旅行社会议旅游产品开发方案

XXXX 旅行社会议旅游产品开发方案旅行社会议旅游产品开发方案 一 前言一 前言 本旅行社是一家以崭新概念开创独特旅游产品的旅游企业 自成立以来 坚持 宾客 至上 的服务理念 通过经营优质的观光旅游产品 不仅打下了坚实的经济基础 还享有 一定的知名度 具备开发新旅游产品的各方面能力 近年来 随着我国国际地位的不断提高以及国内旅游设施的不断完善 越来越多的国 际会议在我国举行 会议旅游也越来越受到各个国家和地区的重视 它能给举办地带来巨 大的经济效益 促进旅游及相关产业的发展 目前 许多旅行社在会议旅游中往往负责的 仅是提供会议行程中的旅游观光 机票预定等旅游服务 即在会议结束后由旅行社安排与 会人员进行旅游活动 服务形式非常单一 他们缺少对会议旅游者进行全程服务 从而不 能真正满足会议旅游者的需求 因此 本旅行社决定开发全方位的会议旅游产品 会议旅 游是现代旅游服务业的重要业务内容 拥有巨大的发展潜力 具有可行性 二 目标二 目标 针对会议旅游者设计全方位的会议旅游产品 填补旅行社在这方面的空白 短期内 通过推广会议旅游 进一步抢占旅游市场 从而拓宽本旅行社的收入渠道 进而扩大收益 逐渐加大对会议旅游的投入 不断增强旅行社的竞争力 提高知名度 计划五年内将会议 旅游的经营比重提高到 40 三 措施三 措施 一 引进人才 培训员工 一 引进人才 培训员工 1 在旅行社中挑选出五名主要负责人 组成一支专门的会议旅游服务队伍 包括采购经理 销售经理 安排经理 接待经理和导游 2 从专门的会议服务中介公司引进会议策划专业人才 对这支会议旅游服务队伍进行培训 首先 对他们进行集体培训 让他们了解整个会议旅游的流程 以及在会议旅游服务中 应注意的问题 再对他们分别进行专门的培训 如培养采购经理的谈判能力 销售经理 的公关能力 接待经理的组织协调能力等等 3 由这些主要负责人根据需要各自筛选员工 成立专门的负责小组 并对员工进行相应的 培训 特别是 针对会议类型的不同对导游进行不同的培训 相应地丰富他们的专业知 识和各项导游技能 二 采购 二 采购 形成广泛的合作体系形成广泛的合作体系 1 广泛收集酒店 交通 会议场所 娱乐场所 旅游景点等方面的信息 列出会议旅游的 相关供应商清单 并且在清单表上注明其各自的优缺点 例如酒店的知名度 服务类型 所选交通工具的快捷程度 会议场所的设施设备条件 旅游景点的适游期等等 2 对清单表上的供应商进行比较筛选 通过考虑会议类型 参会人数 与会人员的特点和 需求 距离会议场所或旅游目的地距离的远近 与会人员的消遣娱乐倾向 顾客的经费 限制等综合因素 相应地选出比较好的供应商 将他们按优排序 3 深入调查所选择的较合适的供应商 派人到现场进行实地考察 并会见供应商的相关决 策者 向其了解和洽谈合作关系 在这过程中要切记运用好相关的谈判技巧 最后与其 签订好合同协议 三 三 采取差异化产品营销策略 赢取会议旅游的客源采取差异化产品营销策略 赢取会议旅游的客源 1 利用旅行社的知名度 通过电视 报纸 微博和旅游门户网 如携程网 同程网等中介 商 等方式 推出会议旅游产品形象广告 同时 开展与客户交流的展销会 进一步推 出本旅行社的会议旅游产品 2 在有重大会议要举行的前期进行促销广告 加大宣传力度 并与会议活动的主办方建立 直接销售关系 建立忠实的会议旅游客户组织 3 派旅游顾问与会议的主办方洽谈 确定会议主题 会议时间 会议地点 会议议程 设 施要求 旅游服务等内容 进行个性化服务 4 根据主办方的需求 拟定会议旅游策划方案 然后 通过大概预算向主办方提供参考报 价 最后 双方签订合同并确定相关事宜 四 针对会议的类别对会议旅游的全程进行安排 突出专业化 四 针对会议的类别对会议旅游的全程进行安排 突出专业化 1 在设计安排过程的同时做出各个步骤的预算 在之前与客户确定好的价格基础上 扣除 了相关供应商合同上的费用 员工劳动的费用和公司要获得的利润外 剩余的金额是支 付一些额外的服务 比如 会议期间的酒水 文具 各种小礼品 小册子 横幅等 因 此在过程中对其进行预算和控制 2 根据会议主题给会议场所设定一个与之相符的环境气氛 以及会议前 中 后的需求设 计 比如 准备翻译员 设施设备的租赁与测试要求 场地布置的要求 是否要通知媒 体 是否需要主持人 与会者位置的安排 给与会者准备水还是咖啡 礼仪接待的要求 与会者离场时的注意事项 设施设备的撤离等等 3 了解与会者的国籍文化以及他们是否有独特的饮食偏好 旅行社为此制作相关的页面 让与会者能方便快捷地了解酒店的餐饮情况 也能在该网页发表意见 从而方便旅行社 决定采取西餐 中餐还是自助餐 还有 确定餐厅的布置装修 菜单的设计 如果是自 助餐 需要根据顾客爱好需求给他们设计不同菜色 此外 考虑就餐时是否安排表演 是否需要背景音乐 要用什么样的音乐与餐厅氛围比较相符 并确定就餐时间的长短 要给与会者有充分而舒适的时间就餐 4 通过对会议时间安排的了解后 