q采购管理-采购手册

1、PAGE 采 购 手 册PAGE PAGE 62 采购手册的编订目的采购手册的编订目的为了使公公司有关关采购事事务均能能遵循制制度办理理，便于于最适当当时间、在可能能范围内内以最低低价格，向最适适当的供供应商，购买品品质最佳佳、数量量最恰当当的原料料、辅料料、商品品或服务务，特制制订本手手册。 采购的的定义采购的定定义企业根据据需求提提出采购购计划、审核计计划、选选好供应应商、经经过商务务谈判确确定价格格、交货货及相关关条件，最终签签订合同同并按要要求收货货付款的的过程。 适用范范围适用范围围1原料料：是指指直接使使用于生生产之原原材料，是构成成产品最最主要的的成分。通常，原料是是在产品品的制

2、造造成本中中，所占占比例最最高的项项目。（1）（2）、（3）（4）2辅料料：在产产品的制制造过程程中，除除了原材材料之外外所耗用用的材料料均属之之。（1）油油漆： （2）胶胶粘剂（3）包包装：纸纸箱、热热收缩膜膜、PEE缠绕膜膜、PEE珍珠棉棉、防潮潮膜、机机用打包包带、透透明胶带带、钢卷卷带、打打包扣、托盘 3燃料料：煤4其它它：（1）砂砂带（2）刀刀具 采购政政策一采购购政策1本公公司物料料供应采采用集中中采购制制度。2本公公司物料料采购计计划系根根据物料料需求计计划而拟拟订。3本公公司对储储备物料料采用预预购备用用方式采采购，对对非储备备物料采采用现用用现购方方式采购购。4本公公司采购购

3、人员应应采取客客观公正正之态度度并保持持价值观观念从事事业务。5本公公司采购购得经由由供应商商或制造造商以询询价、比比价、议议价方式式办理。6每一一购案之之供应商商或制造造商，除除因采购购金额微微小或因因事实上上不可能能外，应应以指定定两家或或两家以以上询价价为原则则。7本公公司采购购在必要要时以订订立长期期合约或或短期采采购合约约方式办办理。是是否以订订约为宜宜，及订订约有效效期限之之长短，应以与与本公司司最有利利之因素素考虑。8本公公司对物物料采购购应加强强计划与与预算之之功能，以增进进效率，降低成成本。9本公公司对物物料采购购应实施施市场调调查工作作，建立立有关资资料，作作为选择择供应商

4、商之依据据。10本本公司对对物料采采购工作作之进行行，应实实施独立立之追踪踪制度，以增进进工作效效能。11本本公司对对物料采采购过程程应保持持完整之之记录，以供充充分参考考运用。二采购购政策之之评估与与修订采购政策策之评估估作业，应先依依据公司司现行的的采购政政策，对对各采购购项目的的供应来来源展开开研究，并列出出其优、缺点；其次再再以“采购项项目”为主，针对每每一个项项目的采采购政策策，予以以检讨修修正，进进而消除除现有政政策对采采购项目目所既存存的缺点点。在检检讨修正正采购政政策时，同时应应以业种种别、厂厂商别及及零件别别为基准准，进行行检讨其其影响购购入成本本的变动动因素，例如：目前及及

5、日后的的经济动动向市场场变化等等因素，加以思思考分析析，才决决定是独独家采购购，还是是多家分分散采购购或一般般性订购购方式，以使购购买政策策具有高高度弹性性。在评估采采购政策策时，可可使用下下列检核核项目，进行检检讨：1采购购政策是是否具有有可配合合市场、经济动动向或其其交易内内容变异异之弹性性？2中、长期或或年度的的采购执执行方式式是否明明确？3在执执行订货货前，是是否已检检讨集中中及分散散采购等等方法的的优缺点点？4交易易形态能能否适切切的运用用，以降降低采购购成本？5改变变订货量量对于采采购成本本会有影影响吗？6是否否对供应应商进行行评鉴？7是否否依供应应商评鉴鉴结果进进行订货货？8是否

6、否积极的的辅导或或培育协协力厂？9对协协力厂的的辅导成成果是否否反映在在采购成成本上？ 采购制制度采购制度度 采购制制度系指指企业对对采购工工作之管管理。依依据企业业的规模模、地理理条件、产品种种类等采采取中央央集权方方式的“集中制制”，或是是地方分分权方式式的“分散制制”，或是是兼分权权与集权权的混合合方式的的“混合制制”。一集中中制 将采采购工作作集中一一个部门门办理，做到极极点时，总公司司各部门门、分公公司及各各工厂均均无采购购权责。（一）优优点1集中中采购可可使数量量增加，提高对对卖方的的谈判力力量，较较易获得得价格折折让与良良好服务务。2只有有一个采采购部门门，因此此采购方方针与作作

