办公室事务管理

1、 办公室事务处理吴士健 督查工作 BG 本文讨论线索会议组织与管理文书工作办公室工作概述 第一节 办公室工作概述 办公室工作特点本节内容基本框架办公室的构成要素办公室的基本任务一、办公室工作的特点 一、办公室工作的特点（一）近身。即办公室及其成员位居领导身边，在中枢机构中工作，在 最近距离为领导服务。（二）直接。领导可以向秘书面授机宜，直接聆听旨意，这是其他岗位 所不能比拟的（三）综合。即指办公室工作的多重性和全方位性，这是由领导工作的 全面性决定的。（四）辅助。这是办公室工作固有的，本质的属性，办公室及其人员与 领导的关系就工作而言，就是一种主辅关系。（五）服务。秘书工作的基本内容就是搞好“

2、三服务”，其中直接、大 量的，重点的是为本级领导服务。 口 办公室日程事务管理特点二、办公室工作构成要素 二、办公室的构成要素（一）精干的秘书人员。这是办公室工作业务活动的主体。 （二）灵敏的信息机制。即建立健全办公室信息工作保障体制和方法。 （三）健全的工作规范。即有健全的管理制度、工作标准和行为准则。（四）科学的工作流程。即办公室各项工作多个环节协调而形成的完 整的、科学的工作顺序链。 （五）和谐的人际关系。即办公室与各部门之间、秘书与负责人之间、 秘书与秘书之间，相互支持、团结协作，做到目标一致、思想 一致、行动一致。（六）牢固的团队精神。办公室所有成员都应具有大局意识、协作精神 和服务

3、精神，保证组织日常工作的高效率运转。（七）较好的物质环境。即具备一定的办公设备和办公自动化系统。 口 办公室日程事务管理构成要素三、办公室工作的基本内容 四、办公室工作的基本任务 办公室工作纷繁复杂，千头万绪，大到辅助决策，小到日常事务处 理，几乎无所不包；领导交办事项，几乎无时不有；突发事件，紧 急事务处理，时有发生，甚至难以预料。就程序化的工作而言，就 程序化工作而言， 有人给它归纳为“三办”：“办文”、“办会”、“办 事”。把“三办”再具体一些，那么，办公室的职责或任务，主要表现 在如下12个方面： BG .sw 口 办公室日程事务管理构成要素 1、辅助决策。包括前期铺垫、拟订方案，方案

4、选择、拓展申 延等。 2、信息调研。包括信息收集、整理、存储、传递、利用、反 馈等。 3、承办文书。包括公文拟制、公文办理、公文管理、整理归 档等。 4、督促检查。包括决策督查、专项督查，做到排除梗阻、令 行禁止、政令畅通等。 5、沟通协调。包括上行沟通、下行沟通、内外沟通、协调矛 盾、解决问题等。 6、安排会议。包括会前准备、会中服务、会议精神的贯彻落 实等。 四、办公室的基本任务 7、接待宾客。包括团体接待、个人接待、有约接待、无约接 待和会见会谈的安排等。 8、受理信访。包括信访受理、来访接待、立案调查、回访处 理等。 9、掌管机要。包括各类机要文件的登记、发放、借阅、保管 及保密等。

5、10、保守秘密。包括国家秘密、 科技秘密、工作秘密、商业 秘密。保密是办公室工作原则、内容和纪律。 11、管理档案。包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计和提 供利用等。 12、事务管理。包括除以上内容外，还有印信管理；值班管理； 电话接听、打出与办理；领导临时交办的事项等。四、办公室的基本任务 文书处理 会议管理 督查工作 BG 本文重点讨论 第二节 文书处理 讨论本节文书处理的指导依据是： 中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日发布，同年7月 1日起施行的党政机关公文处理工作条例。 本节拟重点讨论下述四个方面的问题： 口 办公室日程事务管理文书处理 BG .sw 公文处理的含义和特

6、点 GW 本文讨论的重点 收文办理 公文管理 公文拟制和发文办理 一、公文处理的含义和特点 一、公文处理的含义和特点 （一）公文处理工作的含义 条例指出，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系 列相互关联、衔接有序的工作。” 这个定义表述了两层意思： 第一，公文处理包括公文拟制、公文办理、公文管理三个方面的 内容。 第二，公文处理的各项内容、各个环节，是一系 列相互关联、衔接有序的工作。 其主要程序如下：口 办公室事务/ 公文处理 含义 特点 BG .sw 公文拟制 发文办理的程序 起草审核签发复核登记印制核发 收文办理程序 签收登记初审承办传阅催办答复 口 办公室事务/ 公文处理 含义

7、 特点 BG .sw 平时归整 整理归档 二、公文处理的含义和特点 （二）公文处理工作的特点 1、确定性。公文处理的各个环节不可或缺，且相对独立，每个环节都有 特定的功能和内容，有其自身的规律和特点。 2、连续性。公文处理的每个环节都是紧密衔接的，不允许随意割裂、颠 倒或任意删减。它由前后连贯、紧密衔接的各个程序顺序排列并形成 统一的整体。 3、规范性。规范是对公文处理的质量要求。主要体现在：工作内容规 范；工作方向规范；工作方式规范。 口 办公室事务/ 公文处理 含义 特点二、公文拟制和发文办理 二、公文拟制和发文办理 公文拟制和发文办理是两个互相联系、相互衔接，使公文形成的重 要阶段。 是

