外贸跟单理论与实务之物料采购跟单概述

1、5 物料采购跟单 国际商务教研室国际商务教研室 陈园园陈园园 外贸跟单理论与实务外贸跟单理论与实务 学期考评学期考评 Assessment Form of Assessment Nature of Assessment FormatWeighting AttendanceIndividualN/A10% ParticipationIndividualN/A10% Practical Training Exercises IndividualWritten30% Final Examination IndividualWritten50% 样品跟单样品跟单 大货跟单大货跟单 交付结算跟单交付结算

2、跟单 订单审核订单审核 管理和服务跟单管理和服务跟单 跟单基本流程跟单基本流程 包括原材料采购、包括原材料采购、 生产进度、生产质生产进度、生产质 量、包装、运输等量、包装、运输等 跟单任务跟单任务 知识模块知识模块 物料采购概述物料采购概述 物料采购跟单的基本要求物料采购跟单的基本要求 物料采购跟单的基本流程物料采购跟单的基本流程 物料采购跟单中易出现的问题物料采购跟单中易出现的问题 物料采购跟单方法物料采购跟单方法 1、物料采购概述 物料采购含义物料采购含义 物料采购物料采购 指企业为了完成既定的产品生产的需要，以事先指企业为了完成既定的产品生产的需要，以事先 规定的方式、方法和程序，对物

3、料（包括原材料、规定的方式、方法和程序，对物料（包括原材料、 设备、仪器仪表、软件及技术服务）的购买。物设备、仪器仪表、软件及技术服务）的购买。物 料采购不仅是指具体的采购过程，而且也是对料采购不仅是指具体的采购过程，而且也是对 采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总 称。称。 物料采购的起因物料采购的起因 1. 生产企业因生产交货 需要 2. 生产企业因产品（成 套）配套生产需要 3. 外贸公司等因来料加 工、供料加工需要 4. 外贸公司因成套出口 需要 5. 外贸公司在物料价格 看涨时为锁定成本 企业物料采购的内容企业物料采购的内容 原料 辅助

4、材料 半成品 成品 固定设备 MRO物品 （Maintenance, Repair, Operation） 物料采购跟单的含义物料采购跟单的含义 物料采购跟单物料采购跟单 物料（面料、零部件、辅料）采购跟单是指跟单物料（面料、零部件、辅料）采购跟单是指跟单 员根据外贸合同所列明的品名、规格、质量、数员根据外贸合同所列明的品名、规格、质量、数 量和交货期等条款向国内有关原材料供应商进行量和交货期等条款向国内有关原材料供应商进行 采购，并及时向加工生产企业提供，保证出口商采购，并及时向加工生产企业提供，保证出口商 品的有序生产。品的有序生产。 2、物料采购跟单的 基本要求 （重要考点） 物料采购跟

5、单基本要求物料采购跟单基本要求 适当的交货时间 适当的交货质量 适当的交货地点 适当的交货数量 适当的交货价格 一、适当的交货时间一、适当的交货时间 （一）（一）延迟交货延迟交货会增加企业的会增加企业的生产成本生产成本 由于原材料进货的延误，出现生产待料空等或延 误，导致生产效率下降。 为追上生产进度，需要加班或增加员工，致使人 工费用增加。 采用替代品或使用低品质的原材料，造成产品质 量不符合要求，引起纠纷。 交货延误的频率越高，跟催工作费用就越高。 一、适当的交货时间一、适当的交货时间 （二）（二）提早交货提早交货会增加会增加经营成本经营成本 不急于要用的货品提早交货，会增加采购方仓储 费

6、、短途搬运费等费用。 供应商提前交货，采购方提前，增加采购方库存 货物的资金占用时间，导致资金使用效率下降。 允许供应商提早交货，会导致供应商发生其他交 货的延迟。因为供应商为提高自身资金使用效率 ，会优先生产高价格的货品以提早交货，会造成 其他低价格产品的延迟交货。 二、适当的交货质量二、适当的交货质量 原材料质量达不到企业原材料质量达不到企业使用要求使用要求： 会导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力 去处理，增加大量的管理费用。 会导致企业在重检、挑选上花费额外的时间与精 力，造成检验费用增加。 会导致生产线返工增多，降低生产效率。 会导致生产计划推迟，有可能引起不能按承诺的 时间向客

