知识产权业务管理系统使用手册2011.doc

知识产权业务管理系统使用手册飞鸟软件201137系统介绍1系统需求3系统安装3启动程序7工具栏及状态栏8初次使用9用户登录9与用户的交互界面10服务器设置13系统设置13案件流向18用户管理18管理员任务19用户组20管理组20业务组21流程组21代理组22财务组22客户管理22新建案件23案件类型24案件阶段24更新数据24截止日期25文档管理25案件日志26特别提醒26收费通知28批量处理29文档生成30删除案件30检索条件30数据导出31快速检索32分类导航33案件导航33内部邮件34沟通记录34工作日志35软件注册35软件更新35卸载程序36结束语36系统介绍知识产权业务管理系统（以下称本系统）是飞鸟软件根据知识产权代理机构业务管理方面的需求，与上海某代理公司合作，面向中小型知识产权代理机构日常业务工作而研发的管理软件。本系统集用户管理、客户管理、案件管理、案件检索、文档管理、财务管理、数据导出、通知提醒、文档生成、沟通记录、内部邮件及工作日志等功能于一体，具有良好的用户接口，操作简单，易于使用。本系统分为体验版、单机版和网络版。单机版与体验版使用ACCESS数据库（2010版），网络版使用SQL数据库（2010版、2011版）。体验版，无需注册，但有功能限制。单机版和网络版需注册使用。软件相关下载信息：下载连接说 明/file/aq7l8xdc2010 体验版/file/aq7l8ohd2010 说明书/file/aq7l8oah2011 说明书/file/aq7vop6j2010 操作录像2011 操作录像系统需求l 客户端操作系统Windows XP 及以上系统支持软件Office 2003l 服务器操作系统Windows Server2003 及以上系统支持软件SQL Server 2000 及以上系统安装1.单机版和网络版单击安装程序包的setup.exe或setup.msi即可启动客户端进行安装进程。2.单机版只需安装客户端即可，网络版还需进行数据库的安装。3.体验版为绿色版，无需安装。运行setup.exe后会出现如下过程点击下一步出现如下画面根据个人需求，选择安装目录，然后点击下一步，出现确认安装界面点击下一步，开始安装，安装完成后，出现如下画面：点击关闭即完成安装系统安装完成后会在桌面和开始菜单中增加“知识产权业务管理系统”程序的快捷方式。 4.数据库安装点击，运行数据库安装过程，会弹出如下对话框，点击，选择数据库文件的安装位置。选择数据库安装目录后，输入sa的密码，然后再然后点击“安装”，即可完成数据库的安装。启动程序双击桌面的快捷方式或者单击开始菜单中的快捷方式，启动本程序。程序启动后，会出现初始化界面：启动画面在此过程中，本系统要完成基本初始化工作，第一次使用本系统会弹出服务器地址确定对话框，输入正确的服务器地址（真实IP或域名），然后点击确定，会出现用户登录界面。用户登录界面在登录界面中输入注册用户的ID和登录密码，即可登录本系统。参考：服务器设置工具栏及状态栏工具栏沿应用程序窗口的顶部显示，位于菜单栏的下面。工具栏提供了对本程序中使用的许多工具的快速鼠标访问。若要隐藏或显示工具栏，请单击“视图”菜单中的“工具栏”。如图所示，工具栏分析标准工具栏与快速检索工具栏。标准工具栏上按键功能依次为：用户切换、案件浏览、用户浏览、客户浏览、沟通记录、内部邮件，刷新列表、启用/禁用自动刷新、过滤条件。点击案件浏览、用户浏览、电话记录、内部邮件等按钮，在不同的列表窗口中进行切换。快速检索工具栏提供了对案件的某特征（属性）进行快速分类检索的功能。状态栏显示在窗口的底部。若要显示或隐藏状态栏，请使用“视图”菜单中的“状态栏”命令。当您使用箭头键在各菜单中导航时，状态栏的左侧区域会对菜单项的操作进行描述。当您按下工具栏按钮但没有释放它们之前，此区域同样会显示描述该按钮操作的信息。如果查看了工具栏按钮命令的说明后不想执行该命令，则将鼠标指针从该工具栏按钮上移开，然后再释放鼠标按钮。指示符说明状态栏左侧区域列出的是操作信息及软件版权信息，中部区域列出当前用户的登录时间以及列表的即时数目，右侧区域指示下列哪些键已锁定；CAPCapsLock键处于锁定状态。