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物业应用文写作课程开发 王欢 1 引言 物业应用文 是物业管理部门处理各项公务和日常事物 沟通彼此关系 解决实际问题时经常用的具有一定惯用模式的文章 2 第一讲公务文书 公务文书 是单位与组织按照特定的规范体式 经过一定的处理程序制成 并在特定范围内使用的书面文字资料 是传达意图 办理公务和记载工作的一种工具 物业管理常用的公务文书包括通知 通报 报告 请示 简报 函和会议纪要等 3 相关术语 内行文 仅限在独立的组织中传达的文书 外行文 可在组织外传递的文书 前行文 在事情发生前制作的文书 后行文 在事情发生后制作的文书 上行文 属内行文 且是向上级报送的文书 下行文 属内行文 且是向下级发送的文书 平行文 在同级单位或独立组织之间传递的文书 4 1 通知 通知适用于批转下级单位公文 转发上级单位和不同隶属单位的公文 发布规章 传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免或聘用干部 通知大多属于下行公文 5 通知的种类 按照通知使用的范围 可分为法规通知 转发通知 批转通知 指示性通知 知照性通知 会议通知 任免通知等类型 6 格式 标题 由制文单位名称 通知的事由 文种三部分组成 正文 包括接受通知的单位 通知的具体事项 制文单位的要求 行文要求明确 简练 结尾 包括署名 具时 有的通知要加附件 7 公文式标题的构成要素 标题的构成要素 单位 区域 范围 时间 事由 内容 性质和文种等 其中 事由 和 文种 是最基本的要素 8 公司公文书写格式规范一览表 9 1 法规通知 是用于发布行政法规 规章的通知 结尾常用 请遵照执行 请照此执行 等做结语 部关于印发 业主大会规程 的通知 10 2 转发通知 是指转发上级单位 平级单位或不相隶属单位的公文时使用的一种通知 11 写法 标题由发文单位 转发的公文标题和文种组成 也可省去发文单位名称 例如 转发 部 物业管理企业资质管理办法 的通知 如果转发或批转次数过多 可考虑将标题简化 例如 县人民政府关于转发 市人民政府关于转发 省人民政府关于转发人事部关于 同志恢复名誉后享受 级待遇的通知 的通知 的通知 可把这个标题简化为 县人民政府转发人事部关于 同志恢复名誉后享受 级待遇的通知 至于被省 地区等转发过的内容 可在转发意见中交待清楚 正文 对该通知除了执行或参照执行外 还可以根据实际情况作出具体要求和补充规定 但不能写 同意 等批语 最后写明发文单位 若标题有写发文单位 此处可省去 和发文日期 关于转发 物业管理企业资质管理办法 的通知 12 标题的格式要求 文章标题基本规则是居中排列 字号应大于正文 字体也应与正文相区别 如果标题字数较多 应考虑分行排列 但分行时要注意前后意义的完整 在连贯排列时仍然要求居中 13 3 批转通知 是上级单位批转下级单位的公文的通知 在批转该通知时 常写 同意 或 原则同意 很好 或 很重要 等批语 要求有关单位 执行 或 研究执行 国务院批转 统计干部技术职称暂行规定 的通知 14 4 指示性通知 是上级单位向下级单位 所属单位布置任务和下达指示性措施的公文 15 写法 标题 应包含发文单位 事由和文种类别 正文 开头先顶格写受文单位 再按提出问题 分析问题 解决问题的结构顺序撰写 提出问题和分析问题部分要写清发问的原因和目的 用 特通知如下 等用语承接下文 解决问题部分要分列通知的具体事项 落款 发文单位和日期 市国家税务局关于开展年度税收执法检查的通知 16 5 知照性通知 用于告知各有关方面周知的事项等 这种通知发送对象广泛 对下级 平级及不相隶属的单位均可发送 这种通知使用广泛 体式多样 主要是根据通知的内容 交代清楚知照事项 停电通知 紧急通知 17 6 会议通知 会议通知是上级对下级 组织对成员或平行单位之间部署工作 传达事情或召开会议等所使用的公文 会议通知的内容一般应写明召开会议的原因 