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公文写作与公文格式 公文写作与公文格式 一 公文处理的最新标准二 公文种类三 公文格式四 公文拟制 一 公文处理的最新标准 1 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 2012年7月1日起施行 1996年5月3日中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 和2000年8月24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 停止执行 2 党政机关公文格式GB T9704 2012代替GB T9704 1999 中华人民共和国国家标准 3 江苏省党政机关实施 党政机关公文处理工作条例 细则 试行 党政机关公文处理工作条例的新变化 2012年4月6日 中共中央办公厅 国务院办公厅联合印发了 党政机关公文处理工作条例 以下简称 条例 同时废止了1996年中办印发的 中国共产党机关公文处理条例 和2000年国务院印发的 国家行政机关公文处理办法 以下简称办法 条例 的发布施行 对推进党政机关公文处理工作科学化 制度化 规范化将发挥重要作用 与 办法 对比 条例 中出现了许多新的变化 主要表现在以下七个方面 一 公文处理的概念 办法 规定 公文处理是指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 条例 中按照公文办理的工作流程将公文办理工作概括为 拟制 办理 管理 三个相互关联 衔接有序的工作环节 简洁明了 拟制 包括了 起草 审核 签发 三个环节 办法 中隶属于发文办理 同时将整理 立卷 归档划归至公文办理范畴 党政机关公文处理工作条例的新变化 二 公文的种类 原 办法 中规定公文种类为13种 新 条例 中规定公文种类为15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 增加了 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 和 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 同时将 会议纪要 改为 纪要 条例 比 办法 增加了决议 公报2种 比 党务 增加了命令 令 公告 通告 议案4种 减少了指示 条例 规定3种 因为指示在公文中从来没用过 条例规定可以用通知印发 党政机关公文处理工作条例的新变化 三 公文要素做出了调整 办法 第三章第九条规定 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等组成 增加了 份号 发文机关署名 页码 减少了 主题词 同时 对涉密文件 紧急公文 联合行文 公文标题等有了明确的规定 涉密文件要标注份号 紧急公文标注 特急 加急 联合发文可以单独用主办机关名称 公文标题应标明发文机关 有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等 党政机关公文处理工作条例的新变化 四 行文规则上做了具体规定 条例 中规定向上级机关行文 原则上主送一个上级机关 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 请示 应当一文一事 并要提出倾向性意见 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 向下级机关行文也有明确的规定 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 需经政府审批的具体事项 经政府同意后可以由政府职能部门行文 文中须注明已经政府同意 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行文 党政机关公文处理工作条例的新变化 五 文件签发程序更加规范 条例 规定 重要公文和上行文由机关主要负责人签发 办法 只对上行文作此规定 党委 政府的办公厅 室 根据党委 政府授权制发的公文 由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发 党政机关公文处理工作条例的新变化 六 公文办理环节更加简明 收文办理环节增加了 承办 和 传阅 环节 对 承办 和 传阅 环节也做出了具体的规定和要求 发文办理环节减少为四个 将 起草 审核 签发 环节划归到 公文拟制 部分了 用印 划分到 印制 部分了 党政机关公文处理工作条例的新变化 七 公文管理环节更加严格 党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理 设立党委 党组 的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室 并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备 第三十二条对 复制 汇编机密级 秘密级公文 也做出了明确详细的规定 二 公文种类 公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理 商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件 