内外部沟通控制程序

1、外部沟通控制程序The manuscript was revised on the evening of 2021文件编号：SJ-L-Q-中山松井电器有限公司编制：版本：A版内外部沟通控制程序审核：页数：共4页发布及执行日期：2016年9月20日批准：、目的运用有效的沟通方式，使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现 公司工作任务与既定发展目标而达成共识，通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目 标。二、范围公司全体员工、各职能部门以及相关方。三、职责企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通 联络。营销中心负责与客户的沟通。品质部负责

2、客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。四、工作程序内部沟通4. 1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、 部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。4. 1.2内审会议、管理评审会议参照内部审核控制程序、管理评审控制程序规定执行。4. 1.3公司大会。4. 1. 3. 1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。4. 1. 3. 2会议由企管部经理主持，公司全体人员必须参加。4. 1. 4主管例会4. 1.4. 1 般为每月一次。&a

3、mp;会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部 门的合理建议。b. 主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。必要时，部门负责人可带与会议 相关的本部门员工参加会议。c. 会议记录执行情况由企业管理部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。4. 1.5部门会议4. 1. 5. 1各部门根据部门运作情况召开部门会议。4. 1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会 议可形成记录。4. 1.6班组会议4. 1. 6. 1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。4. 1. 6. 2班组会议由班组长主持，各班组员工参加

4、。1）班组会议一般不会形成记录，但会议内容在班组范围内具有强制性。2）书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告等。4. 1. 7各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟 通；属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通。书面沟通必须确保相关信息的传递质 量、及时性、有效性，以免耽误处理问题的时机。企管部对公司的规章制度、会议精神或各部门的好人好事、奖罚公告等在公布栏内公布，以传递 公司管理趋向和员工操行现状。4.1.9标语是宣导公司精神和管理目标的标识，亦是更新员工的思想理念，营造团队精神和管理 氛围的有效工具。企管部可根据公司现状及发展要求，张贴相关

5、的企业文化标语等宣传品。4. 1. 10上司与下属以谈话方式进行沟通或布置工作任务，在巡视与指导工作时进行现场的机会教 育。4. 1. 11下属在工作中发现问题及时向上司口头报告或以书面形式汇报上司，上司应作相应的处理 并反馈给下属。下属要适时向上司汇报所交付工作任务的完成情况。4. 1. 12可利用公司内部网站发布相关信息n外部沟通4. 2.1外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通°4. 2. 1. 1与客户的沟通1）与客户的沟通一般以营销中心为窗口，必要时，其它部门应参与和协肋。b.与客户相关的订单接收与评审、客户意见反馈、满意度调查、退货处置的相关沟通过程参 照与顾客有关的过

6、程控制程序规定执行。4. 2. 1. 2与供应商的沟通比与供应商的沟通一般以采购部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。b.与供应商相关的评审、退料处置等参照供应商管理规定规定执行。4. 2.1.3与外部相关方沟通时，各部门与对应的相关方进行沟通.包括联络的接收.文件形成和 答复。4. 2. 1. 4无论内部、外部沟通。属较重要事项的沟通效果都要上报部门负责人。必要时，须在沟 通记录上签核。记录4. 3.1各种沟通后可形成的记录，应在相应层级予以保存，以作后续跟踪与追溯。4. 3.2各层级沟通形成的记录形式可包括书面、电子档、影像、实物等多种形式。4. 3. 3各种沟通记录作为公司管理文件的合理补充，具有相应层级的强制性，任何部门及个人都