经管学院办公室部门拟改革方案.doc

经济与管理学院办公室部门拟改革方案 2015年5月25日目录一、 办公室定位2二、 内在文化3三、 职责4四、 部门现状问题4五、 部门系统化计划5 （一） 日常管理5 1、 会议及会议室的管理与使用5 2、 （会议室管理）6 3、 （条横幅制作管理）6 （二） 办公物品管理7 1、 （采购、整理管理）7 2、 （报账工作）7 （三） 公文管理7 （四） 通知联系8 （五） 值班安排8 （六） 部门活动9 （七） 部门考核9 （八） 其他事项9六、 最后期望101、 办公室团学定位团学社团联合会学生会主席团团委枢纽社联宣传部反馈、协助社联办公室各社团协助管理（进行监督）办公室协助管理（进行监督）记者团女生部外联部文艺部体育部组织部青 协宣传部纪检部学习部2、 内在文化精神：统筹、协调、落实工作态度：本着协调、监督、统筹的工作方针，协助主席团、团委与社团联合会开展工作，协助落实团总支的各项决议，监督各部门的工作及协助其运行。部门特色：办公室的工作主要体现的是其思想性，重点在于从思想上、感情上帮助广大同学，目的在于把我们经管学院建设成为一个温暖的大家庭。3、 职责1、是综合性办公机构，信息的集散地，负责对信息进行处理分发，对内部信息进行整理加工，上通下达，总体协调各部（社）、协会及各部门之间的交流和沟通。整理加工各部（社）、协会活动结果并备案。2、为了能使各部门和各班的工作量化出来，产生竞争机制，促进各项工作的发展，由办公室对各部门及各班的工作开展情况进行考核，定期和辅导员老师主席团成员、团学成员、合作开展民主评议会、部门考核会，并及时将整体情况以信息反馈表（海报）的形式向全院同学公布，随时接受大家的监督。另外，各部门定期上交周、月工作总结以使我们能从总体上把握一端时期内活动的频率作适当的协调，以保证广大同学学习、生活的充实有序。4、 部门现状问题1、内部不协调。部长间及干事间的分工不明确，导致部门的事情总是由几个较为积极、负责的人承担，其他人无所事事。2、干事对部门的忠诚度及热情度不高。在入部门后的一段时间，既有个别干事私下提出想退部门的想法，其中很大原因是觉得自己在部门里边像在打杂。3、部门没有自己较为特色的活动。办公室一学期下来，其主要工作多是支持其他兄弟部门的活动，如申请场地、布置场地，以及发邀请函、制作横幅等，少有部门很重要且特色的活动。4、部门活动宣传力度、影响程度不高。部门上学期的干事培训活动，前期的准备及宣传工作还有欠缺，以及活动过程中，突发事件的应急处理方式也没有准备更多的备选方案。其影响程度也不高。5、 部门系统化计划（1） 日常管理1、 会议及会议室的管理与使用（会议管理）会场安排：各种活动（讲座、会议）根据需要方要求，及时、合理安排申请会议场地、准备活动需要物品。会场准备：对已安排的会场，根据会议情况和要求，及时布置会场，并随时跟进、了解会场准备情况，遇到问题及时解决，并及时向部长或者辅导员老师反馈准备情况。会场检查：会议召开前，再到会议现场检查会议准备情况，发现问题及时整改。会场清理：会议结束后，督促及时清理会议遗留物品，打扫会场卫生，整理会场，确保会场整洁干净。协助学习部考勤并及时公示会议讲座出勤情况。2、 （会议室管理）会议室：根据学院周工作安排和通知，提出每周会议室安排表，提前做好准备工作。会议室：保障会议室物品完好，及时检查物品设备是否正常，发现物品设备损坏，及时通知有关部门进行修理。会议室：会议结束后，督促及时清理，确保会议室处于可随时使用状态。3、 （条横幅制作管理）条幅制作：根据学校活动需要，及时制作、悬挂条幅。条幅管理：会议、活动结束后，及时收集、整理横幅，对每条条幅使用情况进行登记，注明条幅内容、用途、使用时间及地方，对一次性横幅及时处理；对可重复使用条幅妥善入库管。（2） 办公物品管理1、 （采购、整理管理）对于自己部门采购或者活动剩下的东西物品进行盘点，并进行记录。以月汇报的方式告诉辅导员老师。对于物品合理分类，对外借或者分发物品进行登记，规定时期内对未归还物品跟进、催促。2、 （报账工作）学院各项集体活动及各部门采购物品的后续报账工作，需要部长亲自签字可挂账。每月进行账单统计并制表上交辅导员老师，学期末制作总账单上交辅导员老师。（3） 公文管理文件处理流程：公文分发管理：对于老师下发到部门的文件进行分类管理，属于其他部门的就发送到其部门让其保管。建立活动文件信息存档表：对活动与会议留下的文件与信息，署名记日期并存档。学生会信息管理：针对团学干部及部员、换届选举保留信息存档。（4） 通知联系1、 （会议通知）对学校及学院召开的各种会议、开展的各种活动，拟发通知，通知中要求：明确具体时间、地点、参加人员和有关要求，在规定时间内通知到部门或个人。建立会议、活动通知登记本，登记本记录参加会议的部门或人员名单，并记录每次通知情况。及时反馈通知准确性与及时性的完成度，对于未接受到的部门或者个人进行跟进通知。2、 （通讯管理）开学初负责制作新生班委通讯录，确保准确性。及时更新通讯录，并确认办公室老师的通讯录分发到位。3、 （对外联络）保持与院长、辅导员老师及各部门的沟通联系。处理需要与其它部门联络的相关事务性工作。（5） 值班安排1、根据每个学期各专业的人员课程合理安排值班表。2、确保通知到每一位值班人员，将值班表上报至辅导员老师处，原则上按顺序轮流安排，由于各种原因换班的要提前和部长请假。（6） 部门活动1、一年一度的副班评选。2、一学期一次的部门考核及部门汇报工作。（相关辅导员老师、主席、团副）3、一个月一次的部门例会。（相关辅导员老师、主席、团副）（7） 部门考核1、协助辅导员老师、主席、团副对团学部门进行考核：对团学各部门进行学期制考核，考核内容为：完成工作及时准确性自己部门活动或者协助其他活动时的应出勤人数。学期的工作汇报（总结、计划）老师的意见评价1、惩奖制度：考核分为四等，优秀，中等，合格，不合格奖：对优秀，中等的部门进行奖励。合格的部门不惩不奖对不合格部门进行部长、部员检讨惩罚，并存档记录。（8） 其他事项1、对院