属于机关应用文的一个重要组成部分 公文各类是根据公文功能属性进行的分类 简称文种 文种具有四大作用 一是体现公文性质 如决议 决定属于议诀性公文 命令属于指令性公文 公报 公告 通知属于告知性公文 纪要属于记录性公文 二是反映行文方向 上行文 下行文 平行文 三是表达行文目的 无目的的公文是没有的 四是揭示公文特点 1 公文的分类 按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按其时限要求 可分为特急公文 急办公文 常规公文 按其时限要求 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文 2 常用公文介绍 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关请示事项 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 决定 1 适用范围 用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 2 主要特点 一是适用广泛 适用于党和国家各级组织和领导机关 二是使用方式灵活 既可对事也可对人 三是具有较强约束力 一旦作出决定 有关组织和个人必须遵照执行 不能轻易改变 意见 1 适用范围 用于对重要问题提出见解和处理办法 可用于上行 平行和下行文 上行文主要是向上级机关就有关工作 事项提出建议 平行文是就某项工作 某些问题提出意见供对方参考 2 特点 一是意见所涉及的必须是重要问题 二是意见写作形式特定 对重要问题不仅要有所见解 而且要有处理的办法 三是指导性 下行文时具有指示性质 对下级机关开展工作具备指导作用 四是针对性 就某一重要问题制发 五是原则性 就重要问题提出见解和处理办法时 总是从宏观上提出原则性意见 通知 1 适用范围 用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 凡上级机关发布下级机关的来文 用批转性通知 凡下级机关转发上级机关来文 或者党政机关办公室根据授权 发布平行机关或不相隶属机关的来文 用转发性通知 凡上级机关向下级机关行文时使用 条例 规定的15种文种以外的文种 如准则 规定 条例 办法 细则 要点 规划 纲要 计划 方案等 用印发性通知 2 特点 通知多是专项的 一事一通知 内容必须具体明确 表达简练准确 通报 1 适用范围 用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 2 特点 一是目的性 无论哪种类型的通报 都是介绍典型事例 目的性明确 二是时效性 特别是处置突发事件的情况通报等 报告 1 适用范围 用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 2 特点 内容以陈述为主 下级机关向上级机关单向行文 报告是事后性 事前请示 事后报告 请示 1 适用范围 用于向上级机关请求指示 批准 2 特点 逐级请示 不得越级行文 特殊情况需越级请示 要抄送被越过的有隶属关系的上级机关 一事一请示 上级机关无论同意与否 都要给予答复 必须是事前请示 不能先斩后奏 批复 1 适用范围 用于答复下级机关请示事项 2 特点 针对性 针对请示事项 权威性 批复提出的决策 意见对下级机关具有法定的约束力 简明扼要 对请示件中请示事项只用原则性 结论性的表态 指示 决定或提出方向性意见 无须作具体分析和阐述 函 1 适用范围 用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请示批准和答复审批事项 2 特点 凡是申请事项 建议咨询 商洽工作 通知事项 催办事情 答复询问 召开会议 报送材料均可用函 还可用来请求批准和答复审批有关事项等 一函一事 简短明了 纪要 1 适用范围 用于记载会议主要情况和议定事项 2 特点 纪实性 如实记载会议情况和议定事项以及会议存在的分歧意见和问题等 概括性 不同于记录 要集中反映会议精神实质 高度概括 内部性 内部文件 可以印发参会单位和其他相关单位 但不需要向社会公开 3 近似文种辨析 请示与报告 请示 和 报告 都是上行文 是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种 常见的问题主要有 将 请示 文种用 报告 文种呈送上级机关 请求上级机关批复 答复 这样就容易贻误工作 因此 在撰写 请示 和 报告 时 要特别注意二者之间八个方面的区别 一是作用不同 请示 是向上级机关请求指示 批准 报告 是向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见和建议 答复上级讯问 报送文件 物品等 二是内容不同 请示 是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项 报告 是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议 须上级机关知道的事项 三是容量不同 请示 应一文一事 报告 可多事一报 但不得夹带请示的事项 四是时间不同 请示 应事前行文 报告 可在事前 事中 事后行文 五是范围不同 请示 一般只主送一个上级机关 不得多头主送或越级主送 报告 可以主送几个相关的上级机关 其他上级机关也可以抄送 六是处理不同 