公文格式规定

第 1 页 共 11 页 浙江汇鑫房地产开发有限公司浙江汇鑫房地产开发有限公司 公文格式规定 审核稿 公文格式规定 审核稿 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为规范浙江汇鑫房地产开发有限公司 以下简称公司 的公文格 式 提高办文质量 特制订本规定 第二条第二条 公司综合管理部为公文格式的归口管理部门 并负责其他部门文 件格式的指导工作 第三条第三条 本规定适用于公司所属各部门 各部门遵照执行 第二章第二章 公文格式公文格式 第四条第四条 公文格式按照公司行文需要划分为标准公文格式和简化公文格式 两种 第五条第五条 标准公文格式 附件 标准公文格式一般由眉首 主体 版记三部分组成 公文中涉及的字体除 特别标明外均采用四号仿宋体 颜色除特别标明外均采用黑色 行间距一般以 四号仿宋体 5 倍行距为准 一 公文眉首是指公文首页红色横线及以上部分 包括发文单位标识 发文字号等内容 眉首部分一般占公文首页的 1 4 到 1 3 1 发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称加 文件 组成 发文 单位标识一般用小初号宋体居中排列 多个单位联合行文的 主办单位排列在 前 第 2 页 共 11 页 2 发文字号主要分为公司发文字号 职能部门发文字号两类 发文字号 包括公司 职能部门 代字 年份 序号 应置于发文单位标识之下 红色横 线之上 并居中排列 联合行文的 一般只需标注主办单位发文字号 1 公司发文字号由公司代字 文种 发文年份 发文顺序号组成 如 浙汇鑫房 2010 1 号 2 在公文种类 数量比较多的情况下 可以在发文字号中加上 文种 并按以下规定执行 a 命令 令 报告 请示 函 会议纪要在发文字号中的文种分别为 令 告 请 函 纪 如 浙汇鑫房令 2010 1 号 浙汇鑫房告 2010 1 号 浙汇鑫房请 2010 1 号 浙汇鑫房函 2010 1 号 浙汇鑫房 纪 2010 1 号 b 决定 决议在发文字号中的文种统一采用 决 如 浙汇鑫房决 2010 1 号 c 通知 通报在发文字号中的文种统一采用 通 如 浙汇鑫房通 2010 1 号 d 批复在发文字号中的文种可标识为 复 如 浙汇鑫房复 2010 1 号 若使用简复单的 在发文字号中的文种可标识为 简复 如 浙汇鑫房简复 2010 1 号 e 专题会议纪要在发文字号中的文种可标识为 专题纪 如 浙汇鑫房 专题纪 2010 1 号 3 职能部门发文字号由公司代字 职能部门代字 文种 发文年份 发文顺序号组成 如 浙汇鑫房综管 2010 1 号 职能部门会议纪要等的发 第 3 页 共 11 页 文字号中需标注文种 如 浙汇鑫房综管纪 2010 1 号 等 5 发文字号与公文标题之间用红色实线 粗细为 磅 相隔 二 公文主体是指对红色横线以下至主题词 不含 之间的各要素 由 标题 主送单位 正文 附件目录 发文单位 签发人 成文日期 印章等组 成 1 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 其结构 一般包括发文单位 事由和文种三部分 1 公文标题中除法规 规章名称和转发文件加书名号外 一般不用标 点符号 2 公文标题应位于红色横线下方空1 行处用小二号宋体书写 并居中排 列 2 主送单位是指公文的主要受理对象 提供公文原件 1 主送单位应使用全称或者规范化简称 统称 若使用规范化简称或 统称的 应将主送单位名称列在版记中的主题词之下 若需呈报的则在呈报之 下 抄送之上 标识方法同抄送 2 主送单位应在标题下空 1 行处 左侧顶格书写 主送单位名称后标 全角冒号 3 公文正文在主送单位名称下 行处 每自然段左空 格 回行顶格 数字 年份 计量单位不能回行 4 公文附件目录应附在正文下空 1 行处 发文单位前 左侧空 2 格标识 附件 后标全角冒号和名称 并注明附件顺序和名称 1 附件名称后不加标点符号 第 4 页 共 11 页 2 若有多个附件 则用阿拉伯数字依次标识 3 附件应与主件一起装订 并在附件左上角第 1 行顶格标识 附件 若有多个附件需标识序号 5 发文单位应在正文下至少空 1 行靠右侧书写 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应尽量采取调整行距 字 距等措施加以解决 务必使发文单位 印章与正文同处一页 不得采用标识 此页无正文 空白页加盖印章等方式解决 6 公司内部行文中 一般需在发文字号同一行右空 1 格签注签发人 命 令 令 等下行文一般需在发文单位正下方 成文日期正上方用手写体签注签 发人 详见附件 1 7 成文日期应以负责人签发的日期为准 1 成文日期应在发文单位 或手写体签发人 正下方用汉字将年 月 日标全 零 写成 2 联合行文以最后签发人的签发日期为准 8 公文应当加盖印章 1 单一发文须加盖印章的 印章应当用红色 端正 居中加盖 下压 发文单位和成文时间 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在 