《审核知识教程》PPT课件.ppt

1 内部审核员教程 审核知识 2 本课程的教学目的 通过学习 使学员对管理体系的内部审核的程序 方法和技巧有一个初步了解 使学员掌握内部审核的基本要求 3 培训内容目录 第一章审核的基本概念第二章审核的范围和类型第三章内部审核的阶段及主要活动第四章内部审核的策划第五章审核的技术第六章内部审核的实施第七章跟踪审核 跟踪验证 第八章内部审核员的基本要求 4 审核的五个基本术语定义审核的基本要求审核的内容评价管理体系的三个基本问题 第一章审核的基本概念 5 审核的五个基本术语定义 审核 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 审核证据 是指与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述和其他信息 审核证据可以是定性的或定量的 审核发现 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 审核结论 审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果 审核员 有能力实施审核的人员 6 三 审核的基本要求 目的性明确客观性 独立性和系统方法准则要明确审核是一项授权的活动审核一致性要求审核技术要求审核员素质要求审核的管理要求 7 四 审核的内容 1 组织的各项活动和有关结果是否符合计划的安排 2 这些安排是否能有效贯彻 3 贯彻的结果是否适合于达到目标 8 五 评价管理体系的三个基本问题 1 过程是否被确定并形成符合约定标准或合同的文件 2 过程是否被充分展开并按文件要求贯彻实施 3 过程实施的客观证据是否证明能达到方针和预期的目标 9 第二章审核的范围和类型 一 审核的范围二 审核的类型 10 一 审核的范围 审核范围 是指审核的广度 深度和界限 通常包括对地理位置 组织单元 活动和过程以及被覆盖的时间段的表述 审核范围中产品的实现过程可用列举法描述 比如 锅炉的设计 开发 制造安装和服务 工业和民用建筑的施工 安装和服务 等 也可用排除法描述 比如 产品的生产和服务 不包含设计和开发过程 如QMS覆盖的产品种类较多时 其审核范围考虑到多种产品的特点 11 二 审核的类型 审核可分为三种基本类型 第一方审核 第二方审核 第三方审核 12 1 第一方审核 第一方审核用于内部目的 由组织自己或以组织的名义进行 可作为组织自我合格声明的基础 第一方审核 通常称为 内部审核 审核的目的 标准所要求 作为管理层的一种管理手段 在第二方或第三方审核前纠正不足 维持 完善 改进体系的需要 标准要求 组织应按策划的时间间隔进行内部审核 拟考虑审核的过程和区域的状况和重要性 以及以往审核的结果 应对审核方案进行策划 包括规定审核的准则 范围 频次和方法 审核员的选择和审核的实施 以及审核过程的客观性和公正性 保持内部审核记录 13 2 第二方审核 第二方审核是由组织的顾客或由其他人以顾客的名义进行的审核 审核依据更注重双方签定的合同要求 审核的目的 ISO国际标准所要求 选择 评价 认可供应商的依据 促进供应商改进管理体系 加强与相关方的沟通及相互间对共识 14 3 第三方审核 第三方审核由外部独立的组织进行 这类组织通常是经认可的 提供符合 如ISO9001 要求的认证或注册 审核的目的 得到符合ISO国际标准的注册 减少重复审核和不必要的开支 提高企业的信誉和市场竞争力 15 归纳起来审核可以作如下分类 16 第三章内部审核的阶段及主要活动 1 内部审核的策划和准备阶段2 实施审核阶段3 审核报告阶段4 纠正措施跟踪验证阶段 17 1 内部审核的策划和准备阶段 主要活动 组成审核组 确定审核范围 文件审核 制定审核计划 审核组准备会 编制审核文件 18 2 实施审核阶段 主要活动 首次会议 现场审核 审核组汇总会 与受审核部门沟通交流会 末次会议 19 3 审核报告阶段 主要活动 编制内部审核报告 提交内审报告 20 4 纠正措施跟踪验证阶段 主要活动 1 对纠正措施完成情况及有效性进行验证 2 提交跟踪验证报告 21 5 内部审核的流程图 确定小组成员 领导授权 通过准备 22 23 报告 领导批准 报告分发 