采购控制程序(修改).doc

采购控制程序1.目的为各部门采购工作提供指引，确保采购物资符合公司要求。2.范围适用于公司各部门各类物资的采购。3.职责与权限3.1职责3.1.1总经理、副总经理、各服务中心经理负责权限范围内物资采购的审批。3.1.2各服务中心负责物资需求计划的申报及采购物资的检验或验证，及时向采购人员反馈其使用的质量状况。3.1.3财务部负责参与对采购供方的价格进行评估；负责对采购的财务监督、回访；3.1.4总办负责组织对采购供方的综合评估；负责对供方持续性评价或重新评价；监督采购行为的符合性与有效性。3.1.5仓管员负责汇总各部门物资需求计划，编制计划内物资申购单，经审批后提交采购人员采购；负责对采购物资的规格及数量等进行验收，及时办理入库手续。3.1.6采购人员负责按规定程序进行采购，同时严格遵守国家有关法律、法规和公司的财务管理制度，维护公司利益。3.2权限3.2.1计划内采购权限3.2.1.1单宗采购在100元以下，月度批量采购在500元以下的急修或突发事件所需物资采购由部门经理审批后采购，但事前需征得分管理领导的同意。3.2.1.2其余采购均需分管领导审该，总经理审批。4.方法和过程控制4.1采购物资的分类4.1.1按物资的用途分类A.服务类物资：指对服务质量有直接影响的物资，包括维修类、保洁绿化类、安全类及消防类等物资。B.办公用品类：指用于公司各部门办公用的文具、纸张、电脑及其配件、打印机、复印机、办公家具、对讲机、车辆配件等支持管理或业务运作的物资或设备。C. CI工程视觉识别产品：公司CI工程系统所规范的各种标志、标准字、标准色以及它们的组合基础上所形成的各种事务类、广告宣传类、服饰、汽车、印刷品、环境等与媒体接触的用品。D.其它：指零星需采购的各种物资，包括举办各种晚会现场所需的食品、标识、饰品等。4.1.2按物资的使用频率分类A.计划内物资：指每月均需或可能使用的物资，包括办公文具、日常保洁用品、维修材料等。B.计划外物资：指每月无法预测而计划外需急用的物资。4.2采购物资前的准备4.2.1常用服务物资采购资料的准备4.2.1.1每月20日前由仓管员向各部门发放计划内物资申购单，各部门须在3个工作日内汇总填报物资名称、规格、型号、需求数量并经部门主管审核后返交仓管员。4.2.1.2每月28日前由仓管员根据仓库存量编制所在部门的计划内物资申购单，并提交部门经理按权限审批后，将计划内物资申购单提交财务部审核后，交总办采购人员采购，必要时应向采购人员提供采购样板。4.2.2计划外物资采购资料的准备4.2.2.1各部门计划外物资采购前，填报计划外物资申购单，并经部门主管审核后，交与仓管员确认其物资名称、规格及数量，报部门经理按权限审批后，将计划外物资申购单交由采购人员采购。4.2.3 CI工程产品的采购（另行规定）4.3物资的采购4.3.1采购人员在接到计划内物资申购单或计划外物资申购单时，应检查采购物资所需的资料是否齐全，确保采购物资的及时性、准确性，满足质量要求。4.3.2对于合格供方中能够采购的物资，应向该物资的各家合格供方询价，并进行比价采购。4.3.3如合格供方不能提供采购物资时，采购人员必须寻找三家以上的供方（特殊情况应由分管领导批准）进行询价、比价、议价，根据价格、质量及售后服务最终确定供方，并填写物资/服务申购报告，按程序报批后采购。对于选择的供方，品质管理部可视可能的业务情况将其纳入合格供方进行管理。4.3.4对于单价在2000（含）元以上，或者单价在200（含）元以上并且合计金额在2000元（含）以上的同种物资，采购人员采购前必须进行评估，必要时与供方签订采购合同（单件物资附质量保证书除外）。4.3.5采购时若须对物资名称、规格或型号、数量等进行变更时，采购人员应征求使用部门意见，并在原计划内物资申购单或计划外物资申购单中注明。4.4采购物资的验收4.4.1物资购回后，采购人员应及时通知申购部门主管或其授权人和仓管员进行验收，并将检验结果及时填入进仓单中，无检验人员签字的物资不予入库，无检验人员或仓管员签字的进仓单不予报账。4.4.2物资的检验人员负责对物资的质量进行验收，对于物资包装出现无标识、受潮、水迹、油污、破损等异样时，必须打开包装进行验收。仓管员按照计划内物资申购单、计划外物资申购单对物资的规格及数量等进行验收。4.4.3当出现不合格物资时，由验收人员在计划内物资申购单、计划外物资申购单上注明原因，通知采购人员实施退货或换货处理，仓管员将不合格批次和数量在供方质量检验报告中体现，并报品质部对合格供方进行有效评价。4.4.4采购员严格按计划内物资申购单、计划外物资申购单进行采购，采购结束，应及时向供应商索取正式发票，认真核对物资价格无误后方可按财务制度报销结账。