物资管理系统使用说明.doc

物资管理系统物资管理系统物资管理系统 用用用 户户户 使使使 用用用 手手手 册册册 吉林省明日科技有限公司 2005 年 10 月 1 第 1 章 系统简介 4 1 1 系统概述 4 1 2 系统目标 4 1 3 适用范围 4 1 4 系统特点 4 第 2 章 软件安装及产品获得 6 2 1 运行环境 6 2 2 数据库配置及安装 6 2 2 1 手动配置数据库 6 第 3 章 系统登录 10 1 1 系统登录 10 1 2 系统 14 1 2 1 系统登录 14 1 2 2 口令修改 15 1 2 3 系统退出 15 1 3 基础信息 16 1 3 1 仓库基础信息 16 1 3 2 物资基础信息 17 1 3 3 供应商信息管理 18 1 3 4 职务信息管理 18 1 3 5 员工信息管理 19 1 3 6 操作员信息管理 20 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 2 1 4 物资管理 20 1 4 1 物资入库管理 21 1 4 2 物资出库管理 24 1 4 3 物资入库退货 26 1 4 4 物资维修管理 27 1 4 5 物资报废管理 28 1 4 6 盘点打印 28 1 4 7 物资报损处理 29 1 4 8 物资报溢处理 30 1 4 9 供应商结款 30 1 5 信息查询 31 1 5 1 物资入库查询 31 1 5 2 物资出库查询 32 1 5 3 物资退货查询 33 1 5 4 物资维修查询 34 1 5 5 物资报废查询 34 1 5 6 物资报损查询 35 1 5 7 物资报溢查询 36 1 5 8 供应商结款查询 36 1 6 红字冲销 37 1 6 1 入库票号冲销 37 1 6 2 出库票号冲销 38 1 6 3 入库退货票号冲销 39 1 6 4 维修票号冲销 40 1 6 5 报废票号冲销 40 1 6 6 报损票号冲销 41 3 1 6 7 报溢票号冲销 42 1 6 8 供应商结款票号冲销 42 1 7 帮助 43 1 7 1 关于 43 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 4 第 1 章 系统简介 1 1 系统概述 物资管理信息系统是一项复杂而特殊的物流 资金流处理系统 本系统采用科学化 现代化的管理方法 对物资采购供应管理业务进行全方位控制和管理 使企业能够适应市场 经济的需求 系统以减轻劳动强度和提高管理水平为手段 以创造经济效益为目的 系统的 功能涵盖了物资采购供应管理的各个环节 充分满足物资公司及基层单位物资管理的基本需 求 1 2 系统目标 强大的打印功能 让用户随时了解物资库存情况 提高工作效率 降低成本 使企业 能够适应市场经济的需求 1 3 适用范围 本系统充分满足物资公司及基层单位物资管理的基本需求 1 4 系统特点 界面美观友好 操作简单 信息查询灵活 方便 快捷 准确 数据保密性强 用户对应不同的权限级别 系统最大限度地实现了易安装性 易维护性和易操作性 5 系统运行稳定 安全可靠 支持多行输入 自动生成编号 支持报表的打印 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 6 第 2 章 软件安装及产品获得 2 1 运行环境 操作系统 Windows 2000 NT XP ME 开发工具 Delphi 7 0 数据库 SQL Server 2000 硬件配置 CPU 300MHz 以上的处理器 内存 64MB 推荐 128MB 以上 硬盘 100MB 以上磁盘空间 分辨率 最低 800 600 像素 建议 1024 768 像素 颜色 256 色 2 2 数据库配置及安装 物资管理系统 采用 SQL Server 数据库开发 在程序首次启动时会检查所需的数据 库是否已经安装 如果没有安装 则系统会弹出数据库配置窗口 引导用户完成数据库的配 置 用户也可以手动配置数据库 