7、业规则则，比较较容易统统一实施施。3采购购功能集集中，减减少人力力浪费；便利人人才培养养与训练练；推行行分工专专业性，使采购购作业成成本降低低，效率率提升。4建立立各部门门共同物物料的标标准规格格，可以以简化种种类，互互通有无无，亦可可节省检检验工作作时间。5可以以统筹规规划供需需数量，避免各各自为政政，产生生过多存存货，各各部门过过剩物资资，亦可可相互转转用。（二）缺缺点1采购购流程过过长，延延误时效效；零星星、地域域性及紧紧急采购购状况难难以适应应。2非共共同性物物料集中中采购，并无数数量折扣扣利益。3采购购与使用用单位分分离，采采购绩效效较差。例如规规格确认认，物品品转运等等费事耗耗时。

8、（三）使使用状况况1企业业产销规规模不大大，采购购量值小小，全公公司只要要一个采采购单位位来办理理，即可可充分满满足各部部门对物物品或劳劳务的需需求。2企业业各部门门及工厂厂集中一一处，采采购工作作并无因因地制宜宜之必要要。或部部门与需需用部门门虽非同同处一地地，但因因距离亦亦非遥远远，通信信工具相相当便捷捷，采购购工作集集中由一一单位办办理，尚尚不至于于影响需需求时效效。3企业业虽有数数个生产产机构，但是产产品种类类大同小小异，集集中采购购可以达达到“以量制制价”的效果果。二分散散制将采购工工作分散散给各需需用部门门分别办办理。此此一种制制度通常常使用于于企业规规模较大大，工厂厂分散与与较广

9、区区域的企企业。此此类企业业，若采采用集中中制，则则容易产产生采购购上的迟迟延，且且不易应应付紧急急需要，而购用用部门的的联系相相当困难难，采购购作业与与单据流流程显得得漫长复复杂。除了前述述地理因因素造成成采用分分散制的的理由外外，若散散布各地地的工厂厂，在生生产设备备、贮藏藏设备、社区的的经济责责任等，具有独独特的差差异性时时，亦以以采用分分散制较较为适宜宜。三混合合制兼取集中中、分散散制优点点而成。凡属共共同性物物料，采采购金额额较大者者，或进进口品等等，均集集中由总总公司采采购部办办理；小小额、因因地制宜宜、临时时性的采采购，则则授权分分公司或或各厂执执行。公司组织织架构图图参见后后附

10、图 采购授授权采购授权权为了圆满满执行工工作并达达到目标标，采购购部门应应有下列列四种决决策权：供应商之之选择。交易价格格及条件件之决定定。采购规范范之确认认。4 与与潜在供供应商之之接触联联系。再就采购购部门而而言，为为实施分分层负责责，提高高工作效效率，通通常会实实施下列列两种授授权措施施：内部授权权采购主管管秉承上上级主管管或公司司制度，在一定定金额内内有决定定采购之之权。超超过此一一权限，仍需呈呈请上级级主管核核定。外部授权权除了采用用混合式式采购制制度之外外部授权权状况外外，尚有有对于执执行专案案计划人人员之授授权（不不受公司司原有采采购制度度之约束束），或或采购部部门认定定由使用用

11、部门自自行办理理更为妥妥当之授授权。金金额较大大之外部部授权，采购部部门应保保留查核核之权，以免发发生流弊弊。公司采购购核决表表 负 责 人人权项 目 限供应部负负责人技术部负负责人质量部负负责人财务部负负责人公司副总总经理公司总经经理原辅材料料采购合同同复审复审复审复审复审核决原辅材料料采购订单单复审核决零星材料料采购复审复审复审核决采购计划划及预算复审核决入库单核决检验单核决退货单核决结算单复审核决税票复审核决 作业流流程作业流程程凡企业规规模愈大大，采购购金额偏偏高者，对程序序的设计计愈为重重视。兹兹将一般般采购作作业的流流程设计计应注意意的要点点，列述述如下：1先后后顺序及及时效控控制

12、即应注意意其流畅畅性与一一致性，并考虑虑作业流流程所需需要时限限。譬如如，避免免同一主主管对同同一采购购案件，做数次次的签核核；避免免同一采采购案件件，在不不同部门门有不同同的作业业方式；避免一一个采购购案件会会签部门门太多，影响作作业时效效。2关键键点之设设置即为便于于控制，使各项项在处理理中的采采购作业业，在各各阶段均均能追踪踪管制。3划分分权责或或任务即各项作作业手续续及查核核责任，应有明明确权责责规定及及查核办办法。譬譬如，请请购、采采购、验验收、付付款等权权责均予予区分。4作业业过程中中发生摩摩擦、重重复与混混乱即注意变变化性或或弹性范范围以及及偶发时时间之因因应法则则。5繁简简或被