上级机关收到下级的请示后 应及时批准 批复 答复 是办理件 下级应在收到上级批复 答复 后才能实施 上级机关收到下级的报告后 主要是了解情况 可以不答复 下级不用等待上级答复 七是篇幅不同 请示 的篇幅比较短 一般不超过1500字 报告 的篇幅相对较长 但一般不超过3000字 八是结束语不同 请示 在结束时用 特此请示 特此请示 请批示 请审示 等 报告 用 专此报告 特此报告 3 近似文种辨析 请示与函 函 是不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项的公文 函 可分为商函 询答函 请批函 请求批准函 审批函 函 在公文往来中使用比较广泛 其主要作用有两个方面 一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作 二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项 不能用 请示 或 报告 应使用 请求批准函 在公文撰写中 容易出现 请求批准函 误认为就是 请示 或 报告 文种 在与平行或不相隶属的机关行文时使用 请示 或 报告 是欠妥的 请示 与 请求批准函 有严格的区别 主要有 一是类型不同 请示 是上行文 请求批准函 是平行文 二是主送机关不同 请示 的主送机关是具有领导 指导关系的上级 请求批准函 的主送机关是平行或不相隶属的职能单位 三是内容范围不同 请示 是请求批准 指示 请求批准函 是请求批准某项职能事项 四是行文语气不同 请示 的用语应尊敬上级机关 请求批准函 应互相尊重 五是办复方式不同 请示 的事项由上级机关批复下级机关 请求批准函 的有关批准事项由受文单位复函 审批函 3 近似文种辨析 请示与意见 行文方向上 请示仅用上行文 意见可用于上行文 下行文和平行文 意见若为上行文 只能用于对重要问题提出见解和处理办法建议 意见必须对重要问题表态并提出处理问题的办法 请求则可以直接提出问题 请求上级机关指示 批准 3 近似文种辨析 通告与通知 通告 是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种 其主送对象是不确定的 如 某某单位关于XX的通告 通知 是批转下级机关 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项 任免人员等的公文文种 是平行文 下行文 主送对象是确定的 通知 在行政机关公文往来中使用较多 如会议通知 转发性通知等 转发性通知应注意标题臃肿的问题 3 近似文种辨析 通知与通报 通知内容侧重于直提要求 明确界限 通报内容侧重于说明 介绍某一事物或问题的情况 通报既可以提出下一步工作要求 也可以不提任何要求 指示性通知有工作的意见和要求 通知可用来批转 转发 印发公文 通报无此功能 3 近似文种辨析 意见与报告 行文方向上 报告仅用作上行文 意见可多方向行文 意见用于对重要问题提出见解和处理办法 报告主要汇报工作 反映情况 答复上级询问 3 近似文种辨析 决定 命令 通报 都有表彰先进的内容 决定和通报还可用于批评错误过失 表彰先进时 命令表彰对象在全国或在一个大的区域内有突出成就或作出重大贡献且有重大影响的先进典型 决定表彰在全国或某一地区 某一系统内有较大贡献较大影响的先进集体和个人 通报用于表彰一般性典型 制发机关层级较低 4 文种选用上的问题 一是缺少文种 无标题 标题三要素不全 发文机关名称 事由和文种 二是使用非法定文种 如关于 的方案 三是文种重叠 如关于 的请示报告 关于 的意见报告 关于 请求函 转发性通知不能出现 通知的通知的通知 四是文种生造 如关于 的汇报 五是文种混用 请示报告不分 六是错用文种 请示当函用 平行机关行文时应该用函请求批准的错用请示文种 报告当请求用 报告属阅件 不是办件 三 公文格式 党政机关公文用纸统一采用国标A4型纸 党政机关公文的表现形式统一 规定公文的版式按照 党政机关公文格式 国家标准执行 1 公文要素 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等组成 18项 份号 同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号 不是所有公文都需要编制份号 涉密公文一定要标注份号 发文机关认为必要 也可对不涉密公文标注份号 一般用6位3号阿拉伯数字 顶格编排在版心左上角第1行 密级和保密期限 涉密公文应当根据涉密程度分别标注 绝密 机密 秘密 和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第2行 保密期限中的数字用阿拉伯数字 紧急程度 公文送达和办理的时限要求 根据紧急程度 紧急公文应当分别标注 特急 加急 电报应当分别标注 特提 特急 加急 平急 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角 如需要同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 按照份号 密级和保密期限 紧急程度顺序自上而下分行排列 发文机关标志 公文版头部分核心 用套红大字居中印在公文首页上半部 一般应小于上级机关的字体大小 主要有2种形式 一是发文机关全称或规范性简称加 文件 二字 取消原规定中发文机关全称或者规范性简称后加括号标明文种的形式 二是发文机关全称或者规范性简称 联合行文时 