办公楼管理制度.doc

综合业务办公楼管理制度中国石化集团第四建设公司工程项目管理公司目 录1总则32温馨提示33环境保护管理44保洁服务管理55职业健康管理66办公楼安全管理 （保卫）77消防管理（应急预案）88停车场管理89会议室管理910水电管理制度1111修缮维护管理1212邮政收发管理121总则 工程项目管理公司综合业务楼是工程项目管理公司机关履行公务的活动场所。为保障办公楼的正常运行，树立良好公众形象，体现工作人员优秀的素质与精神风貌，维护办公区域的正常秩序，实现优质、高效、规范和安全的工作管理要求，特制定本制度。 办公楼内所有部门员工和进入本大楼内的个人均应严格遵守制度，努力创建文明办公楼。2温馨提示 2.1进入办公楼人员应保持仪表整洁，不准穿拖鞋、背心、短裤等不整衣冠，请勿在办公大楼内大声喧哗及从事与公务无关的活动。2.2在走廊内及楼梯上行走保持右侧通行，下楼梯应扶好栏杆，在地砖上行走时请小心地滑，以免摔倒；2.3请节约能源，注意随手关灯、关闭水阀门、将空调温度设定在26摄氏度以上，并在办公室无人办公时关闭空调。2.4如果您是最后一位离开办公室的人员，请务必将窗户关上，以免因突来的暴风雨而导致办公室物品遭到不必要的损坏；2.5请勿在办公室内放置贵重物品及现金；离开时请将您的办公桌柜门、抽屉锁上，并锁好办公室的大门；2.6请勿在会议室、办公室内吸烟,吸烟请到指定吸烟区；2.7请尽可能使用公司无纸化办公系统，节约用纸以及打印机耗材；2.8夏季请勿在车内放置打火机、香水瓶等易燃易爆物品，以免发生意外。 2.9卫生间内外两道门请保持常闭。2.10请勿随意调节开水器设定按钮，以免影响开水供应。开水器烧水时间为： 6:309:30，在开水器停止工作期间按动“临时运转”按钮一次，可提供半小时加热时间。3环境保护管理 3.1楼内办公设置实行统一布置规划，严谨随意挪移、改变原来摆放位置，不得摆放统一配置以外的设备、家具及用品； 3.2请勿在公共通道、楼梯间、走廊、墙面等地方随意张贴通知、海报、广告等标识物及在墙面乱画、乱刻。3.3办公桌上材料和物品应做到整齐划一；员工应自觉维护公共卫生，尊重物业保洁员的劳动，不随地吐痰、不乱扔杂物、不乱倒污水、便后请自觉冲水。3.4请勿向洗手池中仍纸屑、烟蒂等杂物。按指定专用茶叶根回收桶倒入茶根，严禁倒入其它部位。3.5在专用拖布池内清洗拖布，严禁在洗手池内清洗拖布。3.6请勿将茶水、烟灰、饮料等倒入摆放绿化植物花盆内及洗手池内； 3.7综合管理部安排专人负责楼内花卉绿植的浇水养护工作。3.8办公垃圾投放采用袋装化管理，垃圾必须在指定地点存放，请勿在走廊和公共场所堆放垃圾和杂物； 3.9严禁在院内鸣放汽车喇叭、高音音响及大声喧哗等； 4保洁服务管理4.1保洁服务人员职责范围负责办公楼公共区域及周边卫生保洁工作；院内停车场环境卫生清理工作；办公区域楼梯走廊、门窗、卫生间等的日常清理、卫生纸投放工作；会议室的卫生保洁工作。4.2保洁服务工作标准4.2.1上岗工作，按保洁服务要求统一着工装。4.2.2保洁工作时间：上午7:30-11:30分，下午1:30-5:30分，上午提前半小时做公共部位卫生，避开上班高峰期。4.2.3保洁质量要求部位材 质要 求保洁频次地面楼内通道大理石无垃圾、无杂物、无污迹，晶面处理后光泽均匀。每天巡回推尘公共卫生间地面无污垢、污渍。光亮、色泽均一，点、线、面线条清晰 每天湿拖2次台面、镜面无明显水迹每天巡回保洁小便斗，蹲便器无黄渍，无异味每天巡回保洁水龙头干净无污渍。每天巡回保洁墙面干净、无浮尘。每周2次保洁天花、灯具、墙角无灰尘、无蜘蛛网。每月2次保洁卫生纸架、干手机表面无尘灰，卫生用品不短缺。每天巡回保洁门、窗房间玻璃干净，无浮尘、无印迹、明亮每月擦拭1次门斗玻璃干净，无浮尘、无印迹、明亮每天巡回保洁标识门牌表面无灰尘、污迹、无乱张贴每月1次保洁录像监控探头外壳无灰尘、污渍、水迹。