纠正实施 24 跟踪 纠正验证 跟踪报告 提出考核建议 25 一 简述内部审核的流程 二 简述审核策划阶段的主要活动有哪些 三 简述审核实施阶段的主要活动有哪些 本章思考题 26 一 审核方案的策划二 审核组组成三 确定审核范围四 编制审核计划五 文件审核六 编制检查表 第四章内部审核的策划 27 一 审核方案的策划 审核策划是内部审核的重要步骤 是成功地进行审核的基础 因而 在正式的现场审核之前 应做好充分的和必要的策划 策划的结果应形成书面文件 通过策划达到以下几个目的 a 计划落实 包括审核计划得到批准 审核计划为审核组成员及受审核部门充分了解 b 责任落实 包括审核组成员明确分工 各受审核部门届时均已有准备和安排 c 工作和文件落实 包括编制好检查表 并能有效应用 一 审核策划的目的 28 二 审核策划的主要内容 审核的目的 拟审核的过程和区域的状况和重要性 以往审核的结果 审核的准则 范围 频次和方法 涉及法律 法规要求 审核时间需求 实施审核及报告结果 记录的要求 跟踪审核及对所采取措施的验证结果的报告 上述内容和要求应在形成文件的程序作出适当规定 29 二 审核组组成 当内部审核决定作出后 组织应确定审核组长及审核员 应确保审核组成员能够满足规定的要求 30 三 确定审核范围 主要是确定本次审核的产品 过程 部门 区域范围 比如 锅炉的设计 开发 制造安装和服务 工业和民用建筑的施工 安装和服务 等 31 四 编制审核计划 审核计划包括年度审核计划和内审实施计划 年度计划是总纲 实施计划则是按照年度审核计划的安排实施 审核计划是由内部审核组组长制订 内容包括 审核目的 范围 审核准则 审核组成员及分工 审核时间 首末次会议时间及审核日程安排等 32 内部审核实施计划 33 五 文件审核 一 文件审核的目的A 确定组织所编制的QMS文件是否符合GB T19001 2008标准要求 B 了解组织的QMS情况 以便编制审核计划 二 文件审核的内容A 质量方针和质量目标 B 质量手册和程序文件 34 六 编制检查表 检查表一般应包括的项目 受审核的部门 审核员 审核时间 条款号 检查的内容和方法 检查记录 检查的评价 检查表案例解说 现场审核检查表 受审核部门 采购部审核时间 2008 11 10审核员 郑XX编号 QR 822 03页次 第页共页 注 对不符合项在 评估 栏内画 出具不合格报告时在 评估 栏内注明不符合报告编号 现场审核检查表 受审核部门 制造部审核时间 2008 11 10审核员 XXX编号 QR 822 03页次 第页共页 注 对不符合项在 评估 栏内画 出具不合格报告时在 评估 栏内注明不符合报告编号 37 1 请描述下贵公司的内部审核范围 2 审核计划一般应包括哪些内容 3 检查表一般应包括哪些内容 本章思考题 38 第五章QMS审核的技术 一 过程方法二 收集客观证据的方法三 检查表法四 审核记录的记录要求五 抽样原则六 关于ISO9001 2008中几个重要的审核 39 本章着重介绍在QMS审核中使用的一些技术和方法 内审员应熟练掌握这些基本知识和技巧 并且在审核过程中灵活 综合地使用 40 一 过程方法 审核员应建立过程的概念 对任一具体过程的审核 应考虑过程的输入 过程的活动及其必要条件 如职责 质量目标 控制参数 人 机 料 法 环境等 以及过程的输出 对每一个被审核的过程 应考虑审核以下四个基本问题 1 过程是否已被识别并适当规定 2 职责是否已被分配 3 程序是否得到实施和保持 4 在实现所要求的结果方面 过程是否有效 审核标准条款要求和对部门进行审核时 应尽量按照各项工作 职能 的过程顺序进行 需要抽样时 应尽可能保证所审核活动的完整性 41 运用 过程方法 的审核方式 过程分析的内容可包括 过程输入 你需要什么 过程活动 你做什么 支持过程 谁支持 如何支持 管理过程 谁管理 如何管理 联结 接口 过程输出 交付什么 测量 过程的有效性和效率 42 二 收集客观证据的方法 审核是一种确定QMS符合要求程度的抽样调查活动 其最重要的工作就是以公正态度去发现事实 收集客观证据 概括说 收集客观证据的方法有如下方面 一 利用提问和听取谈话收集证据 二 利用审查文件 资料 记录收集证据 三 利用观察生产 工作现场和实施情况收集证据 