13、重重视的程程度，应应与所处处理业务务或采购购各项的的重要性性或价值值的大小小相适应应即凡涉及及数量较较大，价价值较高高，或易易发生舞舞弊之作作业，应应有较严严密之处处理监督督。反之之，则可可略予放放宽，以以求提高高工作效效率。6程序序应合时时宜即应注意意程序的的及时改改进。早早期设计计的处理理程序或或流程，经过若若干时日日后，应应加以检检讨，不不断改进进，以因因应组织织的变更更，或作作业上的的实际需需要。由上述采采购作业业流程设设计应注注意的各各项要点点，可以以了解采采购流程程对采购购作业的的影响及及重要性性。采购购作业基基本步骤骤如下：1需求求即在采购购之前，应先确确定买哪哪些物料料？买多多

14、少？何何时买？由谁决决定等？2需求求说明即确认需需求之后后，对需需求的细细节如品品质、包包装、售售后服务务、运输输及检验验方式等等，均须须加以明明确说明明，以便便来源选选择及价价格谈判判等作业业，能顺顺利进行行。3选择择可能的的供应来来源即就需求求说明，从原有有供应厂厂商中，选择实实绩良好好厂商，通知其其报价。 4合宜宜价格的的决定即决定可可能的供供应商后后，进行行价格的的谈判。 5订单单安排即于价格格谈妥后后，应办办理订货货签约手手续。合合约或订订单，均均属具有有法律效效力的书书面文件件，对买买卖双方方的要求求、权利利及义务务，须予予列明。6订单单追踪与与稽核即签约订订货之后后，为求求销售厂

15、厂商之如如期、如如质、如如量交货货，应依依据合约约规定，督促厂厂商按规定交交运，并并予严格格验收入入库。7核对对发票厂商交货货验收合合格后，随即开开具发票票，要求求付清货货款时，对于发发票的内内容是否否正确，应先经经采购部部门核对对，财务务部门才才能办理理付款。8不符符与退货货处理即凡厂商商所交货货品与合合约规定定不符而而验收不不合格者者，应依依据合约约规定退退货。并并立即办办理重购购，予以以结案。9结案案即凡验收收合格付付款，或或验收不不合格退退货，均均须办理理结案手手续，清清查各项项书面资资料有无无缺失，绩效好好坏等，签报高高阶层管管理或权权责部门门核阅批批示。10纪纪录与档档案维护护即凡

16、经结结案批示示后之采采购，应应列入档档案登记记编号分分类，予予以保管管，以备备参阅或或事后发发生问题题之查考考。（档档案都有有一定保保管期限限之规定定）。第八章 采购购表单 XXXXXXX有限公公司供应应商送货货单 NNO 00000084送货单位位： 钩稽单单号:年 月月 日 编 码品 名规 格单 位数 量单 价金 额额备 注注合 计计送货人：制表人：三联存存根联送货联联升达联联 XXXXXX有有限公司司入库单单 NO 00000844送货单位位： 钩稽单单号:年 月月 日 编 码品 名规 格单 位数 量单 价金 额额备 注注合 计计记帐人：经办人：库管：四联存存根联仓库联联记帐联联供应联联

17、 XXXXXXX有限限公司退退货单 NNO 00000084退货单位位： 钩稽单单号:年 月月 日 编 码品 名规 格单 位数 量单 价金 额额备 注注合 计计记帐人：经办人：库管：四联存存根联仓库联联记帐联联供应联联请款 单请款金额额请款部门门请款人请款日期期合同编号号合 同经 办 人签 订订付款额已付款额额欠付款入库验收收人入库时间间财 务 部审核意见见付款时间间收款单位位开户行帐号请款理由由：供 应 部审核意见见审批意见见：编号 请 购 单单 年 月 日日 编 号号品 名名规 格单位数量需用日期期请购原因因 及及 用用 途备 注注核准： 供应部部负责人人： 请请购部门门负责人人： 请购购

18、人： XXXXXX有限限公司货货款结算算单NO：供应商： 合合同号： 时间： 收货货单号：验收单单号：品种规格结算规格格换算率（每片）计算单位位数量（片片）面积含税单价价不含税单单价税率（%）金额税额价税合计计合计预付金额额：实付金额额（大写写）：备注：经办人：财务负责责人：制表人：四联存存根联财务联联客户联联供应联联有限公司司联络单单NO：供方： 联络内容容品 种规 格（mm）等级数 量（）交货时间备 注合 计我公司向向贵公司司采购如如下业务务：要求：敬请贵公公司收到到本单后后，签署署一份传传回本公公司。经办人： 负负责人：时 间间：回复内容容品 种规 格（mm）等级数 量（）交货时间备 注

