文书与档案第三章公文管理教案

1、文书与档案第三章公文管理教案 公司总经理办公室秘书小王负责2014年文件材料的整理归档工作。该公司全年制发文件235份，收到外机关文件1378份。公司规定以“件”为单位整理，并按期向公司档案室移交归档。 为此，小王按照如下步骤进行：1.按照收文日期顺序依次排列1378份收文，按照发文日期顺序依次排列235份发文，按照排序结果分别填写收文和发文的归档文件目录。2.将所有文件按照排序依次装入文件盒。3.2015年10月12日，小王将收文、发文的归档文件目录以及装盒的归档文件一并移交给档案室，归档工作完成。案例导入请根据文件归档制度分析下列案例中的不当之处，并说明正确的做法。三、掌握归档文件的整理与

2、归档方法装订分类排列编号编目装盒三、掌握归档文件的整理与归档方法第一步：确定归档文件整理保管的单位“件” 一般以一份文件为一件文件的定稿和正式印发件合为一件主要是机关的正式发文和机关内部制定的规章制度正文与附件合为一件例外情况：附件达到或超过3份并且总厚度超过2厘米，从第二份起独立保管，在编目时注明。转发文与被转发文合为一件中共四川省委办公厅转发省档案局党组关于进一步加强全省档案工作的意见的通知。来文与复文为一件（如：请示与批复）同一年内形成的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，合在一起作为一件进行整理保管。跨年度的来文与复文，各作为一件归入所形成的年度。并在各自的目录备考栏内注明互见。文

3、书处理单与相关文件合为一件报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材料，按其本来的形式，以一个自然本（册）为一件。原件与复印件合为一件整理。会议文件一份文件为一件。干部职工调动介绍信，以一 人为一件。干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。文件的中文与外文为一件；文件的汉文与少数民族文本为一件。练习：1.屏山县职业技术学校关于推荐20142015年度三好学生的公示，附件1为推荐人员名单，附件2为民主票选原件（共100页），附件3为统计结果情况表。这份文件应该怎么整理？2.物联公司关于全体员工进行拓展培训的请示（2015年11月10日），上级单位关于同意物联公司全体员工进行拓展培训

4、的批复（2016年3月1日）。这两份文件应该怎么整理？案例导入 物联公司秘书小刘在将下列文件归入相关年度时不知如何着手，请帮助小刘整理文件：1.关于全体员工进行拓展培训的请示（2015年11月10日）；2.上级单位关于同意物联公司全体员工进行拓展培训的批复（2016年3月1日）；3.物联公司关于2015-2020年的公司五年规划；4.物联公司关于2010-2015年某工程项目的竣工总结。第二步：分年度 分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。1.一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）；2.跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度（1）请示与

5、批复，一并归入批复年度； 没有批复的，归入请示年度。（2）转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。（3）表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。（4）规划，归入规划针对的第一年度。如：2015至2016年工作规划应放入2015年。（5）总结，归入总结针对的最后一个年度。（6）会议文件，归入会议开幕年度。（7）年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。（8）工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。（9）法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。（10）回顾、纪念性文

6、章，归入定稿或发表年度。（11）翻印的文件，归入原件的所属年度。（12）专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。如教学年度是每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年。（13）为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。（14）非诉讼案件材料，归入结案年度。（15）未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。 注：诉讼案件是指需要通过法院的诉讼程序以解决纠纷的案件。非诉讼案件就是既不需要提交司法机关审判，又不必经过法定的诉讼程序的案件，一般通过提请仲裁机关仲裁，提请公证机关进行公证等方式结案。1.物联公司关于全

7、体员工进行拓展培训的请示（2015年11月10日），上级单位关于同意物联公司全体员工进行拓展培训的批复（2016年3月1日）。这两份文件应该归入哪一年？练习：2.学校行政办公室2016年3月1日发出的屏山县职业技术学校关于表彰20142015年度优秀教师的公示应归入哪一年？3.李老师上交的个人2015年度工作总结和2016年度工作计划（注：是一份文件，其中工作总结2000字，工作计划1000字）应归入哪一年？案例导入 某大型国有企业秘书处新来的李秘书在2016年2月一天整理公司上一年度资料的时候，面对密密麻麻的文书资料时慌了手脚，因为她把所有资料按照年度整理好之后，发现2015年一整年的资料居

