英语书信写作方法

1、Lecture 8 English Letters 书信是应用文主要考试题型书信是应用文主要考试题型, ,包括自荐信、邀请包括自荐信、邀请信、投诉信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、投诉信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、求职信、祝贺信等。如信、求职信、祝贺信等。如20012001年年6 6月（写一封月（写一封信给一位校友，对度假安排提出建议）以及信给一位校友，对度假安排提出建议）以及20022002年年1 1月（要求就本校食堂的状况给校长写一月（要求就本校食堂的状况给校长写一封信）。书信写作格式非常重要，格式不正确封信）。书信写作格式非常重要，格式不正确往往是很多考生失分的主要原因。往往是很

2、多考生失分的主要原因。 一封正式的英文书信通常包括下面几个组成一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分：信头部分：信头(Heading)(Heading)、信内地址、信内地址(Inside (Inside Address)Address)、称呼、称呼(Salutation)(Salutation)、正文、正文(Body)(Body)、结束语结束语(Complimentary Close)(Complimentary Close)、签名、签名(Signature)(Signature)、附件、附件(Enclosure)(Enclosure)、副本转送、副本转送(Carbon Copies)(C

3、arbon Copies)、再启、再启(Postscript)(Postscript)等。等。 一般包括写信人的地址和写信日期。一些正一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信头还包括写信人或单位的电话号式信函的信头还包括写信人或单位的电话号码、传真和邮政编码等。西方国家中有些信码、传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称。头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称。信头的目的是使收信人一看便知道书信来自信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。何处，何时发出，便于复信和查阅。 写信头时，先写发信人的地址，然后写其他写信头时，先写发

4、信人的地址，然后写其他项目和发信日期。项目和发信日期。具体次序是具体次序是：第一行写门：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市、省、国家牌号和街名；第二行写区名、市、省、国家名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面可以加上电话号码，最后一行写发信日期。可以加上电话号码，最后一行写发信日期。Foreign Languages DepartmentForeign Languages DepartmentCollege of Foreign LanguagesCollege of Foreign LanguagesBeijing UniversityBeijing

5、 UniversityBeijing,100044Beijing,100044Peoples Republic of ChinaPeoples Republic of ChinaTel:86el:86ug.20,2009 (Aug.20,2009 (美式美式) )579 Qianwangang Road579 Qianwangang Road Huangdao,Qingdao,Shandong Huangdao,Qingdao,Shandong Peoples Republic of Peoples Republic of ChinaCh

6、ina 20 Aug.,2009 ( 20 Aug.,2009 (英式英式) ) 并列式并列式斜列式斜列式 信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行。可占二至四行。Mr.William Wood81 Fifth StreetWashington D.C. 10038U.S.A.Mr.William Wood 81 Fi

7、fth Street Washington D.C. 10038 U.S.A. 并列式并列式斜列式斜列式Junior Class 1Dept. of EducationShandong UniversityNo.579 Qianwan RoadQingdao, 266000Apr. 6, 2008信头信头寄信人寄信人的地址的地址和日期和日期Zhiyuan Middle School,No.579 Qianwan RoadQingdao, 266000信内地址信内地址收信人地址收信人地址Dear Mr. Wang,称呼称呼Learning from Mr. Zhou, a teacher in正

8、文正文每段开每段开头右缩头右缩进约五进约五个字母个字母Sincerely yours,Li Wei结束语结束语及签名及签名正文正文下下一、二一、二行处行处Encl: Personal Resume 关于称呼关于称呼不认识的人：不认识的人：Dear Sir/Madam认识但不熟悉的人：认识但不熟悉的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith朋友：朋友：Dear Mary关于结束语关于结束语写给机关、团体或不认识的人：写给机关、团体或不认识的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely写给

9、长者或上级：写给长者或上级：Yours respectfully, Respectfully yours, Yours obediently 朋友或亲戚：朋友或亲戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend信件常用称呼和落款用法信件常用称呼和落款用法情况称呼落款未知收信人姓名Dear Sir(s)Dear MadamDear Sir or MadamYours FaithfullyFaithfully Yours

10、知道收信人的姓名，但关系一般Dear Mr. BushDear Ms. BushDear Dr. BushDear Prof. BushYours SincerelySincerely Yours知道收信人姓名且关系亲密Dear MaryDear SmithBest regardsBest wishesLoveWith (Lots of ) Love附件附件信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。若多个附件，则应写Encls.副本转送副本转送信件若有副本转送，应在左下角注明CC.再启再启再启部分用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的文件中更应避免使用。如果有可用P.S.补叙并

11、列式并列式/齐头式齐头式/正排式正排式 这种格式的要领：每个要素都从左边开始排列，每一行都不向右缩进，因而 整封信的左边成一垂直线，右边参差不齐，单倍行距，段与段之间要空一行。这种格式在商务英语信函中是目前最为流行的英文书信格式。Your NameAdressPhoneDateRe: To what this letter refersCERTIFIED MAILPERSONALRecipients NameCompany NameAddressAttention Recipients NameDear*BodySincerely,SignitureEncl: cc:信封的写法信封的写法Wan

12、g HaiboDepartment of EnvironmentHefei University of TechnologyHefei, 230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr. William Jones收件人姓名University of PittsburghPittsburgh 15213收件人地址英文书信的基本原则英文书信的基本原则 英文书信的书写可概括为7个C原则：Completeness （完整）, Clarity（清楚）, Concreteness（具体）, Conciseness（简明）, Correctness（正确）, Courtesy（谦恭）,