每月1次保洁不锈钢垃圾桶表面干净，无污迹每天1次保洁不锈钢痰盂内的水保持干净（痰盂内烟蒂不超过3只）。每天巡回保洁烟灰缸烟蒂不超过3只每天巡回保洁门底无污迹每周擦拭1次消防设施灭火器箱外表无灰尘、污渍，箱内无积灰。每周1次保洁室外道路地面无垃圾、杂物、无油渍污渍、干燥不积水。每天巡回保洁绿化带目视无明显垃圾、杂物、枯叶， 花坛外表无积灰。每周1次保洁5职业健康管理5.1工作日每日10:0010:05为工间操时间，综合管理部负责播放工间操录音（天气冷时可播放一楼液晶电视，楼内做操）。5.2每周五下午4:00以后为体育活动时间，综合管理部负责为员工提供健身器材，创造活动条件。6办公楼安全管理 （保卫）6.1钥匙管理：员工调离须将部门办公室及更衣柜钥匙归还综合管理部统一保管。6.2办公楼开放时间：6:3022:306.3办公楼出入管理及保卫职责6.4严格执行接待和会客制度，外来人员联系工作、私人会客一律凭介绍信和身份证办理登记手续，保卫人员与相关部门和人员联系得到允许后方可放行进入。6.5严格执行公司关于物资进出管理规定，物资出厂要一律凭出厂证，并检查物、证是否相符，凭证每天封存保管，保卫人员于月底上交公司综合管理部门处理。6.6保卫人员发现进出公司或大门附近有可疑人员，应及时查问，防止不法分子从大门进入或在大门附近扰乱公司正常生产（工作）秩序。6.7保卫人员认真做好公司厂院内外的巡逻、巡查工作，并作好巡逻记录，及时处理巡逻过程中发现的不法事件。夜间必须加强巡查，发现厂区内电、水、门窗、消防设施等不关闭或不安全情况，应及时采取补救措施，并于次日报告安全责任负责人。6.8保卫人员负责对职工各类车辆的存放按规定进行管理，对外来人员的自行车、摩托车、汽车按规定进行引导存放。6.9保卫人员负责对公司卫生区、绿化区每天的清洁、清理情况进行督促检查，对查出的问题及时与清洁人员沟通处理。6.10保卫人员必须着装上岗，服装统一整洁，站立姿势正确大方，要讲究文明礼貌。6.11保卫人员该努力学习法律法规，做到学法、知法、用法，自觉遵纪守法，不知法犯法，勇于同犯罪分子作斗争。熟悉公司治安环境情况，会掌握使用治安、消防的报警电话和消防设备。6.12保卫人员须忠于职守，语言文明、礼貌待人，值班时间要坚守岗位，严禁睡岗、串岗、空岗、下棋、打扑克、看书刊、吸烟、与他人聚谈等影响值班行为。6.13保卫人员要时刻维护和保持值班室内外卫生清洁，不准随地吐痰、乱仍果皮等。7消防管理（应急预案） 7.1严禁损坏、挪用消防器材、随意使用消防水源。 7.2严禁封闭或损坏安全疏散指示、事故照明或消防标志等。 7.3严禁在消防通道、楼梯、天台出口或其它安全疏散口堆放杂物。 7.4进行室内装修需要增设电气线路时，必须符合安全规定，严禁乱拉乱接电气线路，擅自更改消防设备。 7.5严禁在屋内存放易燃、易爆和化学物品，严禁储存各类危险物品。 7.6严禁将烟头及其它带火物品投向户外，严禁在楼内及院内外焚烧纸张、垃圾等物品。 7.7严格遵守有关安全、消防法规，防止火灾、盗窃及治安灾害事故发生，任何人未经批准，不得擅自将消防器材挪作它用。 7.8公司全体员工为义务消防员，如发现火情，应迅速采取以下措施，并听从消防部门或安管人员的统一指挥。同时有义务扑灭火灾。 8停车场管理 8.1机动车进入办公楼区，自觉降低速度（限速15公里/小时），并依标示方向行驶，按保卫人员指导停放车辆； 8.2机动车辆离开时，请自觉接受保卫人员的检查； 8.3机动车辆停放时应按保卫人员指挥，停车按顺序停放；倒入停车位，车头朝外停放。 8.4车辆停放后，请锁好车门车窗，车内贵物品须随身带走。 8.5严禁在门口、人行道、车行道、消防通道上停放车辆（机动车辆只能在停车场划线停车位内停放。 8.6严禁任何车辆携带易燃易爆等违禁物品进入停车场，停车场内严禁堆放杂物。 8.7停车场内严禁烟火，任何人不准在停车场内吸烟，动用明火，不准在停车场内维修和保养车辆，防止发生火灾事故。 