19、合 计经办人： 负负责人：时 间间：第九章 采购购部门之之隶属采购部门门之隶属属总经理行政副总经理生产副总经理人事部部长行政部部长财务部部长质管部部长供应部部长生产部部长研发部部长销售部部长第十章 采购购部门之之建立采购部门门之建立立第十一章章 采采购部门门之职责责供应部工工作职责责1审查查请购单单之内容容，包括括是否有有采购之之必要及及请购单单之规格格与数量量等是否否恰当。2与技技术、品品管等部部门人员员共同参参与合格格厂商之之选择。3执行行采购功功能，包包括询价价、比价价、议价价及订购购。4交货货之稽催催与协调调。5物料料之退货货与索赔赔。6物料料之开发发及价格格调查。7采购购计划与与预算

20、之之编订。8供应应厂商之之管理。9采购购制度、流程、表单等等之设计计与改善善。二供应应部部长长工作职职责1拟订订采购部部门工作作方针与与目标。2负责责主要原原料之采采购。3编制制采购计计划与预预算。4签核核合约与与订购单单。5采购购制度建建立与改改善。6撰写写部门月月报。7主持持采购人人员教育育训练。8建立立与供货货商的良良好关系系。9督导导采购部部门全部部业务及及人员考考核。10主主持或参参与采购购相关业业务的会会议，并并做好部部门间的的协调工工作。三部门门人员相相关工作作职责1协助助部长工工作。2请购购单、验验收单之之登记。3订购购单与合合约之缮缮记。4交货货记录及及稽催。5访客客之安排排

21、与接待待。6采购购费用之之申请与与报支。7供应应厂商之之考核。8电脑脑作业与与档案管管理。四原料料采购主主管工作作职责1经办办生产原原料采购购。2查访访厂商。3与供供应厂商商谈判价价格、付付款方式式、交货货日期等等。4确定定交货日日期。5一般般索赔案案件办理理，处理理退货事事宜。6监督督和协调调原材料料供应厂厂商的质质量执行行。7收集集价格情情报，调调查市场场行情。五辅料料采购主主管工作作职责1经办办生产辅辅料采购购。2查访访厂商。3与供供应厂商商谈判价价格、付付款方式式、交货货日期等等。4确定定交货日日期。5一般般索赔案案件办理理，处理理退货事事宜。6监督督和协调调辅料供供应厂商商的质量量执

22、行。7收集集价格情情报及替替代品资资料。1第十二章章 采采购人员员之选用用一才能能方面（一）成成本意识识与价值值分析能能力采购支出出系构成成销货成成本的主主要部分分，因此此采购人人员必须须具有成成本意识识，精打打细算，锱铢必争争，不可可“大而化化之”。其次次，必须须具有“成本效效益”观念，所谓“一分钱钱一分货货”，不可可花冤枉枉钱，买买品质太太好或不不堪使用用之物品品。随时时将投入入“成本”与产出出（使用用状况时效效、损耗耗率、维维修次数数等）加加以比较较。此外外，对报报价单的的内容，应有分分析的技技巧，不不可以“总价”比较，必须在在相同的的基础上上，逐项项（包括括原料、人工、制造费费、税金金

23、、利润润、交货货时间、付款条条件等）加以剖剖析评断断。（二）预预测能力力在动态经经济环境境下，物物品的采采购价格格与供应应数量经经常调整整变动。采购人人员应能能依据各各种产销销资料，研判货货源是否否充裕；与供应应商的接接触，从从其“惜售”的态度度，亦能能揣摩物物品可能能供应日日绌；从从物品原原料价格格的涨跌跌，亦能能推断采采购成本本将受影影响的幅幅度有多多少。总总之，采采购人员员必扩充充视闻，具备“察言观观色”的能力力，对物物品将来来供应的的趋势能能预谋对对策。（三）表表达能力力采购人员员无论是是用语言言或文字字与供应应商沟通通，必须须能正确确、清晰晰表达所所欲采购购的各种种条件，例如规规格、

24、数数量、价价格、交交货期限限、付款款方式等等，避免免语意含含混，滋滋生误解解。特别别是忙碌碌的采购购工作，必须使使采购人人员具备备“长话短短说，意意简言赅赅”的表达达能力，以免浪浪费时间间。“说之以以理，动动之以情情”来争取取优惠的的采购条条件，更更是采购购人员必必须锻炼炼的表达达技巧。（四）专专业知识识采购人员员对其经经办的产产品，若若能了解解原料来来源、组组合过程程、基本本功能、品质、用途、成本等等，将有有助与供供应商的的沟通，并避免免“敌暗我我明”吃亏上上当。有有了专业业知识，更能主主动开发发新来源源或替代代品，有有助于降降低采购购成本。二品德德方面（一）临临财不苟苟得采购人员员所处理理

