现代领导常规公务管理之时间管理和会议管理法 PPT课件

1 现代领导常规公务管理 有七个方面的内容 这里主要介绍时间管理与会议管理的基本方法 2 时间管理 会议管理 秘书工作管理 后勤管理 涉外事务管理 日常办公 领导文书处理 文件档案管理 3 一 时间管理 管理学大师彼得德鲁克说 不能管理时间 便什么也不能管理 管理者的时间观时间价值观念 讲求效率 实际上是人们对时间更加重视的反应 珍惜时间应该成为现代领导者必需具备的价值观念 时间运筹观念 人们虽然不能创造时间 但可以通过科学合理的方法延长可利用的时间 时间应变观念 经受 快 的挑战 适应 快 的节奏 是现代领导者应有的时间观念 4 一 时间运筹方法 1 管理者的时间分类按管理者的时间效率 可分为有效时间和无效时间 按可控性划分 管理者的时间可分为可控时间和不可控时间 按时间性质 可分为工作性时间和闲暇性时间 在不同分类的基础上 领导者应该根据自己的工作特点 身体健康状况及自己的兴趣爱好 正确划分工作时间与闲暇时间 充分利用好可控时间 尽量消除无效时间 5 2 时间运筹管理的统计法要提高时间的利用率和有效性 首先要了解自己的时间都花费哪些地方 对时间进行详细记录分析 分析时间浪费因素 从而有针对性地制定节约时间的措施 1 时间消耗的记录与分析记录时要注意 一是时间记录要准确 真实 二是切勿相信自己凭记忆的估计 三是选择好记录时间与方法 6 2 时间消耗的诊断通过诊断 要找出 非必要 的工作和浪费时间的事情 可结合下列问题进行分析 A哪些事情根本不必做 在记录中占多少时间B哪些事情可以授权他人去做 可他人去做效果更好 C哪些事情既浪费了时间 也浪费了别人的时间 D有哪些工作错误在过去出现过 占多少时间 错误重复出现 说明反馈系统需要检查调整 3 根据诊断结果 制订具体措施 7 3 时间运筹管理的ABC分类法 ABC分类法是根据 关键的少数 次要的多数 原则 按工作的重要性进行分类管理 重点控制的时间管理方法 1 列出工作清单 确定ABC三类工作在分析时 可以提三个问题 能不能取消它 能不能与其它工作合并 能不能用更为简便的方法来做 在此基础上 根据工作的重要性 关键性 迫切性和有效性分为ABC三类A类 最重要 最迫切 会产生重要效果和影响的工作 这类工作必须做好 必须现在做 必须亲自做 这类工作占工作总量的20 但要花费60 80 的时间 8 B类 比较紧迫但无太严重的后果与影响 可以自己做 也可以委托别人做 这类工作占总量的30 40 所费时间一般控制在20 40 C类 无关紧要 不迫切 影响小 可以不做 或让别人去做 这类工作占总量的40 50 尽量不花费时间 2 按照工作类别填写ABC分类表 3 实施 管理者应全力以赴投入A类工作 做到专心致志 直到最后完成取得成果后 再转入B类工作 C类工作能减则减 如有必要可将其纳入B类 这样可避免时间的浪费 9 二 时间运筹要点 1 合理安排时间 工作计划化 程序化 合理分类 有效使用时间 排除时间干扰 2 时间节约 办公室规范化 简化工作 集中使用零碎时间 利用现代化工具节约时间 3 控制文件和会议过多战用时间 限制不必要的文件 改善文件处理方法 限制会议时间 4 业余时间安排 善于安排休息的时间 安排业余文体活动的时间 10 二 会议管理 1 会议构成要素会议名称会议主持人或部门与会对象会议时间会场 11 2 会议工作程序一般程序可分为三个阶段准备阶段 一般的工作环节为 安排会议议程 确定会议目标 安排会议时间 确定参加会议人员 与准备到会部分人员之间必要的情况沟通和思想交流 会议经费落实 会议事务准备 发出会议通知 会议进行阶段 工作环节 说明议程 议题及开会方法和有关事项 进行议题讨论 做好会议记录 分析会议动态 掌握会议进程 形成会议文件 进行会议总结 第三阶段 会议形成意见的成文 会议决定事项的传达与催办 会议文件 材料的整理与立卷归档 会务总结 12 三 领导秘书工作管理 1 秘书的挑选2 秘书的培训3 管理秘书的方法与艺术4 选用秘书六忌详细材料见 领导管理创新全书 3 第1749 1761页 13 四 后勤管理 1 机关管理2 机关环境管理3 物料用品管理4 房产管理5 机关固定与流动资产管理 详见领导管理创新全书 3 第1762 1779页 14 五 涉外公务管理 1 领导外事接待程序与要点2