7、户交货，会降低客户对企业的信任度。 会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重 的会丢失客户。 三、适当的交货地点三、适当的交货地点 合适的交货地点：合适的交货地点： 只要离企业最近、方便企业装卸运输的地点。比如 港口、物流中心企业的仓库。 因此跟单员应重点选择那些离企业近，交通方便的 供应商。因为交货地点不当，会增加原材料的运输 、装卸和保管成本。 四、适当的交货数量四、适当的交货数量 跟单员应根据资金、资金周转率、储存运输跟单员应根据资金、资金周转率、储存运输 成本、原材料采购计划等综合计算出最经成本、原材料采购计划等综合计算出最经 济的交货量。效益如下：济的交货量。效益如下： 采购所需要

8、的数量，不会或很少产生仓库库存， 可以节省仓储费用，避免装卸费用增加。 采购所需要的数量，不会发生因产品设计变更或 采用替代材料时而出现库存呆料，既节省材料款 ，又不会是仓储费用持续发生。 每次交货的物料刚好满足企业使用，不会产生过 多的库存。 五、适当的交货价格五、适当的交货价格 多渠道获得商品报价多渠道获得商品报价 一般多渠道报价的供应商应不少于五家。在询价时应进行压价 和还价，以了解和掌握最低的市场价位。 比价比价 将不同供应商报价单中的条件转化为相对一致后，比较最低报 价信息。 议价议价 筛选出价格最适当的两至三家报价进入议价。 定价（正式采购价）定价（正式采购价） 确定双方可接受的价

9、格。跟单员一般对每个产品的采购，需保 留三个以上供应商的报价，让供应商知道有竞争者。他们 会努力改善合作关系，企业才会获得更好的报价和服务。 交货时间合理交货时间合理 交货地点合理交货地点合理 交货数量合理交货数量合理 交货价格合理交货价格合理 交货质量合理交货质量合理 原材料采购跟单的要求原材料采购跟单的要求 只要离企业最近，只要离企业最近， 方便企业装卸运输方便企业装卸运输 的地点都是适当的的地点都是适当的 交货地点交货地点 适当的交货时间是采购适当的交货时间是采购 跟单的中心任务跟单的中心任务 够用就好够用就好 尽可能保有三个以上尽可能保有三个以上 供应商的报价供应商的报价 打样时应令厂

10、方同时报来耗量打样时应令厂方同时报来耗量, ,如同如同 款由不同工厂打样款由不同工厂打样, ,更应令各厂同时更应令各厂同时 报来以便比较核对报来以便比较核对! ! 满足企业的使用需要满足企业的使用需要 单选题单选题 在原材料采购过程中，提早交货可能会导 致（ ）。 增加供货方的生产成本 增加收货方的经营成本 增加收货方员工数量 增加收货方的距离 答案：B 单选题单选题 在原材料采购过程中，采购方可以通过以 下（ ）方式获得适当的交货价格。 获取多渠道的价格 获取多渠道的信息 获取多渠道的人员 获取多渠道的地方 答案：A 单选题单选题 在原材料采购过程中，采购方需要获得适 当的交货数量，其中适当

11、含义是（ ） 减少仓储费用 减少人力资源成本 减少从业岗位 减少资源消耗 答案：A 单选题单选题 在原材料采购过程中，采购方需要获得适 当的交货质量，其中适当含义是（ ） 满足企业使用要求 满足企业交货要求 满足企业生产要求 满足企业仓储要求 答案：A 单选题单选题 在原材料采购过程中，采购方需要获得适 当的交货地点，其中适当含义是（ ） 间接筹借企业资源 直接提高产品质量 减少仓储与运输费用 减少成品在途时间 答案：C 07年考试判断题 在原材料、辅料跟单时，跟单员的中心任 务是重点跟踪合理的交货期、合适的价格 、合乎合同要求的质量和数量。 答案：对 08年考试多选题 外贸跟单员对原材料采购

12、跟单过程的基本 要求是（ ）。 恰当的交货数量 恰当的交货时间 恰当的交货地点 恰当的交货质量 答案：ABCD 3、物料采购跟单的 基本流程 物料采购的基本流程物料采购的基本流程 确认需求 货物跟催 选择供应商 支付货款 描述需求 验收货物 订单安排 确定价格 记录并维护档案 结案 原材料采购的一般流程原材料采购的一般流程 采购单的主要内容有原材料的名称、型采购单的主要内容有原材料的名称、型 号与规格、价格、质量要求和交货期等。号与规格、价格、质量要求和交货期等。 跟踪原材料供应商的生产跟踪原材料供应商的生产 加工工艺、原料、加工过加工工艺、原料、加工过 程、组装总测和包装入库程、组装总测和包