25、的“订购单单”与“钞票”并无太太大差异异，因此此难免被被“惟利是是图”的供应应商所包包围。无无论是威威迫（透透过人际际关系）或利诱诱（回扣扣或红包包），采采购人员员必须维维持“平常心心”、“不动心心”，否则则以牺牲牲公司权权益，图图利他人人或自己己，终将将误人误误己。“重利忘忘义”之徒，实难胜胜任采购购职责。（二）敬敬业精神神“缺货或或断料”实为采采购人员员最大之之耻辱。固然造造成料品品短缺之之原因甚甚多，若若采购人人员不能能抱持“舍我其其谁”的态度度，负责责调度所所需之货货品或物物料，则则公司之之损失，必将可可观。（三）虚虚心与耐耐心采购人员员虽然较较占上风风，但对对供应商商之态度度，必须须

26、公平互互惠，甚甚至不耻耻下问，虚心求求教，不不可趾高高气扬，傲慢无无礼。与与供应商商谈判或或议价的的过程，可能相相当艰辛辛与复杂杂，采购购人员更更需有忍忍耐、等等待的修修养，才才能“欲擒故故纵”，气定定神闲进进行工作作。居于于劣势时时，亦能能忍让求求全，不愠愠不火，克尽事事功。第十三章章 采采购计划划与预算算采购计划划与预算算是属于于生产计计划中的的一部分分，也是是企业年年度计划划与目标标的一部部分。通通常，业业务部门门的行销销计划（即销货货收入预预算）为为年度营营业计划划之起点点，然后后生产计计划才随随之订定定。而生生产计划划系包括括采购预预算（直直接原料料成本）、直接接人工预预算及制制造费

27、用用预算。由此可可见，采采购预算算乃是采采购部门门为配合合年度的的销售预预测或生生产数量量，所对对需求的的原料、辅料、零件等等之数量量及成本本做详实实的计划划，以利利整个企企业目标标之达成成。亦即即，采购购计划与与预算虽虽是整个个企业预预算的核核心，尚尚若单独独编订，不但缺缺乏使用用的实用用的价值值，也失失去其他他部门的的配合。所以，采购预预算之编编制，必必须依循循企业预预算制度度为之，而有其其一定的的流程与与步骤。一采购购计划（一）编编订采购购数量计计划的目目的企业之经经营始自自购入原原料、物物料后，经加工工制成或或经组合合装配成成为产品品，再透透过销售售过程获获取利润润。其中中如何获获取足

28、够够数量的的原料、物料，即是采采购数量量计划的的重点所所在。因因此，数数量计划划乃是为为维持正正常的产产销活动动，在某某一特定定的期间间内，应应在何时时购入何何种材料料多少的的估计作作业。此此项数量量计划应应达到下下列的目目的：1预估估材料需需用数量量与时间间，防止止供应中中断，影影响产销销活动。2避免免材料储储存过多多，积压压资金，占用堆堆积的空空间。3配合合公司生生产计划划与资金金调度。4使采采购部门门事先准准备，选选择有利利时机购购入材料料。5确立立材料耗耗用标准准，以便便管制用用料成本本。（二）采采购量之之决定过过程1生产产计划由销售预预测，加加上人为为的判断断，即可可拟订销销售计划划

29、或目标标。此一一销售计计划，系系表明各各种产品品在不同同时间的的预期销销售数量量；而生生产计划划即依据据销售数数量，加加上预期期的期末末存货减减去期初初存货来来拟订。2用料料清表生产计划划只列示示产品的的数量，并无法法直接知知道某一一产品需需用哪些些物料，以及数数量多少少，因此此必须借借助用料料清表。本表是是由研究究发展或或产品设设计部门门所拟订订的，内内容列是是各种产产品由哪哪些材料料所制造造或组合合而成。根据此此表可以以精确计计算制造造某一种种产品的的用料需需求数量量。用料料清表所所列的耗耗用量，即通称称的标准准用量，与实际际用量相相互比较较，作为为用料管管制的依依据。3存量量管制卡卡若产

30、品有有存货，则生产产数量不不一定要要等于销销售数量量。同理理，若材材料有库库存数量量，则材材料采购购数量也也不一定定要等与与根据用用料清表表所计算算的材料料需用量量。因此此，必须须建立物物料的存存量管制制卡，以以表明某某一物料料目前的的库存状状况；再再依数量量，然后后才开具具请购单单，进行行采购活活动。兹将采购购数量之之决定过过程，归归纳为如如图所示示：原物料采购计划预算采购政策与库存政策（存量水准）90材料ABC分析（存量管制卡）月份材料需求计划生产计划销售计划销售预测二采购购预算为了使预预算对实实际的资资金调度度具有意意义，采采购预算算应以现现金基础础编制，而非采采用传统统上的应应计基础础