8、指党政机关和其他社会组织为制发公文所进行的公文创制、处理 与管理的行为过程。 具体包括如下环节： 口 办公室事务/ 公文处理 拟制 . 发文 BG .sw 公文拟制 起草 审核 签发 发文办理 复核 登记 印制 核发 口 办公室事务/ 公文处理 拟制 . 发文 整理归档 公文起草 口公文拟制 口 本题要点公文审核公文签发 （一）公文起草 1、公文起草的含义 公文起草，即撰写文稿。它是公文拟制的第一个环节，公文起 草的质量和时效，是发文办理工作能否顺利进行的关键。 因此，条例对公文起草提出了明确的要求. 2、公文起草应当注意的事项（见下页）： 口 办公室事务/ 公文处理 公文拟制 BG .sw

9、1、符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文 机关意图，并同现行有关公文相衔接。 2、一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法 切实可行。 3、内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文 字精炼。 4、文种正确，格式规范。 5、深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 6、公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须 征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。 7、机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。口公文起草应当注意的事项： （二）文稿审核 1、文稿审核的含义。审核又称核稿，是指文稿在送交机关领导签发 之前，对文稿内容、体式等进行全面检查审定

10、。 条例规定：“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室） 进行审核”。 2、文稿审核的内容。文稿审核一般由办公室负责人负责。审核内容 主要是把好“三 关”即行文关、政策关和文字关。 3、文稿审核的重点（见下页）： 口 办公室事务/ 公文处理 公文拟制 BG .sw 第一，行文理由是否充分，行文依据是否准确。 第二，内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完 整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接； 所提政策措施和办法是否切实可行。 第三，涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协 商并达成一致意见。 第四，文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、 段落顺

11、序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标 点符号等用法是否规范。 第五，其他内容是否符合公文起草的有关要求。 口 文稿审核的重点： （二）文稿审核 4、审稿标记与要求 审稿完毕，应在审稿部门意见栏内填写审核意见，并签注姓名 及日期。 经审核，修改较多的文稿应交拟稿人誊清后再送领导签发。口 办公室事务/ 公文处理 公文拟制 BG .sw （二）文稿审核 5、文稿审核及相关文稿的处理 需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公室进 行初审。 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由； 符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改 后重新报送。 口 办公室事务/

12、 公文处理 公文拟制 BG .sw （三）公文签发 1、签发的含义 签发是机关单位领导或主管领导对已经审核的文稿进行最后的审 定，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期 的一个重要环节。签发是公文拟制的最重要的一个程序。 条例规定：”公文应当经本机关负责人审批签发“。 文稿一经签发即成定稿，办理人员无权改动。 在整个发文处理程序中，签发是最严肃的一项工作，任何人都不 能越权签发更不能随意让人代签。口 办公室事务/ 公文处理公文拟制 （三）公文签发 2、公文签发人 重要公文和上行文由机关主要负责人签发。 党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权 机关主要负责人签

13、发或者按照有关规定签发。 2、签发要求 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期； 圈阅或者签名的，视为同意。 3、联合发文的签发 联合发文由所有联署机关的负责人会签。 口 办公室事务/ 公文处理 公文拟制 BG .sw 公文登记 口 发文办理 口 本题要点公文复核公文印制公文核发 （一）复核：表达了两层意思： 1、复核的含义 复核是指公文在正式印制前，办公室对其进行复查审核。 2、审核的内容 条例规定 已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对 公文的审批手续、内容、 文种、格式等进行复核； 需作实质性修改的，应当报原签批人复审。 口 办公室事务/ 公文处理 发文办理复核 BG .sw

14、（二）登记 条例规定：对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围 和印制份数并详细记载。 登记方式。一般使用簿册式。一个单位常常有三种发文登记簿： 内收发的发文登记簿 内收发的送文登记簿 外收发的发文登记簿 发文登记以年度为单位，每年使用一册。 口 办公室事务/ 公文处理 发文办理登记 BG .sw 顺 序 号 发 文 号 标 题 发文日期发往单位 份 数份号文别封号签收备注 01办发205号月日公司 101机密 公司发文登记簿页面（样式） 20年口 办公室事务/ 公文处理 发文办理登记 （六）印制 公文印制必须确保质量和时效。 涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。 （七）核发 1、核发的内

15、容 公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查 后分发。 2、分发的注意事项口 办公室事务/ 公文处理 发文办理印制 . 核发 BG .sw 口分发的任务和注意事项 第一，工作内容有书写封面、装入文件、封口和发送。 第二，分发前要认真检查：清点待发文的份数，用印 有无遗漏，文件有无缺页、倒页等。 第三，书写封面字迹要工整，收文机关的地址必须写 得详细清楚，要写全称或规范化简称。 第四，对于经常发送文件的机关、单位，可以印制单 位收文标签。这既可以提高工作效率，又可以 防止出现差错。 第五，待发文封装后，应将发文的底稿和正本及时归 整，以为公文的整理归档做好铺垫。 口 办公室事务/

16、公文处理 发文办理印制 . 核发 三、收文办理 收文办理 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 注办 口 办公室事务/ 公文处理 拟制 . 收文 整理归档 （一）签收 1、签收的含义 签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文 件投递单或送文簿上签字表示收到的环节。 2、签收的内容 条例规定：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者 盖章，并注明签收时间。 3、签收的作用 一是为明确交接双方的责任提供一种凭证； 二是为了保证文件运行安全。口办公室事务文书处理/ 收文办理 签收 BG .sw （二）登记 1、登记的含义、内容和作用 登记是指办公室收到文件后，按照一定形式“对