在程序启动前 将数据库文件附加到数据库中 下面将 详细讲解手动配置数据库 附加数据库的方法 2 2 1 手动配置数据库 附加数据库的步骤如下 1 将程序目录 Database 下的 db bpglxt Data MDF 和 db bpglxt Log LDF 文件拷贝到 SQL Server 2000 安装路径下的 MSSQL Data 目录下 7 如果您的计算机上没有安装 SQL Server 请先安装 SQL Server 2000 Windows 98 下请安装中文版个人版 安装 SQL Server 2000 数据库时 在身份安全验证机制选项中 必须要选择 Windows 和 SQL Server 混合安全验证机制 sa 的密码设置为空 如果您已经 安装好了 SQL Server 2000 也可以在 企业管理器 数据库 工具 SQL 配置属 性 安全性 中修改当前的配置属性 2 选择 开始 程序 Microsoft SQL Server 企业管理器 项 进入 SQL Server 2000 企业管理器 3 在打开的 控制台根目录 窗口中 连续单击父级节点 展开至如图 1 12 所示 图 1 11 控件台根目录窗口 其中 MRLX 节点为本机的服务器名称 4 选择 数据库 文件 单击鼠标右键 选择 所有任务 附加数据库 项 如 图 1 13 所示 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 8 图 1 13 选择附加数据库 5 此时将打开 附加数据库 窗口 单击 按钮 选择 SQL Server 2000 的 MSSQL Data 目录下的 db bpglxt Data MDF 数据库 如图 1 14 所示 9 图 1 14 选择数据文件所在路径 6 在 指定数据库所有者 下拉列表框中选择 sa 然后单击 确定 按钮 数据 库便附加成功了 7 单击 确定 按钮 弹出如图 1 15 所示的提示框 图 1 15 系统提示 8 单击 确定 按钮 完成附加数据库操作 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 10 第 3 章 系统登录 1 1 系统登录 1 双击物资管理系统图标 系统自动运行物资管理系统自启动界面 如图 1 1 所示 图 1 1 物资管理系统自启动界面 2 在程序首次启动时会检查所需的数据库是否已经安装 如果没有安装 则系统会 弹出 登录服务器 的数据库配置窗口 如图 1 17 所示 11 图 1 17 登录服务器 如果检测到数据库已经安装成功 单击 登录 按钮直接进入到登录界面 3 单击 登录 按钮 弹出如图 1 18 所示的提示对话框 图 1 18 提示 4 单击 是 按钮 程序自动查找数据库文件 如果程序未查找到 则弹出如图 1 19 所示的对话框 在 查找范围 下拉列表框中选择数据库文件所在路径 如果自动找到 数据库文件 则直接弹出数据库安装成功提示信息 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 12 图 1 19 请选择数据库文件和日志文件 5 系统要求至少选择两个数据库文件 单击 打开 按钮 进行数据库的安装操作 安装完毕后系统会自动弹出如图 1 20 所示的对话框 数据库安装操作只能在本机上进行 图 1 20 数据库安装成功提示 6 单击 确定 按钮系统自动连接数据库 完毕后弹出如图 1 21 所示的对话框 图 1 21 数据库连接对话框 13 7 单击 确定 按钮 完成数据库的配置操作 8 用户是否有权登录备品管理系统 首先需要通过登录界面验证用户的身份 登录 界面如图 1 22 所示 图 1 22 系统登录 9 在操作员列表处单击 mr 图标 在 密码 文本框中输入 mingrisoft 单击 登录 按钮 即可以该操作员的身份进入备品管理系统 主界面如图 1 23 所示 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 