31、；也就就是说，采购预预算应以以付款的的金额来来编订，而不以以采购的的金额来来编订。三采购购计划与与预算之之影响因因素影响采购购计划与与预算的的准确性性的要素素，有下下列各项项：（一）年年度行销销计划除非市场场出现供供不应求求的状况况，否则则企业年年度的经经营计划划多以行行销计划划为起点点；而行行销计划划之拟订订，又受受到销售售预测之之影响。销售预预测的决决定因素素，包括括外界的的不可控控制因素素，如国国内、外外经济发发展情况况（GNNP、失失业率、物价、利率等等）、人人口成长长、政治治体制、文化及及社会环环境、技技术发展展、竞争争者状况况等；以以及内部部可控制制因素，如财务务状况、技术水水准、

32、厂厂房设备备、原料料零件供供应情况况、人力力资源及及公司声声誉等。（二）年年度生产产计划一般而言言，生产产计划根根源于行行销计划划，行销销计划过过于乐观观，将使使产量变变成存货货，造成成企业的的财务负负担；反反之，过过度保守守的行销销计划，将使产产量不足足以供应应顾客所所需，丧丧失了创创造利润润的机会会。因此此，生产产计划常常因行销销人员对对市场的的需求量量估算失失当，造造成生产产计划朝朝令夕改改，也使使得采购购计划与与预算必必须经常常调整修修正，物物料供需需长久处处于失衡衡状况。（三）用用料清表表特别在高高科技行行业，产产品工程程变更层层出不穷穷，致使使用料清清表难做做即时之之反映与与修订。

33、以至根根据产量量所计算算出来的的物料需需求数量量，与实实际的使使用量或或规格不不尽相符符，造成成采购数数量过于于不及，物料规规格过时时或不易易购得。因此，采购计计划之准准确性，有赖维维持最新新、最正正确的用用料清表表。（四）存存量管制制卡由于应购购数量必必须扣除除库存数数量，因因此，存存量管制制卡之记记载是否否正确，将是影影响采购购计划准准确性的的因素之之一。这这包括料料账不一一致，以以及物料料存量是是否全为为良品。若账上上数量与与仓库架架台上的的数量不不符；或或存量中中并非全全数皆为为规格正正确之物物料；这这将使仓仓库的数数量低于于实际上上的可取取用数量量，故采采购计划划中的应应购数量量将会

34、偏偏低。（五）物物料标准准成本之之设定在编订采采购预算算时，对对将来拟拟购物料料之价格格预测不不易，故故多以标标准成本本替代之之。若此此标准成成本之设设定，缺缺乏过去去的采购购资料为为依据，亦无工工程人员员严密精精确地计计算其原原料、人人工及制制造费用用等组合合或生产产之总成成本，则则其正确确性不无无疑问。因此，标准成成本与实实际购入入价格的的差额，即是采采购预算算准确性性的评估估指标。（六）生生产效率率生产效率率的高低低，将使使预计的的物料需需求量与与实际的的耗用量量产生误误差。产产品的生生产效率率降低，会导致致原物料料的单位位耗用量量提高，而使采采购计划划中的数数量不够够生产所所需。过过低

35、的产产出率，亦会导导致经常常进行修修改作业业，而使使得零组组件之损损耗超出出正常需需用量。所以，当生产产效率有有降低趋趋势时，采购计计划必须须将此额额外的耗耗用率算算计进去去，才不不会发生生原物料料的短缺缺现象。（七）价价格预期期在编订采采购预算算时，常常对物料料价格涨涨跌幅度度、市场场景气之之荣枯、乃至汇汇率变动动等多加加预测，甚至列列为调整整预算之之因素。不过，因为个个人主观观之判定定与事实实的演变变常有差差距，亦亦可能会会造成采采购预算算的偏差差。由于影响响采购计计划与预预算的因因素颇多多，故采采购计划划与预算算拟订之之后，必必须与产产销部门门保持经经常的联联系，并并针对现现实的状状况做

36、必必要的调调整与修修订，才才能达成成维持正正常产销销活动的的目标，并协助助财务部部门妥善善规划资资金的来来源。第十四章章 采采购方式式一合约约采购原辅材料料之采购购，供应应部应事事先选定定厂家，议定供供应价格格及交易易条件，办理合合约采购购,以确确保料源源，简称称采购作作业。二一般般采购供应部依依“请购单单”逐案办办理询价价、议价价作业。第十五章章 询询价 报报价 成成本分析析一询价价欲有效地地执行采采购作业业流程中中之询价价工作，则其首首要之途途乃在寻寻求合格格的供应应商。因因为合格格的供应应商，才才能提供供适当的的品质、充分的的数量、准时交交货、合合理的价价格以及及热忱的的服务，所以如如何