8.8除执行特殊任务的车辆（消防车、警车、救护车）外，其他车辆一律按本办法执行。 9会议室管理9.1各会议室由综合管理部统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、设备设施维护保养等各项日常管理工作。 9.2会议室的基本情况：会议室名称地 点功 能容纳人数第一会议室 办公楼二楼（）投影、电脑、音视频10人第二会议室办公楼三楼（）投影、电脑、音视频72人第三会议室办公楼三楼（）投影25人会客室办公楼二楼（）投影10人9.3会议室使用范围9.3.1第一会议室：主要用于党委会、经理办公会、党政联席会等领导班子会、机关各部门召开的公司层面的各类会议；9.3.2第二会议室：主要用于全体员工大会、年度工作会、表彰会大型座谈会、交流会、大型培训讲座等大型会议和大型活动。9.3.3第三会议室：主要用于接待上级领导时由较多人数参加的汇报会、座谈会及机关各部门召开的专题会，小型培训等。9.3.4会客室：主要用于接待上级领导及来访、洽谈等重要客人。9.4会议室使用须知9.4.1会议室内设备由综合管理部负责总体管理维护，提供技术支持；会议主办部门负责开关、调试，未经允许，会议室内设备、电缆、接线等不得随意挪动、插拔。9.4.2与会人员进入会议室后，应自觉维护环境卫生，严禁将任何食品、饮料等带入会议室，禁止随意乱丢纸屑、垃圾，严禁在桌、椅、墙上刻、画、涂、写；9.4.3会议结束后，会议主办部门应及时清理会场，带走会议材料，关好门窗、空调、灯光、音响、视频设备，关闭全部设施设备电源等设备；9.5会议室申请9.5.1综合管理部负责会议室的统一调配。9.5.2机关会议室原则上不对外租借，其他单位如有特殊情况需要使用，应向综合管理部提出申请。9.5.3机关各部门使用会议室，应提前1个工作日向综合管理部提出申请。9.5.4会议室申请和使用按照“先申请先使用”的原则进行安排。部门召开的会议如与公司临时性重要会议发生冲突，须保证公司级会议优先使用。部门之间会议发生冲突时，由各部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。9.5.5各部门承办的会议，凡涉及到公司全局的会议以及邀请有上级领导或兄弟单位领导出席，应事先向综合管理部说明情况，以便做好各项会务服务工作。9.6会务服务9.6.1会务服务由综合管理部负责，主要内容包括：茶水、瓶装水、音响、投影、台签、会标、果盘、毛巾、一楼液晶屏欢迎词、鲜花、绿植等。综合管理部根据会议不同性质，以及申请单上提出的不同需求，来提供各类会务服务。9.6.2会务服务项目提供按照以下标准执行：类型会议内容配备标准一类上级领导检查调研、兄弟单位参观访问等公司级重要接待活动主席台鲜花、果盘、毛巾、茶水、瓶装水、一楼液晶屏欢迎词、台签、会议记录本、投影、音响二类公司内部会议茶水、投影、音响注：以上物品配备可根据会议实际情况进行适当调整。9.6.3公司领导参加的各类会议，由综合管理部负责会场布置、提供茶水或瓶装水以及各项会务服务。9.6.4机关各部门承办的内部会议，由各部门自行负责音响、投影等电子设备调试及倒水等会务服务，综合管理部提前在会议室内备好热水、茶叶、茶杯。9.7大型活动接待管理9.7.1市场开发与费用控制部负责联系来访单位、落实来访人员名单、职务、来访时间、联络人，并负责接站、宣传资料准备事宜。9.7.2综合管理部负责拟定接待方案，安排接站车辆、落实接站人员、准备会议室、宴会、礼品、等相关服务。9.7.3工程管理部负责陪同来宾参观讲解。9.7.4具体详见大型活动接待方案手册模板。10水电管理制度10.1公司水电日常使用管理由综合管理部负责。工程部负责供水供电线路的维护及各种故障的紧急处理。各部门负责本部门办公室内的照明、空调电源管理。10.2每天下午下班后，各部门办公室人员应及时关闭部门、所在区域各楼层电源。10.3公司工作人员应养成随手关灯、关闭水龙头，下班后及时关闭电脑、空调和其他用电电源的良好习惯，注意节约用水用电。