13、装入库 跟单员应与原材料供应商跟单员应与原材料供应商 商定检验日期与地点，并商定检验日期与地点，并 通知检验人员对原材料进通知检验人员对原材料进 行检验，如有问题应及时行检验，如有问题应及时 处理处理 审查审查/制作物料制作物料 采购单采购单 内部报批内部报批 跟踪物料跟踪物料 采购单采购单 物料检验物料检验 物料进仓物料进仓 跟单员应协调好原材料跟单员应协调好原材料 供应商与加工企业仓库供应商与加工企业仓库 之间的送货和接收工作，之间的送货和接收工作， 对入库货物、包装和数对入库货物、包装和数 量及各种单据进行核准量及各种单据进行核准 签收签收 一、制作一、制作/审查审查采购物料申请单采购物

14、料申请单 采购部门采购部门采购日期采购日期 年年 月月 日日需要日期需要日期 年年 月月 日日 制造单号制造单号采购编号采购编号承办人承办人 序号序号商品名称商品名称型号规格型号规格数量数量单价单价 入库入库 时间时间 总价总价使用时间使用时间 预算金额预算金额 元元总价合计总价合计 一、采购原因简述：一、采购原因简述：_ 二、供货厂家名称、地址或电话：二、供货厂家名称、地址或电话：1 1. . _ 2. _3. _ 2. _3. _ 三、以前曾有类似的采购？否三、以前曾有类似的采购？否 是（请写采购编号是（请写采购编号_） 四、是否需要指定品牌：否四、是否需要指定品牌：否 是是 理由如下：理

15、由如下：_） 五、需维护服务？否五、需维护服务？否 是是 六、交货地点：六、交货地点：_ 七、质量要求：七、质量要求：_ 八、资金准备：否八、资金准备：否 是是 不足，缺少不足，缺少_元元 九、验收时间须超过九、验收时间须超过7 7天以上？否天以上？否 是是 十、审核批准签字十、审核批准签字 申请部门领导签字申请部门领导签字复核人签字复核人签字 财务部门负责人签财务部门负责人签 字字 批准人签字批准人签字 跟单员在审查跟单员在审查采购原材料辅料申请单采购原材料辅料申请单时应关注的问题：时应关注的问题： 1、采购人的确认。、采购人的确认。采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚， 由部门、业

16、务员提出采购。 2、确定原材料要求的内容。、确定原材料要求的内容。包括原材料的规格、成分、尺寸、形状、 强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服 务的速度、次数、地点等。 3以型号规格表明采购的标准。以型号规格表明采购的标准。包括厂牌或商标、形状或尺度、化学 成分或物理特性、生产方式或制作方法、市场等级、标准规格、样品、 图纸、性能、效果、用途等。 4原材料采购量的确认。原材料采购量的确认。应与对外合同、订单总量相匹配，或者稍小 于对外合同订单总量。对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核。 5、原材料需求日期的确认。、原材料需求日期的确认。 制作采购单（采购合同）制作采

17、购单（采购合同） 企业的物料采购单，常用于长期合作的供应商。 对于新开发的供应商，双方在初次合作时，需要做 一个总物料采购合同，明确一系列交易行为，初次 合作成功后，一般多转用物料采购单这种简单、快 捷的形式。 。 跟单员负责拟定的采购合同的关键点关键点： 原材料名称、价格、质量标准、采购量、交货地点原材料名称、价格、质量标准、采购量、交货地点 、交货日期等，对于关键原材料必要的时候还需附、交货日期等，对于关键原材料必要的时候还需附 有图纸、技术规范、标准等。有图纸、技术规范、标准等。 制作采购单制作采购单 确定采购需求确定采购需求 1 选择认证生产供应商选择认证生产供应商 2 确定价格及其他

18、采购条件确定价格及其他采购条件 3 发出采购单发出采购单 4 特别注意：特别注意： 1 1、制作采购单、制作采购单 的制作人必须的制作人必须 是业务人员；是业务人员； 2 2、必须书面发、必须书面发 出采购单出采购单 原材料市场及供应商的调查原材料市场及供应商的调查 调查内容包括调查内容包括（1 1）原材料市场）原材料市场 的规模、容量和特点；（的规模、容量和特点；（2 2）原）原 材料市场的环境材料市场的环境 包括两个过程（包括两个过程（1 1）初步调查；）初步调查； （2 2）深入调查）深入调查 原材料市场调查原材料市场调查 原材料供应商调查原材料供应商调查 采购单采购单 采购单（合同）背