37、选择择适合的的供应商商，是采采购工作作最重要要的任务务之一。(一) 供应商商之评选选如何选定定最适当当的供应应商，是是许多企企业与机机构的采采购部门门最重要要的职责责之一。一般而而言，供供应商的的家数愈愈多，选选择最适适当供应应商的机机会就愈愈大。因因此，如如何扩大大寻找供供应商的的来源，便是采采购人员员相当重重要的课课题。寻寻找供应应商，可可由下列列各种途途径来进进行：1. 利利用现有有的资料料在管理比比较上轨轨道的公公司，多多会建立立合格厂厂商的档档案或名名册，因因此采购购人员不不必舍近近求远，应该就就现有的的厂商去去甄选，分析和和了解他他们是否否符合要要求适当的的品质、准时交交货、合合理

38、的价价格及必必需的服服务等。2透过过同业介介绍所谓“同同行是冤冤家”是指业业务人员员之间，因为彼彼此间竞竞争顾客客，尔虞虞我诈；反之，同行的的采购人人员之间间倒是“亲家”，因为为彼此可可以联合合采购或或互通有有无。采采购人员员若能广广结善缘缘，同业业必乐与与提供供供应商的的参考名名单，因因为“于己无无害，于于人有利利”，何乐乐不为。3阅读读专业刊刊物采购人员员可从各各种专业业性的杂杂志或刊刊物，获获悉许多多产品的的供应商商，也可可以从“采购指指南”、“工商名名录”、“黄页”电话话分类广广告等，获得供供应商的的基本资资料。4协会会采购人员员可以洽洽询拟购购产品的的同业协协会，提提供会员员厂商名名

39、录，此此外也可可洽询采采购专业业顾问公公司，特特别是来来源稀少少或取得得不易之之物品，例如精精密的零零件或管管制性的的仪器。5参加加产品展展示会采购人员员应参加加有关行行业的产产品展示示会，亲亲自收集集适合的的供应商商资料，甚至当当面洽谈谈。最后，值值得一提提的是，供应商商的寻找找不应局局限于本本地，也也应该利利用外地地的供应应来源。二供应应商之评评选程序序（一）成成立评选选小组供应商之之评选，第一步步应该是是成立调调查小组组，对合合格厂商商的各项项资格或或条件进进行分析析及审议议。小组组的成员员可包括括采购部部门、工工程部门门、生产产部门、品质保保证部门门、财务务部门等等。（二）决决定评审审

40、的项目目由于供应应商之间间的条件件，可能能互有轩轩轾，因因此，必必须有客客观的评评分项目目，作为为选拔合合格厂商商之依据据。评审审项目通通常包括括：1一般般经营情情况（1）公公司成立立的历史史。（2）负负责人的的资历。（3）登登记资本本额。（4）员员工人数数。（5）主主要客户户。（6）财财务状况况。（7）营营业证照照。2供应应能力（1）生生产设备备是否新新颖。（2）生生产能力力是否已已充分利利用。（3）厂厂房空间间是否足足够。（4）工工厂地点点是否邻邻近买方方。3技术术能力（1）技技术是自自行开发发或依赖赖外界。（2）有有无与国国际知名名机构技技术合作作。（3）现现有产品品或试制制样品之之技术

41、评评估。（4）技技术人员员人数及及教育程程度。4管理理制度之之绩效（1）生生产作业业是否顺顺畅合理理，产出出效率如如何？（2）物物料管制制流程是是否以电电脑化，生产计计划是否否经常改改变。（3）采采购制度度是否能能确实掌掌握材料料来源及及进度。（4）会会计制度度是否对对成本计计算提供供良好的的基础。5品质质能力（1）品品质管制制制度之之推行是是否落实实，是否否可靠？（2）有有无品质质管制手手册。（3）是是否订有有品质保保证的作作业方案案。（4）有有无政府府机构的的评鉴等等级。（三）设设定评审审项目之之权数即针对每每个评审审项目，权衡彼彼此的重重要性，分别给给予不同同的权数数。不过过，无论论评审