17、公文的主要信息和 办理情况详细记载”的环节（条例）。 这种文件信息和办理情况包括： 收文时间、来文机关或单位、发文 字号、文件标题或摘要、密级、急缓时限、 份数、承办单位、办理 结果、复文号、案盒号、备注等。 对这些信息必须逐项登记清楚，以方便办理或查询。 收文登记是收文办理工作的基础和重要程序。口办公室事务文书处理/ 收文办理 登记 BG .sw 顺序号 收文日期 收文号 来文机关标 题 发文号密级份 数承办者办理结果备注 公司收文登记簿页面（样式） 20年口办公室事务文书处理/ 收文办理 登记 （三）初审 1、初审的含义 初审是对收文来源、内容、与本单位关系进行核查与确认的工作环节。 口办

18、公室事务文书处理/ 收文办理 初审 BG .sw （三）初审。 2、初审的重点 条例规定：对收到的公文应当进行初审。初审的重点是： 是否应当由本机关办理， 是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求， 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签， 是否符合公文起草的其他要求。 经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位 并说明理由。口 办公室事务/ 公文处理 收文办理初审 BG .sw （四）承办，涉及三个方面问题 一是承办要求 1、阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后 分送。 2、批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有 关部门办理； 3、需要两个以上

19、部门办理的，应当明确主办部门。 4、紧急公文应当明确办理时限。 5、承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求 的应当在规定时限内办理完毕。口 办公室事务/ 公文处理 收文办理承办 （四）承办 二是承办方法：就总体而言有两大方面 口 属于办文的 （1）认真研究文件内容，属于自己承办的要及时办理，不属于自己办 理的要及时退回，并说明原因。 （2）联合办理的文件，由牵头单位拟文后与有关部门会商，并分别在 拟稿上签字，报领导审批。 （3）内容涉及以前的收文或其他材料时， 应查找有关文件作为复文的参考。口 办公室事务/ 公文处理 收文办理承办 BG .sw （四）承办 二是承办方法：就总体而

20、言有两大方面： 口办文要严格按照发文程序办理 办文是承办工作的重点， 主要是针对收文内容拟稿或回复，或执行。 从一定意义上说，承办工作既是收文办理的一个环节， 又是发文办理程序的起始阶段。 口 办公室事务/ 公文处理 收文办理承办 BG .sw （四）承办， 二是承办方法：主要有两个方面的情况： 2、属于办事的： （1）明确承办人，由专人负责。承办部门要拟定计划，按计划办文。 （2）领会领导批示精神，如实按领导意图落实文件 （3）如涉及若干部门，主办部门与协办部门要协调一致。口 办公室事务/ 公文处理 收文办理承办 BG .sw （四）承办 三是公文拟办 在原办法中，公文“拟办”是一个相对独立

21、的程序，条例将 其包含在“承办”程序内：“批办性公文应当提出拟办意见报本机关负 责人批示或者转有关部门办理”，其拟办内容和要求与原办法基 本相同。 口 办公室事务/ 公文处理 收文办理承办 BG .sw （三）拟办的方法 1、上级发来的公文，拟办意见的写法有三： 一是根据领导的分工，提出送哪位领导或部门办理。例如： “请局（副）长阅示。”；“请同志阅知”。 二是根据部门的分工情况提出拟办意见，联合办理的要明确主办 单位。例如： 此系急件 请（部门）提出办理方案，并会商（部门） 后，送莫总阅示。 三是根据公文要求和涉密情况，提出拟办意见。例如： 此件涉及内部情况，建议在经理办公会研究，请莫总阅示

22、。 四是根据公文急缓情况，提出拟办意见。例如： 此系急件，请莫总经理阅示口 办公室事务/ 公文处理 收文办理承办 （四）承办 2、拟办方法 第二，下级单位报送的请示，拟办意见写法有四： （1）如果本机关不能直接答复，须转有关部门的，可根据情况写明： “拟转请处研究提出意见”。 （2）应由主管业务部门处理的，可写明： “转请处阅处”。 （3）可以直接批复的，可写明： “拟批复同意，请局长阅示。”等。 （4）对请求批转文件的，可写明： “拟同意批转，待领导原则同意后，再进行文字审修”等。口 办公室事务/ 公文处理 收文办理承办 （四）承办 2、拟办方法 第三，平行机关的来文。 此类文件一般为知照性

23、。对于业务往来的文件，可转相关部门 办理；重要的业务往来，应转领导阅批。 口 办公室事务/ 公文处理 收文办理承办 BG .sw （四）承办 2、拟办方法 第四，越级请示的文件，拟办意见的写法有三： （1）属于特殊情况必须越级请示的，可写明： “拟转请处阅处”或“请总经理阅示”。 （2）属于可直接办理的，可写明： “拟调查核实后酌情办理”。 （3）对于没有必要越级的请示，可不予处理，据情写明： “拟存查。”； “不拟答复”； “现将来文退回，请向直接上级机关请示”。口 办公室事务/ 公文处理 收文办理承办 BG .sw （五）传阅。 1、传阅的含义和要求 公文传阅是指，根据文件精神和工作需要，