四 利用抽取已检验过的产品重新检验和要求重复某项工作收集证据 五 验证资源的充分性和适宜 43 一 利用提问和听取谈话收集证据 提问的内容一般应围绕六个方面 5W1H 即什么 What 为什么 Why 怎样 How 何时 When 哪里 Where 和谁 Who 正确使用这六个词 可以在较短的时间内获得需要的信息 二 利用审查文件 资料 记录收集证据 质量管理体系的各种文件 报告 计算机打印出的资料 设计输出的计算数据 图纸 工作规范 以及各种记录 其中不符合规定要求和错误的地方 均可作为客观证据 如 44 有的文件不是有效版本 有的文件与目录对照内容不完整 有的文件存在未经授权的更改 有的计算数据所用公式或计算结果有误 有的图纸 工作规范缺少审批手续 有的检测器具校准证书已超过有效期 有的检验记录内容不完整 有的流程图与实际作业顺序不符合等 45 一些有经验的审核员在交流时发现 质量管理体系中产生不符合项最多的四个问题都是与文件有关的 即 1 缺少标准 或缺少实际工作所要求的文件 2 没有很好地执行文件 3 未经授权的文件更改 4 使用过期或作废的文件 虽然文件最容易出问题 审核文件也较容易做 但现场审核时 审核员不应把过多的时间用在文件和记录的审核上 而应更集中注意对过程和过程结果的审核 以获得过程运作和实际效果的信息 46 三 利用观察生产 工作现场和实施情况收集证据 仔细地观察工作和生产现场 常常可以发现许多不符合规定的要求的或有悖于质量的客观证据 例如 1 在某糖厂 筛糖工序的周围都被很好地隔离 但在糖筛的上方却有一个薄钢板制作的简易阶梯 阶梯上的钢板是由两块拼成的 中间有一条很宽的缝隙 有的钢板上还有许多孔洞 作业人员从阶梯走过 鞋底的沙料 灰土就会掉在食糖里 2 在某超级市场 食品柜台上的饮料已超过所标示的保质期 不符合 47 四 利用抽取已检验过的产品重新检验和要求重复某项工作收集证据 利用抽取已检验合格的产品要求检人员重新检验 既可以验证检验过程的有效性和最终产品的合格情况 而且可以同时验证是否有相应的检测手段 以及检验人员对检验项目和检验方法的掌握程度 例 某电镀厂 当审核员要求检验员当面测试一件合格产品的镀银层厚度时 该检验员竟然不会使用测试仪器 同样 对于某些生产和服务过程 我们亦可使用此类方法来验证组织的资源配置情况 作业人员的能力 以及过程的有效性等 48 五 验证资源的充分性和适宜 俗话说 巧媳妇难为无米之炊 及时提供适宜 充分的资源是保证组织满足顾客要求和持续改进质量管理体系有效性的基础 审核员在整个审核过程中 都应注意了解组织是否具备保证达到过程能力和质量目标 产品 服务标准的资源条件 是否符合ISO9001 2008标准第6章中的人力资源 基础设施 工作环境等条件的要求 49 三 检查表法 检查表是审核组在策划过程中所形成的文件 描述了需要审核的内容及抽样审核的方式 可帮助审核员加强记忆 指明审核的方向途径 把要想的问题先列出来 可保持审核的连续性 可以减轻审核过程中的精神压力 是审核的一种审核提纲 参考文件和作业指导书 对于有经验的审核员 其检查表可能很简略 甚至仅为一些关键词 而对实习审核员和经验不足的审核员 以及新的审核范围 领域 其检查表就应尽可能具体 充分 以保证审核的完整和有效 下列图表为按过程审核时的检查表实例 检查表案例解说 50 文件控制过程检查表 受审核过程 文件控制过程涉及部门 公司办 相关部门 页码 51 文件控制过程检查表 受审核过程 文件控制过程涉及部门 公司办 相关部门 页码 52 四 审核记录的记录要求 在收集证据的过程中 审核员应特别重视做好审核记录 以下介绍通常加以记录的一些内容和要求 53 一 所会见的关键人员所谓关键人员是指信息提供者 客观证据当事人 客观证据证明人 发现事实时在场者等 二 文件编号和修改版号审核中所见到的文件名称 编号 发布日期 修改日期 修改版号等 文件不仅包括技术文件 管理文件 还包括计算机程序 数据清单 磁盘 磁带等 审核员在文件发放处记录的文件方面的信息内容 可以在接收处予以核实 三 设备名称 编号及其校准状态发现不合格品时 更需要记录设备编号 以及当时的设备使用条件 水 电 压缩空气 班次 润滑油等 54 四 物品的标识要记录与客观事实有关物品的各种标识 例如 