14 图 1 23 备品管理系统主界面 1 2 系统 系统菜单主要包括 系统登录 口令修改 系统退出 1 2 1 系统登录 选择菜单栏中的 系统 系统登录 命令 弹出如图 1 4 所示的界面 该模块主要 起到重新启动的作用 可在不关闭程序的同时更换操作员 操作方法与系统登录方法相同 请读者效仿 1 1 系统登录 15 图 1 4 系统登录 1 2 2 口令修改 选择菜单栏中的 系统 口令修改 命令 弹出如图 1 5 所示的 密码修改 界面 该模块主要用于修改当前操作员密码 创建新密码时 新密码 与 确认密码 必须一致 否则系统弹出提示对话框 并不予以修改 图 1 5 密码修改 1 2 3 系统退出 选择菜单栏中的 系统 系统退出 命令 弹出提示对话框 如图 1 6 所示 单击 是 按钮 退出物资管理系统 单击 否 按钮 返回到系统主界面 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 16 图 1 6 退出提示 1 3 基础信息 基础信息菜单主要包括 仓库基础信息 物资基础信息 供应商信息管理 职务信息 管理 员工信息管理 操作员信息管理 1 3 1 仓库基础信息 选择菜单栏中的 基础信息 仓库基础信息 命令 弹出 仓库基础信息 界面 如图 1 7 所示 该模块主要实现添加 修改 删除 查询仓库信息等功能 图 1 7 仓库基础信息 仓库基础信息的操作方法如下 1 添加信息 添加仓库信息须先在 仓库名称 及 仓库简码 字段处输入仓库的 名称及简码 然后单击 添加 按钮 系统弹出 操作成功 提示信息 仓库信息添加成功 2 修改信息 如要修改仓库信息 则须双击要修改的仓库记录 在上方的字段处修 改后 单击 修改 按钮弹出提示信息 确认后弹出 修改成功 提示信息 17 3 删除信息 如要删除仓库信息 可单击要删除的仓库记录 单击 删除 按钮 确认后完成删除操作 4 查询信息 如果记录过多 查找记录是一项非常繁琐的事情 该模块为了解决这 一难题 特增加了强大的查询功能 其使用方法非常简单 只要输入的条件与所设置的查询 条件相一致 单击 查询 按钮 即可查询出符合此条件的所有数据 1 3 2 物资基础信息 选择菜单栏中的 基础信息 物资基础信息 命令 弹出如图 1 8 所示的 物资基 础信息 界面 该模块主要实现添加 修改 删除 查询物资信息等功能 图 1 8 物资基础信息 物资基础信息的操作方法如下 1 添加物资信息 须先在字段信息处填写完整的物资信息 然后单击 添加 按钮 弹出 操作成功 对话框 即物资信息添加成功 2 修改物资信息 则需双击要修改的物资记录 在上方的字段处修改后 单击 修 改 按钮后弹出提示信息 确认后弹出 修改成功 对话框 3 删除物资信息 可单击要删除的物资记录 单击 删除 按钮 确认后完成删除 操作 4 查询信息 可按不同字段 不同条件查询物资基础信息 只要输入的条件与所设 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 18 置的查询条件相一致 单击 查询 按钮 即可查询出符合此条件的所有数据 该模块支持 模糊查询 该模块支持模糊查询 例如 在 物资名称 后的文本框中输入 床 条件值 后 单击 查询 按钮 即可查询出物资名称含 床 的所有物资信息 1 3 3 供应商信息管理 选择菜单栏中的 基础信息 供应商信息管理 命令 弹出如图 1 9 所示的 供应 商信息管理 界面 该模块主要实现添加 修改 删除 查询供应商信息等功能 供应商信息管理模块中添加 修改 删除 查询的操作方法与物资基础信息类似 敬 请参考 此处不再重复讲解 图 1 9 供应商信息管理 1 3 4 职务信息管理 选择菜单栏中的 基础信息 职务信息管理 命令 弹出如图 1 10 所示的 职务信 息管理 界面 该模块主要实现添加 修改 删除职务信息等功能 职务信息管理模块中的添加 修改 删除的操作方法与上述模块中的类似 敬请参考 