工作分析_工作分析的方法与过程

1 第二讲 工作分析 精品资料网 专业提供企管培训资料 2 一 工作分析的概念 工作分析是对组织中某个特定工作职务的目的 任务或职责 权利 隶属关系 工作条件 任职资格等相关信息进行收集与分析 以便对该职务的工作做出明确规定 并确定完成改工作所需要的行为 条件与人员的过程 精品资料网 专业提供企管培训资料 3 工作分析的内容 工作分析的内容 工作描述 工作规范 4 二 工作分析的过程 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 发展趋势 反馈信息 5 工作分析的过程 1 准备阶段 1 明确工作分析的意义 目的 方法 步骤 2 向有关人员宣传 解释 使其做好心理准备 并与之建立良好的人际关系 3 组成由工作分析专家 岗位在职人员 上级主管参加的工作小组 4 确定调查和分析对象的样本 同时考虑样本的代表性 5 把工作分解成若干工作元素和环节 确定工作的基本难度 6 利用现有文件与资料对工作的主要任务 责任 和流程进行分析和总结 6 工作分析的过程 2 调查阶段 1 编制各种问卷和调查提纲 2 灵活运用各种调查方法 如面谈法 问卷法 观察法 参与法 实验法 关键事件法等广泛收集有关工作的特征以及需要的各种数据 3 要求被调查的员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等做出等级评定 7 工作分析的过程 3 分析阶段 1 仔细审核 整理获得的各种信息 2 创造性的分析 发现有关工作和工作人员的关键成分 3 归纳 总结出工作分析的必需材料和要素 精品资料网 专业提供企管培训资料 8 工作分析的过程 4 完成阶段 1 根据分析结果草拟工作描述与工作规范 2 将草拟的工作描述与工作规范与实际工作对比 3 根据对比结果决定是否需要再次进行调查研究 4 修正工作描述与工作规范 5 若需要 可重复 2 4 的工作 6 形成最终的工作描述与工作规范 7 将工作描述与工作规范应用于实际工作中 并注意收集反馈信息 不断对其进行完善 8 对工作分析工作进行总结 9 三 工作分析的方法 1 直接观察法直接观察法指工作分析人员观察所需分析的工作过程 以标准格式记录各个环节的内容 原因和方法以系统地收集一种工作的任务 责任和工作环境方面的信息 优点 能比较全面和深入的了解工作要求 适用于那些标准化的 周期较短的 以体力活动为主的工作 缺点 不适用于脑力劳动成分比较高的工作和处理紧急情况的间歇性工作 观察法对有些员工来说会使他们感到自己正在受到监视甚至威胁 因此令他们难以接受 10 工作分析的方法 2 工作实践法工作实践法指工作分析人员亲自从事所需研究的工作 由此掌握第一手资料 优点 可以比较准确得了工作的实际任务和在体力 环境 社会方面的要求 适用于那些短期内就可以掌握的工作 缺点 不适用于需要进行大量训练和危险的工作 11 工作分析的方法 3 面谈法面谈法指通过与工作承担者面谈收集工作信息的一种方法 面谈法分为个别员工面谈法 集体员工面法和主管面谈法 优点 适用面广 能迅速收集大量 具体 准确的信息 缺点 工作分析经常是调整薪酬的序幕 员工常把工作分析看成变相的绩效考核 夸大其承担的责任与工作难度 从而引起工作分析资料的失真和扭曲 精品资料网 专业提供企管培训资料 12 工作分析的方法 使用面谈法应注意的问题 1 与主管密切配合 找出最了解工作内容 最能客观描述职责的员工 2 尽快与面谈对象建立融洽的感情 3 工作分析人员应事先准备一分完整的问题表 4 若对方的工作不是每天都相同 就请对方将各种工作责任一一列出 然后按重要性排出次序 5 在面谈过程中 工作分析人员应只是被动地接受信息 6 面谈结束后 不要忘记将收集到的材料请任职者和他的直接上司仔细阅读一遍 以便修改和补充 13 工作分析的方法 4 关键事件纪录法关键事件纪录法指对实际工作中工作者特别有效或者特别无效的行为进行简短的描述 通过积累 汇总和分类 得到实际工作对员工的要求 关键事件纪录包括以下几个方面 1 导致事件发生的原因和背景 2 员工特别有效和多余的行为 3 关键行为的后果 4 员工能否控制和支配上述后果 优点 