24、在发文机关允许的阅 文范围内传递阅读文件的行为过程。 条例规定：“根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象 阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、 误传、延误。” BG .sw 口 办公室事务/ 公文处理 收文办理传阅 （五）传阅。 2、公文的传阅方式 封闭式。即开辟阅览室，对重要文件和涉密文件，使传阅对象在相 对固定的时空内阅文。 轮辐式。即以文书部门或文书为中心：送阅返回再送阅再返 回，如此往复，直至传阅对象都能阅知或批示。 机会式。即一般性文件，可利用各种会议集中传达公文精神或阅文。 复制式。即对公开性文件，可复印文件副本，增加文件数量，加快 文件阅读的速度。 网络

25、式。即利用现代通讯手段，如计算机等，在加密条件下阅文。 口 办公室事务/ 公文处理 收文办理传阅 （五）传阅 3、传阅的注意事项 （1）公文传阅应当区分内容的轻重缓急和职责分工； （2）公文传阅应贯彻“三主一急优先”原则，即主要负责人优先； 主管负责人优先；主管部门优先；急件优先传阅。传阅的顺 序应由管理层到一般人员。 （3）严格控制传阅范围，掌控文件去向，不漏传、误传、延误。 （4）严禁横传。不允许应阅文人之间相互传递文件，确保文件 安全，包括文件物质和文件内容的安全。 口 办公室事务/ 公文处理 收文办理传阅 （六）催办 1、催办的含义 催办是按照文件办理的时限，由秘书部门对承办工作进行检

26、查与 催促，防止文件的漏办或延误的一个重要环节。 条例规定：“及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办 部门按期办结。紧急公文或者 重要公文应当由专人负责催办”。口 办公室事务/ 公文处理 收文办理催办 BG .sw （六）催办 2、催办的方法 （1）收文处理的催办环节必须按文件的紧急程度和重要程度来确定工 作重点。 （2）做到紧急公文跟踪催办；重要公文重点催办。 （3）必须建立切实有效的催办制度，以保证催办工作的质量和效果。 （4）要制作催办登记簿或催办卡，把文件的紧急程度和催办 情况随时记录于上。口 办公室事务/ 公文处理 收文办理催办 BG .sw 天地股份收文催办记录单（样式） 年 月

27、 日 收文号_密级_ 来文单位 日期字号 内容摘要 附 件 承办单位（人）：催 办记 录 归卷日期归卷人口 办公室事务/ 公文处理 收文办理催办 （七）答复 公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。 1、下行文，批复，对请示的答复。 2、上行文，答询报告，对上级机关询问有关问题的答复。 3、平行文，答复函，对商榷函、求准函的答复等。 答复要及时、准确、 根据不同对象，不同内容，应注意文种的选择和语言的运用。 口 办公室事务/ 公文处理 收文办理传阅 BG .sw 四、公文管理 1、应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发 挥公文效用。 2、公文由文秘部门或者

28、专人统一管理。县级以上单位应当建立机要 保密室和机要阅文室。 3、公文确定密级前，应按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密 级后，应按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。 4、公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的， 应当经发文机关批准。 5、复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关 负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的， 应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原 件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的 机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。 口 办公室事务公文处理公文管理 6、

29、公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职 权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公 文被废止的，视为自废止之日起失效。 7、涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。 8、不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。 9、机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归 档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。10、新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立 户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销 时，相应进行调整。口 办公室事务公文处理公文管理 第三节 办公室督查工作 督查工作的含义、内容办公室督

30、查工作范围督查工作的基本原则督查工作的基本方法督查工作的注意事项 本节内容基本框架一、督查工作的含义、内容和作用督查工作的任务 口督查工作的含义、内容和作用 口 本题要点督查工作的作用督查工作的含义 一、督查工作的含义、任务和作用 （一）督查的涵义 督查，是督促检查的简称。 领导者在实施领导过程中，一方面要作出决策，一方面也要抓决 策的落实，而推动决策落实的主要途径，就是督促检查。 督促检查既是领导工作的一项重要职能，又是科学领导的重要手 段和方法，是领导者实施有效管理的直接产物， 也是办公室辅助领导活动的一项重要工作。口 办公室日常事务督查涵义 一、督查工作的含义、任务和作用 （二）办公室督

31、查工作的基本任务 根据领导授权，秘书督查工作的基本内容主要表现在： 1、本企业全局性工作部署、企业领导重要指示和上级机关决策与指 示的执行情况； 2、本企业工作目标、会议精神和领导决定的贯彻落实情况； 3、本企业各部门、各单位工作计划中纳入督查范围的重要事项； 4、本企业合同书、协议书中需要督查、督办的事项； 5、本企业领导交办、批办、查办的事项； 6、本企业同级部门或单位委托本企业的督办事项； 7、本企业其它确需督查、督办事项及领导临时交办的事项。 口 办公室日常事务督查内容 一、督查工作的含义、内容和作用 （三）督查工作的作用 1、确保政令畅通无阻，提升领导决策的执行力。 2、检验决策正确

32、与否，强化民主决策的可行性。 3、调整完善企业决策，增强企业决策的科学性。 4、端正工作作风导向，密切领导与员工的关系。 5、吸纳经验凝聚共识，为再决策提供可靠依据。口 办公室日常事务督查作用 BG .sw 二、督查工作的范围和程序 二、办公室督查的范围和程序 （一）督查工作的范围 督查工作的就内容而言，有两个重要类型： 决策督查 专项督查口 办公室日常事务决策督查范围 BG .sw 专项督查的范围和程序 口督查工作的范围和程序 口 本题要点决策督查的范围和程序 二、办公室督查的范围和程序 （一）决策督查 1、决策督查的范围 （1）以文件形式作出的重大决策。 （2）以会议形式作出的重要决定。