10.4公司夜晚保安人员值班期间应加强巡查，发现水电设施出现问题，应及时处理，如无法自行处理，应及时拨打办公室人员电话。为保证用电安全，综合管理部每月组织一次水电安全检查，及时消除安全隐患10.5非经允许，各部门（人员）不得使用电炉、电暖器、电水壶等高耗电电器，如有发现，将没收所用物品并通报批评。10.6各部门在使用档案室后，应及时关闭档案室所有电源，避免安全事故。10.7空调使用应科学合理。天气凉爽时不应使用空调，确需使用的(预报气温30C以上或5度以下时)，温度应分别设置在26C以上、20度以下。非工作时间不开空调，下班应关闭空调等设施。10.8电开水器由综合管理部管理，为节约用电，设定使用时间（每天早6：309：30分），请各部门每天在规定时间打水。10.9杜绝“长明灯、长流水”。定时开关灯，各办公室人员应认真负责，做到人走灯灭，及时关闭电源，电器在不使用的时候都要关掉电源，长期不用应断开电源，减少待机状态的耗能。10.10建立严格的监督检查制度，对节约水电措施不力、浪费现象严重的部门予以定期曝光，通报批评。11修缮维护管理11.1工程管理部负责楼体及水、电、暖设施的维护修理工作。维护承包委托方式需要探讨建议：一年质保期后委托物业公司10.2综合管理部负责会议室设备、网络、电话、开水器、复印机、传真机维护修理工作、负责水电暖查表费用确认。12邮政收发管理12.1报刊杂志、信件分发工作由综合管理部综合服务员负责，信件邮寄由各部门自行负责。12.2综合管理部负责在门卫室设立报箱，门卫保安负责签收邮递员送来的报刊杂志、信件后即投入报箱，综合服务员负责每天上午、下午各开箱取件1次。12.3综合服务员负责建立收发登记表，报刊杂志、信件当天分发，做到准确无误。 附件：办公楼电话号码表工程项目管理公司网址及后台登录网址V2视频会议系统使用手册QQ群号码大型活动接待方案手册模板V2视频会议简单操作手册（5.5文档）2006-5目 录1登陆方式152会议界面162.1显示视频172.2申请发言172.3更换桌面布局182.4文字交流区182.5申请控制权193数据协作193.1创建新白板203.2创建新WEB共享203.3创建新文档共享213.3.1AutoCAD文档的共享方法223.4共享我的程序223.4.1一对多程序共享233.4.2一对一程序共享233.5屏幕截图234文件传输235投票246会议议程257主席权限257.1同步视频267.2同步桌面布局267.3会议分组267.4综合录制权限267.5主席置换/申请277.6电子举手277.7Voip（电话会议）277.8H.323互通278摄像头的远程控制289旁听用户28 登陆方式1、 打开IE（浏览器），在地址栏里输入IP地址，例如“8:18080”，进入V2 Conference系统主界面。2、 若无法登陆请尝试http:/ 8:443或 “8:80” (改变服务器端口)。3、 点击会议室名称，例如“北京测试”会议。4、 输入“昵称”、“密码”，点击“进入会议”。5、 初次登陆，系统将自动提示“智能升级客户端”。会议界面界面：简洁大方、友好直观，普通用户无需特殊培训即可快速掌握、熟练使用。主要包括“用户列表区”、“数据操作区”、“视频区”和“文字交流区”。l 标题栏显示了当前用户的昵称和会议室名称，如果当前用户是非注册用户，则在用户昵称前后标有“”字样。l 菜单栏分为四项：“普通”、“主席”、“窗口”和“帮助”。“主席”菜单仅主席用户有操作权限（除“申请成为主席用户”命令之外）。l 用户列表区显示了会议中的用户列表及用户状态（不包括旁听用户和组播用户）。l 会议操作区包括“数据操作”页面、“文件传输”页面、“会议议程”页面和“投票”页面，点击上面的标签可以切换。l 文字交流区显示了当前用户的聊天信息及用户在线信息。l 视频区显示了当前用户打开的视频窗口。l 系统状态区如下图所示。