物业管理收费系统操作手册.doc

操作手册登陆双击桌面上物业收费软件的图标，出现以下界面后，输入代号及密码，按确定后进行系统，如果连续三次输错密码，系统自己退出。一 业主资料业主资料录入、修改在这里可以完成业主添加，业主资料的录入、打印、查询、修改，各类收费标准、车牌号码的修改也在此实现。查找业主：在输入框中输入业主房号或业主姓名后打回车，输入业主姓名时可只输入业主姓名中的任何一字。如果该业主资料未录入，系统将进行提示。只有将业主的资料录入后才能对其收费。添 加 输入业主房号后，系统自动生成各项固定月租项目，如果固定月租不是从本月开始收取，则可以录入收取的起始月份，点击保存完成业主的增加。编 辑 对业主的资料、收费标准进行更改。业主房号不能更改。当改变各收费标准时（包括固定月租及水费），本月份未收费单据的标准同时改变，已收费的收据单维持不变。保 存 对修改、添加的资料进行保存。复 原 刚才的添加、编辑无效。打 印 打印所有业主资料以供存档查询。增加固定月租项目 增加的固定月租项目不能已存在，增加的同时生成收费单。删除固定月租项目 删除后下月开始不生成此固定月租的收费单，但原已生成的收费单仍然存在。注意：业主房号必须是唯一的，不能重复，也不能为空。幢号请录入双位数，即1、2、3等请录入01、02、03、04。停车位是指车库，在此车库停放的车辆号码请录在车牌号中，不要在固定月租中录入（因为固定月租中只能录入5个汉字） 固定月租中的起计日是指每次的收取日期，仅对各种车辆起作用，车牌号也可以一起录入。查询业主交费情况输入业主房号、收费日期，查出此业主在这段时间内已交的各项费用及其合计数、每次的交费记录；未收的清单也可查出来。并打印出相应的报表及催收单。水表修改更改表底时，只在上月水表行码为空才有效。 换 表 更换水表的同时，并生成本月的水费单。原来已存在的水费单不能修改，只能进行人为删除。锁定当离开时，可开启此功能，没有密码就不能进入系统。二 收费处理生成每月收费单每月第一天的第一步工作，就是生成收费单，生成收费表月份指的是本单月份，无法进行修改的。生成本月收费单时，每一业主均生成固定月租、水费的收费记录，同时对以前收款金额为0的收费单进行删除（本单月份为本月的收费单不删除）。注意：每一个月只能生成一次收费单。本单月份在水费中是指此月的水费，在各项固定月租中是指生成的月份，在其它各项收费中是指生成及应收取的月份。修改本月收费单在此可以修改本月生成的各项固定月租的月份及水表的行码。先选择修改的项目再进行录入，固定月租的只能录入结束月份，如果结束月份录入错误，系统将报错，但对其它数据不作更改；水表行码如果不录入或为0，则视为本月不收取；系统将根据录入数据自动计算出应收金额，已收费的收费单不能再修改。收费处理 此功能中，最重要的就是收费。也可以增加、修改、删除业主的收费单，将收费单据作废。输入业主房号后按回车，系统自动调出此业主所有未交费项目，并显示此业主的固定月租缴费情况。如果要向业主收取其它临时费用，就必须增加收费单。输入项目及金额，对此单价和数量，系统不会自动计算，输入后也不能进行修改。如果输入的项目是固定月租，则必须输入起止月份。系统才能在统计时也将此单进行统计。生成收费单 如业主交固定月租时，已没有未交的固定月租收费单，则可以生成收费单，系统自动生成此业主所有固定月租的下一张收费单，然后按业主要求将月份进行编辑就可以收费了。编 辑 只有固定月租和水费的最后一条才可以修改。删 除 删除收费单时必须填写原因，系统将此收费单记入数据库，以供查询。打 印 打印收费单即意味着收费，业主可以选择要交费的项目，但一次最多不能超过六项（不包括金额为0的），否则系统会进行提示。如果需要可以录入打印注释，收费单上将打印出来，系统自动生成流水号供以后核对，并在单据表生成相应的记录。注意：在打印各类停车费用时，系统自动根据起计日生成日期，如果起计日为29、30、31日，日期可能会填写出错，但并不影响系统的正常运作。此日期仅在打印时生效，其它一切均不会改变。如果要更改起计日，只能在业主资料中修改。因各种原因出现收取错误的，打印错误的，可以将此单据作废，系统将对此进行登记。进行单据作废时，系统自动显示最近一张收费单。也可输入要作废的单据号，如果此单已传送的则不能作废。