直接描述工作者在工作中的具体行为 可揭示工作的动态性质 缺点 收集归纳关键行为并进行分类需耗费大量时间 此外 难以对通常的工作性为形成总体概念 14 工作分析的方法 5 工作日志法指由任职者每天记录下活动内容和工作的具体细节 由此来了解工作的性质 优点 可以获得大量而准确的信息 缺点 所得资料比较领乱 难以组织 任职者有夸大自己工作重要性的倾向 加重员工的负担 6 秩序分析法通过对员工工作中的基本操作 活动过程的分析而获得工作资料的方法 秩序分析法主要用于工作标准时间研究 依此为基础确定工资 奖金及产品成本 15 四 工作描述 岗位职责描述 岗位是组成企业管理的每一个部件 每一个岗位都必须有一个岗位描述 岗位职责是指对企业各类岗位的工作性质 任务 责任 权限 工作内容与方法 工作条件以及本岗位人员任职资格等所做的统一要求 岗位职责是进行岗位评价的基础和前提 没有岗位职责 就无法进行科学的岗位评价 如果岗位职责撰写不能真实地反映岗位内容 那么其岗位评价结果就是不公正 不公平的 不能反映其工作岗位的相对价值 就会挫伤员工的积极性 16 岗位的基本资料 包括四方面的信息 岗位名称 如财务部长 办公室主任等 直接上级 在组织机构图中指挥线连接的上一层岗位负责人 直接领导的职务名称 直接下属 在组织机构图中指挥线连接的下一层岗位名称工作相关岗位 工作中具备关联性 需要与其打交道进行工作协调 配合 服务与支持的相关岗位 横向与纵向 包括公司内部与外部 17 岗位职责概述 用最简练的语言 最好是用一句话概括出该岗位所管辖的工作范围 例如 财务部长的岗位职责可概括为 企业财与物的管理 人力资源部长的岗位职责可概括为 为企业发展提供合格的人力资源 具体工作职责 岗位所从事的具体工作任务 即本岗位应该做什么 不该做什么 该如何做等方面所做的规定 内容应简洁 易操作 工作权限 为了保证工作的正常开展 必须赋予每个岗位不同的权限 但权限必须与工作相配套 正确的权限制定 应该是责权利统一 18 说明 如果同时对不同种类员工进行岗位职责描述时 还应该增加 工作环境与条件 部分内容 主要考虑以下因素 工作环境有无噪音污染 温度湿度如何 空气中含尘量多少 工作环境的危险性 工作地点是室内还是室外等 精品资料网 专业提供企管培训资料 19 五 工作说明书 岗位人员任职资格分析 岗位人员任职资格分析又称员工规格分析 即对员工的知识水平 工作经历 道德水平 身体素质等进行的分析 20 一 职业道德分析 通过职业道德水平分析 以提高全体员工的职业道德水平 形成一种团结向上 爱岗敬业 优质生产 服务规范 积极向上的企业文化 21 二 知识水平分析 在岗位设置后 应对各种岗位所需的知识水平进行分析 认真研究胜任每一个岗位所需的基本知识与专业知识 以便更好地实现人职匹配 岗位所需的知识水平不仅指正规学校教育 也包括通过岗位培训获得知识与技能 通常它由六个方面组成 一是文化程度 胜任本岗位工作所应具有的最低学历或同等学力 二是专门知识 胜任本岗位工作应具有的专业基础知识与实际工作经验 22 三是政策法规知识 即应具备的政策 法律 规章或条例方面的知识 四是管理知识 应具有的管理科学知识或业务管理知识 五是外语程度 因专业 技术或业务工作需要 对一种或两种外语应掌握的程度 六是相关知识 本岗位任职人员专业知识以外的其它知识 知识要求可采用精通 通晓 掌握 具有 懂得 了解六级表示法 23 三 能力要求分析 所谓能力要求就是对胜任本岗位工作所应具备的主观条件进行分析 它主要包括下列七项内容 一是理解判断能力分析 对有关方针 政策 文件指令 科学理论 目标任务的认识领会程度 对本职工作中各种抽象或具体问题的分析 综合与判断能力 二是组织协调能力分析 组织本部门人员开展工作以及协同有关部门人员工作的能力 24 三是决策能力分析 从系统的整体能力出发 对方向性 全局性的重大问题进行决断的能力 四是开拓能力分析 对某一业务或工作领域进行研究 开发 创新 改革的能力 五是社会活动能力分析 为了开展工作 在社会交往 人际关系方面应具有的活动能力 六是语言文字能力分析 在撰写论著 文章 起草文件 报告 编制计划草案 情况说明 业务记录 以及在讲学 演说等方面 应具有的文字和口头语言表达能力 