19、面内容采购单（合同）背面内容 在采购单的背面，多有附加条款的规定，亦构成采购单的在采购单的背面，多有附加条款的规定，亦构成采购单的 一部分。一部分。 采购单采购单 二、跟踪物料采购单二、跟踪物料采购单 采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节。 对于长期合作、信誉良好的供应商，可以不 进行采购单跟踪。 但是对一些重要或紧急的原材料的采购单， 跟单员则应全力跟踪。 1 跟踪供应商的生产加工工艺跟踪供应商的生产加工工艺 2 跟踪原材料入库跟踪原材料入库 3 跟踪加工过程跟踪加工过程 4 跟踪组装总测跟踪组装总测 采购单的跟踪采购单的跟踪 1 跟踪包装成品入库跟踪包装成品入库 5 原材料采购的跟催办法：

20、原材料采购的跟催办法： 1 1、一般监视、一般监视 2 2、预定进度时程的监控、预定进度时程的监控 3 3、生产企业的实地查证、生产企业的实地查证 确定检验日期确定检验日期 进行原材料检验进行原材料检验 通知检验人员通知检验人员 处理质量检验问题处理质量检验问题 三、跟踪物料质量检验三、跟踪物料质量检验 如要求供应商换货，如要求供应商换货， 以及包括扣款、质量以及包括扣款、质量 整改、降级使用、取整改、降级使用、取 消供应商资格等消供应商资格等 大型零部件、成套设备部件、大型零部件、成套设备部件、 大型电子装置部件需现场检大型电子装置部件需现场检 验；电子元器件、轻小型物验；电子元器件、轻小型

21、物 品送采购方检验。品送采购方检验。 对紧急原材料、零部对紧急原材料、零部 件要优先检验。件要优先检验。 进行原材料检验进行原材料检验 一般原材料，正常检验程序。 重要原材料，质量不稳定的，严加检验。 不重要原材料，质量稳定的，放宽检验。 检验结果：合格材料、不合格材料 不合格材料：致命缺陷、严重缺陷、轻微 缺陷 检验结果应以数据监测以及相关记录描述 为准。 原材料检验报告单原材料检验报告单 合同号合同号原料名称原料名称生产单位生产单位 总数总数抽验率抽验率色号色号花型花型 两头色差两头色差 样品样品 两边色差两边色差 匹间色差匹间色差 强力强力 缩水率缩水率 疵点情况疵点情况 密度密度 耐热

22、度耐热度 抽验结果抽验结果订货意见订货意见 大货面料的抽查率一般控制大货面料的抽查率一般控制 在在10%10%，如发现问题再抽取，如发现问题再抽取 10%10%做同类查验做同类查验 纺织面料主要瑕疵：布面污渍、纬斜、左中右色差、头纺织面料主要瑕疵：布面污渍、纬斜、左中右色差、头 尾色差、缸差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色尾色差、缸差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色 花、粗纱、杂纱、异纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、花、粗纱、杂纱、异纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、 漏胶、胶粒等漏胶、胶粒等 大货面料检查的重点内容是：颜色、破损、污迹、大货面料检查的重点内容是：颜色、破损、污迹、 缩水

23、率和克重缩水率和克重 四、物料进仓四、物料进仓 协调送货协调送货 1 2 3 4 5 协调接收协调接收 通知进货通知进货 原材料入库原材料入库 处理原材料接收问题处理原材料接收问题 （1 1）检查即将送达的货物清单）检查即将送达的货物清单 信息是否完整（包括原材料的采信息是否完整（包括原材料的采 购单、型号、数量等）；（购单、型号、数量等）；（2 2） 接收原材料，对应采购单进行核接收原材料，对应采购单进行核 查；（查；（3 3）检查送货单据及装箱）检查送货单据及装箱 单据；（单据；（4 4）检查包装与外观，）检查包装与外观， 注意原材料检验合格后才能卸货；注意原材料检验合格后才能卸货； （5