33、（3）以其他形式作出的重大决策。 2.决策督查的目的 （1）推动决策事项和领导指示的贯彻落实。 （2）了解决策落实进程和落实过程中存在的问题，为再决策提供依据。 （3）总结实践经验,补充和完善决策。口 办公室日常事务决策督查范围 . 目的 立项审批 通知交办 跟踪催办 随办随报 审核验收 制定方案 办结反馈 整理归档 协调关系 决策督查程序口 办公室日常事务决策督查程序（一）决策督查3、决策督查的程序 二、秘书督查的范围和程序 （一）决策督查 3、决策督查的程序 （1）立项审批 对列入督查范围的决策事项进行登记、分解、量化，明确承办部 门、单位、责任人和落实时限，按照一事一项的原则立项。 督查

34、立项登记单的结构，约有11项内容： 表头： 标题、编号、日期； 交办：交办单位、交办时间、交办内容、领导批示； 承办：承办单位、承办时限； 办结：办理结果、备注。 （见例文立项登记单） BG .sw 口 办公室日常事务决策督查程序本页.1 二、办公室督查的范围和程序 （一）决策督查 3、决策督查的程序 （2）制定方案 对已立项的决策事项，拟定督查方案。督查方案内容主要有： 交办方式； 督查方法； 协调方法； 报告时限。 （见例文） BG .sw 口 办公室日常事务决策督查程序本页.1督查立项登记单参考样式 编号： 年 月 日 交办单位 交办日期 交办内容 领导批示 承办单位 承办日期 办理结果

35、 备 注口 办公室日常事务决策督查立项需页.2 质控中心质控工作督查方案（参考格式） 一、督查时间：2012年10月 二、督查的单位： 三、督查项目： 四、专业督查内容与评分表，项目包括： 科室设置 人员配备 科室管理和制度 技术技能等内容 督查评分表格式 口 办公室日常事务决策督查程序续页.3 二、秘书督查的范围和程序 （一）决策督查 3、决策督查的程序 （3）通知交办。交办方式主要有 书面交办 会议交办。 口 办公室日常事务督查含义 BG .sw 集团总公司督查通知 （单位）： 根据总经理 批示，现将关于 事项一并转去，请抓紧办理查处，并将结果于2012年11月日前报集团公司办公室（或 督

36、查室）。 XX集团总公司 2012年10月26日 联系人： 联系电话：8758 传真：8757口 办公室日常事务决策督查程序 二、秘书督查的范围和程序 （一）决策督查 3、决策督查的程序 （4）跟踪催办。 主要方式有： 到落实单位现场了解情况； 督查部门印发通知，请承办单位定期书面报告进展情况； 召开调研会，座谈、了解进展情况等。 （见催办单样式） BG .sw 口 办公室日常事务决策督查程序本页.1 集团公司督查事项催办单 ： 关于问题的办理查处情况和结果，请务必于月日前报集 团公司办公室。 集团公司办公室 2012年10月日 联系人： 联系电话：8758 传真：8758 办理结果： 主办单

37、位负责人 2012年11月日 口 办公室日常事务决策督查程序.例文需页.2 二、办公室督查的范围和程序 （一）决策督查 3.决策督查的程序 （5）协调关系 即对两个以上部门共同落实的决策事项，意见不一致的请牵头部门 协调。 （6）随时报告 对落实时限较长的决策事项，应要求其定期以文字形式， 向领导机关或领导人报告决策的进展情况， 对存在的困难和问题，提出解决意见和建议。 口 办公室日常事务督查程序 BG .sw 二、秘书督查的范围和程序 （一）决策督查 3.决策督查的程序 （7）审核验收。 对承办部门或单位的报告进行审核。 （8）办结反馈。 决策事项落实后，要及时写出督查报告，如实地向领导机关

38、或领导 报告落实情况。 （办结报告的写法见下页督查报告结构图）口 办公室日常事务督查程序 BG .sw 本页.1 督查报告结构图 集团公司关于的督查报告 ： 前言：督查依据和内容 一、督查工作情况 （一）。 二、决策执行情况 （一）。 三、尚需解决的问题 （一）。 四、对策或建议 （一）。 集团公司 2012年10月日 口督查报告结构图续页.2 二、秘书督查的范围和程序 （二）专项督查 1、专项督查的范围 （1）上级机关领导同志的批示件和交办事项； （2）上级机关交办的事项； （3）本级党政领导同志的批示件和交办事项。 2、专项督查的特点 （1）内容比较具体。 （2）事项比较单一。 （3）时限

39、相对较短。 （4）办理要求明确。 （5）办结一事一报。 口 办公室日常事务专项督查范围 . 特点 BG .sw 二、秘书督查的范围和程序 （二）专项督查 3、督查程序， 由于督查事项有时有上级机关交代的任务，因此督查程序也有所不同。 督查工作为本级领导服务时，专项督查的程序是： （1）立项登记 专项督查的立项，必须是一事一项， 接到批示件或交办事项后，无论采用手工方式还是计算机方式，都 要进行登记， 登记的目的主要是备查，避免遗漏，登记后根据批示内容和要求， 再确定是否立项督查； 一般说来，凡需要向批示领导或交办领导反馈办理结果的，均应立 项进行督查。 口 办公室日常事务决策督查程序 二、秘书