零件号 部件号 炉号 批号 条形码 型号 包装 容器或存放物品的货架号等 五 抽查文件 信息 设备的接受者通常 没必要核对所有的接受者 尤其是分发单上有许多接收者时 一般 如果有 名接收者 则记录其中 名就足以验证已经收到有关文件 信息 六 人员的识别人员的识别可以是姓名 工号 印章等 55 七 参照的质量手册 程序文件 作业指导书的版本号和段落号在审核中 审核员应记录实际情况与文件要求的不同之处 审核员在要求受审核方采取纠正措施时 应同时提出作为依据的文件版本号的段落号 八 工作环境在现场审核时 审核员应记录工作环境 例如 空调 通风 含尘量 振动 水 电 气 废气 废液 照明 通道 布局 噪声等等 有些情况会直接影响产品质量 九 类似流程图的草稿在审核过程中 为了理解和解释质量管理体系 审核员或受审核方可能会经常画些草图 以说明体系如何工作 文件如何发送 不合格品如何处理等等 这些草图往往会帮助审核员思考并得出正确的分析结果 不要随便将他们扔掉 以后可作为参考资料 56 五 抽样原则 一 随机抽样收集证据应采取随机抽样的方法进行 最重要的是使所有抽取的样本具有代表性 能够真实地反映受审核方质量管理体系的原貌 二 抽样数量经验表明 一般抽取 个样本可以反映受审核方质量管理体系中某一具体过程的情况 重要的是 如果在所抽的样本中只发现个别样本有问题 则应进一步扩大抽样 以查明是否是普遍性的问题 还是一个 孤立的 偶然的 不符合事项 57 三 保证抽样的代表性保证抽样的样本具有典型代表性非常重要 因此对于涉及关键性问题的样本 对于组织比较薄弱的环节 要抽取足够数量的样本 一般在所抽取的样本中未发现问题 就应认为该区域 过程符合要求 继续进行下一步的审核 那种在一个区域审核非得要发现某些问题的做法 对受审核方是不公正的 同时也降低了样本的代表性 58 六 几个重要的审核 一 目标审核目标应与方针保持一致 目标应是可测量的 审核员应审核受审核方对目标进行监视的方式和结果 以及目标完成情况 二 法律法规符合性审核法律法规要求主要是指与产品和服务提供有关的要求 通常应明确所适用法律法规中的具体条款和要求内容 59 三 顾客满意审核受审核方所获取的顾客满意信息可以是定性的 也可以是定量的 四 持续改进审核持续改进总体业绩应当是一个永恒目标 审核员应审核受审核方方针和目标中是否反映持续改进的承诺 以及是否利用方针 目标 审核结果 数据分析 纠正与预防措施和管理评审进行持续改进 60 1 过程分析包括哪些内容 2 收集客观证据的方法有哪些 3 编制标准4 2 3条款的检查表 本章思考练习题 61 第六章内部审核的实施 现场审核不仅是评价组织的管理体系符合要求的程度 更重要的是要确定组织的管理体系是否有效运行 能否保证所提供的产品或服务符合要求 即通过到受审核部门的现场收集证据 确定组织的管理体系的有效性和达到规定的目标的能力 本章所介绍的审核活动主要包括 首次会议 现场审核 不符合项报告 审核组内部会议 末次会议 内审报告与纠正措施跟踪验证等几方面内容 62 一 首次会议 首次会议由审核组长主持 时间通常控制在半小时左右 参加会议的人员为审核组全体成员 受审核部门管理人员和有关人员 座位安排语音调节眼神接触 63 首次会议的程序通常如下 1 出席会议人员签到 2 人员介绍 3 确认审核目的 依据和范围 4 明确审核计划 5 说明审核的原则和方法 6 明确陪同人员 7 沟通会议及末次会议的时间安排 8 有关说明 64 二 现场审核 一 收集证据1 审核现场收集客观证据2 抽样要公正 有代表性 二 现场审核控制1 目标明确在收集证据期间 审核员应时刻记住审核目标 范围和计划安排 不要轻易偏离检查表 经常对照检查表来校正审核方向 2 合作当两人一小组审核时 应相互配合 避免重复或遗漏审核内容 65 3 灵活性1 检查表应该成为审核员的 工具 而不应成为审核员的 主人 2 在审核中 如果发现新的情况 可以偏离检查表甚至审核计划 3 通常 发现新线索后 首先记录 判断其重要性 对于一般的信息 可以不过问或者交待其他审核员附带调查 4 对有重要意义的新问题 在征得组长同意后 可以偏离检查表或适度改变审核计划 进行跟踪调查 66 1 审核组内部会议对所收集到客观证据 审核员应进行分析 整理 2 