左侧“参会者”列表：体现参会用户的不同状态。如“申请发言”名字后出现“喇叭”，“申请操作”名字后出现“小笔”，安装摄像头的用户出现“摄像头图标”。 用户名（如果是非注册用户，用户昵称前后标有“”字样）主席用户，显示为黄色加粗字体。普通用户，显示为白色标准字体。本地用户，显示为白色加粗字体。显示视频进入会议界面，系统默认不显示视频。点击“用户列表区”“参会人名”，界面右侧“视频区”弹出视频窗口。本地视频上的“传输速率k”显示本地视频的上行带宽（位bit）。远端视频上的“传输速率，显示远端视频传输到本地的下行带宽（位bit）。改变视频设置：右键点击本地视频图像，“改变视频设置”可以调整本地视频的“视频分辨率”“帧率”“带宽”等。主席端可以调整所有与会用户的视频参数。注意：专业版主席端不限视频路数（硬件资源要足够好，可打开所有参会用户视频），普通客户端支持24路视频。音频同时支持12路混音。申请发言进入会议界面，系统默认无法发言。发言需点击“页面左下角”第一个“申请发言”按钮。支持12路混音（普通语音标准），可12人同时发言，像普通会议一样讨论问题。申请发言按钮详细介绍：更换桌面布局点击页面左下角第三个“桌面布局按钮”。会议提供了7种不同桌面会议布局，可根据实际需求随意切换。文字交流区点击页面左下角第四个按钮，“文字交流区”可以隐藏或改变方式。公共交流（聊天）:点击“文字交流”标签，在文字输入区打字、提交后，所有参会用户都可看到发送文字。私聊（悄悄话）：右键点击页面左上“参会人名”，选择“打开文字悄悄话窗口”。在“文字交流区”的“文字交流”标签右侧，会新弹出此“用户名”标签（红色闪烁字体）。点击用户名标签后，在文字输入区打字、提交，只有此用户才可看到发送文字。注意：主席可以禁止其他用户的私聊功能，此时用户的“打开文字悄悄话窗口”菜单项显示为灰色。申请控制权点击界面左下角第二个“申请控制按钮”，选择“申请控制权”。第一个申请控制权的参会用户可得到“控制权”，在用户列表区“参会人名”右侧会出现 “控制权”图标。可以对“数据操作区”进行操作，包括“白板共享”、“文档共享”、“共享网页浏览”、“共享我的程序”等功能。接下来再“申请控制权”的用户会得到“操作权”。可以对拥有控制权用户已打开文档，进行修改、标注。但无法进行翻页，更换文档等操作。可5人同时对文档进行操作，一个“控制权”，4个“修改权”。申请控制权按钮详细介绍：数据协作注意事项l 用户只有在获得了数据控制权后，才能进行共享操作。l 演示工作区所打开的文档，每个参会者都可同步看到相应内容。视频文件或较大文件会根据各用户的带宽情况而有所差别。l 5人同时操作：由一位“控制权”所有者控制共享文档、翻页；另外4位“操作者”，可同时在“已打开文档”上，进行操作、修改、做标注。l 根据用户需要，可以通过拖拽“边框”或改变“布局”来调整“共享文件”的大小；l 在共享的文档上鼠标右键点击，可将当前页（包括修改内容）另存到本地电脑，为bmp格式文件；也可以调整文档显示比例。创建新白板用户得到“控制权”后，点击页面左下“申请操作按钮”，选择“创建新白板”；想对文档进行修改、标注的用户，也需“申请操作按钮”多电子白板共享，可由控制者在多个电子白板之间进行灵活切换。支持5人同时操作，并支持荧光笔、指示手等多种标注讲解工具。注意：选择除荧光笔以外的笔形在白板上操作时，“默认颜色”就是“每个参会用户名称前”的颜色框。会议系统可外接手写笔（汉王）、手写板、电子白板等工具，使应用更加灵活。创建新WEB共享用户得到“控制权”后，点击页面左下“申请操作按钮”，选择“创建新WEB共享”，在“地址栏”直接输入英文网址。不支持中文网址。所有参会者都可以同步浏览到公网信息,可同时显示多个页面,，通过网页下边框多个网址随意切换。新弹出窗口或小广告都会依次显示在共享网页的下边框上,关闭其中一页，可双击此网页名。创建新文档共享用户得到“控制权”后，点击页面左下“申请操作按钮”，选择“创建新文档共享”。