NUMNumLock键处于锁定状态。SCRLScrollLock键处于锁定状态。本系统除了标准工具栏与快速检索工具栏外，为方便用户，某些窗口拥有自己的工具栏，如特别提醒、案件日志等窗口。初次使用第一次使用本系统，要进行系统的基本初始化工作，这项功能由内置的管理帐户来完成。初次使用本系统，主要初始化过程是进行工作组人员的建立，在建立了工作组的成员后，便可以正常使用本系统来处理日常知识产权业务。参考：用户管理，用户组。用户登录程序启动后会出现用户登录界面，在输入用户ID后，按回车键，会显示出数据库中用户的基本信息，输入密码后按回车键或点击登录，如果密码正确会出现用户的使用工作界面。系统中内置管理帐户的登录ID为：admin，管理帐户缺省密码为：admin。参考：初次使用与用户的交互界面工作交互界面除本系统中除财务组成员使用财务管理界面外，其它组的成员均使用标准案件管理界面。用户登录后，会在窗口的左侧出现快速导航栏，快速导航栏有分类导航、案件导航和特别提醒三个窗口组成。案件导航工具条，按钮依次的功能为缺省配置的案件，今日案件、紧急案件，刷新列表。其中特别提醒和列表显示和树形显示两种方式，用户可点击导航工具条的头两个按钮进行切换。导航栏的分列当用户点击案件导航或特别提醒中的某案件ID后，系统会自动切换到标准工作窗口（财务会切换到财务工作界面。）标准工作界面财务工作界面在标准工作窗口底部是附加信息栏，附加信息栏包括文件列表、收费信息、资助信息。右侧是案件日志、特别提醒信息窗附加信息栏 案件日志、特别提醒内容信息窗服务器设置本系统在网络版中，要使用网络数据库，所以对于网络版的用户提供了服务器系统设置的功能。这里可以设置数据库服务器的地址。服务器的地址可以是域名或实际IP，如localhost 或0。系统设置本系统为适应不同的用户需求，设计了四种可供用户选择的选项，单击文件菜单的选项，即可进行系统相关的设置，目前提供的设置有：本地设置、用户组设置、文档及收费类型设置、代理公司信息设置。其中本地设置为所有用户可用，其余三项设置，只留给超级用户组使用，其它人员不可更改。本地设置信息所有用户均需自行设定，否则使用缺省设定（如图）。l 特别提醒期限，指的是某案件的特别提醒距今日的天数，在设定范围内，就会在特别提醒提示窗口中出现该案件的编号。l 标记紧急提醒的天数，是某案件的处理截止日期与今天的天数在设定范围内，就要进行标记，方便用户查看。l 自动弹出未处理邮件提示指的是当用户有内部邮件到达，在设定的分钟数内会在则会在屏幕右下角弹出邮件信息提示窗，邮件到达超过5分钟，用户还未处理，会弹出未处理内部邮件信息窗。l 网络版提供了案件列表的自动刷新功能，减少用户手动刷新的操作。便于用户查看当前提交到系统的案件。l 关闭程序时最小化到系统通知栏，指的是当用户点击程序的关闭按键，程序会最小化到系统底部的通知区域，这样可以减少程序启动时间。以下的设置仅提供给管理组用户。在此选项中设置用户组之间案件传递的功能；文档数据提供了系统内置的文档类型的数据，如果某文档类型被标记，说明其可以接受批量处理，双击“类型名称”列会弹出如下对话框，显示此数据与哪些类型的案件相关，与某类案件不相关的文档类型不会在文档类型菜单中出现。用户可以自行添加新的文档类型。点击可以显示收费类型表，其操作与同上。参见收费通知、案件类型、财务端、批量处理。此选项用于代理机构的设定，文档的自动生成会与此有关。生成文档需要专用的生成插件，需要与开发者联系。参考：文档数据、案件类型、批量处理、特别提醒，数据导出、案件列表、截止日期、案件列表。案件流向案件在经由不同人处理的过程，这里定义为案件流向。案件流向的指定，是当前处理人通过用户交互界面来指定的处理人来设定的。案件当前处理人与案件流向密切相关。只有案件的当前处理人才能进行当前案件的数据更新。如文档上传、删除，文档类型的修改等工作。如果用户将案件的处理人指定为自己，则系统视为该案件本次没有处理结束，下次用户可继续完成，直至当前处理用户将处理人指定为另一个不同的处理人。案件流向可以由用户自行设置，在管理组用户登录的情况下，可以设定文档在各组之间的传递规则。