高效的时间管理

高效的时间管理 2 常见的问题 这个来电话，那个来请示、投诉 比谁都忙，到处救火，工作越做越多 计划赶不上变化，或计划从未兑现过 对什么都不放心，每天忙于事务性工作 工作抓不住重点，也没空去想何为重点 总无法说 “ 不 ” ，因此总要打乱时间计划 3 您的问题是什么？ 1. 2. 3. 4. 5. 4 您的解决办法？ 无能为力； 尽量加班； 减少自己的休闲时间； 求助于老板； 把一些事情向后推迟； 5 格言 浪费他人的时间， 无异于谋财害命！ 鲁迅 6 学习目的 学会合理应用时间 掌握时间管理的几个原则 提高时间管理的技能，并在最差的方面做出改变 7 必须建立的观念 失去的时间是永远无法追回的 我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事 损失了时间就等于抵押你的未来 时间是经不起浪费的 时间一流逝，我们就一无所获 8 我们为何忙乱？ 电话干扰 会议没有计划和控制 上司召见太随意 下属不断请示汇报 不放心下属工作，帮下属做事 事必亲躬 工作没有程序 做事没有主次和轻重缓急 太关注细节和小事 不知道如何说 “ 不 ” 对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖 不授权，下属闲，自己忙 9 时间管理的障碍 障碍一：我的时间安排得挺好，我是一个有序的人 障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化 障碍三：时间掌握在别人手中 障碍四：时间管理太麻烦 障碍五：习惯不同，我就这样，不好改 10 中层经理时间管理的特点 特点一：关联多，经常把时间平均分配给上下左右，没有主次 特点二：难于抓住重点 特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被动应付 特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽误时机 特点五：不能很好利用零散时间 特点六：会议多。没有会议计划 时间哪里去了？ 对时间的分析 12 十大无效时间应用法： 1. 老是在做别人喜欢你做的事； 2. 老是用同样的方式完成事； 3. 做你不擅长的事； 4. 做无乐趣可言的事； 5. 总是被打断的事； 6. 别人也不感兴趣的事； 7. 超出预计两倍时间的事； 8. 合作者不可信赖或没有品质保偿障的事； 9. 不可预期进行过程的事； 10. 煲电话粥。 13 分析一：计算时间价值 年薪 每天价值 每小时价值 每分钟价值 15000 5000 5000 5000 5000 5000 5000 5000 00000 天工作 8小时，每年 242个工作日 14 价值启示 你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值 钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的 浪费多少时间，就会浪费多少钱 规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益 15 分析二：你能支配你的时间吗？ 见附件 测试一：您了解您的节奏吗？ 测试二：您能支配您自己的时间吗？ 16 分析三：时间清单分析 目标：分析每天（或每周 /月）的法定工作时间都是怎样用掉的 方法：运用时间清单分析表（附件） 内容： 计划性如何 有多少时段记不起来做什么了 浪费 /超时多少 17 分析四：工作清单分析 目标：分析一个工作日内都做了哪些工作事项，用时如何 方法：见附件工作清单分析表 内容： 时间利用率 延误、浪费多少时间 寻找原因与对策 18 分析五：工作（活动）分项分析 目标：分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间 方法：运用附件工作分项分析表 内容： 计划用时与实际用时差异最大的是哪三项 浪费 /延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项 19 分析六：每周时间分析 目标：分析一周时间使用状况 方法：运用附件每周时间分析表 内容： 各项工作每周总计用多少时间 用时排序，找出前三项 各项工作实际用时顺序，找出前三项 误差最大的前三项工作？分析原因 一周里，误差的总小时数 20 分析七：工作分析 目标 分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工作内容、责任、特征、必要条件等 了解自身职位与时间管理的关系 方法：运用附件工作分析表 内容 工作的时间、目标、概要、内容等 费用支出、失误造成的损失 内部接触、外部接触 监督、管理、能力要求 21 其他分析 工作紧急性分析 工作重要性分析 高效益活动分析 低效益活动分析 授权分析 会见分析 会议分析 出差分析 干扰因素分析 时间管理的原则 23 原则一： 80/20原则 20%的工作占整个工作 80%的价值 集中 80%的精力做好 20%的工作 投入 20%的精力做另外 80%的工作 24 如何坚持这一原则？ 列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力 常见误区： 面面俱到 都想做好 完全主义 都想做完 平均分配时间和精力 25 原则二：目标 A： 必须做的 B： 应该做的 C： 暂时可以不做的 26 原则三：排列优先次序 紧急 不紧急 重要 不重要 A： 紧急 重要 B： 不紧急 重要 C： 紧急 不重要 D： 不紧急 不重要 27 四象限原理解析 A： 紧急状况 迫切问题 限期完成 突发事件 B： 准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 自身能力的提升 C： 造成干扰的访问、电话、信件、报告 某些会议 迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事 D： 忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动 28 时间管理矩阵使用技巧： 不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火； 寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率； 比做 “ 紧急且重要的事情 ” 更重要的是把重要的事变成紧急的事去做； 勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划； 尽量将每件事情一次性做对。 29 原则四：制订计划 对工作做出计划，并按计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 列出日、周、月的工作清单 30 原则五：养成习惯 意你的思想 意你的话 会成为你的话 会成为行动 意你的行动 会成为习惯 意你的习惯 会成为你的个性 意你的个性 it 决定你的命运 高效时间管理的方法 32 有效管理时间四大法则： 法则一：明确目标 树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理 法则二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用 法则三：制订计划表 六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励 法则四：立即行动 克服拖延 有头有尾 重视今日 33 方法之一： 只做重要的事情 六项工作法： 请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 34 如何选择？ 对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断： 我内心深处的潜意识是什么？ 我真的必须做这些事吗？ 假如我不做，会发生什么事情？ 如果我拖延，会对我的生存环境有什么影响？ 35 方法二：日计划 六项工作 每项工作开始及结束时间 每项工作完成情况 未完成事项 未完成原因 是否需要移到明天继续做？ 明天能否完成？ 36 方法之三： 标准化操作 电梯测试： 由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，为此你精心准备了约 40分钟的方案介绍演讲。会议开始前，客户决策人对你说： “ 实在对不起，我必须马上去参加一个重要会议，无法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如何？ ” 37 用标准化来提高效率 环境标准化：保证办公环境的整洁有序 时间标准化：计算时间，保证守时 讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式 流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题 操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标准，并以此来培训员工 38 方法四：利用零星时间 最好的时间管理方法是： 39 讨论： 在各自的部门中，在自己的工作中，我们如何利用零星时间呢？ 40 如何充分利用零星时间？ 有时仅仅需要调整一下工作的顺序！ 41 回顾 做好时间管理的方法： 1. 六项工作法 2. 排列优先顺序，运用 3. 标准化操作 4. 养成好习惯，充分利用零星时间 42 时间管理的革命可行吗？ 1. 我别无选择，我无法自己运用自己的时间，老板不会答应。 2. 我得换工作，但我承受不起换工作的风险。 3. 这对有钱有成就的人是很好的建议 4.