浅谈信息时代高校档案信息化管理工作的探索与实践

1、浅谈信息时代高校档案信息化管理工作的探究与理论论文关键词：高校档案管理信息化档案管理信息化系统档案工作人员论文摘要：二十一世纪是信息化时代，世界在信息化的列车上飞速的开展着。高校档案不仅是教学工作中重要的参考根据和经历的结晶，也是学生在进入社会后工作、生活、学习的第一手资料。所以高校档案管理工作是高校教育事业的一项重要的组成局部。目前大多高校的档案管理工作开展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有着宏大滞后性的传统的档案管理方式，严重的影响了教学质量的进步和有用信息的利用程度。本文就通过对在新时期高校档案的管理工作存在的问题进展分析和研究，如何积极探究高校档案信息化管理的方式，促进高校档案管理信

2、息化程度进展分析和阐述。1目前高校档案管理的普遍状况1.1高校档案管理存在的问题高校档案的管理和利用不同于以往各类学校档案的管理，他是以信息化为依托的，以分享资源为目的的，以进步教学效劳质量为要求的档案管理。作为教学的第一手资料的高校档案，自然就是高校教学当中的重中之重，但是它的功能往往是被无视的。目前大多数高校仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息效劳功能开发出来。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在教学档案的信息化管理当中，经常将涉及多专业的档案没有进展整体的信息化规划，经常出现收存的档案不可以积极地被开发和利用而被束之高阁，就使其会失去档案

3、自身的价值。1.2在档案信息化管理中的机遇和挑战随着近年来经济技术的开展，档案的生成方式发生了很大的变化。更多的档案是在电子计算机中生成并储存的。在高校档案的管理中，如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广阔师生获得更为完善的效劳，是目前高校档案信息化趋势当中我们应当面临的机遇和挑战之一。其次是档案在信息化过程当中必须面临的平安化的问题。在高校档案管理信息化系统开发的时候，必然会面临着宏大的平安挑战。在开发当中必须将各种类别的系统和资料加以整合，这样来说就必须利用新的思路去进展开发和创新。但是在网络当中存在的缺陷有很多，加上没有相应的内部措施加以管理、平安意识薄弱等因素，可能就面临着宏

4、大大挑战。2促进高校档案管理信息化程度，进步档案利用效率2.1促进档案信息化管理应当遵循的原那么标准性原那么：制定和施行档案工作标准和标准，是档案工作现代化的需要，是进步工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持标准性原那么，制定相应的标准和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和标准化，防止出现各自为政，互不兼容，重复建立等现象发生。平安性原那么：随着数字化、网络化、信息化建立的不断深化，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络平安技术的研究与开发，采取有力的平安策略，充分保证档案信息的

5、平安性。效益性原那么：档案信息数字化建立是一项宏大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原那么，讲究信息化工作的效益。要根据自身的才能、馆藏根底，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典“，主题要与社会利用“热点相结合，把重要的，利用率较高的档案进展数字化和信息化。2.2逐步建立高校档案管理信息化系统要实现高校档案信息化管理，总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的根底之上，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广阔师生对于各种资源的利用。2.2.1在档案管理的技术流程上来讲我们首先应当做的

6、就是建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、平安地使用各种学校电子档案，其次是改良和标准在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；然后是根据文件处理流程来进展档案信息化系统软件功能设计；最后应当注意的是在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的平安。2.2.2高等院校档案信息化管理的独特建立在高等院校档案的信息化进展当中，一定不能无视的是高校的传统精华和改革的开展性。首先选择的是在充分运用计算机电子技术，加快档案目录数据库建立，进步档案利用效劳质量。同时要进展创新的是对于传统的电子档案进展多媒体化改革。对各种类型档案进展数字化管理，积极建立相关的全文数字

7、库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询，不断进步效劳效率和质量。同时不能无视的改革是对于各种类型的电子档案进展分类处理。对于归档的档案要在经过鉴定分析和更新之后进入数据库，确保档案信息处理电子化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息效劳利用网络化。2.3以人为本，通过进步档案工作者的素质来进步档案管理信息化程度档案工作人员在高校档案信息化改革当中具有举足轻重的地位。他们的创新精神，管理理念影响着整个高校档案管理的效率和特点。现阶段很多高等院校缺少专门的档案管理人员，管理程度较低。我们应当充分重视高校档案管理科的创立，积极引进新的技术和理念，培养高素质的档案管理工作者，加快档案技术人员队伍的

8、建立。2.3.1培养高校档案管理工作者应当具备的根本素质高校档案管理工作者首先应当具备一定的语言文字才能以及科学文化素养。高校档案管理不同于企业档案的管理。其档案资料具有多样性，多学科性等特点。只有站在对于各种知识有所理解的前提下，根据自身的语言才能，才能简明扼要的对于各种档案进展分析和归类，才能首先在入库的过程当中做到“去其糟粕取其精华的效果。然后工作人员的管理才能和分析才能也是要进展培养的。高校档案管理的目的是进步各种信息资源的利用率，所以在面临较为庞大的信息档案资料的时候，档案人员必须具备档案的分析，检索，挑选的才能才能打好档案信息化建立的基矗2.3.2培养高素质的档案管理工作者的途径2

9、.3.2.1应当在重视档案管理工作的同时，重视档案管理工作人员。在高校信息化管理当中，档案工作人员的工作是很辛苦的，往往要付出很大的脑力劳动，所以一定要增强他们的责任感，充分发挥他们的主观能动性，否那么假如他们的积极性不高，在疲惫的状态之下，可能会导致整个系统运行和更新的停滞，甚至还有平安的隐患。所以作为指导者，和他们进展积极的沟通和交流是必须的，让他们意识到自己责任的同时，也一定要让他们感觉得到自己在整个教学管理工作系统中的重要性。2.3.2.2不断进展新的学习，全面进步档案管理工作者的程度在进展培训和学习的时候，一定要进步培训的标准化程度。以自己学校档案管理信息化的目的和原那么为要求，严格制造培训标准，以便于在之后的工作中进展标准化操作。在培训的内容上来看，要对档案管理者进展不断的知识文化培训，包括最新的学术、科学、技术、管理理念的培训，让他们始终走在时代的前列。完毕语高校档案信息化管理工作是一项艰巨的任务。它可以反映出一个学校的整体教学教育程度。高校假如在信息化的前提下对于档案资源进展了充分高效的利用，有助于学校教学质量的进步，对于更好的