三 收费项目清单查询此功能可按收费单对所有费用的未收、已收进行统计查询打印。对删除的收费单据也在此进行查询。四、业主缴费情况统计此功能是以业主为单位进行各项已收、未收、应收项目进行统计。还可以统计预收固定月租、查询各项固定月租缴交情况及水费缴交情况。应收统计的月费，各项固定月租以缴费期为准，水费及其它收费以本单月份进行统计。各项固定月租可在分类设置中灵活设置。但只能设置四项，也一定要设置四项。水费及其它不能修改。五、收据帐单查询核对实收款此功能用于核对每日的实收款。单据金额应等于实收金额和作废单据金额的总和，打印张数应等于实收张数和作废张数据的合计。收费单据查询可以输入单据号及收款日期进行查询，系统将显示收费单据的详细情况。操作流程业主交房业主交房时，必须先录入业主资料才能缴费。在业主资料中录入业主资料，同时录入各项应缴的固定月租，如管理费、停车费等，缴费开始时间按实际发生时间录入，如业主来缴费是今年八月，但管理费应在今年一月开始缴交，就可在起始时间录入“200501”。然后在收费处理中进行收费操作。业主缴费业主如刚买了一辆汽车，要求停放在车场，就必须先在业主资料中录入此固定月租资料再进行收费。如业主说四月份只停了半个月，则有两种处理方法。一、在业主资料的开始时间录入200504，然后在收费处理中，增加收费单，收费项目要一字不差地录入“汽车停车费”，金额、单价、单位等按半个月录入，金额、数量应录入负数，但数量则录为1（注意：不是0.5）在起止月份录入200504和200504（注意：录入后就不能再修改）。二、在业主资料的开始时间录入200505，然后在收费处理中，增加收费单，收费项目要一字不差地录入“汽车停车费”，金额、单价、单位等按半个月录入，金额、数量应录入正数，但数量则录为1（注意：不是0.5）在起止月份录入200504和200504。这样就可以了如果此汽车仅停放一个月，则不必在业主资料中录入，只需作增加收费单处理就可以了。如业主今年的所有费用已交，但现在又说准备将明年的费用也一起缴交，则可以在收费处理中按生成收费单，然后再进行收费。权限说明1.系统管理 用于增加用户、修改用户权限，清除密码等。2. 业主资料编辑、增加 可以修改业主的资料。包括各项固定月租的标准、数量；增加、删除业主的资料及各项固定月租。业主交房或业主增减车辆需要此权限3. 每月收费单资料生成 每月的第一天必须生成本月的收费单。4收费单资料编辑、单据作废 必须有此权限才能在收费的时候进行各收费单的修改、增加，出现打印问题时进行单据作废。5. 收费仅仅收费，不能作任何更改或变动。6. 收费单删除 当录入错误或其它原因造成收费单多余时，此权限可将多余的收费单删除。6. 费用维护、其它设置可以设置各项固定月租、收费标准，打印说明等7.数据传送此权限可以生成传送数据，查询传送情况一般而言，收款员应有收费单资料编辑、单据作废，收费的权限。普通管理员应有业主资料编辑、增加，每月收费单资料生成，收费单删除的权限。其余权限可视实际情况而定问与答问：为什么某个业主在查询时总是在前面显示？答：可能在幢号中没有录入幢数。为了让幢号的排列更符合习惯，如果幢号是1、2、3等单位数时，请录入01、02、03、04等，以便进行排列。另外，房产性质也一并录入。问：为什么某个业主的水费总是为0？答：可能是不费标准没有录入。录入后，只对当月的未交水费才进行修改。问：某业主要交半个月的管理费，该如何处理？答：对各项固定月租的统计，都必须在每张年度、月度报表中体现。半个月的管理费，包括每一项固定月租，都必须按一定的程序录入，才能在报表中体现。在打印收费单中输入此业主房号，增加收费单，收费项目要一字不差地录入“管理服务费”，金额、单价、单位等都要自己算好后录入，并且一定要录入起止月份。（注意：录入后就不能再修改）同样的，如果业主要退半个月的停车费，交半个月的费用或者补交部分管理费等，都可以用这种方法处理。在项目录入上一定要与固定月租的项目一字不差。但是在退款时，收费项目还是与原来的项目一样，不要出现退或减等字，仅在数量、金额前面加上“-”号就可以了。数量不足一个月的以一个月计，此数量在统计中也不起作用。问：业主有两辆车，收费标准相同，都是地下车库停车，但使用者是各自来交费的，每次缴费时段也不同，要如何处理？答：这种情况越来越多，而且涉及道