参考：系统设置 更新数据用户管理用户管理功能对于管理用户，可以创建新用户或修改其他用户信息。非管理用户只能修改自己登录的用户名和登录口令。管理员可根据当前公司情况确定用户的当前状态，如离职、在职、登录口令等。作为缺省管理用户admin，其状态始终为有效。只有在职用户可以登录，离职用户不可以登录本系统。用户的ID号一般为常规字母与数字的组合，本系统区分用户ID及密码的大小写。用户所属组的性质，参见用户组。点击文件菜单的用户管理或工具栏上左侧第一个按键，便进入用户管理界面。点击工具栏上的用户浏览，即可进入用户浏览界面欲修改某用户信息，可以在该用户条目上右击。在弹出的菜单中选择查看，即可弹出用户管理对话框，这时，便可以修改该用户的信息。如果某用户被指定为部门经理，那么管理员便可指定其它人为其下属，该用户便可以根据实际情况建立自己的工作团队，将下属进行分组管理。用户信息参见：分类导航管理员任务系统管理员，除了进行人员管理外，还需要处理案件处理人、代理人、撰稿人、案源人的调整等内容，这些内容的更改要求管理组用户在流程端界面处理完成。超级用户(admin)作为系统的最上层管理者，有时有必要处理案件的特别提醒事件。1.调整案件的处理人及代理人，首先选中要处理的案件，点击更新数据按键，将处理人或代理人调整好，再次单击更新数据按键，完成数据的更新。对于一些案件，要整批处理的，见批量处理小节。2.调整特别提醒事件，首先选中要处理的案件，在右侧的特别提醒窗口，选中本案件的特别提醒项目，使用工具条进行删除、刷新列表、新建等操作。用户组根据工作性质的不同，本系统内的用户分为管理组、业务组、流程组、代理组、财务组、审核组、档案组。【业务组】只负责向系统提交案件信息，进行立案申请。【代理组】负责案件相关文件的书写与提交。也可以参与立案【流程组】负责一个案件的全过程。【财务组】负责本公司与知识产权业务相关的费用的收取，及票据管理。【档案组】归档后的案件一般在档案组。【审核组】是对一个案件提交数据的完整性和有效性。【管理组】拥有系统的最高权限。管理组拥有系统的最高权限，可以向系统提交用户操作的用户数据，查看数据库中的所有案件数据。管理组负责本公司的人员分工问题，如果发现财务数据有误也可以在财务组工作界面上取消一个收费记录；为了一个案件的数据，审核组和档案组也可以管理一个案件的文档，他们的工作界面与流程组一样，但不能参与立案操作。作为超级用户可以随时在系统设置中设定案件的流向。用户组在数据库中的记录不可更改。代理组中的人员包括两类人员，一类是取得了资格证书的，这是真正的代理人，一类是没有取得资格证书的，但可以完成日常代理的工作，这类人员属于代理助理人员。会在界面的代理助理中出现。取消已经收费的项目按键可以将已经收费的项目，标记为未收费项目，方便流程端或财务端重新收取费用。这个功能仅管理组用户可以使用。参考：与用户的交互界面、工作流向业务组业务组的人员称为业务员，主要职责是负责业务的搜寻及签订，先期资料准备及建立案件。一般情况下，一个案件处理过程都可视为由业务端发起。作为业务组用户为了防止客户资料外泄，本系统中的客户数据对于业务端只能查看、管理本人提供给客户信息，不可查看其他业务员提供的客户信息。业务组用户只能查看与自己相关的案件信息，与自己相关是指案件的案源人、处理人、代理人或撰稿人是自己的案件。相关参考：新建案件流程组流程组的人员称之为流程，流程可以浏览公司内部的所有案件，根据案件性质，制定、发布某案件的通知提醒，下达财务收费信息等。流程端在接受到业务端或代理端传递的案件任务后，可以对案件进行数据的更新，确定案件的下一个阶段。相关参考：案件阶段、更新数据代理组代理组主要由代理人组成，但有一类人是没有专利代理从业资格证的，这类人称之为撰稿人。代理组的主要任务是撰写专利代理过程中的各种稿件的撰写。配合流程完成专利案件的处理。财务组财务组主要完成案件的费用的收取。当财务端收到一个来自流程端的收费通知后，双击收费通知的条目，可以查看相关的费用参考数据，在核对数据无误后，在交纳确认数据框中输入相关金额，点击交纳确认，即可完成某类型收费项目。点击上传票据，根据提示将相关的发票数据上传到系统，方便他人查看及统计。