40、督查的范围和程序 （二）专项督查 3、督查程序 督查工作为本级领导服务时，专项督查的程序是： （2）下达交办 即确定承办单位，规定办理时限，发督查通知单，交办督查事项， 提出办理要求。 如果督查件涉及多个单位，则应确定主办单位和协办单位。 确定办理时限，制发督查通知单，以书面形式通知承办单位，交 代督查事项，提出办理要求。 口 办公室日常事务专项督查程序 二、秘书督查的范围和程序 （二）专项督查 3、督查程序 督查工作为本级领导服务时，专项督查的程序是： （3）认真督查 督查通知单发出后，应当适时询问承办单位是否收到； 确认收到后，至办理完毕期间，要通过适当方式，如打电话、发 传真、登门了解情

41、况、现场调查研究等方式进行督查； 办理时限到达之前，对承办单位进行必要的提示。 督查过程要作记录。 口 办公室日常事务决策督查程序 BG .sw 二、秘书督查的范围和程序 （二）专项督查 3、督查程序 督查工作为本级领导服务时，专项督查的程序是： （4）审核报告 主要审核 是否符合办理要求，是否符合政策， 行文是否规范，文字是否准确。 对办理结果，能到现场检查的，尽量到现场检查。 不符合办理要求的，退回重办。 口 办公室日常事务专项督查程序 BG .sw 二、秘书督查的范围和程序 （二）专项督查 3、督查程序 督查工作为本级领导服务时，专项督查的程序是： （5）及时反馈 要以文字的形式，如实向

42、领导报告办理结果。要实事求是，敢于讲 实话、讲真话，客观地反映事实。 （6）再督查 对领导在督查反馈报告上的再批示，进行再督查，直至办结为止。 （7）立卷归档 督查件办结后，按归档程序立卷归档。 口 办公室日常事务专项督查程序 督查工作为上级领导服务时，其督查程序与为本级领导服务的 程序基本相同,其主要之点是： （1）送批的要求 对上级领导批示件或交办事项，也应立项登记，并呈送本单位领 导批示。 送批时应注意的事项是： 一要及时，力争在最短时间内，请本单位领导做出批示； 二要注意文件不可横传，避免文件失控。 领导批示后将督查件退办公室， 由督查人员登记、分发，并跟 踪督查。 口 办公室日常事务

43、专项督查程序 BG .sw 督查工作为上级领导服务时， （2）反馈步骤的要求 为上级领导服务时，反馈包括两个步骤： 一是向本单位领导反馈办理结果，由本单位领导审核； 二是经本单位领导批准后，再向上级机关或上级督查部门写出办 理报告。口 办公室日常事务专项督查程序 BG .sw 三、督查工作的原则三、督查工作原则领导授权原则注重实效原则分级负责归口办理一事一办原则围绕中心原则实事求是原则 三、督查工作的原则 （一）围绕中心原则 中心工作在整体工作中举足轻重、事关大局，因此，督查工作必须 把重心放在此类事项上，紧密围绕企业中心作，突出重点，完善机 制，确保政令畅通。 （二）领导授权原则 督查工作以

44、调查了解和反馈情况为主。办公室的督查工作要严格按 照领导授权执行。不包办、不越权，未经领导授权，不直接处理职 责范围外的具体问题，不代替职能部门行使职权。 口 办公室日常事务督查原则 三、督查工作的原则 （三）实事求是原则 要全面、准确地了解情况，讲真话，报实情。善于发现和勇于反映 工作落实中需要解决的带有全局性、倾向性的问题。 （四）注重实效原则 把抓落实、重实效作为督查工作的出发点和落脚点，贯穿于督查工 作的全过程。要讲效率，求质量，重效果，防止和克服形式主义。 口 办公室日常事务督查原则 BG .sw 三、督查工作的原则 （五）分级负责、归口办理原则 有关方针、政策和重大决策、部署的贯彻

45、实施， 属于哪一级的，就由哪一级负责承办或进行督促检查； 属于哪一个部门的，就由哪一个职能部门负责承办或进行督促检查。 秘书部门督查的主要职责是了解情况，如实反映情况，推动落实。 （六）一事一办原则 凡上级或领导批办的事项， 要批一项，查一项，办一项。 做到一事一查，一事一办，一事一报。 口 办公室日常事务督查原则 BG .sw 四、督查工作的基本方法 四、督查工作的的主要方法 （一）现场督查。即深入实际，到承办部门、单位、实地了解决策 事项的落实情况，掌握第一手材料，促进决策的落实。 （二）书面督查。通过书面通知，请有关部门、单位报告决策事项 的进展情况，对承办单位进行督促。 （三）会议督查

46、。召集有关人员，听取决策事项落实情况的汇报， 督促承办单位抓紧落实决策事项。 （四）电话督查。通过电话向承办部门、单位了解决策事项落实的 进展情况，督促承办单位抓紧落实。 口办公室事务 / 督查 基本方法 四、督查工作的的主要方法 （五）跟踪督查。对公司的具体决策或工作，从开始就要进行连续不 断地督促、检查、控制、反馈，随时为公司领导提供动态的督 查信息，直至全过程办结。 （六）联合督查。对涉及面广、涉及部门多、情况复杂的事项，督查 督办部门应发挥综合协调作用，组织相关部门共同督促检查。 （七）督查调研。组织有关职能部门抽人组成调查组，深入基层了解 决策与领导指示精神的实施进展情况、经验、效果

