ＥＲＰ环境下企业的内部控制

1、环境下企业的内部控制摘要企业内部控制是完善公司治理的核心内容。企业资源方案系统(EnterpriseResurePlanningsyste)在企业中的应用，给内部控制体系带来了假设干冲击和推动。文章以晋江鑫华伞业为例，介绍其在采购与付款流程控制上的成功经历，并对其采购与付款的内部控制设计提出建议。关键词ERP；内部控制；采购与付款业务一、ERP的根本概念和特点(一)ERP的核心思想ERP是由美国GartnerGrup公司在20世纪90年代初期提出的。所谓EBP(EnterpriseRe-surePlanning，企业资源方案系统)是指建立在信息技术根底上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工

2、提供决策运行手段的管理平台。20世纪90年代，ERP漂洋过海来到中国，接过了它的前身RP手中的接力棒并扩展了BP的功能，其核心思想是供给链管理，它打破了传统企业边界，从供给链范围去优化企业的资源，交融了企业管理的先进思想与信息产业的最新成果，创造了“管理+IT的奇迹。ERP不仅仅是一项技术，它还是一种管理思想。因为信息技术只能是一种手段，其本身不会创造任何东西，更不能变革企业管理。(二)ERP的特点分析ERP的特点有：一是使组织的主要业务流程集成化和自动化；二是在整个企业组织内共享数据和业务活动结果；三是在实时环境下产生和获取数据。从管理思想而言，ERP系统包含了JIT(准时消费)、S(供给链

3、管理)、库存管理等理论。从管理的范围而言，ERP包含了会计、财务、消费、产品质量、销售、库存和人力资源等模块。一方面，它既可对企业内部供给链上的所有环节如订单、采购、库存、方案、消费制造、质量控制、运输、分销、维护、财务、本钱控制、决策支持、人力资源等有效地进展管理；另一方面，它又可以通过S模块加强企业与供给商和零售商之间的合作。这种全方位的管理形式，从范围和深度上为企业现代化管理提供了很好的帮助。从适用性上看，ERP的使用范围由原先的制造业扩展到高科技、航空与国防、钢铁冶金、零售业、金融效劳、消费品、医疗卫生、公用事业、交通运输、教育产业等新领域。二、ERP环境下采购及付款控制的目的和原那么

4、(一)ERP环境下，采购及付款内部控制体系运行的目的是：1、保证采购物料能及时满足消费或销售需要；2、保证采购活动的合法性和经济性；3、保证付款的真实性和合法性；4、保证采购过程数据信息的真实性和有效性；5、保证管理人员可以及时有效地分析和处理异常状况。(二)在ERP环境下，内控体系运行的原那么1、职责别离、互相牵制，对不相容的管理或业务岗位进展严格别离和适宜受权；2、根据ERP的特点，保证系统数据的真实性和平安性。三、ERP在我国施行现状分析ERP在我国的应用已有多年的历史，先期应用主要立足于传统机械制造企业内的引进。当时主要是RP的试验应用，由于ERP管理软件和计算机技术尚待开展，我国的经

5、济体制改革尚处在起步阶段，企业管理思想落后，市场竞争环境还未形成，应用效果并不太理想。近期随着国家信息化带开工业化战略确实立、国内软件企业的推动、国际竞争的加剧，在我国掀起了应用ERP的高潮。资料显示，我国目前企业施行ERP的动机具有多样性：约70的企业选择ERP是为了进步企业的经济效益；20的企业是为了标准企业管理行为和进步企业管理思维；5的企业为进步企业员工士气；还有5的企业仅仅为进步企业形象。然而，ERP就像一个烫手的山芋，让人想碰又不敢贸然伸手，目前ERP在我国的施行现状并不乐观。在过去的10多年中，我国企业投向ERP(包括R-P)的80多亿元资金有80左右不见成效。为什么企业使用的E

6、RP失败率如此之高?最主要的原因是ERP系统的导入对企业传统营运体系和管理体系的冲击是根本上的、全方位的、深层次的。ERP的施行绝不只是一项计算机工程，而是涉及企业业务流程重组、理念更新的艰巨的管理工程。据调查资料显示，90以上的“企业当家人均坦言从未意料到ERP工程的引进竟会给企业原有的管理体系带来如此大的冲击和挑战。决策层思想上准备缺乏，员工培训跟不上，管理观念没有及时转变，组织与管理形式没有及时调整，ERP工程尚未施行就已经埋下了失败的隐患。决策人引进ERP的初衷是进步企业的运作效率和市场竞争力，但当发现ERP的引入会对企业既定的管理体系和利益构造产生冲击，尤其是当ERP管理触动某些核心