针对与会者在晚上的空余时间给他们安排一些社交活动 以增强他们对议题或其他方面的沟通交流 首先 确定活动的时间 形式 主题 可针 对会议类型安排不同的活动 如针对经济型会议安排宴会 酒会之类 针对政治型会议 举办招待会 针对文化型会议举办文艺晚会 针对环保型会议安排环保讨论会等等 其 次 确定参加活动的人数 通知相关人员编制邀请卡 要突显活动主题的 还要考虑活 动场所的装饰要求与需要哪些设施设备及其安排 和其它各项需要 5 安排旅游线路 首先确定旅游的时间 确定对各景点的位置 根据位置的距离来安排旅 游线路 避免走回头路 其次确定停留时间 旅行社可凭过去的经验对此进行估计 若 出现新的景点 可以派人员实地体验 保证时间安排妥当 再来就是安排交通和饮食 旅游咨询人员和导游在旅游前后整个过程都必须与司机 餐厅做好沟通 通过网络 电 话等方式 或者找技术人员为此双方建立一个独立的资源共享平台 让双方随时可了解 对方的动向 确保行程的安排的顺畅 最后是列出旅游过程中的注意事项 制定一个小 册子发放给游客 五 制定会议旅游的相关时间表和活动计划书 进行会议布置 五 制定会议旅游的相关时间表和活动计划书 进行会议布置 1 拟定会议旅游的时间表 确定与会者到达酒店登记注册的时间段 会议开幕和介绍的时 间 预留会议前的准备工作时间和会议的结束时间等 具体安排一日三餐 旅游活动和 其它娱乐活动的具体时间安排表 2 分别制定会议活动和旅游活动计划书 会议活动计划书包括会前布置的计划书 会中会 后服务接待的计划书 旅游活动计划书包含旅游景点 交通工具 导游员等的选择和安 排 审核后交给特定部门来具体实施安排 会场布置 1 设计符合会议主题的会场标语 包括标语形式和内容 2 签到台的布置 包括台布的选择需与会场主题协调一致 以及必要的纸制资料和签 字笔 会议证件的配备等 3 会场入口的设计 包括盆花的摆设和需要的数量 4 会场主席台的设计 包括主席台的背景及其形式和内容 5 设置会议场所的座位数目和摆放形式 常见摆放形式有剧院式 课桌式 U 型 宴 会式 T 型台形等 6 确定会场所需的设备 在会议前必须严格核查各种设备 保证无误 从会议开始至 结束整个期间应安排专人负责贵重设备的看管 同样 会务用品的准备以列出物资 清单为佳 包括饮水 签字笔 纸张 资料袋 布置会场用品等 也要派专人落实 和保管 以免遗忘或者遗失 餐饮布置 1 选择一家有经验的酒店承办外烩 要求该酒店拥有全套设备与训练有素的服务人员 保证餐饮的质量 2 由负责小组与酒店方面的宴会经理进行积极有效的沟通 确定用餐时间 用餐标准 及其他特殊要求的安排 并将宴会核对清单交由饭店的宴会经理 帮助其顺利完成 餐饮的安排 3 根据与会人数确定位子数目及摆放形式 由酒店方进行宴会的布置 负责小组依据 布置计划 对实施过程进行全程督查 保证无误 六 实施会议旅游的全程接待 注重优质的旅游服务 六 实施会议旅游的全程接待 注重优质的旅游服务 1 配备专业翻译 文秘 会议公关礼仪人员 设备维护师 票务处理人员 户外拓展员 司机和导游 2 会前 1 事先调配司机和车辆 安排导游前去迎接与会者 注意向导游和司机交代清楚时间 地点 与会团体名称 特征等情况 对于独自前来的与会者应该由导游主动联系 必要时为其安排专车 帮助与会者顺利入住酒店 2 导游接到与会者团体后 在回酒店的途中先简要介绍即将入住的酒店情况 餐饮和 旅游景点的安排 同时提供自己的姓名和联系方式 3 会议接待负责人提前 10 分钟在酒店门口等待 对与会团体的到来表示热烈的欢迎 4 导游负责安排与会团体入住酒店并交代第二天的具体会议时间和集合时间 集合地 点和吃早餐的地点 5 导游对入住后与会者的意见和建议及时反馈给酒店 与酒店协商换房等事宜 直到 全部客人基本满意后方可离去 6 导游人员于第二天提前到酒店等待与会者 在指定地点集合与会者后引领与会者进 入会场 3 会中 1 会议接待小组与导游进行交接工作 会议礼仪小姐引领与会者到签到台签到 领取 入场证件 有秩序进场并正确入座 2 会议期间 设备维护师要负责好音响 灯光 投影仪等设备设施的看管和维护 为 会议提供有保障的硬件基础 同时 提供专业的文秘 翻译等相关服务 3 会议活动可以安排一些富有挑战性的户外扩展训练项目 例如逃生墙 信任背摔 模拟电网等 户外扩展人员将参加活动的与会者进行小组分配 充分调动与会者 让他们在团队合作中进一步认识或了解 4 会议公关礼仪人员根据与会者名单负责离场时礼品 纪念品分发 离场后 由会议 负责人和礼仪小姐引领与会者进入餐厅 由酒店宴会经理或餐厅经理按序安排与会 者就座 主要负责整个就餐过程中的事宜 会议接待小组派员轮流留守餐厅 定时 向会议接待负责人报告场面情况以及及时反应突发状况 与会者就餐完毕后再由会 议负责人引领接下来的活动安排 4 会后 1 计调部安排旅游行程交与导游 导游根据书面行程内容与计调人员进行再次确认 2 导游与会议接待人员进行工作交接 由