可并用联合发文机关名称 一般主办机关排列在前 文件二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 也可单独使用主办机关名称 发文字号 由机关代字 年份和发文顺序号组成 多个机关联合行文时 只标注主办机关发文字号 排在发文机关标志下空2行位置 居中排布 年份 发文顺序号用阿拉伯数字 年份应标全称 用六角括号 括入 顺序号不编虚位 如1号 不编001号 上报公文的发文号居左空1字编排 签发人 上报公文应当标注签发人姓名 不标职务 联合行文时须标明所有联署机关签发人姓名 上报公文标注签发人姓名 居右空1字 与发文字号平行 签发人 用3号仿宋字体 全角冒号 签发人姓名用3号楷体字标注 多个签发人需要从左到右 从上到下依次均匀顺排 一般每行排2个姓名 回行时与上一行第一个人姓名对齐 最后一个姓名与发文字号同行 标题 由发文机关名称 事由和文种组成 4个以上 含 机关联合行文时 标题中发文机关名称可简略 标题中可用的标点符号有书名号 引号 顿号 连接号和括号等 标题一般用2号小标宋体字 编排于红色分隔线下空2行位置 分一行或者多行居中排布 回行时标题排列应使用梯形或菱形 不应使用上下一样的长方形或上下长 中间短的沙漏形 主送机关 使用机关全称 规范性简称或者同类型机关统称 标题下空1行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移到版记部分 正文 公文首页应当显示正文 编排于主送机关名称下一行 每个自然段左空2字 回行顶格 文中小标题层次序号依次用 一 一 1 1 标注 第一层用黑体字 第二层用楷体 第三 四层用仿宋 附件说明 公文附件的顺序号和说明 公文附件是正文内容的组成部分 与正文一样具有同等效力 存在2个或以上附件 需要在公文正文之后标注附件的序号和名称 在正文中涉及附件内容处加括号注明 见附件 或 附后 如有附件 在正文下空1行左空2字位置编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 附件如有顺序号 使用阿拉伯数字标注 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需要回行时 应与上行附件名称的首字对齐 发文机关署名 用发文机关全称或规范性简称 发文机关署名与标题中的发文机关名称相一致 单一机关行文时 发文机关署名在成文日期之上 以成文日期为准居中编排 联合行文时 应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置 并使印章加盖其上 不加盖印章的公文 单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空1行右空2字编排发文机关署名 在发文机关署名下1行编排成文日期 首字比发文机关署名右移2字 如长于发文机关署名 应使其右空2字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 成文日期 在公文正文或附件说明的右下方标注 写全年月日 右空4字编排 用阿拉伯数字将年月日标全 年份应全称 月日不编虚位 印章 公文中有发文机关署名的 应当加盖发文机关印章 并与署名机关相符 上行文一定要加盖印章 2个及以上要机关用印时 印章不能相交或相切 用印页如无正文 应标注 此页无正文 字样 附注 对公文需要注意事项加以说明 主要标明公文的发布层次 印发传达范围等 请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式 如有附注 居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行 附件 附件说明中附件的序号和名称应当与附件的序号和名称一致 附件应另面编排 并在版记之前 与正文一起装订 附件 二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行 附件标题居中编排在版心第3行 附件与正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件序号 被转发的公文不属于附件 被转发公文的发文机关标志 抄送机关 印发机关和印发日期等不再标注 抄送机关 除主送机关以外需要执行或者知晓公文内容的其他机关 可以是上级 平级 下级及不相隶属机关 先上级后下级 党政军群 人大政协法院检察院应另起一行排列 用4号仿宋体字编排在公文最后一页的下方位置 左右各空1字 抄送 二字后标全角冒号 冒号后标注抄送机关名称 回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 如需要把主送机关移到版记中 应将其置于抄送机关之上1行位置 给上级机关也是抄送 没有抄报 印发机关和印发日期 公文的送印机关和送印日期 印发机关是指公文的印制主管部门 一般是各党政机关办公室或文秘部门 公文的印发日期区别于成文日期 用4号仿宋编排在抄送机关下1行位置 印发机关左空1字 印发日期右空1字 年月日用阿拉伯数字标全 后加 印发 二字 页码 增加的公文要素 用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下 数字左右各放1条一字线 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文首页要标注页码 信函