4.5合格供方的选择和评价4.5.1由总办组织合格供方的评价，根据拟采购物资的情况确定合格供方的评估人员（包括财务部、总办、品质管理部、业务部门相关人员）。4.5.2评估人员可通过电询、传真、现场评价等方式对至少三家以上的供方进行比价、议价后，填写合格供方评价表，同时应提附供方的背景资料如：资信证明、资格证明、技术能力、售后服务及拟定的合同样本等，必要时须附质量检验数据或现场检测证明。对于某些特殊物资（如儿童娱乐设施、健身器材等），无法取得三家同类型物资的供方资料时，须在合格供方评价表中注明。4.5.3评估人员应根据供方的品牌、资信、发展规模、质量保证系统、价格或技术能力等进行综合评价，并按程序报批后，由总办纳入合格供方清单中。4.5.4对于初次选定的合格供方，采购人员第一次采购时，应根据公司现况适量订购；视首次使用后质量反馈稳定时，则可按公司实际需求量采购。4.6持续评价和重新评价4.6.1各仓管员应根据每月采购物资的验收状况，汇总填写季度供方质量检验报告，每季度末月25日前提交总办和品质管理部。4.6.2品质管理部根据供方质量检验报告进行汇总，填写供方持续评价报告提交总办；如一个季内在某一个合格供方处采购到两次以上伪劣商品或半年内出现四次伪劣商品，由品质管理部建议总办取消其合格供方的资格，总办应在一个工作日内将最终结果，通知到各相关部门，并会同有关部门人员重新选择新的合格供方；对于长期合作的优秀供方，财务部及采购人员可在结算方式等方面给予一定的优待措施。4.6.3总办、财务部及品质管理部，每年应对公司所有合格供方进行重新评估，签订合同的在合同期满前三个月进行一次现场评估，重点对资信情况进行评估，并将结果记录在物资供方回访表中，合格者方可续约。4.7采购回访4.7.1回访样本的选取4.7.1.1对采购单价超过1000元的资产实行全部回访。4.7.1.2对其它采购项目，根据其成本控制重要性确定样本份额，具体的比率是：清洁用品类占抽取样本总数的40%，维修材料类占40%，办公用品类占20%，CI类占20%。每季度的回访工作必须覆盖以上四大类商品且相邻季度不重复对相同商品的抽样。4.7.1.3在审核报销票据的工作中，参考最新公布的参考价格并结合具体情况，有针对性地选取回访样本。4.7.2回访方式的选取根据待回访商品的成本控制重要性及回访成本，选取以下方式实施回访。A 电话回访：回访人以顾客的身份通过电话询价、议价，努力发现该项商品的最低可能成交价。B 现场回访：回访人以顾客的身份到供应商的营业地点询价、议价、努力发现该项商品的最低可能成交价。C 索取报价单或函证：该方法可能得不出完全客观的结论，但可取得正式书面证据，以便于转入其它程序处理问题。D 其他适宜的方法。5.记录表格5.1 计划外物资申购单5.2 供方质量检验报告表5.3 计划内物资申购单5.4 供方持续评价报告表5.5 物资/服务申购报告5.6 合格供方评价表13 计划外物资申购单序号：需求部门申请人部门主管申请日期序号需求部门填写仓管员填写采购员填写备注物资名称规格或型号单位需求数量需求时间采购数量采购单价金额本月计划采购总金额已采购金额申购原因批准采购员仓管员总金额备注：第一联：采购；第二联：需求部门；第三联：财务；第四联：仓库 计划外物资申购单 序号：需求部门申请人部门主管申请日期序号需求部门填写仓管员填写采购员填写备注物资名称规格或型号单位需求数量需求时间采购数量采购单价金额本月计划采购总金额已采购金额申购原因批准采购员仓管员总金额备注：第一联：采购；第二联：需求部门；第三联：财务；第四联：仓库 供方质量检验报告 序号：部 门报告日期仓 管 员供 方 名 称供 货 品 种供货及时性物资价格异常变动情况不合格物资处理情况服 务 状 况合格品种不合格品种通知时间到货时间备注： 计划内物资申购单 序号：序号仓管员填写采购填写备 注需求部门物资名称规格型号单位需求数量采购数量需求时间单价金额批 准部门经理仓管员总金额备注： 一式三联: 第一联：仓 库 ； 第二联：采 购 ； 第三联：财 务供方持续评价报告表 序号评价月份评 价 人审 批序号供 方 名 称本月供货情况供货及时性异常价格变动服务质量评 价 结 论总种/次不合格种/次1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.备 注： 物资/服务申购报告序号：物资名称规格或型号需求数量需求部门需求时间采购员申请原因： 部门经理：品质管理部意见： 签名：财务管理部意见： 签名：总经理办公室意见： 签名：分管领导意见：签名：总经理意见： 签名： 验收情况： 签名：物资/服务申购报告（附页）序号：评估内容一二三供应商公司名称联系人和电话地址资信供货周期价格及优惠承诺付款方式品质保证系统售后服务其它（包括选中供应商的说明、是否附有经营执照、合同样本等资料）评估结论及建议：