酒店内部请早报告公文格式

1 / 38酒店内部请早报告公文格式备 忘 录由： 总经办领导批示： 至：总经办销售部财务部餐务部厨务部前厅部康乐部人事部保安部 事宜：关于酒店新的公文格式的相关事宜 呈报：董事长 抄报：酒店各部门 日期：2016 年 03月 30 日 编号： MGO【2016】0012 / 38关于酒店新的公文格式的相关事宜酒店各部门经理：为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从 03 月 30 日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：一、总则为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。二、行文规则、各部门严格按照文件种类性质行文； 、部门报总经办文件，冠以姓名职务；、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；3 / 38、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门； 、部门之间重要行文，应抄报总经办； 、部门之间可以联合行文；、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；、所有须总经办 (总经理、副总经理)审批的文件，均须审批后执行； 、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。 三、文件格式文件一般由店标、事宜、呈送人、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。四、文件流通顺序 1、外部重要文件处理 对外文件、文稿处理部门总经办副总总经理审核董事长审批4 / 38发出 外来文件、文稿处理总经办副总总经理董事长阅批有关部门 2、内部文件处理 通告执行部门副总总经理审批颁布 董事长、总经理、副总指示总经办部门执行反馈总经办副总总经理董事长 申请报告部门总经办副总总经理审批部门 部门致部门 部门部门3、酒店合同、协议处理部门财务审核总经理审批董事长审定总经办盖章存档 五、文件编号文件编号由三部分组成，具体如下： 部门缩写/文件类别/年份/文件序号 1、部门缩写5 / 38总 经 理GM 副总经理DGM 值班经理RM 总 经 办GMO 财 务 部FD 人 事 部HRD 工 程 部ED 营 销 部S&M 娱 乐 部RED 房 务 部HSKP 前 厅 部FO 餐 饮 部F&B 采 购 部PD 保 安 部SD2、年份：四位数字编写加号，3、文件序号：001 开始的三位数 例如：GMO2016001即：总经办 2016 年一号文件 六、文件的存档和销毁、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年 1 月 31 日前归档完毕；、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案，有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。6 / 38、以上条例由总经办负责解释。附件一 备忘格式 附件二 通知格式 附件三 签呈 附件四 公函 附件四 传真 附件五文件流转单执行时间：2016 年 03 月 30 日起。 特此通知发出： 职务：年 月 日附件一备忘录由： 领导批示： 至：总经办销售部财务部7 / 38餐务部厨务部前厅部康乐部人事部保安部 事宜： 呈报：董事长抄报： 日期：2016 年月日编号：【2016】001如有附文则标明附件名称妥否，请批示。或“特此通知” 发出： 职务：8 / 38年 月 日 附件二通 知由： 领导批示： 至：总经办销售部财务部餐务部厨务部前厅部康乐部人事部保安部 事宜： 呈报：董事长9 / 38抄报： 日期：2016 年月日编号：【2016】001 如有附文则标明附件名称妥否，请批示。 或“特此通知”发出： 职务： 年 月 日 酒店各类文件行文规范管理制度为进一步规范公文写作格式及行文程序，提高工作效率，促进公文处理工作更加规范化、制度化、标准化，按照国家行政机关公文处理办法 ，特制定本制度。一、 规范行文内容。10 / 38各部门及酒店所有对内、对外报送的公文及应用文。二、规范行文要求。1、所有文件必须严格按照写作格式和要求行文，各类报告、请示、函、通知、通报、决定等上行、平行及下行类文件，不得混用或乱用。2、公文及应用文字体要规范，文字表述要简明、清晰、精炼，涉及数据统计要准确。3、公文及应用文写作及排版要规范，使用 A4 纸型，标题使用 2 号小标宋字体，正文使用 3 号仿宋字体，正文中如有小标题，使用 3 号小标宋字体，主题词使用 3 号黑体，排版每页排行 22 行，每行 28 字。4、公文及应用文装订要规范，使用左侧装订，装订要依序、平整，确保不漏页，无缺页。三、规范办文程序。1、各类合同、报告、请示等文件，必须由主办部门拟订并11 / 38初审，主办部门审核后，交行政部审核，并按照程序逐级传签，传签过程中，要严格履行登记手续。2、主办部门要随时掌握文件去向，及时进行催办，一般情况下，每份文件传签时间最长不得超过 3 天。3、各审核部门对手续齐全的各类文件，要及时、准确办理，提高工作效率；对手续不齐全的文件，要及时退回行政部，要求主办部门补充。4、文件传签完成后，由行政部退回主办部门，合同类文件由行政部加盖印章，并存档，使用部门及财务部复印备份。其它类文件交由主办部门，及时落实文件内容，并存档。附：绵阳绵州酒店有限公司文件审批表绵阳绵州酒店有限公司合同审批表二 0 一 0 年七月二十六日致：各部门12 / 38由：行政办主题：关于执行酒店新公文格式的事宜日期：XX 年 6 月 16 日 编号：EXEOXX011 号 抄送：从 6 月 16 日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：一、标题：酒店 LOGO，居中；二、题头：1、2、 题头字体：小四号宋体； 题头组成：致/呈+由+日期+主题+抄送+文件流水编号；13 / 383、4、 题头位置：统一在文件开头的左上角； 题头格式具体要求：a) 致/呈：直接执行或配合的部门。若对下级或同级发文用“致”字；若向上级发文请示或申请则用“呈”字。b) 由：文件发出的部门c) 日期：发出文件的日期，按年、月、日顺序书写；d) 主题：发文的主要内容概括；e) 抄送：对文件内容需要知会和配合的部门；f) 文件编号：EX+部门英文缩写 EO+年号XX+文件流水编号 001，如行政办发文：编号 EXEOXX001 号。附各部门两位英文代码：行政办EO 中餐部CR 西餐部WR 工程部TD 人力资源部HR14 / 38财务部AC 保安部SC 采购部PC 歌舞厅NC 洗衣部 LD客房部HK 前厅部FO 微机室CP 市场营销部SM 新概念中心HB三、正文：1、2、 字体：小四号宋体； 行距：倍行距；3、 页边距：上下 2 厘米，左右厘米；四、文件结尾处：1、 通知：在文件正文结尾后空一行顶格写“特此通知！”