关于进一步加强内勤台账及公司重要文件管理的规定.doc

东景物业收费台账及档案管理的规定（试行）有关人员：为确保收费台账及档案的安全、有效，防止收费台账及档案发生泄密、遗失、霉变、虫蛀等问题，根据“安全第一、预防为主”的原理及现场作业特点，特制订东景物业收费台账及档案管理的规定，望有关人员遵照执行。一、收费台账的组成1、业主资料汇总；2、物管费年度收费台账；3、物管费日常收费台账；4、年度物管费缴纳情况台账。二、台账的配备及管理1、各执勤岗亭、物业管理队队长、经理室、装修管理组及内勤有关人员（学习人员不发放），每人（岗亭人员除外）或每个岗亭配备一本业主资料汇总台账；2、内勤有关人员（学习人员不发放），每人配备一本物管费年度收费台账和年度物管费缴纳情况台账，并配备一本物管费日常收费台账，由内勤有关人员共用；3、根据收费的需要及收费的区域，收费人员可临时性领取有关收费区域的年度物管费缴纳情况台账，收费工作结束后，必须立即收回并销毁；4、已发的收费台账，若不符合发放条件的，必须收回，今后所有收费台账的配置、发放等，必须经过物业经理同意后，方可配置或发放；5、为确保收费台账的内容正确、有效，收费台账由内勤组长或内勤组长指定的人员进行编制、修订，并及时通知相关人员予以更正；6、由内勤组长或内勤组长指定的人员根据每日的收费情况，及时填写物管费日常收费台账，修订物管费年度收费台账、年度物管费缴纳情况台账，并通知相关人员予以更正，与此同时，将已变更的数据输入微机，标明更新的日期，保存并备份（备份将该文档保存于微机的C盘和E盘，防止微机故障后，造成数据丢失）；7、所有收费台账严禁无关人员借用、查阅、复印等，所有收费台账严禁私自复印、传播或泄密，严禁将收费台账带回家；8、每次下班前，拥有收费台账的人员必须将物管费年度收费台账、物管费日常收费台账及年度物管费缴纳情况台账（收费区域的年度物管费缴纳情况台账除外）交内勤组长或内勤组长指定的人员放置在档案柜内统一保管，上班时再领取。三、库管档案的组成（一）、交房类1、商品房售房合同；2、业主委托他人收房的委托书；3、东景花苑前期物业管理协议书；4、“通水”试验备忘录；5、房屋装修须知；6、商品房移交单；7、业主所购住房移交备忘录。（二）、装修管理类1、储物间安装水电的承诺书；2、储物间安装水电破路的申请书和承诺书；3、储物间安装水电接公司下水管的申请书和承诺书；4、储物间安装水电，业主不接受物业的管理，对其住宅已进行停水的告知书；5、装修改变建筑结构的承诺书；6、违反装修管理规定，业主不接受物业的管理，对其住宅已进行停水的告知书；7、安装太阳能热水器（水桶）的承诺书；8、楼顶设置隔热层的承诺书；9、退装修押金或楼上“试水”找不到楼下业主看“试水”结果的备忘录；10、楼上做“防水”，楼下不配合，无法察看是否渗漏的责任承担告知书；11、楼上退装修押金，楼下不配合，已退装修押金的告知书；12、申请协调楼层间漏水的申请书；13、楼层漏水，楼上业主不处理，限期整改通知；14、楼层漏水，楼上业主不接受物业的管理，对其住宅已进行停水的告知书；15、东景物业空置房检查情况备忘录。（三）、安保类1、在公司围墙上搭房的承诺书；2、设置广告牌的承诺书；3、设置电视接收器的承诺书；4、业主搭雨棚的承诺书；5、确保公共场所用电安全的承诺书。6、违反公共场所用电安全，业主不接受物业的管理，对其住宅已进行停水的告知书；7、整治楼道内占道告知书；8、整治违规使用单元门的告知书；9、整治从楼上乱扔垃圾的告知书；10、车辆乱停乱放整治告知书；11、清理装修用沙承诺书。（四）、收费类1、限期缴费催缴通知；2、空置房或业主拒不缴费，对其住宅已进行停水的告知书；3、因种种原因需要减免物管费的请示批复件；4、因介绍买房需要减免物管费的批复件。（五）、其它1、自来水公司或供电公司停水停电公告；2、安全隐患公告；3、领水卡、电卡的公告；4、其它重要的通知或公告。共四类，41种文件。四、档案的保管及管理1、商品房售房合同由经理到售楼部领取，交内勤组长或指定人员清点，按指定位置存放、保管，并填写商品房售房合同交接登记表，交接双方签认；2、商品房售房合同应单独存放，且按栋号、单元号的顺序进行摆放；3、委托书、东景花苑前期物业管理协议书、“通水”试验备忘录、房屋装修须知、商品房移交单、业主所购住房移交备忘录及因种种原因需要减免物管费的请示批复件、因介绍买房需要减免物管费的批复件等，应单独成册、单独存放，且按栋号、单元号的顺序进行摆放；4、长期有效、且具有法律效力的各类承诺书、备忘录、告知书等文件应按类别统一编号、单独装订、单独成册，每册使用完毕后，应编写目录，妥善保管、存档；5、短期有效、且具有法律效力的各类告知书、公告、通知、催缴通知、东景物业空置房检查情况备忘录等文件，应妥善保管，保管期为一年；6、各种票柜、档案柜必须以锁闭为定位，存取物品后，应及时锁闭，严禁柜门开启后无人看守的问题发生；7、房产证、契证、发票等由财务主管或财务主管指定人员保管、发放，其他人不得插手；8、档案室（财务室）大门钥匙的发放，必须经过总经理同意，除领导检查、布置工作以及财务主管、内勤指定人员外，其他人员不得擅自入内，遇内勤学习人员须进入档案室（财务室），必须事先得到经理或财务主管的同意后方准入内；9、业主领取票证时，先由内勤核对身份、领取票证的手续是否齐全、各项费用是否交齐、房款金额是否与合同中标注的购房金额相一致，核对无误后，请业主在办公室的大厅等候，由内勤将有关凭证交财务主管或财务主管指定人员复核后，在办公室的大厅内予以发放、签认；10、工