8、然有一张书桌那么高，接下来怎么分类可难倒了她。 是按照每份文书涉及到的问题归类，如：与某公司合作开发某项软件所涉及到的全部文书归在一起作为一类；还是按照企业内的组织机构，如：办公室、人事处、业务处等来归类呢？ 这就是我们这节课需要学习的内容，学习完这节内容之后我们再来帮助李秘书。第三步 分类别 分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。（一）分类方法 分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之间异同点的根据和准则。 目前我们比较常用的就是组织机构分类法和问题分类法。1、组织机构分类法 组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门

9、进行分类。也就是按照立档单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。 单位内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。（1）采用组织机构分类法的条件 机关内各内设组织机构的职权，工作范围及分工比较明确。（2）类别排列方法依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列；依据本机关习惯的排列顺序排列；依据其重要程度排列。2、问题分类法 问题分类法，就是按照单位内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。（1）采用问题分类法的条件一般适用于不可能或不适于按组织机构分类的机关机关小，内设机构分工不明确，工作时常交叉；机关内设组织

10、机构变化频繁，无法再按组织机构分类；由于特殊原因，内设组织机构的文件已混在一起，无法分开；机关内设机构虽分工明确，变化不大，但机构之间形成文件的数量悬殊太大，有的机构一年形成上百份文件，有的机构仅一、两份文件甚至没有一份文件。（2）类别排列方法先党后政。即党群工作方面的类项在前，行政管理以及业务工作方面的类项在后。综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程度和上述规则及实际情况确定。（二）分类方案的编制 分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形式，它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件。是进行文件分类的依据。 一个机关内的文件应根

11、据其内容和载体的不同，编制统一的分类方案。 分类方案编制好后，一般不要随意变动，以保持其一致性和连续性。第四步 分级别 分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。 但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。（一）上级类1.上级机关普发的文件。2.上级机关下达的工作、业务、经费等指标文件，如是针对本系统、本行业，其中包括本单位的文件。3.上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括本机关的文件。4.上级机关的内部刊物、简报，如其中仅有一项是本机关或与本机关无关的。5.本机关起草的，以上级机关名义发布的

12、文件，印件和底稿放上级，本机关只保存印件。（二）本机关类1.上级机关针对本机关机构设置，人员编制的文件。2.上级机关针对本机关干部任免的文件。3.上级机关针对本机关工作人员奖惩的文件。4.上级机关通报本机关的文件。5.上级机关或领导人针对本机关工作的指示、讲话、题词、调查报告。6.上级机关批转、转发本机关的文件。7.上级机关的批复与本机关的请示，本机关的批复与下级机关的请示一起放本机关。8.上级机关下达的工作、业务、经费等指标文件，如内容是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。9. 上级机关通报本系统或本行业工作情况（其中包括本机关的文件，放上级），如文件内容主要是针对本机关，并且是重大事项的

13、放本机关。10.上级机关的内部刊物、简报，是本机关内容的，放本机关。（如其中仅有一项是本机关或与本机关无关的，放上级）11.上级机关的会议文件，本机关的发言和本机关的典型材料放本机关，其余文件放上级。12.直属上级机关与有关机关的联发文件和共同召开的会议文件，属于本机关内容的放本级，非本机关内容的放上级。13.本机关与外机关协商问题的来往文书，放本机关。14.本机关与外机关的联发文件和共同召开的会议文件，放本机关。15.本机关制发的文件，放本机关。16.本机关转发上级机关的文件，与被转发的原件，一并放本机关；如被转发件属于政策法规性重要文件，则应与转发件分开，即转发件归入本机关，被转发件归入上

14、级机关。17.本机关转发、批转下级机关的文件，与被转发、批转的下级机关的原件，一并放本机关。（三）下级类下级机关报送的文件，放下级。第五步 鉴定（划分保管期限） 保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。 根据国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，文书档案的保管期限分为永久和定期两种。 永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期一般分为30年、10年。（一）永久保存的文书档案（第7条）本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机

15、关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。（二）定期保管的文书档案（第8条）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的

16、属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第六步 装订文件 装订文件，是归档文件整理工作的基础环节。归档文件修整完毕，采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。（一）装订要求1.归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。2.技术加工（1）检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予修整，有不宜永久、长期保存的应予

17、复制。（2）装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于国际16K的应酌情按A4或16K进行背贴。（3）剔除多余的重份和不必要的复制件。3.系统排列（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，复制件在后；（4）批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；（5）来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；（6）汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；（7）收文处理阅办单（文书处理单）在前，正式文件在后；（8）重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，（9）出版期刊，样本在前，定稿在后。（一）装订方法 装订时，应将“件