目的 名称 通知对象 会议的时间 地点和需准备的材料等 厂关于召开计划生育工作会议的通知 18 7 任免通知 任免通知是上级需要对下级传达对有关人员的任免事项时使用的通知 一般只写决定任免 聘用的单位 依据 以及任免 聘用人员的具体职务即可 任免通知 19 2 通报 用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报属下行文 内行文 后行文 通报的种类 1 表彰性通报 主要用来表彰先进 介绍单位或个人成功的经验 做法 以学习先进 见贤思齐 改进与推动工作 2 批评性通报 用来批评后进 纠正错误 打击歪风 指出有关单位或个人存在的错误事实 提出解决办法或处理意见 3 传达性通报 用于传达上级重要精神与重要情况 引起人们的警觉与注意 对当前的工作起指导作用 20 通报的特点 周知性 通报的面一般很广 典型性 通报主要是对典型事例 典型任务或重要情况的传达 新闻性 通报的人物或事件 必须是当前发生的新鲜事实 21 写法 基本格式可分为标题 正文 落款三部分 标题 由行文单位名称 事由和文种组成 也可省去发文单位名称 正文 主要写明表扬 批评 情况的具体事实和对事实的本质的分析及处理 最后进行总结或提出要求或发出号召 落款 署名 具时 加盖印章 关于对教学楼拾金不昧工作人员的通报表扬 22 3 报告报告是下级单位向上级单位汇报工作 反映情况 答复上级单位的询问时使用的一种公文 报告属于上行文 一般产生与事后或事情过程中 23 种类按报告内容可分为 工作报告 用于向上级汇报工作 经验 问题等 情况报告 用于向上级汇报本单位调查了解到的重大的情况 特殊情况 突发情况和新情况 回复报告 用于答复上级单位查询 报送报告 用于向上级单位说明报送文件 材料或物品的情况 按写作意图可分为 呈报性报告 呈报给上级单位而不要求上级批转的报告 呈转性报告 呈报给上级单位要求上级批准并转发给有关方面的报告 按写作范围可分为综合报告和专题报告 按写作时限可分为定期报告和不定期报告 24 写法 1 标题 由事由 文种构成 也可加入单位 2 主送单位 除联合行文的报告外 一般只能主送一个单位 联合行文 是指一份公文的文本是两个或两个以上平级机关联合署名制发 3 正文 一般由报告缘由 报告的事实和问题 结语三部分构成 报告缘由 阐述写报告的原因 或答复上级单位提出的问题 25 报告的事实和问题 如果报告的是事件 就要将事件的起因 经过 结果写出来 如果报告的是问题 就要将问题产生的原因 表现 性质 影响 解决办法写出来 如果报告的是工作 就要将工作的基本情况 主要成绩 经验体会 存在问题 基本教训 今后的打算或建议写出来 如果是回复报告 在引出答复依据后 就要针对所提问题写清答复意见或处理结果 结语 报告通常以 特此报告 等结尾 4 落款 署名 具时 关于扣除深圳市 实业有限公司服装费用的申请报告关于XX集团第二次党代会代表候选人推荐情况的报告 26 4 请示请示是下级单位向上级单位 或领导 就某一事项请示指示和批准的公文文种 请示和报告的不同之处第一 时间有别 请示跟报告相比 时间要求更紧迫 请示写的情况是未解决的 属于将来时 报告写的情况是已做过的 属于过去时 第二 内容的侧重点有别 请示着重于请示批准 报告着重于汇报工作 第三 要求有别 请示要求上级必须回复 报告则不必 只供上级参考 27 种类 1 请求指示的请示 即请示上级单位对有关方针 政策 法规 规定 认识或工作中出现的新情况 新问题等作出指示的请示 2 请示批准的请示 即请求上级单位对人事 财物 机构等方面的具体事务的批准 3 请求批转的请示 即请求上级单位对自己就涉及面外的某项工作提出的处理意见和办法给予批准并转发给有关方面贯彻执行的请示 28 写法 1 标题 由发文单位 事由和文种构成 2 主送单位 只能写一个主送单位 如需要同时送其他单位 应用抄送形式予以处理 3 正文 一般由三部分组成 请示原因 请示内容 请示结语 请示结语一般是 特此请示 请审批 