47、、存在问题 及原因，提出建议和对策，综合向领导机关写出专题报告。 口办公室事务 / 督查 基本方法五、督查工作的基本要求 五、督查督办的工作要求（一）切实遵守职权界限，在领导授权范围内开展督查，严格按照企 业决定和领导要求进行工作。未经领导授权，不直接处理问题。（二）强化职业意识，扮演好“双重角色”。（三）严禁督查人员推诿搪塞、拖压不办、互相扯皮。 凡是应办的事项，要及时办理； 应办但短期内难以办理的，要列入计划逐步办理； 由于政策或其他条件所限，确实不能办理的，要说明原因，做 好解释工作； 做到事事有着落，件件有回音。口办公室事务 / 督查 基本要求 BG .sw 五、督查督办的工作要求 （

48、四）把握关键，突出重点。所谓把握关键，突出重点是 一要突出重点对象； 二要突出重点内容； 三要把握重点环节； 重实情，重效率，重效果； 反对和拒绝任何形式的官僚主义和形式主义。口办公室事务 / 督查 基本要求 BG .sw 第四节 会议组织与管理口本节内容基本框架会务工作的含义和内容会议概述会场选址与布置下大力转变会风常规性会议的组织与服务 一 会议概述HY （一）会议的含义 （一）会议的含义 会议是一种目的性很强、组织有序、以口头交流为主要方式的群 体性、多向性的沟通活动。 这个含义包含了四层意思： 1、会议是群体性的活动； 2、会议是目的性很强的活动； 3、会议是组织有序的活动； 4、会议

49、是口头交流为主的多向沟通活动 口办公室事务会议 含义HYG LHY （二）会议的基本要素序号 要素名称 主 要 内 容 1会议议题 会议研究的对象，是会议最基本的要素，会议的所有 工作，都是围绕议题展开的。 2会议名称 会议主办单位或会议范围；会议时间、届别；会议 的主题以及会议的类型 3会议时间 会议时间指会议的起止时间和会议时间跨度，包括会 议起止时间、 会期、会议周期。 4会议地点 举行会议活动场所：有些会议还分设主会场和分会场 5 主办者（主持人） 举办或会议组织者的通称，包括领导机关主办、发起 者主办、成员轮流主办、经申请主办。 口 会议的基本要素表 序 号 要素名称 主 要 内 容

50、 6 与会者 参加会议的对象，通常也称会议成员，包括：正 式成员、列人员、工作人员、嘉宾等四类。 7 会议文件 开幕词、闭幕词、报告、提案、纪要、决议、决 定、大会发言、通知等 8 会议形式 会议的具体方式，如讨论、座谈还是协商；电视、 电话会议等。 9 会议成果 会议形成的决议、决定、选举结果、议定事项以 及其他结论 10 会议保障 会议规则、会议经费、与会者素质 口 会议的基本要素表 续表 HY （三）会议召开的原则（四）会议召开的原则 唯一原则。即严格控制会议。因此，会前必须充分考量，只有通过会 议才能解决的问题，才可以考虑召开会议。 计划原则。即较大型会议或较重要的会议，必须在会前制定

51、一个切实 可行的方案，尽量开短会，开真正解决问题的会。 直述原则。发言不客套、不虚饰，说真话、讲实话、不讲套话、空 话，开门见山，明明白白说明自己的观点、意见和方法。 节俭原则。投入尽量少的时间、人力、物力、财力；不讲排场、不攀 高；会场布置要简朴，不架彩虹门，不铺红地毯；坚决不 发礼品，不借机旅游，不搞宴请。 效率原则。合并同类项，不重复开会；不能所有会议都搞开幕式、闭 幕式，掐头去尾、落笔入题，意尽会止，切实改变会风。 口办公室事务会议 原则二、会务工作的含义和内容 HY 所谓会务工作是指按照会议的既定意图，为使会议取得最佳效果而 所作的事务性工作。 任何会议，要达到预期，取得最佳成果，都

52、需要秘书部门和秘书人 员精心细密地做好好会务工作。 一般说来，任何会议的会务工作，特别是重要的、较大型的会议， 都离不开下述三个阶段所包含的具体内容： 会前筹备 会中组织与服务 会议善后处理。 在会议秘书工作中，会务工作始终居重要地位。 HYG l 口办公室事务会议 会务 含义 1、会前准备工作 确定会议议题； 拟制会议筹备方案； 办理会议审批手续； 确定会议主持人、与会者； 确定会议工作机构和人员编组与分工； 确定会议的时间、选择会议地点； 准备会议文件，印制有关文件资料； 印发会议通知； 布置会场、安排座次； 安排后勤服务事项； 组织接站与报到； 会议筹备工作的全面检查与纠正。 HYG l

53、 口办公室事务会议 会务 基本内容 2、会议召开阶段 组织签到：簿册式、联单式、卡片式、单子式； 导入会场：引导参会人员入会； 安排发言； 做好会议记录和会议录音、录像工作； 协助领导掌握、控制会议进程； 编写会议简报； 做好信息收集、传递与处理； 做好选举的具体事务工作。 做好会场服务工作； 做好安全保卫工作。 HYG l 口办公室事务会议 会务 基本内容 3、会议的善后工作 做好与会人员的离会工作； 会议文件的收回、汇编、整理、归档工作； 整理、编写、印发会议纪要； 会议文件分发工作； 召开新闻发布会； 会议组织工作的总结； 会议精神的传达、贯彻、催办 与反馈。 HYG l 口办公室事务会