文档共享选中文档共享功能，可将所有可打印的文档在白板页上共享出来供所有与会人员观看，并支持多人同时进行标注、勾画等操作。包括word、Excel、PPT、图片、AutoCAD、Pdf等文件。文件共享选中文件共享功能，可将IE等浏览器支持的多种图片文件和动画文件，包括Flash文件、Gif文件、Jpeg文件等；“文件共享”是基于IE的共享，Web、Flash、图片等可选用。用“文件共享”图片时注意，只可以共享jpg、gif格式的图片。共享其他格式，过大的图片，会以bmp格式打开。AutoCAD文档的共享方法1. 首先在Windows打开AutoCAD 。2. 在V2 Conference使用“文档共享”选择需要共享的文档（.dwg），共享该文档 。3. 切换到AutoCAD的窗口 。选择打印机为V2 Bitmap . 。4. 设置打印纸的大小和方向、打印比例、打印区域 。打印。5. 切换回V2 Conference窗口，等待打印和上传 。6. 共享完成。7. 关闭Windows，AutoCAD程序。共享我的程序系统支持桌面共享与应用程序共享功能，分为“一对多”及“一对一”两种共享方式。使用者可以方便的将桌面及应用程序操作情况、步骤共享给其他与会人员，而通过操作权的切换，某一用户可将自己桌面和程序的操作权交给其他远程用户，达到了远程控制。桌面共享：共享出桌面，来远程操作、控制打开客户电脑的应用程序或游戏等。共享程序：预先打开12个小的Word或Excel文件，共享时在选择框内可选择共享的文件。一定要把所共享文档放在当前显示页（最上面），若被其他文件盖住，看到的就会是网格。注意：“程序共享”含带宽流量控制功能，若共享方带宽低于50k，接收方只允许观看共享的程序，无法对其远程控制。为了节省带宽，在程序共享前，请尽量先关掉所有视频；目前程序共享采用32真彩色。一对多程序共享一对多程序共享是指数据控制人共享程序给所有与会用户（不包括扩展用户与组播用户；旁听用户是否可见由预定会议时的设置决定）。 用户得到“控制权”后，点击页面左下“申请操作按钮”，选择“共享我的程序”。弹出窗口中可选择“桌面”或已经打开的某一程序。一对一程序共享一对一程序共享即为仅限在两个用户之间的程序共享，也称为点对点程序共享。用户得到“控制权”后，右键点击页面左上“参会人名”，选中“程序共享”。弹出窗口中可选择“桌面”或已经打开的某一程序。屏幕截图屏幕截图功能可随时对屏幕上任意矩形区域进行截图，并将截图共享在中间“数据操作”区域，方便了信息的交流与共享。用户得到“控制权”后，点击页面左下“申请操作按钮”选择“屏幕截图”，进入截图状态鼠标显示为“十”字。通过上下左右拖动该标志，用户可以选择会议界面任何矩形区域，被选区域会用红框显示。点击鼠标左键则截图成功，显示提示信息。想对会议以外其他界面进行截图，请使用键盘快捷键“ Ctrl+ Alt +P ” 。选择“是”，则将截图显示在“数据操作”页面的新建白板页上，如果选择“否”，则取消选择，您可以重新选择需要截图的区域。文件传输主席可以禁止传输文件功能，但禁止后主席仍可使用此功能，此时会议用户的“发送文件”菜单项显示为灰色，同时，“普通”菜单的“发送文件给参会用户”命令也显示为灰色。一对多传送点击页面左上 “普通”菜单，选择“发送文件给参会用户”，弹出窗口可选择多个或单个用户，选择文档、发送。一对一传送右键点击左上“参会人名”，选择“发送文件”， 选择文档、发送。点击“文件传输”界面，“下载”栏显示接收的文件，可右键点击此文件，进行下载。“上传”栏显示发送给其他用户文件。注意：因为本地电脑有缓存纪录，用户退出会议系统后再登录会议，将显示您上次登录会议的文件传输信息。 主席可以删除会议室中的所有传输文件内容，但保留文件名称。此时，用户再点击“下载”会提示失败。 如果你上传的文件超过系统的可用空间，系统会提示“会议中上传空间不足”，系统默认会议中传输文件的总存储空间为100MB。 