以上意见妥否 请指示 以上请示 如无不妥 请批转 执行 等 如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准 则应提出自身的意见或处理办法 如果有两种以上的方案或意见 则应表明自身的倾向性意见 以便上级单位作出正确的判断和决策 从而得到及时准确的回答 4 落款 署名 具时并加盖公章 人力资源部关于支付身份证核查系统相关费用的请示 29 5 简报简报 就是简明扼要的工作报告或情况报告 简报是机关 团体 企事业单位内部用以汇报工作 反映情况 推广经验 指导工作 沟通情况 揭露问题的一种问题 不过 简报只是一种汇报工作 交流经验 沟通情况等的一般材料 不是正式文件 简报的种类有很多 按时间分 有定期的简报和不定期的简报 按性质分 有专题简报和综合简报 按内容分 有工作简报 生产简报 学习简报 科技简报 商业简报 会议简报等 30 简报的格式结构简报的种类尽管很多 但其结构却不无共同之处 一般都包括报头 标题 正文和报尾四个部分 有些还由编者配加按语 成为五个组成部分 1 报头 一般占首页1 3的上方版面 它包括 报名 期数 编号 编印单位 印发日期 密级等项内容 2 标题 报头部分与标题和正文之间 一般都用一条粗线拦开 3 正文 简报的核心部分 是刊登文章的地方 4 报尾 在末页的下方 有两项内容 报送 发送单位名称和印发份数 报尾一般用两条平行线框住 左侧写报送 发送单位名称和个人姓名 职务 右侧写本期印刷份数 31 32 6 函函是当物业与不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 向有关部门 如派出所 居委会 业主委员会或其他单位等联系工作时使用的一种公文 种类 根据主动与被动 函有发 去 问 函和复函之分 根据形式和规格分为公函和便函两种 公函用于单位之间正式的公务活动 便函用于日常事务性的工作 33 公函的写法标题 一般由事由和文种组成 一般发函为 关于 事由 的函 复函为 关于 答复事项 的复函 主送单位 顶格写单位全称或规范化简称 后标冒号 复函的主送单位即来函单位 正文开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的 复函的开头应引述来函的日期 文号或标题等 主体 发函要写清商洽 询问 告知 请准的主要事项 复函则要针对来函内容 作出具体的 明确的答复 尾语 发函一般用 专此函告 敬请函复 等作结 复函多用 此复 特此函复 等为结尾 署名 具时 加盖公章 关于 小区清洁合同到期相关事宜的函 34 7 会议纪要会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的一种公文 35 写法标题 单位 事由和文种构成 正文 引言部分主要描述会议概况 包括会议进行的时间 地点 届次 组织者 出席和列席人员名单 主持人 主要程序等 主体部分是会议内容的摘要 即会议中研究 讨论的问题 形成的决定和决议等 结语有两种情况 一种是以简短明确 有鼓动性和号召的语言收尾 表示决心 发出号召等 另一种是不设结语 落款 主要是具时 前面有注明时间的话就无须再具时 中学产学研讨会会议纪要 36 会议纪要与会议记录的区别形式有所不同 会议纪要具有一段公文的规范格式 而会议记录的形式则比较灵活自由 会议纪要通常采用总分式结构 而会议记录则采用顺时结构 内容的繁简程度不同 会议纪要的内容是对会议记录进行整理提炼而形成的会议内容的要点 重点体现会议的宗旨 而会议记录是对会议情况的原始 详尽的记录 重点体现会议的过程性和具体性 处置方式和作用不同 会议纪要一般可以文件的形式发布或在报刊上公开发表 用来 传达会议情况和议定事项 而会议记录只作为内部资料 以备查考 37 事务文书 事务文书是表述工作事务所用的书面文书 包括计划 调查报告 公约等 38 1 计划计划是人们在一定时期内为完成某项任务而事前所作的打算 周密的计划可以克服盲目性 增强自觉性 