7、人物的利益而遭到各种阻挠和抵触时，决策人要么缺乏应对的心理和准备，要么因种种利害关系的平衡而不得不将ERP闲置在一旁，不了了之。耗资宏大的ERP系统成了“聋子耳朵或“面子工程。这种现象在大型企业尤为突出。大型企业组织机构复杂，管理层次较多，因此改革的难度就更大。中小企业是中国经济的重要组成局部，但根据调查资料显示，目前中小企业施行ERP工程的相对较少，且中小企业中制造企业所占比重较高。四、以晋江鑫华伞业为例对其采购与付款业务内部控制进展分析鑫华伞业主要从事各种广告散礼品散晴雨散沙滩伞等产品的设计开发和制造。该企业集团实行集权管理，由集团总部集中管理全公司的采购、消费、销售、资金。集团为了改善经

8、营管理，于2022年上了SAP的ERP系统，采用了财务、本钱控制、销售管理、物料管理这四个模块，从而使企业实现了物流、资金流、信息流的“三流合一，一定程度上带来了管理增值。因此，本文以鑫华伞业为例，介绍其在采购与付款流程控制上的成功经历，并对其采购与付款的内部控制设计提出几点建议。(一)鑫华伞业采购与付款业务内部控制流程分析就采购与付款环节而言，该集团将采购中心分为三个部门：开发部、业务部和综合部。开发部负责新原料、新供给商及供给商的评估管理；业务部负责订单的分配(在采购平台上进展竞价、招投标来分配订单)、订单跟踪到货及采购合同的签订；综合部负责订单制定、请购单初审及付款请款。详细的业务流程及

9、内部控制为：1、请购。ERP的一个重要作用就是物料需求管理。在ERP系统下，只要消费排程和物料主数据正确，请购方案的分解就可实现。然而，由于我国市场的不稳定，企业的采购也不能完全依赖ERP，许多环节还需要人的管理加以解决。按照鑫华伞业公司的特点，请购单分为三类：一般物料请购单、特殊物料请购单和部门物资请购单。一般物料请购单是根据正常的销售方案结合库存情况推导来的。特殊物料请购单是据供给商供给才能和供给价格变化、营销活动需要等产生的。这一类方案根据计财部季度销售回款方案、品牌筹划部产品晋级换代和促销活动规划、科研中心配方更换信息，并综合考虑产品销售状况、物料采购状况等因素制订。这一类物资需求方案

10、对此类销售型企业而言，金额大、弹性强，与企业的战略严密相关。该集团目前由方案配送部负责每季度和针对重大节假日召开特殊物料准备方案例会，提出特殊物料准备方案草案(以产品品种和数量形式)，经与会部门讨论达成一致意见后，制订特殊物料准备方案，并以?会议备忘?的形式传递与会部门，上报集团E。对于由办公部门、固定资产需用部门提出的请购单，那么由部门负责人、资产主管部门负责。所有的请购单均由综合部完成请购单的初审，并按物料进展分类、整理。2、选择供给商。这一环节关键是要做到信息公开，评选流程的公平、公正，其中价格又是选择供给商的重要因素。在鑫华伞业，与采购有关的询比价、核价、竞价及招投标工作由采购中心业务

11、部组织在电子采购平台上进展，采购中心主任助理和审计部对日常询比价、核价、竞价及招投标实行管理和监视。网上竞价或招投标物料价格均需采购中心主任签字确认，这种方式根本可以做到透明、公正。同时采购中心开发部还实行了供给商定期考核的制度，以系统提供的各项指标分析表和相关检测部门提供的物料质检分析报告为主要根据。采购中心开发部设定评分标准对供给商进展评分，并输入系统，生成?供给商评估报表?，将?供给商评估报表?作为选取供给商的一个重要标准。3、签订订购合同。采购中心业务部与供给商签订订购合同，供给商按合同规定的时间、价格供货，各种运费等费用都包含在采购合同之中。财务人员将合同资料、订购单录入ERP，订购

12、单或合同是ERP中收货、付款的原始根据。4、验货入库。对企业而言，验货入库关键是要保证货物的数量和质量。仓库保管员先将送货品种、数量等内容与订单所列内容进展核对，然后开具手工入库单、质检入库通知单，质检人员验货后，出具质检报告；对于合格物料，保管员将质检报告和质检入库通知单一起传递给记账员；如是固定资产，在资产管理模块中做收货；非固定资产，由财务系统中做收货。对于不合格物料，保管人员可根据质检人员确实认当场拒收。由于集团新投资的产业暂时未上线，其业务处理相对较费事。对于这种情况的采购方案是由采购中心综合部在下订单后的两个工作日内将订单清单分不同工厂将数据电子邮件发给相应的产品供给中心工厂的收货