小结会小结会应有审核员 对方陪同人员和受审核部门代表参加 会上由审核组介绍一天的审核进展情况和发现的问题 与对方交流信息 征求对方对审核工作的意见 三 分析整理 67 三 不符合项报告 对现场审核中发现的问题 诸如违反管理体系标准 合同 手册 程序 作业指导书 以及有关法律 法规要求等 将以不符合项报告的方式提交受审部门 并以此做出对组织管理有效性评价的结论 68 一 不符合项报告的内容 写法和要求 不符合项报告的内容和要求 写明在什么时间发现的问题 写明在哪里发现的问题 写明是什么事情 只陈述客观事实 不作任何分析 评判 写明是谁说的或是谁做的 一般只写工作职务 不写姓名 写明规定要求的具体内容 写明对应的管理体系标准条款号 应有受审核部门负责人的签字确认 69 二 不符合项的严重程度 对审核中发现的问题 一般按其严重程度分为 1 严重不符合项 2 一般不符合项3 观察项 70 1 对严重不符合项的定义为 a 与管理体系标准要求严重不符合 b 可导致管理体系失效 c 不能确保所提供产品 服务 的质量符合要求或会产生严重后果 d 违反管理体系要求的一般不符合项数量太多 e 以往审核中发现的一般不符合项 本次审核中又重新发生 此类一般不符合项 可以上升为严重不符合项 71 2 对一般不符合项的定义为 A 与管理体系标准要求轻微不符合 B 违反管理体系要求的孤立的 单独的 轻微事件 3 对观察项的定义为 潜在的不符合事项 72 说明 1 判定不符合项的严重与否应考虑两个问题 1 如果不符合项不纠正 会出现什么后果 2 出现这种后果的可能性有多大 2 判定由 违反管理体系要求的一般不符合项数量太多 构成的严重不符合项 应考虑以下两个问题 1 不符合项是否相对集中于某一部门或过程或要求 2 可能造成什么后果 可使用 不符合项分布表 帮助分析 不符合报告案例解说 不符合报告 74 不符合项分布表 75 四 审核组内部会议 审核组长应在每天审核结束及末次会议前召开审核组内部会议以研究审核情况 末次会议是对审核工作做出结论的会议 通常是在有关审核的全部调查和分析工作完成之后召开的 会议的主要目的是向受审核部门报告审核的结果 会议由审核组长主持 按预定的时间举行 五 末次会议 76 末次会议通常按以下程序进行 1 拟定出席会议人员名单 2 出席会议人员签到 3 感谢受审核部门的合作与帮助 4 重申审核的目的的范围 简要介绍审核的方法 5 重申审核的抽样调查活动 6 肯定受审核部门在质量工作上的优点和成绩 7 报告不符合项和观察项 8 总结和结论 9 征求受审核部门意见 10 审核组长和受审核部门负责人在审核报告上和不符合项报告上签字 11 商定未尽事宜 包括纠正措施及跟踪审核安排 12 结束会议 77 六 审核报告 1 识别标志 报告编号 2 基本情况 a 组织名称 b 审核目的 范围 依据 c 审核计划的安排 可注明详见审核计划 3 审核组成员名单 4 审核综述 5 审核结论 6 预计受审核部门采取纠正措施的时间 7 审核组长签字 8 审核报告分发清单 审核报告是审核工作的重要成果 是审核形成的正式文件 一 审核报告通常包括以下内容 78 9 附件目录 如 a 不符合项报告 b 观察项报告 c 审核计划 d 出席首次会议人员名单 签到表 e 出席末次会议人员名单 签到表 79 二 审核报告的写作要点1 审核报告一般由审核组长亲自起草 也可由其他审核员按组长的指示代为起草 但审核组长对报告准确性和完整性负责 2 审核报告一般都编制了规范表格 应按表格的栏目将有关内容填上 3 审核报告应清楚明了 使用确切的语言 如实地反映审核工作的做法和结果 观点应明确 叙述得体 结论客观 公正 4 预计受审核部门采取纠正措施的时间一项 是审核组长根据受审核部门存在问题的类型 严重程度 范围 以及受审核部门对采取纠正措施的承诺而决定的 以便于安排跟踪审核 三 审核报告的分发按组织内部审核程序规定分发 审核报告案例解说 内部审核报告 编号 ZG 8 2 2 05第1页共2页 81 编号 ZG 8 2 2 05第1页共2页 内部审核报告 82 模拟完成4 2 3条款的检查表的审核记录 模拟开具一份不符合报告 本章练习题 83 a 促使受审核方采取 实施有效的纠正和预防措施 防止不合格项再次发生 b 验证纠正