使之有目的 有步骤 积极主动地完成既定任务 保证各项工作的顺利开展 39 计划的特点 明确的目的性 很强的预见性 计划是工作的先导 是为完成预定目标或工作任务而制定的 措施的可行性 计划必须具有切实可行的措施 否则就是 纸上谈兵 40 计划的分类计划应用的范围很广 可以从不同角度去分类 按内容分 有综合的 专题的 详细的 简要的计划 按性质分 有工作计划 生产计划 学习计划等 按范围分 有地区的 系统的计划 有单位的 个人的计划 按时间分 有长期的 短期的计划 有年度的 季度的 月份的计划 等等 41 写法在物业管理中 计划的写法常见以下两种 1 表格式计划这种计划简便 醒目 要点突出 便于张贴公布 但只适用于内容简单的小型计划和项目比较固定的计划 表格式计划中的表格 实际上是计划中的 正文 只不过是用表格的形式表达出来 培训计划 42 2 条文式计划条文式计划由标题 正文 文尾三个部分组成 标题 计划的标题应写明制定计划的单位名称 适用时间 计划内容 计划种类 共四要素 例如 物业管理公司2007年员工培训计划 正文 开头 也叫前言 是全文的导语 主要说明制定计划的目的 依据 指导思想 上级要求 本单位的实际状况 以及计划确定的目标 要求 主体 这是计划中最重要的部分 应明确提出任务 指标和具体要求 写出主要步骤 方法 措施 分工及注意事项等 主体部分应写的周到详尽 具体明白 结束语 是计划的辅助 补充部分 应根据需要确定写还是不写 如需要 可以写正文外的一些事宜 或强调工作中的重点和主要环节 或分析实施过程中可能出现的问题等 文尾 最后标明年 月 日 人力资源部2007年工作计划 43 写作要求 1 要实事求是 从实际出发 不论是单位还是个人 计划的指标 措施 既要先进 又要稳妥 既不保守 也不冒进 要切实可行 留有余地 2 要走群众路线 制定前要发动相关人员认真讨论 反复修改 在对草案进行修改 补充后再定稿 送交领导审定 这样的计划才有利于实施 3 计划要明确具体 计划在时间 数量 质量上要力求准确 目的 任务 要求 办法 措施 步骤 都要具体写明 以便执行和检查 4 要有一定的灵活性 计划订与工作之前 是根据已有条件对未来工作的测定 因而计划是否正确 还要受实践的检验 因此订计划时要有一定的灵活性 不能规定得过死 以便在执行计划的过程中 根据情况的变化随时修改 调整计划 44 2 调查报告调查报告是对某项工作 某个事件 某个问题 经过深入细致的调查后 将调查中收集到的材料加以系统整理 分析研究 以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书 45 调查报告的特点 1 写实性 调查报告是在占有大量现实和历史资料的基础上 用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物 2 针对性 调查报告一般有比较明确的意向 相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的 3 科学性 调查报告要在调查的基础上抓住事物的本质 反映事物的规律 得出科学的结论 46 种类 从形式上可分为综合调查报告 专题调查报告 从性质上可分为情况调查报告 典型经验调查报告 揭露问题调查报告等 反映情况调查报告 是通过对一些值得重视的问题或情况进行调查研究后 把它反映出来 供决策者了解情况 掌握情况的一种书面报告 典型经验调查报告 是通过分析典型事例 总结工作中出现的新经验 从而指导和推动某方面工作的一种调查报告 揭露问题调查报告 是针对某一方面的问题 进行专项调查 澄清事实真相 判明问题的原因和性质 确定造成的危害 并提出解决问题的途径和建议 为问题的最后处理提供依据 也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告 47 写法调查报告一般由标题和正文两部分组成 1 标题由事由和文种组成 也可加入发文单位 例如 关于 的调查报告 关