客户管理选择标准工具栏上的客户浏览按键，即可切换到基本客户信息界面客户信息的导出功能只提供给管理员。在本界面上右击，会弹出相关的操作菜单，菜单条目会与当前的用户组相关。选择查看，会弹出客户的详细信息对话框：默认模式为浏览模式，在非浏览模式中，用户可以新建或修改客户信息，公司类型的客户可提交公司的营业执照，流程或业务在点击营业执照图片区后可选择司的营业执照扫描图样（仅限于BMP、JPEG、PNG等系统标准文件格式）文件。如果客户在后期补上营业执照数据，首先要转换模式为非浏览模式，然后点击图片区，选择相应图像文件，最后点击修改客户即可。客户信息在系统中唯一存在，不可重复录入与提交。在搜索客户功能时，全字匹配方式表示搜索的条目仅为当前指定值。新建案件新建案件录入系统，由流程组、业务组、代理组人员来完成。此时的立案者为案源人，在客户浏览界面选中某客户，右击，选择新建案件或者在在标准工作界面中点击新建案件按键，都可以进行案件的录入工作。当用户申请到案件编号后，要在案件类型列表中选择此案件的类型比如“发明”或“商标”等。输入相关的案件的基本信息如发明名称、发明人等并且上传相关的委托资料，选择客户，客户一般为公司类型，也有个人类型的客户，但不管是哪种类型的客户，用户都要从系统数据库中找到一个相关的客户，如果系统中没有此客户，那么用户就要在系统数据库中建立此客户，然后选择一个或多个客户。本系统支持一个多个客户申请一个案件的操作，流程组及案源人，在立案阶段，可以增加或删除一个客户，选择已经在列表中的客户，右击会弹出操作菜单。当数据无误后，点击“新建案件”完成案件的建立。参见：流程端、业务端、代理端、文档管理、客户管理案件类型案件类型属于案件的基本属性数据，案件的类型一般在立案阶段就已经确立，不建议在实际操作过程中进行修改。目前系统提供如图所示的案件类型。如果需要增加新的类型，可以通过手工修改数据库数据实现。如要一个案件的类型，首先要将案件阶段置于“立案待处理”，然后更改案件类型，此时文档列为空，点击更新数据按键，完成后。再次查看案件是否更改完毕，之后才可进行其它操作。本系统内置的案件类型有：发明、实用新型、外观设计、商标、著作、成果转化、高新认定、创新基金、诉讼案件等。案件阶段案件阶段一般是对当前案件处理过程的一个标识，目前本系统提供的案件阶段有40种，不同类型的案件对就不同的案件阶段。与文档类型相关的阶段可以自动实现。比如上传补正通知后，案件会自动进入“补正”阶段。更新数据案件的当前处理人，在接收到某人传递的案件后，主要的工作是进行案件基本属性的修改或文档的增加及修改工作，这类工作要向系统申请更新才可完成。在标准操作界面下，点击“更新数据”按键，进行相关的数据更新工作。截止日期截止日期是指一个案件在本系统内部转交处理时的期限限制。比如流程将一个案件交给代理，限代理在指定日期内完成资料的撰写等。截止日期设定文档管理一个案件所涉及的所有文档都在文档列表区显示出来，方便分析及管理。在处理人是本人的情况下，单击数据更新按键，然后在文档列表中右击，会出现相关的文档操作菜单。根据菜单的功能进行相关操作。一个案件的很多过程都会与文档数据相关，为保证数据的完整性，文档的安全至关重要。所在本系统只允许上传文档的用户删除相关文档，在删除相关文档前要确定文档是否处于锁定状态，如果文档处理锁定状态，那么要将案件处理人指向流程端，由流程端来解锁文档。只有解锁的文档才能被删除，只有文档的上传人才能删除文档。在当前用户为案件处理人的情况下，可双击查看所选中的文档内容。参见流程端、代理端、业务端。案件日志案件的日志记录了案件处理的整个过程中的主要操作，比如收费、文档操作、属性的修改等，系统自动完成。普通用户可以通过日志工具栏上的新建按键，增加新的日志，但不可以删除已存在的日志。如果要删除某案件的日志条目，可以管理员（admin）来完成。特别提醒案件在处理人手中传递处理的时候，案件在本系统内要求的期限可以在截止日期中设置，符合检索条件的案件在用户登录后都显示在案件列表里，方便用户及时处理案件。