成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日 期上 2 联合行文须加盖印章的 应将各发文单位名称均匀排列在正文和成 文日期之间 有附件的 则在附件目录和成文日期之间 主办单位印章在前 会办单位印章在后 印章之间互不相交或相切 第 5 页 共 11 页 三 公文版记是指主题词及以下的各要素 包括主题词 抄送单位 呈 报 抄送 印发栏 撰稿 核稿 等部分组成 1 公文应当在成文日期 或附注 下空 行顶格用四号黑体标注主题词 后标全角冒号 1 主题词一般由3 个词目组成 先标类别词 中间为关键词 最后标类 属词 a 类别词有行政 人事 财务 营销 工程 设计 客服 项目等 b 关键词可从公文标题中选取最关键的 1 个词目 c 类属词有命令 令 决议 决定 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 纪要等 2 主题词的词目用四号仿宋体标注 各词目之间空 格 词目后不加 标点符号 2 抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位 提供公 文复制件 1 抄送单位应当使用规范化简称 统称 2 抄送给平级 可写 抄送 某某 3 抄送部门应在主题词下 1 行 左空 1 格标识 抄送 后标全角冒号 回行时与冒号后的抄送单位对齐 在最后一个抄送单位后标句号 3 印发栏 撰稿 核稿 在抄送单位下 行 左 右页边各空 1 格标识 4 主题词与抄送部门及印发栏之间用平行细实线 粗细为 0 75 磅 相隔 第 6 页 共 11 页 第六条第六条 简化公文格式 附件 2 简化公文格式一般保留标准公文格式中的公文主体部分 省略标准公文格 式中的眉首 保留发文字号 并将发文字号移至正文标题正下方 版记 保 留抄送单位 不加下划线 两部分 第七条第七条 对外正式行文中一般采用标准公文格式 并可省略版记 第八条第八条 公司内部行文中 公文格式按照以下规定执行 一 命令 令 决议 决定 通报的行文格式采用标准公文格式 附 件 1 二 报告 请示 批复 意见 函的行文格式可采用简化公文格式 附 件 2 三 通知的行文格式按照以下要求执行 1 以公司名义下发 加盖公司印章 的通知 采用标准公文格式 附件 1 2 以职能部门名义 加盖职能部门印章 在本部门下发的通知 采用简 化公文格式 附件 2 四 会议纪要的行文格式按照以下要求执行 1 以公司名义下发 加盖公司印章 的会议纪要 采用标准公文格式 附 件 1 2 以职能部门名义 加盖职能部门印章 在本系统下发的会议纪要 采用 简化公文格式 附件 3 第三章第三章 排版 印刷格式排版 印刷格式 Comment w1 上边距 正文用 3 号 4 号仿宋字 一般每面排 22 行 每 行排 28 个字 Comment w2 公文应左侧装订 不 掉页 第 7 页 共 11 页 第九条第九条 公文用纸一般采用国际标准 4 型 210mm 297mm 特殊文种 用纸可根据实际需要确定 第十条第十条 公文的各页在排版时 一般应留出相应的页边距 天头宽 2 5cm 地脚宽 2cm 订口宽 2 8cm 翻口宽 2cm 装订线为 0cm 页眉为 1 5cm 页脚为 1 75cm 第十一条第十一条 多页公文应在每页地脚正中央用阿拉伯数字逐页编出页码 页 码左右各放一条一字线 如 1 第十二条第十二条 公文应在左侧装订 保证不掉页 第四章第四章 附附 则则 第十三条第十三条 本规定由公司综合管理部负责解释和修订 第十四条第十四条 本规定自 2010 年 9 月 1 日起试行 第 8 页 共 11 页 附件 1 标准公文格式 浙浙江江汇汇鑫鑫房房地地产产开开发发有有限限公公司司文文件件 发文单位标识一般为红色小初宋体加粗 字间距缩放 70 加宽 5 磅 居中 空 1 行 浙汇鑫房 X 2010 2010 X 号 四号仿宋 居中 红色横线 粗细为 3 磅 空 1 行 标题标题 小二号宋体加粗 居中 空 1 行 XXXX 主送单位 顶格 公文中除特别指明外均采用黑色四号仿宋体 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 每段开头空 2 格 空 1 行 附件 1 段首空 2 格 2 至少空 1 行 浙江汇鑫房地产开发有限公司浙江汇鑫房地产开发有限公司 右空两格 二二 一一 年年 月月 日日 空 1 行 公司公司 第 9 页 共 11 页 主题词 四号黑体 顶格 四号仿宋体 词目之间空 1 格 呈报 自此以下均为四号仿宋体 段首空 1 格 抄送 撰稿 核稿 右侧空 1 格 附件 2 简化公文格式 标标 题题 公司内部请示 报告等 浙汇鑫房综管 X 2010 X 号 XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX 附件 1 2 公司公司 综合管理部综合管理部 第 10 页 共 11 页 浙江汇鑫房地产开发有限公司浙江汇鑫房地产开发有限公司 综合管理部 二二 一一 年年 月月 日日 呈