浅谈企业标准资料管理

1、浅谈企业标准资料管理论文关键词企业标准资料管理和效劳论文摘要简述了标准资料在企业科研、消费中的重要作用;指出了企业应如何做好标准的搜集、整理、传递和效劳工作。标准是对重复性事物和概念所做的统一规定,标准化工作的目的是通过制定、发布和施行标准使同类事物到达统一,并获得最正确秩序和综合经济技术及社会效益。从这里可看出,标准是组织产品消费、工程施工的根据。随着标准化事业的不断开展,标准在科研消费和经营活动中所起的作用愈来愈明显,因此标准资料的管理越来越被人们所重视。人们普遍认为:标准化工作是三分技术,七分资料,可见标准资料的重要性。一方面通过它人们可以观察和理解到整个标准化领域的信息和知识,为企业的

2、标准化工作提供必备条件;另一方面各级标准每隔35年就要修订或复审确认一次,假设不及时掌握这些动态,或随时注意新的标准信息的传递和交流,企业标准化工作就会处于被动场面。因此,为了更好地为产品设计、工艺、制造、检验等各种技术工作效劳,进步工作效率,保证产品的质量和为指导经营决策提供必备根据,企业必须重视标准资料的搜集、整理、传递和效劳工作。现就上述工作谈点个人的粗浅看法。1做好标准资料的搜集标准资料是一个统称。它一般包括:标准正文、标准的制(修)定说明、标准贯彻的宣讲材料、标准的出版发行和更改信息、标准化、标准化的论文等。标准资料的搜集主要是对以上这些文献的搜集。但重点是搜集标准的正文和与其相关的

3、配套标准。搜集的方法主要有外购、与有关单位进展交换、复制或向对方索取,以及通过标准化信息网络进展搜集。搜集的前提条件是:要及时掌握标准的发布和更改等信息;经常与国家及行业标准发行部门、各地新华书店和各级标准情报机构获得联络;确保搜集、采购的标准是最新有效版本。标准资料的搜集要从行业和企业的实际出发,并保证重点,既要搜集国内外先进的标准资料,也要搜集历史资料,同时还要搜集标准开展的信息资料。在搜集标准资料的同时,要注意捕捉信息,利用信息。在知识经济时代,在瞬息万变的市场经济中,要把信息摆到企业开展的大局中来。从标准化的角度来说,就是使信息能确保企业具有极强的应变才能,并能随时作出正确的决策。这就

4、要求我们勤于与各方面沟通,擅长捕捉信息的源头,然后通过各种手段获取信息。1.1信息是进步企业效益的重要环节通过对所掌握的大量标准信息进展认真地分析和整理,汲取其中对本企业有用的信息,以此来调整企业的产品构造,开发新产品,扩大营销市场,使信息变为财富,为企业增加效益。1.2信息是标准化活动的根底企业标准化工作主要是结合企业实际,贯彻施行各级各类标准,制(修)定本企业标准,在这些活动中,标准信息始终是其工作的基矗企业应侧重那些与产品标准化亲密相关的信息,并确保其及时性、真实性、典型性和连续的规律性。2标准资料的管理2.1分类根据行业特点和科研消费的需要,将标准资料按级别、类别或专业分类管理,并建卡

5、、建账、编目、上架,以利检索查询。随着办公设备的现代化,目前已有很多企业利用计算机辅助资料管理工作。当企业采用计算机辅助资料管理时,应尽量多输入一些信息,比方标准历代交换的情况,标准在企业贯彻的情况,标准底图状况,标准的归口管理部门,标准分发情况等等。这样做不仅便于检索和查询,而且可以指导设计、制造、检验等部门正确贯彻和运用标准,最大限度地发挥标准在科研消费中的作用。2.2汇编将同一专业、同一部门、同一场合使用的标准或主体标准与配套标准汇编成册,以方便有关部门和有关人员使用。2.3动态管理对已被更改、代替与作废的标准,及时地做好相应的处理工作,以防止“废止标准在消费现场使用,保证消费现场所使用

6、标准的有效性。3标准资料的传递和效劳标准只有通过贯彻施行,才能使企业产生明显的经济效益和社会效益。因此,应把搜集整理过的标准资料按类别及时传递给不同的使用对象,使他们尽快地理解和掌握标准的内容,以促进标准早日地贯彻施行。为达此目的,标准资料部门应做好以下工作:(1)建立有关标准资料管理的规章制度,确保资料传递标准化、制度化,做到资料管理、借阅、查询有章可循,有据可查。(2)定期或不定期地发布资料信息通报,及时地将标准资料搜集整理的情况通报给有关部门和人员。(3)定期印发标准有效目录,确保消费现场使用的标准资料的现行有效性。(4)大力宣传标准资料信息的作用和重要性,以进步全员的标准化信息意识。大家知道,标准资料信息的技术范畴很广,只靠资料员去搜集、整理是远远不够的,因此必须发动设计、工艺、质量、管理等方面的指导及专业人员共同参与才能做好标准资料信息的搜集工作,这样搜集到的标准信息,能亲密结合企业的实际,