Excel基础与应用 罗新密 30580-001

EXCEL基础及应用,第一章Excel数据管理基础,数据录入,数据处理,数据透视表,1,2,3,数据透视图,4,1.1数据录入,数据录入,数据格式设置,A,B,一、数据录入基本概念,工作簿工作表行号标签单元格活动单元格公式,工作簿：在Excel中创建的文件叫做工作簿。工作簿由工作表组成，一个工作簿最多可包括255个工作表。新建的工作簿，系统自动命名为“Book1”,工作簿的扩展名为xls，在默认情况下，一个工作簿包括3个工作表，分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3。Excel中可同时打开若干个工作簿，每个工作簿对应一个窗口。,一、数据录入基本概念,一、数据录入基本概念,工作表：工作表就是人们常说的电子表格，由一些横向和纵向的网格组成，横向的称为行，纵向的称为列，在网格中可以填写不同的数据。一个表格最多有65536行，256列。每个工作表有一个名字，体现在工作表标签上。只有一个工作表是当前工作表，刚打开一个工作簿时，Sheet1是当前工作表。,一、数据录入基本概念,行号：一个工作表最多由65536行组成，每行用一个数字进行编号。行号从1到65535。列标：一个工作表最多包括256列，每列用字母A、B、C、AA、AB来表示，称为列标。其中A表示第一列，而AA则表示第27列，AB表示第28列。,一、数据录入基本概念,单元格：Excel工作表实际上是一个二维表格，单元格就是这个表格中的一个“格子”。单元格由它所在行、列所确定的坐标来标识和引用，在标识或引用单元格时，列标符号在前面，行号在后面；活动单元格：在工作表中，有时会有一个或多个单元格由粗边框包围，这种由粗边框包围的单元格称为活动单元格（又称当前单元格）。,一、数据录入基本概念,公式：公式是对工作表数据进行运算的表达式。公式不仅可以进行数学运算，如加法和乘法，还可以比较工作表数据或合并文本。在Excel中输入公式时，第一个输入的符号必须是等号“=”。,二、数据录入方法,数值输入分数输入文本输入日期与时间输入公式输入规律数据输入用填充的方法输入数据采用公式输入特殊数据自定义填充序列,二、数据录入方法,数值输入：数值的输入可以采用普通计数法与科学计数法。例如，输入“123343”，可在单元格中直接输入“123343”，也可输入“1.23343E5”；可直接输入“0.0082”，也可输入“8.2E-3”或“8.2e-3”。其中，E-3或e-3表示以10为底的幂。输入正数时，前面的“+”可以省略，输入负数时，前面的“-”不能省略。输入纯小数时，可省略小数点前面的0，如“0.98”，可输入为“.98”。输入数值时，允许输入分节号，如可输入“536，433，988”。,二、数据录入方法,分数输入：先输入一个“0”，再输入一个空格“”，然后输入分数。如要输入1/2，步骤如下：选中一个放置该分数的单元格；在该单元格中首先输入一个“0”，然后输入一个空格“”，再输入“1/2”即可。,二、数据录入方法,文本输入：文本是指包含了字母、汉字以及非数字符号的字符串。文本在单元格中的默认对齐方式是左对齐。在输入数字型的字符串时，为了不与相应的数字混在一起，需要在输入数据的前面加单引号“”，或输入“=数字串”。例如，输入邮政编码410205，则应输入“410205”或输入“=410205”。,二、数据录入方法,日期与时间输入：输入日期的一般格式为“年/月/日”或“月/日”。如输入2001年7月9日，可输入“2001/7/9”,也可输入“7/9”或“7-9”。输入时间的一般格式为“时：分”，如输入10点12分，则应输入“10：12”。公式输入：单击要输入公示的单元格，然后输入等号“=”，接着在等号的右边输入公式的内容。,二、数据录入方法,规律数据输入：当输入有规律的数据或特殊文本时，可以采用复制的方式提高输入的效率，如输入学生的学号、连续的电话号码、月份等。用填充的方法输入数据：在输入大量的有规律的数据（如相同的数、等比数列、等差数列）时，采用填充输入法和上面介绍的复制方法都很实用。,二、数据录入方法,采用公式输入特殊数据：用户类别和月租费存在一种相互制约的关系，这两种类型的数据可用前面介绍的方法输入其中的某一列，如输入用户类别，另一列数据就可用公式输入，这样可减少输入的时间，而且输入后不必担心出错。自定义填充序列：对于某些常见的数据序列，Excel把它定义成了自动填充序列，如月份、星期（中、英文）等。在输入这些数据时，只需要输入第一个数据，然后就可用填充方式让系统自动生成其他数据。