13、人员。产品供给中心收货人员严格按照发运方案进展收货，在收货后及时在订单中对数量进展记录；每周三、五下午5点30分上传人库并匹配订单的数据给采购中心综合部，由采购中心综合部及时在系统中将入库数据与订单匹配。同时采购中心综合部在物资供给系统中进展订单匹配，并以书面形式将未完成采购申请情况经部门负责人签字后传递到方案配送部，方案配送部据此和工厂物料库存、消费需求情况制订下期采购方案(采购申请)。5、发票校验。发票校验主要是为企业会计记账提供根据，ERP中的会计记录是自动生成的。只要根底设置正确，一般不会出现错误。由企业集团采购人员(月末)统计汇总需要开票的入库单，向供给商索要发票，然后将入库单和发票

14、提交给财务会计部，财务会计部核对入库单、发票单据是否匹配。目前这一控制是在系统外进展的，财务人员假如发现发票不合格，那么退票给采购中心综合部，采购部门应及时要求供给商重新开票。校验无误后在ERP系统中输入发票，系统自动实现应付账款的记账。同时该企业集团要求财务人员在收或退相关入库单、发票时要与采购中心相关人员办理票据的交接手续，入库单、发票等单据的搜集与整理工作由财务会计部完成。6、付款。在我国，银行系统并没有与ERP完全集成，因此完全意义上的自动付款是无法实现的。采购中心支付给供给商的货款，应先进展发票校验。发生支付业务时，先由请款部门经办人填制请款单。财务人员根据部门预算，进展审批。银行出

15、纳在经办付款业务时要检查手续是否齐全、请款单上的收款人名称、银行账号等工程。ERP系统中已经存在的涉及供给商、客户类的账号，银行票据系统可直接调用。并由专人负责相关信息的同步维护，银行出纳付款前应检查银行票据系统与ERP系统的账号数据已同步更新并保持一致。所有供给商、客户的账号原那么上应只有一个活动账号可以使用，有关账号的变更应获得该单位书面的有效盖章确认函并经企业集团相关部门认可，不使用的账号应予以冻结。付款经办后，付款票据交由制证会计进展记账处理。期末由指定会计编制银行存款余额调节表，落实、跟踪未达账项。(二)鑫华伞业采购与付款循环内部控制风险分析与内部控制设计在我国与上述企业类似的日化企

16、业有很多，从以上分析可以看出，这类企业虽然采用了ERP，但仍然存在固有的风险，同时ERP也在不知不觉中带来了一些新的风险。1、从请购环节来看，企业的方案依靠ERP，但是市场环境又决定着他不能完全信赖于ERP，对特殊情况还需要高层指导和财务人员的介入。同时ERP的方案分解还需要确保物料主数据和消费排程等根底数据的准确。2、从选择供给商环节来看，即使有电子平台，供给商的评估、选择、会谈、合同的签订等各个过程还需要用制度加以标准。ERP内供给商的资信、到货率、银行账号与供给商的评估、付款直接相关，供给商主数据也需要专人进展维护。在与供给商签订合同时，财务处采购会计要对采购文件中的各因素进展最终审查，

17、确认其符合规定前方能支付预付款；假如是采购完毕后才支付款项，采购会计必须参与采购方案的审核和付款方案的签订。在这点上，该企业集团财务人员在合同签订中的付款审核与监视作用发挥得不够充分。假设采购部门的付款方案与财务预算不符，企业可能会发生现金危机。3、从验货入库来看，实现了收货员、验货员与记账员的别离，可以有效防止可能发生的舞弊。在ERP内部，相关的采购单也会进展自动检查，当差异超过了预先设置的容许界限时(即有关的交货日期和数量)将会被拒收。只有实现了不相容职责别离，这一环节的风险才会降低。4、从发票检验来看，发票是企业付款的根据，ERP会自动根据发票生成应付记录。该公司由财务人员在系统外进展入

18、库单与发票的匹配，然后输入系统。这一步骤也可以设置在系统内，在财务会计过账环节加以控制即当发票与订单一致时才能过账，每个企业可以根据自身特点灵敏设置。5、到达付款时点时，供给商会主动催款，企业也可在系统内设置预警。该公司设立请款控制，由财务人员对部门预算和付款要求核实后给予批准。出纳根据ERP中的供给商信息，银行转账付款或签发票据。这里供给商账号信息的维护又成为了企业需要关注的重点。会计人员根据付款单制单，为了确保业务的准确。建立企业银行间、企业供给商间的对账机制也是很有必要的。五、ERP环境下采购及付款的关键控制点由上分析可看出，ERP系统环境下的采购和付款环节，应该设置以下关键控制点：(1)受权：可以接触采购流程的每一个人员均需要根据内控要求设定其对ERP系统的操作权限；候选供给商信息的录入须得到对数据库的操作受权；订单输入后的修改必须得到操作受权；财