24、 5）卸货；（）卸货；（6 6）清点原材料；）清点原材料； （7 7）搬运人库；（）搬运人库；（8 8）填写）填写“原原 材料入库单据材料入库单据”，注意原材料检注意原材料检 验合格后才能填写原材料人库单验合格后才能填写原材料人库单； （9 9）将原材料人库信息录人存）将原材料人库信息录人存 储信息系统中。储信息系统中。 （1 1）原材料（零部件）型号与采购单中的要求不一致；）原材料（零部件）型号与采购单中的要求不一致； （2 2）未按照采购单中指定的原材料数量送货；）未按照采购单中指定的原材料数量送货； （3 3）交货日期不对；）交货日期不对； （4 4）原材料的包装质量不符合要求等。）原材

25、料的包装质量不符合要求等。 跟单员要与供应商协调送货时间。如果 供应商没有得到采购方许可就送货，会 导致仓储费用增加；如果跟单员没有和 供应商协调好就要求送货，可能导致物 料不能按期到达。 在供应商送货前，跟单员要协调好仓库 部门的接受工作，否则会出现供应商送 货人员及运输车辆等待较长时间，甚至 物料被拉回供应商所在地的情况发生。 11年考试多选题 一般而言，对于不合格的原材料应该采取 （ ）。 修复使用 直接退回 隔离存放 涂以别的颜色 答案：BC 4、物料采购跟单中易出现的问题物料采购跟单中易出现的问题 （一）原材料供应商的原因（一）原材料供应商的原因 管理能力方面 生产交货时间计算错误，

26、生产、采购进程管理 不健全，质量管理不到位，对再转包管理不严， 交货期责任意识不强。 生产能力方面 超过产能接单；临时急单插入；小批量订单需 合起来生产；需调度的材料、零配件采购延迟， 生产量掌握不准确；不合格品产生较多。 技术能力方面 超过技术工艺标准接单；对新下单产品不熟悉； 机器设备故障率高。 其他方面 员工工资低造成工作不努力；春节期间员工流 动量大，节后招工不足；企业经营业绩不佳； 经营者考虑调整经营方向等。 4、物料采购跟单中易出现的问题物料采购跟单中易出现的问题 （二）原材料采购方的原因（二）原材料采购方的原因 管理能力方面 （1）采购方对原材料供应商的生产能力或技术 能力调查不

27、深入，出现原材料供应商选定失误。 （2）采购方提供材料、零部件给生产方加工的 供应延迟，造成生产方下道工序加工耽误。 （3）采购方对供应商生产工艺等技术指导、图 纸接洽、变更说明等不到位，质量要求不明确， 造成产品交货不符合要求。 信息沟通方面 采购方与供应商沟通存在问题，采购单或指示 联络事项阐述不清，单方面制定交货期，业务 手续不全造成工作耽误。 其他方面 跟单员经验不足，确保货期意识不强，未能掌 握供应商产能的变动，对进度掌握与督促不够。 5、物料采购跟单方法、物料采购跟单方法 跟单员需要再预定的交货期开始前数天提醒 供应商，一方面给供应商适当的压力，另一 方面可及时掌握供应商是否按期交

28、货或能否 交够所需数量等情况的第一手资料，从而尽 快采取相应措施。 催单的目的催单的目的是使供应商在必要的时候送达所是使供应商在必要的时候送达所 采购的原材料，以降低企业的经营成本。采购的原材料，以降低企业的经营成本。 5、物料采购跟单方法、物料采购跟单方法 （一）一般监控（一）一般监控 按采购单跟催：联单法、统计法、跟催箱按采购单跟催：联单法、统计法、跟催箱 法、计算机提醒法。法、计算机提醒法。 定期跟催定期跟催 （二）预定进度管理时间（二）预定进度管理时间 （三）生产企业实地考察（三）生产企业实地考察 1.事前规划 2.事中执行 3.事后考核 包括确定交货日期及数量、了解供应商 生产设备利

29、用率、要求供应商提供生产 计划表或交货日程表、提高供应商的物 料及生产管理、贮备替代来源等。 包括了解供应商备料情况和生产效率、提供必 要的材料模具或技术支援、加强交货前的 催单工作、尽量减少规格变更、及时通知交货 期及数量的变更等。 包括对交货延迟的原因进行分析并做好对策措施准备、分 析是否需要更换供应商、执行对供应商的奖惩办法、完成 物料采购交易后对余料、模具、图纸等收回处理、做好考 核结案记录和归档工作。 5、物料采购跟单方法、物料采购跟单方法 小李是公司新来的跟单员，刚大学毕业，没小李是公司新来的跟单员，刚大学毕业，没 有任何工作经验，负责一批纯棉布订单的跟有任何工作经验，负责一批纯棉布订单的跟 单工作，在跟