,三、数据格式设置,字体、字形、字体颜色设置格式化数据,四、字体、字形、字体颜色设置,跨列居中垂直对齐文本、数字的旋转取消合并单元格,五、格式化数据,文本数值、百分比和科学计数货币和会计专用日期和时间特殊和自定义,1.2数据处理,数据有效性检查数据排序数据筛选数据分类汇总条件格式数据合并计算,一、数据有效性检查,指定数据类型设置输入信息设置出错警告,数据有效性,二、数据排序,排序规则数值排序汉字与字符排序自定义次序排序多关键字排序,数据排序、自定义序列,三、数据筛选,创建数据清单：在Excel2003中，数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行。Excel在对数据清单进行管理时，一般把数据清单看作是一个数据库。数据清单中的列被认为是数据库的字段，数据清单中的列标题被认为是数据库的字段名，数据清单中的每一行被认为是数据库中的一条记录。,数据清单,三、数据筛选,自动筛选：自动筛选提供了快速查找工作表数据的功能，只需要通过简单的操作就能够筛选出需要的数据。通过对一个数据清单进行筛选，将不满足条件的记录暂时隐藏起来，仅显示满足条件的记录。,自动筛选条件,三、数据筛选,高级筛选：如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件比较多，自定义筛选就显得十分麻烦，这时可以使用高级筛选功能来处理。使用高级筛选功能，必选先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样。条件区域的其他行则输入筛选条件。,建立条件区域,高级筛选方式,高级筛选结果,多重筛选：条件与,多重筛选：条件或,四、数据分类汇总,分类汇总概述分类汇总的计算方法汇总报表和图表创建分类汇总,四、数据分类汇总,Excel可自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel将分级显示数据清单，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。若要插入分类汇总，请先将数据清单排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起。然后，为包含数字的列计算分类汇总。如果数据不是以数据清单的形式来组织，或者只需单个的汇总，则可使用自动求和，而不是使用分类汇总。,分类汇总,四、数据分类汇总方法,分类汇总：Excel使用诸如Sum或Average等汇总函数进行分类汇总计算。在数据清单中可以一次使用多种计算来显示分类汇总。总计：总计值来自于明细数据，而不是分类汇总行中的数据。例如，如果使用了Average汇总函数，则总计行将显示数据清单中所有明细数据行的平均值，而不是分类汇总行中汇总值的平均值。自动重新计算：在编辑明细数据时，Excel将自动重新计算相应的分类汇总和总计值。,四、数据分类汇总,汇总报表和图表：当用户将分类汇总添加到清单时，清单就会分级显示，这样可以查看其结构。通过单击分级显示符号可以隐藏明细数据而只是显示汇总的数据，这样就形成了汇总报表。,四、数据分类汇总,创建分类汇总：Excel2003可以在数据清单中自动计算分类汇总及总计值，用户只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值和用于计算的函数即可。如果要使用自动分类汇总，工作表必须组织成具有列标志的数据清单。在创建分类汇总之前，用户必须先根据需要进行分类汇总的数据列对数据清单排序。,五、条件格式,不同的数据可按不同的条件设置其显示格式。如在一个学生成绩表中，将所有不及格成绩显示为红色，可以轻松地看出其中不及格的成绩情况。在企业的销售表中，将利润较小的或无利润的销售数据设置成红色，可以使人在查看这些数据时一目了然。,条件格式,六、数据合并计算,概念：通过合并计算可以把来自一个或多个源区域的数据进行汇总，并建立合并计算表。这些源区域与合并计算表可以在同一个工作表中，也可以在同一工作簿的不同工作表中，还可以在不同的工作簿中,数据合并,数据合并,六、数据合并计算,种类：使用三维引用公式合并计算通过位置进行合并计算,1.3数据透视表,创建数据透视表格式化数据透视表布局,一、创建数据透视表,利用“数据透视表向导”，可以对已有的数据清单、表格中的数据或来自于外部数据库的数据进行交叉制表和汇总，然后重新布置并立即计算出结果。,数据透视表,二、格式化数据透视表布局,创建数据透视表后，也许会发现所建的数据透视表不是你所期盼的，可以根据自己的需要在数据透视表中添加或删除字段。,修改后的数据透视表,1.4数据透视图,数据透视图是以图表形式展示数据透视表中的数据。正像在数据透视表中的那样，可以更改数据透视图报表的布局和显示的数据。数据透视图