七是业务实施能力分析 在具体贯彻执行计划任务的过程中 处理工作业务 解决实际问题的能力 25 四 工作经历要求 岗位对员工的要求不同不仅仅表现在知识 方法上 还表现在需要本岗位人员具备一定的感知判断力和领悟力 这些能力的取得必须依靠工作经历的积累 这也构成了工作经历分析的任务 通过对工作经历要求的分析 来决定工作岗位所要求的员工工作经历指标 三个月 六个月 一年 两年 三年 五年 十年等表示 精品资料网 专业提供企管培训资料 26 五 身体素质要求分析 与工作岗位有关的身体素质 应包含以下的内容 力量因素 1 动态力量 在一段时间内重复或持续运用肌肉力量的能力 2 躯干力量 运用躯干肌肉 尤其是腹部肌肉 以达到一定肌肉强度的能力 3 静态力量 产生阻止外部物体力量的能力 4 爆发力 在一项或一系列爆发活动中产生最大能量的能力 灵活性因素 5 广度灵活性 尽可能地移动躯干和背部肌肉的能力 6 动态灵活性 进行快速 重复的关节活动的能力 其他因素 7 躯干协调性 躯干不同部分进行同时活动时相互协调的能力 8 平衡性 受到外力威胁时 依然保持躯体平衡的能力 9 耐力 需要延长努力时间时 保持最高持续性的能力 27 六 工作描述和工作说明书的编写 一 工作描述的主要内容1 工作标识 包括工作名称 工作代码 工作部门 工作地位 直接主管工作名称等 2 工作综述 描述工作的总体性质 即列出主要工作功能或活动内容 3 工作活动和工作程序 包括所要完成的工作任务 工作责任 使用的原材料和机器设备 工作流程 与其他人的正式工作关系 接受监督以及进行监督的性质和内容 4 工作条件和物理环境 包括工作地点的温度 湿度 光线 噪音 安全条件 地理位置 室内或室外等等 28 5 社会环境 包括工作群体中的人数 完成工作所要求的人际交往的数量和程度 各部门之间的关系 工作点内外的文化设施 社会习俗等等 6 工作权限 包括工作人员决策的权限 对其他人员实施监督的权限以及经费预算的权限等 7 工作的绩效标准 有些工作说明书中还需包括有关绩效标准的内容 既完成某些任务所要达到的标准 如车间工人每天生产的产品不少于300件 清洁工每天需做5次清扫工作等 8 聘用条件 包括工作时数 工资结构 支付工资的方法 福利待遇 该工作在组织中的正式位置 晋升的机会 工作的季节性 进修的机会等等 29 二 工作规范 一般要求 主要包括年龄 性别 学历 工作经验等等 生理要求 主要包括健康状况 力量和体力 运动的灵活性 感觉器官的灵敏度等等 心理要求 主要包括观察能力 集中能力 记忆能力 理解能力 学习能力 解决问题能力 创造性 数学计算能力 语言表达能力 决策能力 特殊能力 性格 气质 兴趣爱好 态度 事业心 合作性作性 领导能力等等 30 二 工作描述和工作规范的基本格式 岗位名称 岗位编号 直接上级 直接下属 工作相关岗位公司内部 公司外部 岗位职责概述 具体岗位职责工作权限任职资格 31 三 工作描述和工作说明书范例 办公室主任岗位职责岗位名称 办公室主任直接上级 总经理直接下属 文秘岗 档案管理岗 车辆管理岗 物业管理岗 基建项目管理岗 工作相关岗位 公司内部 总经理 副总经理 集团公司本部及各事业部 公司 厂 领导 公司外部 省XX厅及其他部门相关岗位 精品资料网 专业提供企管培训资料 32 岗位职责概述 负责集团行政后勤事务的综合协调与管理 保证集团日常工作的运行秩序具体工作职责 1 组织制定本部门的制度 工作计划并抓好落实 2 了解掌握集团公司的生产经营情况 积极作好协调服务工作 当好集团公司领导的参谋和助手 3 协调公司本部各职能部门及各事业部 公司 厂 之间的关系 督促集团公司领导议定或批办事项的落实 33 4 负责协调集团总经理室成员的公务活动 5 负责审核以集团公司名义上报下发的各种文电 6 负责抓好集团公司本部的正规化工作作风建设 7 负责抓好集团公司本部的行政管理 安全保密 日常事务和后勤保障工作 8 负责制定本部门年度经费开支预算并抓好落实 9 负责抓好集团公司本部的车辆和物业管理工作 10 负责对下属的工作进行指导 检查 监督与考核 11 培训下属 培养后备管理队伍 12 完成集团总经理室交办的其它工作 34 工作权限 1 提出本部门所属人员的选聘及