（四）档案的保管 1、档案保管工作任务 档案保管是档案管理工作基本环节之一，档案保管工作中心任务是维护档案完整与安全。具体有三项任务：一是防止档案损坏；二是维护档案安全；三是延长档案寿命。 2、档案保管工作的基本要求 （1）预防为主，防治结合 保护档案的措施比较多，概括起来有两种：一种为预防措施，例如，防盗、防火、防虫等，另-种为治理措施，倒如，灭虫、消毒、恢复字迹、恢复纸张机械强度等。在档案保护工作中，我们一定要“无病先防”，以预防主，在预防失败的前提下再去治理，否则会事倍功半。 （2）加强重点，照顾一般 在档案保管工作中，加强对永久保管和重要立档单位的档案的防护，同时在财力、人力允许的前提下尽量改善一般档案的保管条件。 （3）立足长远，保证当前 档案保管工作要着眼于党和国家的长远利用，也要保证当前各项工作的利用，使保管和利用有机地结合起来。 3、档案保管工作内容档案保管工作内容是档案保护技术工作和档案库房管理工作。（1）档案保护技术工作 档案保护技术工作，是采用各种技术措施，防止和消除各种可能损坏档案的不利因素。这些保护技术措施有：档案贮存环境控制技术，如库房温湿度调节、防光、防尘、防火、防潮、防有害气体等；档案有害生物防治技水，如防霉消毒、防虫杀虫、防鼠灭鼠等，档案修复技术，如去污、去酸、加固、修裱、字迹恢复等。 （2）档案库房管理工作档案库房管理工作，就是通过档案排列上架，编制存放地点索引，翻检排查等日常业务管理工作，通过严格的档案出入库登记检查措施和定期清点制度，保证库藏档案的安全完整。通过定期清扫和检查水电空调等设施安全，并不断地改善档案的贮藏环境和保管条件。防止档案损坏，最大限度地延长档案的寿命。库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光）；库房内的温度应控制在14-24之间，相对湿度应控制在45%-60%之间，库房管理人要认真记录库房内当日的温度和湿度。库房环境对档案实体的保管和保护具有重要的意义。在档案的保护中，库房温、湿度是影响档案材料老化变质速度的重要因素。不适宜的温、湿度不仅直接影响档案纸张的脆化和字迹的褪变、录音和录像档案的失真，而且会加速一切不利因素对档案制成材料的破坏。因此，控制好档案库房的温、湿度，使之达到规定的标准，这是延长档案“自然寿命”的一项重要措施。 （五）档案的统计档案登记与统计。如档案接收进馆登记，档案利用登记、出入库登记、温湿度登记、工作日志等。档案统计就是运用一系列专门的统计技术和方法，对档案工作领域中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，为工作决策提供可靠的数据支持。（六）档案的检索档案检索。是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，是开展提供利用工作的基本手段。现在基本上是用计算机检索，把档案目录信息输入档案管理软件，在需要检索档案时，输入相应的字段进行检索。（七）档案的编研档案的编研。是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑和研究工作。包括档案史料和现行机关文件汇编（档案一次文献）、编辑档案文摘汇编（档案二次文献）、编写档案参考资料（档案三次文献，如大事记、组织沿革、专题概要、会议简介等）、编史修志。档案编研工作是档案馆室主动、系统、广泛地开展提供利用服务的一种方式；是提高档案馆、室工作水平的一个重要途径；是保护档案原件和长远流传档案史料的一种措施。（八）档案的利用档案的提供利用服务。是档案保管部门以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。档案价值的实现，需要通过利用才能发挥出来。基本任务在于及时、准确、全面、有效地为档案用户提供所需的档案信息材料。这就要求首先馆藏内容有足够的丰富，要求档案人员要对馆藏档案有比较清楚的了解，做到胸中有数，需要编制比较有效的检索工具。需要档案馆创造便利的条件为用户服务。四、文件生命周期理论文件生命周期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。是指导从文件到档案全过程管理的基本理论，是现代档案学理论的重要理论成果之一。（一）文件生命周期理论的基本内容文件生命周期理论的基本内容主要可概括为三点：第一，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。第二，由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段。第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在对应关系。它们也可称为文件生命周期理论的三个基本点：第一，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。这包括两层涵义。首先，这里的文件是一个广义概念。