投票主席控制：投票的全过程完全由主席控制。利用电子投票功能，主席可以针对某一问题发起问答。其他用户可以通过电子投票功能进行投票。主席创建投票的主题、选项（单选投票或多选投票、记名投票或不记名投票）以及投票的时间，设置完毕后，即可向所有会议用户发布投票。投票结束，选择“公布”结果后，其他用户可看到投票结果。主席如果也想观看投票结果，需再点击“查看”。如果选择“记名投票”，投票名单只有主席方可见。会议议程主席控制：只有主席可以创建会议议程，只有主席申请为数据控制人后才可以执行会议议程，其他的会议用户只可以查看会议议程（旁听用户如果允许“数据操作”，也可以查看会议议程）。主席用户可将会议的各个议题和时间预先进行规划，并将各个议题所需要的各种文档、白板、网页等资料提前进行准备，会议将按照规划的议程有步骤地进行下去。同时支持会议议程的编辑修改功能。上传议程附件：会议开始前，数据控制人在“数据操作”页面，用“创建新文档共享”方式，累计共享会议中所需文档。在添加议程时可以选定“曾经共享过的文档”作为附件。会议开始后，主席申请为数据控制人，在会议议程页面，主席选中某议程后“双击”，在数据操作区会直接调出添加的附件。当前使用议程显示，已使用过议程显示 。主席权限在会议中主席拥有最高的管理权限，可以决定会议采用何种会议模式，可以控制会议中的各种操作权限，主席在申请使用权限时可以随时获得，并且主席在会议中可以赋予其他用户的发言、数据操作权，也可以随时终止他人的发言和数据操作权。在主席控制模式的会议中，用户申请发言或数据操作权需要由主席批准。页面上方，“主席”菜单列出了仅主席用户有权限执行的会议操作（“申请成为会议主席” 命令只可由非主席用户执行）。注意：除“主席”菜单列功能外，主席还可以实现会议用户所拥有的全部功能（不包括“申请成为会议主席”）。同步视频自动同步：当主席使用此功能后，普通用户看到视频和主席看到的视频完全一样。并且不允许其他用户打开或关闭视频。手动同步：手动同步和自动同步不同，选择手动同步，打开视频（5专业版，主席端不限视频路数，当然硬件资源要足够好）。这时远端用户还是看不到任何视频。只有当主席在某一路视频上点击鼠标右键，选择“同步此视频”后，此视频上框出现“小锁”图标，所有远端用户才能看到此路视频。主席在打开的视频中任意选择某些视频进行同步，但同步的视频路数不能超过会议预定的视频路数。同步桌面布局当主席使用此项功能后，普通用户的桌面布局同主席端的桌面布局完全一致。若改变主席的桌面布局，在普通客户端的桌面布局会跟着改变。如果桌面布局及所看视频与主席完全一致，必须同时选择“同步视频”及“同步桌面布局”。会议分组参会人数多时，通常需要分组讨论。分组后，普通用户各私聊组之间声音完全隔离，互不干扰。但主席用户有所不同。1. 如果主席在公共组内，处于发言状态，各私聊组的成员都可听到主席的声音。2. 如果主席在某个私聊组内，主席只可以听到该私聊组内混音，其他组成员均无法听到主席声音。3. 各私聊组内最多允许 9 个用户同时发言，其发言数量和会议室中总的发言数量无关。4. 旁听用户、组播用户只可以听到公共组的混音。综合录制权限主席必须在页面上“主席”菜单勾选“综合录制权限”选项后，才赋予会议用户综合录制权限，用户只需在“普通”菜单下面选择综合录制即可。用户可以选择需要录制的内容，包括音频、视频、数据、用户列表。开始录制后，页面右下角“录制”按钮变红色圆点，停止录制只需点击方形停止按钮。录制文件的存储：录制文件保存在“普通”菜单、“设置”、“常规”下的“会议录制保存目录”下（可提前设定），系统默认为客户端安装目录下的Record目录。播放：必须使用v2客户端自带播放器。在Windows开始、程序、V2 Conference、打开v2Madia player 。选择上方“文件”，通过保存目录打开录制文件。注意：用户执行录制操作前，必须先安装windows med