13、 Consideration（谅解）。1. 完整完整 一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系，可以避免由于疏漏所导致的诉讼；一封书信写得是否完整，建议用5个W来检验。例如在定货信中，必须明确说明：（1）需要什么商品 （What you want）；（2）何时需要（When you need the goods）；（3）货物发到何地何人收 （to Whom and Where the goods to be sent）；（4）如何付款（How payment will be made）；（5）为什么（Why）；如拒绝对方的要求，或对对方提出要求时应说明理由2. 清楚清楚 清楚是指写信者必须将所

14、需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。例如：原句：I am writing to apply for admission to your university.改为：I am writing to apply for admission to the graduate school of your university in the spring of 2009.3. 具体具体 书信中的具体原则指信要写得具体明确。特别是答复对方要求的信，一定要具体，如对电报、电传的日期、号码等要交代清楚。例如：原句：We wish to confirm our telegram yesterday.改为：W

15、e confirm our telegram of March 18.4. 简洁简洁 书信应行文流畅、言简意赅，避免冗长。例如：原句：We wish to acknowledge receipt of your letter改为：We apprciate your letter5. 正确正确 英文书信中，除了避免语法、拼写、标点错误外，所引用的史料、数据等也应准确无误。6. 谦恭谦恭 语言要有礼且谦虚，及时回信也是礼貌的表现。7. 谅解谅解 写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。例如：原句：We wont be able to sent you our l

16、atest catelog this month.改为：We will sent you our latest catelog next monty.特殊信函特殊信函 邀请信邀请信邀请信是为了增进友谊，发展业务，邀请亲朋好友邀请信是为了增进友谊，发展业务，邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。类书信使用广泛。英文邀请信可分为两种：一种属于事物信函，一般英文邀请信可分为两种：一种属于事物信函，一般适用于邀请参加会议、学术活动等较庄重

17、严肃的场适用于邀请参加会议、学术活动等较庄重严肃的场合；格式严格，措辞正式，语气热情有礼。另一种合；格式严格，措辞正式，语气热情有礼。另一种则属于个人信函，例如邀请朋友共进晚餐、参加宴则属于个人信函，例如邀请朋友共进晚餐、参加宴会、出席典礼等活动，格式不严格，通常使用第一会、出席典礼等活动，格式不严格，通常使用第一人称，措辞简短、口语化，语气热情。人称，措辞简短、口语化，语气热情。 开头段：表明写信意图，说明邀请的原因，阐明邀开头段：表明写信意图，说明邀请的原因，阐明邀请的场合。请的场合。 主体段：说明邀请的具体原因、邀请的内容、活动主体段：说明邀请的具体原因、邀请的内容、活动的安排细节及注意

18、事项。诸如时间、地点、参加人的安排细节及注意事项。诸如时间、地点、参加人员、人数、做些什么样的准备及所穿的服饰等。员、人数、做些什么样的准备及所穿的服饰等。 结尾段：表明强烈的期盼，并希望尽快得到答复，结尾段：表明强烈的期盼，并希望尽快得到答复，希望对方给予确认能否应邀。邀请信要求对方做出希望对方给予确认能否应邀。邀请信要求对方做出答复时，通常书写答复时，通常书写R.S.V.P.。邀请信注意事项邀请信注意事项 邀请人用第三人称或第一人称。邀请人用第三人称或第一人称。 希望被邀请人收到邀请后给予答复则须在邀请信上希望被邀请人收到邀请后给予答复则须在邀请信上注明注明R.S.V.P或或r.s.v.p

19、.；有时为了方便联系，可留下；有时为了方便联系，可留下自己的电话号码或地址。自己的电话号码或地址。 对参加活动的人有什么具体要求可简单说明，比如对参加活动的人有什么具体要求可简单说明，比如对服装的要求，要求穿礼服时，须在信的右下角注对服装的要求，要求穿礼服时，须在信的右下角注明明Dress: Formal;较随意时可用较随意时可用Dress: Informal.范例范例Dear Professor Qian，I am pleased to inform you that the Culture Research Society is organizing an academic exchang

20、e conference entitled “The Conflicts of Civilization and Cultural China” on 6-8 May 2009 in Vancouver, Canada.You are cordially invited to attend and chair a session of the forthcoming 2009 International Conference. Your round trip airfare, accommodation and meal expenses will be subsidized. Should

21、you be interested, please let us know at your earliest convenience. You are an internationally acclaimed scholar and educator. Your participation will be among the highlights of the Conference. Look forward to seeing you in this conference, and to having you as an important part of the this event.Fa

22、ithfully,David RaymondChairmanOrganising Committee of the Conference Encl: Conference Announcement, Timetable, Member List英文书信的格式1、 信头（Heading） 指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。 英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。

23、标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。 2、 日期的写法：如：1997年7月30日，英文为：July 30，1997（最为普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可写成97。 3、 信内地址（Inside Address）：在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。 4、 称呼（Salutation）：是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用

24、逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。 （1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。 （2）写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。 （3）写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.

25、 John Smith。 5、 正文（Body of the Letter）：位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello！（你好！）正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。 6、 结束语（Complimentary Close）：在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同

26、。 （1）写给家人、亲戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等； （2）写给熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等； （3）写业务信函用Truly yours（Yours truly），Faithfully yours（Yours faithfully）等； （4）对上级、长辈用Yours obediently（Obediently yours），Yours respectfully（Respectfully yours）等。 7、 签名（Signature） ：低于结束语一至二行，

27、从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。当然，写给亲朋好友的信，就不必再打了。 8、 附言（Postscript） ：一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。 注意：在正式的信函中，应避免使用附言。 9、 附件（Enclosure） ：信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上Encl：或Enc： 例如：Encl：2 photos（内附两张照片）。如果福建附件不止一项，应写成Encl：或Encs。 我们有时可看到在称呼与正文之间有Re：或Subject：（事由）字样。一般在信纸的中间，也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信