目前中外档案界提出的文件定义多种多样，归纳起来有狭义和广义之分。狭义的文件特指现行文件，即正在承办或现行处理的文件。当文件办理完毕或是针对的活动结束后，文件使命即告结束并转化为档案，狭义文件观的特点是强调文件与档案是不同性质的事物，是并列的同一层次的概念。而文件生命周期理论则认为文件是一个广义概念，泛指人类社会实践活动中直接产生和使用的一切信息记录，无论其载体形式和记录方式如何。与狭义文件观相反，文件生命周期理论把文件视为一个集合概念，强调现行文件和历史档案都只是广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分。其次，文件运动现象如同生命现象一样，从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。文件生命周期理论从运动的角度出发，指出文件的生命过程往往是文件最初由形成者产生、保管和频繁利用，然后由于文件对形成者的偶尔作用或潜在历史价值送到机关内部的档案室或机关外的文件中心保存一定时期，最后当文件的现行业务价值完全丧失后，除具有档案价值的文件移交到档案馆永久保存外，其他的一概销毁。而且这一发展过程是连续统一的，所谓现行文件和历史档案只是同一事物的不同运动阶段。 第二，由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段。 这包括三层涵义：首先，文件的整体运动过程具有阶段性特征。文件生命周期理论认为，文件从形成到销毁或永久保存的整体运动过程并非是一成不变的，相反，它呈现出明显的阶段性变化。尽管基于国情和文档管理体制的差异或观察问题的不同角度，中外对文件运动过程进行了略有区别的阶段划分有的从文件运动形态的角度分为现行、半现行和非现行三个阶段；有的从文件保存场所的角度分为在承办单位存留、在中间档案馆存留和在总档案馆永久保存三个阶段；有的从文件运转流程的角度分为文件的产生办理、现行利用、过度保存和历史保管四个阶段，有的从文件管理程序的角度分为文件的形成，使用与维护、鉴定和选择、档案管理四个阶段，等等。分法尽管不同，却共同反映出文件运动过程具有阶段性这一客观事实。其次，文件运动过程的各阶段具有不同特点。如果将文件的运动过程统一分为现行、半现行和非现行三个阶段则各阶段各有其特点。现行阶段的特点是文件对机关的现行作用最为突出，机关需要频繁利用，一般保存在机关内部，服务对象以本机关为主，半现行阶段的特点是文件的现行作用开始衰退，利用率也逐渐降低，但服务对象仍以机关为主，此时需有一个场所来检验文件是否具有长远历史价值，过早销毁或向档案馆移交都不太适宜。非现行阶段的特点是文件对机关的作用基本丧失，其中大多数因没有历史价值而被销毁，少数具有长远价值的则需要永久保存，此时服务对象由机关扩展到社会各界，保存场所也转移至档案馆。再次，引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化。一般来说，文件的价值就是客体（文件）对主体（利用者，包括形成者和非形成者）需要的满足。美国著名档案学者谢伦伯格阐述的“双重价值”颇具经典性，他认为文件有两种价值：一是具有对形成机关的原始价值，二是具有对其他机关和个人利用者的从属价值，也统称档案价值。这两种价值形态（档案价值形态是指档案价值的具体表现形式）主要是从利用者角度区分的，貌似简单，实质却相当深刻。我国多对应称为第一价值和第二价值。这两种价值形态在文件运动过程中的变化具有规律性，文件从产生起首先具有第一价值，然后才有第二价值，并且第一价值逐步减弱，第二价值逐步显现。 前述现行、半现行和非现行三个阶段的文件价值变化过程就是第一价值最为旺盛第一价值逐渐衰退第一价值丧失第二价值显现。文件作为形成机关实践活动中产生的各种原始记录，首先对机关的行政管理工作具有全方位的现行效用，是机关工作的工具和凭据。后来随着文件针对的业务活动的办理结束，文件的现行效用逐渐消失并进入半现行阶，但此时文件对机关的参考作用依然存在。直到最后，绝大部分半现行文件因为第一价值退化而彻底丧失现行作用只有一小部分文件逐渐显现出长远的历史价值，成为非现行文件。文件的价值形态变化贯穿于文件的整个运动过程，它是决定各阶段文件不同特点的最根本因素从而导致了文件的阶段划分。 第三，文件在每阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。 这包括两层涵义：首先，文件在每一个阶段的特定价值形态对应于不同的服务对象、保存场所和管理方式。第一价值决定了文件必然以形成机关为首要服务对象，当第一价值旺盛时，为了满足机关频繁的利用需求，文件适宜保存在机关内部，机关也愿意为此花费人财物等资源。但随着第一价值逐渐衰减，机关的利用需要逐渐淡化此时机关便感到自行保管半现行文件的沉重负担，但半现行文件残留的第一价值使机关希望能有一种既能满足自身利用需求，又能检验文件是否具有第二价值的保管机构，国外的文件中心和我国的档案室都是这种过渡性机构；最后，第一价值丧失又没有第二价值的文件就被销毁，而显现出第二价值的文件则会冲破机关的狭小范围，转而为社会各界服