字样；2、 请示：在文件正文结尾后空一行顶格写“以上申请妥否，请总办批示！”字样；15 / 383、 其他：在文件正文结尾后空一行顶格写“特此知会！、特此通报！”字样。五、文件签署：1、 签署位置：以上文件所有内容结束后，空出的第四行开始编辑签署；2、 按照文件的审批程序以横式排序预留审批位置，按照权限从低到高排序；3、 每一个审批位置需注明部门、审批人姓名，在审批人姓名上方预留一条长度适中的横线以供签署人签名。六、注意事项：1、 所有发文必须严肃对待，日常可通过沟通解决的问题则可通过沟通解决，发文的目的是明确一个规范或指令或通知或通报或责任或应引起足够重视等问题而必须发文。16 / 382、 发文必须由部门最高负责人签发，若部门最高负责人出现休假或空缺等情况则可授权由第二负责人代发文件。3、 所有文件须指定专人收发，并将发文跟进内容及时传递给部门负责人。4、打印时所有文件均采用双面打印。特此通知！负责人签名负责人姓名负责人职位备忘录由： 总经办 领导批示：17 / 38至：总经办销售部财务部餐务部厨务部 前厅部娱乐部人事部 保安部事宜：关于酒店新的公文格式的相关事宜呈报：集团董事会抄报：酒店各部门日期：2016 年 12 月 12 日编号： MGO【2016】00318 / 38酒店各部门经理：为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从 12 月 13 日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：一、总则为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。二、行文规则、各部门严格按照文件种类性质行文；、部门报总经办文件，冠以姓名职务；、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；19 / 38、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类关于酒店新的公文格式的相关事宜用“通知、备忘录”等；、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门； 、部门之间重要行文，应抄报总经办；、部门之间可以联合行文；、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；、所有须总经办 (总经理、副总经理)审批的文件，均须审批后执行；、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。三、文件格式文件一般由店标、事宜、呈送人、抄报人、抄送部门、承20 / 38办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。四、文件流通顺序1、外部重要文件处理对外文件、文稿处理部门总经办副总总经理审核集团审批发出外来文件、文稿处理总经办副总总经理集团阅批有关部门2、内部文件处理通告执行部门副总总经理审批颁布21 / 38董事长、总经理、副总指示总经办部门执行反馈总经办副总总经理董事长 申请报告部门总经办副总总经理审批部门部门致部门部门部门3、酒店合同、协议处理部门财务审核总经理审批集团审定总经办盖章存档五、文件编号文件编号由三部分组成，具体如下：部门缩写/文件类别/年份/文件序号22 / 381、 部门缩写总 经 理GM 副总经理DGM 值班经理RM总 经 办GMO 财 务 部FD 人 事 部HRD工 程 部ED 营 销 部 S&M 娱 乐 部RED 房 务 部HSKP 前 厅 部FO 餐 饮 部F&B采 购 部PD 保 安 部SD2、年份：四位数字编写加号，3、文件序号：001 开始的三位数例如：GMO2016001即：总经办 2016 年一号文件六、文件的存档和销毁23 / 38、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年 1 月 31 日前归档完毕；、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案，有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。、以上条例由总经办负责解释。附件一 备忘格式附件二 通知格式附件三 签呈附件四 公函附件四 传真24 / 38附件五文件流转单执行时间：2016 年 12 月 15 日起。特此通知总经办2016 年 12 月 12 日附件一备忘录由： 领导批示： 至：总经办销售部财务部25 / 38餐务部厨务部 前厅部娱乐部人事部 保安部事宜：呈报：集团董事会抄报： 日期：2016 年月日编号：【2016】001如有附文则标明附件名称备 忘 录 由：总经办领导批示：26 / 38至：总经办销售部财务部餐务部厨务部前厅部康乐部人事部保安部事宜：关于酒店新的公文格式的相关事宜呈报：董事长抄报：酒店各部门27 / 38日期：2016 年 05 月 30 日编号： MGO【2016】001关于酒店新的公文格式的相关事宜酒店各部门经理：为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从 03 月 30 日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：一、总则为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。二、行文规则28 / 38、各部门严格按照文件种类性质行文；、部门报总经办文件，冠以姓名职务；、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；、部门之间重要行文，应抄报总经办；、部门之间可以联合行文；、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；29 / 38、所有须总经办 (总经理、副总经理)审批的文件，均须审批后执行；、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。三、文件格式文件一般由店标、事宜、呈送人、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。四、文件流通顺序1、外部重要文件处理对外文件、文稿处理部门总经办副总总经理审核董事长审批发出30 / 38外来文件、文稿处理总经办副总总经理董事长阅批有关部门2、内部文件处理通告执行部门副总总经理审批颁布董事长、总经理、副总指示总经办部门执行反馈总经办副总总经理董事长申请报告部门总经办副总总经理审批部门部门致部门部门部门31 / 383、酒店合同、协议处理部门财务审核总经理审批董事长审定总经办盖章存档五、文件编号文件编号由三部分组成，具体如下：部门缩写/文件类别/年份/文件序号1、部门缩写总 经 理GM 副总经理DGM 值班经理RM总 经 办GMO 财 务 部FD 人 事 部HRD工 程 部ED 营 销 部 S&M 娱 乐