54、议 会务 基本内容三、会场选址与布置 HY （一）会场选址应考虑基本因素HY （三）会场选择与布置 口 会址选择应考虑的主要因素 1、会场选址必须遵从厉行节约的原则，做到：凡可在本单位召开的会 议，决不另租礼堂；凡本地与会的人员，一般不应驻会； 2、跨地区、跨单位召开的会议，确需驻会时，也应遵从节俭原则，严 格审视备选会场条件，其应考虑的主要因素是： 大小适中 交通便利 设施齐全 环境雅静 食宿方便 价格合理 有存车场和足量的车位。 HYG l 口办公室事务会议 会务 会址 （二）会场布置与座位安排HY1、主席台布置主席台是会场布 置的重点，它一 般由： 会标 （横幅） 国徽（会徽） 背景 座

55、位 台签 讲台 等构成。 口办公室事务会议 会务 会场布置 2、会场气氛 （1）根据会议主题决定全场的布置风格 要突出主持人和突出发言人，精心营造一种庄重、和谐的气氛。 装饰品要以会议主题相符合，使之庄严、醒目、节俭。 HYG l 口办公室事务会议 会务 会场布置 3、主席台座次安排 主席台就座者都是主办方负责人、主席团成员或贵宾，其就座惯例是： （1）依职务高低和选举结果安排座次，职务最高者居中，然后按先左后 右，由前至后依次排列，正式代表在前居中，列席代表在后居侧。 （2）为便利工作，会议主持人有时需在前排的边座就坐，有时可按职务 顺序就坐。 （3）主席台座次的安排应编制成表，报经主管上司

56、审核后，可贴于贵宾 室和主席台入口处，也可在出席证、签到证等证件上标明。 （4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置就坐者的姓名台签。 口办公室事务会议 会务 座次安排6421375主 席 台 口办公室事务会议 会务 座次安排会议主席台座次，依职务的高低和选举的结果安排，职务最高者居中，然后按职务高低先左后右，由前至后的顺序依次排列， 4、场内人员座次的安排 （1）中大型会议会场内的座位安排： 横排法。即按照与会人员的名单及姓氏笔画或单位名称为序，从左 至右横向依次排列座次的方法，即先排出正式代表或员，后排除列 席代表或成员。 竖排法。即按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前 至后纵

57、向依次排列座次的方法， 即正式代表或成员在前、职务高者 在前；列席成员，职务低者在后。 左后排列法。即按照与会人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以主 席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。 口办公室事务会议 会务 座次安排 5、会场的整体布局类型 （1）较大型会场类型 会场座位布局摆放可以有多种形式或形状，较大型的会议，一般在礼 堂、会堂、体育场馆举行，其形式或形状基本固定。 （2）中小型会议的座次安排 中小型的办公会、专题会、研讨会一般在会议室、会议厅或临时设置 的会客室进行，其座位可摆放成方拱形。半圆形、椭圆形，圆形、长 方形、T字形等。这些形式可使人员 坐得比较紧凑，便于讨论和

58、发言。 口办公室事务会议 会务 座次安排HYG lHY （三）会场设施准备通风设备空调设备消防设备扩音设备 主席台、讲台灯光设备饮用水等幻灯设备投影设备电源电线 黑板白板挂图书写笔等 闭路电源系统姓名牌等 记录纸、铅笔大衣架等其他设备 录音录像设备 （五）会场设施 口办公室事务会议 会务 会场设施四、常规性会议的组织与服务 HY （一）常规性会议的含义和类型 四、常规性会议 （一）常规性会议的含义的类型 所谓常规性会议，也称例行性会议，简称例会。 它是指依据约定和惯例每隔一定时限必须举行的例行性会议。 常规性会议的类型： HYG l 口办公室事务会议 常规性会议 含义 口常规性会议的类型 就一

59、个规模较大的公司而言，例行会议一般有四种情况： 一是每周一必开的行政周会 与会者一般有公司主管负责人和职能部门负责人。其主要任务是: 通报上周情况，布置本周工作，周会一般由办公室主任牵头主持。 二是每年一次的职工代表大会 其主要任务是听取公司负责人的工作报告，审议年度预决算，讨论 职工代表提案，体现企业的民主决策与民主管理。 三是每年一次的年度总结表彰大会 即企业年会，其主要任务是总结经验，表彰先进，鼓舞士气； 四是领导办公会：如董事长办公会、经理办公会等。 口办公室事务会议 常规性会议 类型 （二）领导办公会 1、领导办公会的含义 领导办公会是一种统称，是指组织内领导集团对本单位工作中 的重

60、要事项进行议事决策和处理的例行性会议。 总经理办公会是指公司领导集体，为研究或处理公司内部重要 事项或工作的会议。 它是公司领导实施管理的重要形式。 HYG l 口办公室事务会议 领导办公会 含义 （二）领导办公会 2、经理办公会的任务 （1）传达学习上级重要会议和文件精神，研究提出贯彻落实意见。 （2） 贯彻股东大会和董事会的决议、决定以及相关精神。 （3）研究提出公司中长期发展规划，年度经营计划，年度财务预 红利分配和弥补亏损方案。 （4）研究决定公司经营发展的重大问题。 （5）研究提出公司内部管理机构的设置、人事任免、调动、奖惩、 制度建设等重要事项。 （6）研究公司领导班子自身建设的重