此处不再进行重复讲解 19 图 1 10 职务信息管理 1 3 5 员工信息管理 选择菜单栏中的 基础信息 员工信息管理 命令 弹出如图 1 11 所示 员工信息 管理 界面 该模块主要实现添加 修改 删除 查询员工信息等功能 员工信息管理模块中的添加 修改 删除 查询的操作方法与上述模块中的类似 敬 请参考 此处不再进行重复讲解 添加员工信息时 员工工号 由用户自行填写 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 20 图 1 12 员工信息管理 1 3 6 操作员信息管理 选择菜单栏中的 基础信息 操作员信息管理 命令 弹出如图 1 13 所示的 操作 员信息管理 界面 该模块主要实现添加 修改 删除操作员信息等功能 该模块中添加 修改 删除的操作方法与上述模块中相同 敬请参考 此处不再重复 讲解 1 在此处添加的操作员名称必须与员工信息中的员工名称相一致 否则不予 以添加 系统提示您 该操作员在员工信息表中不存在 请重新输入 2 该模块中的操 作员级别有两种 普通操作员和系统管理员 这两种操作权限在此程序中没有做详细的区分 即操作的权限相同 图 1 13 操作员信息管理 21 1 4 物资管理 物资管理菜单主要包括 物资入库管理 物资出库管理 物资入库退货 物资维修管 理 物资报废管理 盘点打印 物资报损处理 物资报溢处理 供应商结款 1 4 1 物资入库管理 选择菜单栏中的 物资管理 物资入库管理 命令 弹出如图 1 14 所示的 物资入 库管理 界面 该模块的主要完成物资的入库登记操作 图 1 14 物资入库管理 物资入库管理的操作方法如下 该界面操作支持键 所以可通过键来移动光标 定位焦点 操 作员 默认为当前操作员名称 不可以更改 时间默认为当前系统时间 可以更改 1 进入该模块后 光标停留在 供应商名称 处 按下键盘上的键 弹出供应商信息列表 然后使用 键可选择列表中的信息 确认后按下键 即可 负责人也可通过此方法进行选择 如图 1 15 所示 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 22 图 1 15 入库登记 2 录入物资信息时 可在 条形码 处输入物资条码后 也可在 物资名称 处按下键 调出所有物资信息 在选择物资信息时可先按下键再通过 键移动焦点 也可在物资记录处双击 确认选择操作 如图 1 36 所示 还可以 直接在 物资名称 处输入物资名称或简码 系统自动筛选并显示记录 图 1 16 入库登记 3 选择完物资后 在 数量 单元格内输入入库数量 系统自动计算 金额 如 23 图 1 37 所示 图 1 17 入库登记 4 在 仓库名称 处按下键 调出仓库名称下拉列表 利用 键 可选择仓库名称 如图 1 18 所示 按下键确认选择 1 该模块中不支持键执行换行操作 若继续进行入库操作 可以通 过 键或键将光标移动到下一行 2 如果要删除某条物资记录 可在记录 处按下键 即可删除记录 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 24 图 1 18 入库登记 5 系统自动计算 进货总计 和 应付金额 入库记录添加完毕后 单击 保存 按钮 系统弹出 操作成功 票号为 提示对话框 如图 1 19 所示 图 1 19 提示 1 4 2 物资出库管理 选择菜单栏中的 物资管理 物资出库管理 命令 弹出如图 1 20 所示的 物资出 库管理 界面 该模块主要完成物资的出库登记操作 图 1 20 物资出库管理 物资出库管理的操作方法如下 1 分别在 领取人 及 库管员 处按下键进行选择 时间 默认为 当前系统时间 可以更改 如图 1 21 所示 25 图 1 21 物资出库管理 2 选择出库物资 可在 条形码 处输入物资条形码后按下键 也可在 物 资名称 处按下键调出物资列表 然后按下键定位焦点 再通过 键选择物资 确认后按下键即可 如图 1 22 所示 