但是如果一个案件在本次处理过程中还有其它要进行的过程，比如过几日后要交某通知或收费或某答复（如果此事不能如期完成，就会涉及客户利益或公司利益），此事件的日期又与截止日期有冲突，那么建议将此作为特别提醒事务加入特别提醒案件列表，这样所有与此案件有关的人员均可在特别提醒列表中看到这个案件，起到与案件相关人的互相提醒作用。在此事过程处理完成后，提醒人（特别提醒的创建者）应将此提醒删除，免得造成误报。一些固定阶段的提醒已经实现自动化管理，当用户上传该文档后，会根据所传文档的类型自动判断特别提醒的参考日期，生成自动提醒，用户在自动提醒对话框中可以修改参考日期，及提醒延时。特别提醒可由流程组、管理员管理。管理员可以删除系统自动生成的特别提醒信息，可以添加内置的相关提示信息。流程组只可以管理自己的特别提醒。特别提醒案件列表及特别提醒内容管理组及流程组新建特别提醒对话框收费通知流程端的另一项主要任务是确定案件的收费问题，在案件的任意阶段，都可以下达收费任务，在收费信息栏，右击会弹出操作菜单，选择新建，可以建立一条收费记录。流程可以随时删除（或修改）一条不正确（或未结算）的收费通知。新建的收费项目，可以单击收费类别条目和收费人，在弹出菜单中选择相关的数据。最后点击确定，完成收费项目的修改或提交（对于固定的收费项目系统会根据所选择的收费类别自动计算收费金额，用户可点击费用查询按键打开费用查询器，也可以点击计算器打开系统计算器。双击需交金额栏目，可以输入要交的费用金额。因为在相关文档资料中已经包含了收费的具体数目，所以流程要按照生成的文档来下达收费项目，收费过程与案件流动无关。流程可以在案件的任何阶段下达收费通知，因此案件的处理人不能是财务端。业务端和代理端可点击“收费记录”查看某案件的收费情况。收费功能菜单新建收费项目对话框费用查询器批量处理有时理部分案件需要同时进行相同内容的数据更新比如文档的上传、资助办理及财务的批量收费等，为减少操作员的工作量，本系统提供了批量更新功能。通过案件检索条件，将需要的案件检索出后，管理员、流程、财务可以在“案件浏览”列表中选中你要批量更新数据的案件，然后右击选中的案件，会弹出相关操作菜单。流程组的批量处理菜单财务组的批量处理菜单管理组批量菜单文档生成在批量处理的过程中，有时要根据案件信息生成某些文档，在批量文档上传功能中，系统提供了生成文档功能，各代理公司根据自己的实际情况，制定相关文档(microsoft word 2003)模板，经由作者开发相关插件。在生成文档后，点击上传，用户选择的所有案件，都会拥有此文档。删除案件对于一些检索出来的案件，在进行批量处理或数据导出时，可以不关心某项案件，这时可以右击选中的案件，在弹出的菜单中选择案件删除功能，可以从列表中删除选中的案件。当然也可以从数据库中删除选中的案件，但此项功能仅提供给管理组用户。检索条件系统中所有与当前用户相关的案件，会以案件ID号的方式出现在案件列表中，用户选择一个案件ID号即可进行相应的处理工作，如果没有相关案件信息，说明当下没有案件被处理。如果系统中的案件数量过多，为方便用户查看，设置了案件过滤条件功能。单击工作流菜单或工具条上的相应功能按键，可弹出检索条件对话框。在该对话框中，设定了用户可选择的检索条件，若要使用某项条件，要在对应的选择框上进行标识。在完成条件设定后，可点击应用退出按键退出，这是案件导航列表中的数据即是用户选定的缺省配置限定条件的案件。本系统提供了用户自定检索功能，登录用户根据自己需求设定检索条件，并命名检索名称，用户自定的配置，会在分类导航中我的案件下列出，方便用户使用。如果用户将某项检索条件指定为“缺省”，系统进行自动刷新时，就会使用该检索条件，来刷新案件导航列表。如果用户想保持列表中的内容，用户或以将自动刷新功能关闭。参见：分类导航、案件导航数据导出在案件浏览界面，选中要进行数据导出的案件，右击会弹出操作菜单用户可以根据需求，将案件的信息导出到Excel中。案件信息导出列表案件的财务信息导出列表快速检索为方便用户，本系统提供了快速检索功能，用户在检索内容中填入检索内容，选中检索项目，点击检索按键，便会在案件导航中列出满足条件的案件系统提供的快速检索条件分为：案件编号、客户编号、申请号、相关名称、人员/类别/行业、证件号码、客户名称、自定义申请人。分类导航分类导航以树型列表，列出我我的案件、我的客