还可以直接在 物资名称 处输 入物资名称或简码 系统自动筛选并显示记录 图 1 22 物资出库管理 3 在 仓库名称 处按下键 调出仓库名称下拉列表 可通过 键进行选择 如图 1 23 所示 1 该模块中不支持键执行换行操作 若要继续进行出库操作 可以 通过 键或键将光标移动到下一行 2 如果要删除某条物资出库记录 可 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 26 在记录处按下键 即可删除 图 1 23 物资出库管理 4 信息填写完整后 单击 保存 按钮 弹出 操作成功 票号为 提示信 息 如图 1 24 所示 图 1 24 提示 1 4 3 物资入库退货 选择菜单栏中的 物资管理 物资入库退货 命令 弹出如图 1 25 所示的 物资入 库退货 界面 该模块主要完成物资入库退货登记操作 物资入库退货的操作方法与物资入库管理操作类似 敬请参考 此处不再重复讲解 27 图 1 25 物资入库退货 1 4 4 物资维修管理 选择菜单栏中的 物资管理 物资维修管理 命令 弹出如图 1 26 所示的 物资维 修管理 界面 该模块的主要完成物资维修登记操作 物资维修管理模块中 负责人 时间 物资名称 的选择方法以及其他操作方法 与上述模块类似 敬请参考 此处不再重复讲解 其中 维修人员 需自行填写 图 1 26 物资维修管理 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 28 1 4 5 物资报废管理 选择菜单栏中的 物资管理 物资报废管理 命令 弹出如图 1 27 所示的 物资报 废管理 界面 该模块主要完成物资报废登记操作 物资报废管理的操作方法与上述模块类似 敬请参考 此处不再重复讲解 图 1 27 物资报废管理 1 4 6 盘点打印 选择菜单栏中的 物资管理 盘点打印 命令 弹出如图 1 28 所示的 盘点打印 界面 该模块主要完成对库存中的物资数量进行盘点 起到库存数量查看的作用 并支持打 印功能 库存盘点打印单据如图 1 28 所示 29 图 1 28 库存盘点及打印单据 盘点打印管理的操作方法如下 1 该模块有两种查询方法 一种是按仓库名称查询 另一种是按物资名称查询 并 且支持组合条件查询 以上两种条件 选择查询条件后 单击 查询 按钮即可查询库存 盘点信息 2 单击 打印 按钮 将打印查询结果记录 1 4 7 物资报损处理 选择菜单栏中的 物资管理 物资报损处理 命令 弹出如图 1 29 所示的 物资报 损管理 界面 该模块主要完成物资报损登记操作 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 30 物资报损处理操作与上述模块中的操作方法类似 敬请参考 此处不再重复讲解 图 1 29 物资报损处理 1 4 8 物资报溢处理 选择菜单栏中的 物资管理 物资报溢处理 命令 弹出如图 1 30 所示的 物资报 溢处理 界面 该模块主要完成物资报溢登记操作 物资报溢处理的操作方法与上述模块类似 敬请参考 此处不再重复讲解 图 1 30 物资报溢处理 1 4 9 供应商结款 选择菜单栏中的 物资管理 供应商结款 命令 弹出如图 1 31 所示的 供应商结 31 款 界面 该模块主要完成供应商结款操作 图 1 31 供应商结款 供应商结款的操作方法如下 1 在 结款人 处按下键选择结款人 在 时间 处选择结款日期 默认时间为当前系统时间 2 在 供应商名称 下拉列表处选择供应商名称 单击 查询 按钮 或者按下 键 即可确认选择操作 3 系统自动显示此供应商的 应付金额 在 实际付款 处填写结款金额 单击 结款 按钮 即结款操作成功 1 5 信息查询 信息查询菜单主要包括 物资入库查询 物资出库查询 物资退货查询 物资维修查 询 物资报废查询 物资报损查询 物资报溢查询 供应商结款查询 1 5 1 物资入库查询 选择菜单栏中的 信息查询 物资入库查询 命令 弹出如图 1 32 所示的 物资入 库查询 界面 该模块主要实现查询物资入库记录的功能 物资入库查询的操作方法非常简单 该界面支持三种查询方法 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 32 按不同字段不同条件查询物资入库信息 按时间段查询物资的入库信息 支持以上两种的组合条件查询 选择完查询条件后 单击 查询 按钮 在下方的数据表格中显示查询结果 右侧将 对查询结果中的物资入库数量进行统计 图 1 32 物资入库查询 1 5 2 物资出库查询 选择菜单栏中的 信息查询 物资出库查询 命令 弹出如图 1 33 所示的 物资出 库查询 界面 该模块主要实现查询物资出库记录的功能 物资出库查询的操作方法与物资入库查询类似 敬请参考 此处不再重复讲解 33 图 1 33 物资出库查询 1 5 3 物资退货查询 选择菜单栏中的 信息查询 物资退货查询 选项 弹出如图 1 34 所示的 物资退 货查询 界面 该模块主要实现查询物资退货记录的功能 物资退货查询的操作方法与上述查询模块类似 敬请参考 此处不再重复讲解 图 1 34 物资退货查询 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 34 1 5 4 物资维修查询 选择菜单栏中的 信息查询 物资维修查询 选项 弹出如图 1 35 所示的 物资维 修查询 界面 该模块主要实现查询物资维修记录的功能 该模块的操作方法与上述查询模块类似 敬请参考 此处不再重复讲解 其不同的是 右侧列表栏中统计的是 实付金额 而不是数量 图 1 35 物资维修查询 1 5 5 物资报废查询 选择菜单栏中的 信息查询 物资报废查询 选项 弹出如图 1 36 所示的 物资报 废查询 界面 该模块主要实现查询物资报废记录的功能 该模块的操作方法与上述查询模块类似 敬请参考 此处不再重复讲解 其不同之处 在于 右侧列表栏中统计的是报废物资的总数量和总费用 35 图 1 36 物资报废查询 1 5 6 物资报损查询 选择菜单栏中和 信息查询 物资报损查询 选项 弹出如图 1 37 所示的 物资报 损查询 界面 该模块主要实现查询报损记录的功能 该模块的操作方法与上述查询模块类似 此处不再重复讲解 敬请参考 图 1 37 物资报损查询 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 36 1 5 7 物资报溢查询 选择菜单栏中和 信息查询 物资报溢查询 选项 弹出如图 1 38 所示的 物资报 溢查询 界面 该模块主要实现查询报溢记录的功能 该模块的操作方法与上述查询模块类似 此处不再重复讲解 敬请参考 图 1 38 物资报溢查询 1 5 8 供应商结款查询 选择菜单栏中的 信息查询 供应商结款查询 选项 弹出如图 1 39 所示的 供应 商结款查询 模块 该模块主要实现查询供应商结款记录的功能 该模块的操作方法与上述查询模块相同 此处不再重复讲解 敬请参考 37 图 1 39 供应商结款查询 1 6 红字冲销 红字冲销菜单主要包括 入库票号冲销 出库票号冲销 入库退货票号冲销 维修票 号冲销 报废票号冲销 报损票号冲销 报溢票号冲销 供应商结款票号冲销 1 6 1 入库票号冲销 选择菜单栏中和 红字冲销 入库票号冲销 选项 弹出如图 1 40 所示的 入库票 号冲销 界面 该模块主要实现入库票号冲销的功能 吉林省明日科技有限公司 物资管理系统 使用说明 38 图 1 40 入库票号冲销 入库票号冲销 界面支持三种查询方法 按不同字段不同条件查询物资入库信息 按时间段查询物资的入库信息 支持以上两种的组合条件查询 入库票号冲销的操作方法如下 1 确定并输入正确的查询条件后 单击 查询 按钮 下方列表栏中显示查询结果 2 在列表栏中单击要冲销的票号记录 单击 确定 按钮将冲销此入库票号 执行冲销后列表中记录自动清空 这并不是将所有票号全部冲销了 而是在冲 销操作完成后进行了初始化 若想继续冲销票号 需重新