42、项项目多少少，各项项目权数数的总和和必定是是1（1100%）。然而每个个评审项项目的权权数，在在评选小小组各组组员之间间，仍必必须按其其专业程程度加以以分配。譬如以以技术能能力而言言，生产产人员所所占的该该项权数数的分配配比率，应该比比其他组组员为高高。评选小组组决定了了供应商商的评审审项目及及权数后后，可将将供应商商调查问问卷送交交相关厂厂商填写写。然后后进行访访谈或实实地调查查，并定定期召集集评选会会议，按按照供应应商资格格评分表表（如下下表示）进行评评定的工工作。供应商资资格评分分表公司名称称：电 话：地 址：评审状况况（ ）初初审（ ）追查查（ ）改进（ ）核核准（ ）不合合格审查评分

43、表评核项目目配分审 查查 小小 组组分数工程品管采购1一般经营营状况150.220.220.662制造能力力200.440.440.223技术能力力200.550.330.224管理制度度绩效150.330.330.445品管能力力（成品品）200.330.440.336品管能力力（原料料）100.330.440.33100总 分注：1 每一评评核项目目均予适适当配分分2 除非非另有规规定,否否则总分分在600分以下下视为不不合格供供应商一般评语语采购部门门评审：工程部门门评审：品管部门门评审：（四）合合格厂商商之分类类分级合格厂商商分类系系按各厂厂之专业业予以归归类，分分级系将将各类的的合格

44、厂厂商按其其能力划划分等级级。分类类的目的的，避免免厂商包包办各种种采购条条件，预预防外行行人做内内行事；分级的的目的，防止厂厂商大小小通吃，是配合合采购的的需求，选择适适当的厂厂商。通常，采采购人员员最不欢欢迎“什么都都能交（物品）”的厂商商。因为为他们通通常并非非专业厂厂商，只只是到处处承揽业业务的“掮客”，对货货品的性性质并不不十分熟熟谙，且且多在拿拿到订单单后，才才寻找来来源。一一旦交货货有问题题或品质质出错，经常缺缺乏能力力解决，且极力力规避责责任。换换言之，在高度度分工专专业化的的时代，每一个个供应商商应有其其“定位”最专专精的产产品或服服务，因因此，供供应商的的分类及及分级，可以

45、避避免“鱼目混混珠”，达到到寻求最最适当来来源之目目的。合格厂商商之分类类分级表表(略)三询价价的方式式询价通常常可分为为下列两两种方式式：1口头头询价由采购人人员以电电话或当当面向供供应商说说明采购购案件的的品名、规格、单位、数量、交货期期限、交交货地点点、付款款及报价价期限等等资料。口头询价价的方式式相当便便捷，可可以免除除以书面面方式询询价所需需耗费的的邮寄时时间；不不过，询询价的物物品应以以双方经经常交易易，且规规格简单单、标准准化者为为宜。2书面面询价鉴于口头头询价可可能发生生语言沟沟通上的的错误，且口说说无凭，若将来来发生报报价或交交货规格格上的差差异，不不但浪费费时间，也容易易引

46、起交交易纠纷纷。因此此，对于于规格复复杂且不不属于标标准化的的产品，应采用用书面询询价为宜宜。但为为了节省省双方通通信时间间，目前前许多公公司皆使使用传真真机或电电脑将询询价单送送发给供供应商，不但详详实而且且快速。询价单的的参考格格式如下下：询价单/报价单单NO：03310品种规格结算规格格等级数量单价金额mmmmm2元/m22元9801033166.59209215A190001003116.5518200922155A98010331779209215A19000100311718200922155A说明：一、报价价须知 1、交货期期限：订订购后天天内交清清。 2、交货地地点：工工厂仓库

47、库。 3、结算价价格：含含税价 4、付款方方法：交交货验收收合格后后付款。 5、订购方方法：签签订一年年期合同同，每月月20日下下达下月月订单。二、报价价期限报价单请请于年月日以前前惠予报报价以便便洽购。单位：XXXXXXXXXXXXXX业有限限公司供供应部单单位：地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX地地址：电话：XXXXXXXXXXXX电电话：传真：XXXXXXXXXXXXXX传真：负责人签签字（盖盖章）：负责人人签字（盖章）：年月日年年月日四报价价（一）报报价的基基础一般而言言，供应应商的报报价可根根据三种种基础来来推行：1成本本加成法法指

48、供应商商的报价价是以其其提供物物品或劳劳务所必必须投入入的成本本总额（包括材材料成本本、器具具损耗、人员费费用、运运销费用用、管理理费用以以及税金金等），加计预预期的利利润成数数而订定定。此一一定价方方式，即即俗称的的“将本就就利”。但是是卖方削削价求售售时，它它的订价价可能只只吸收一一部分成成本而非非全部成成本。2市价价法指价格系系以供需需双方的的关系而而订定。当卖方方市场价价格趋高高时，供供应商可可能获取取暴利，只要一一个愿、打一个个愿挨，交易仍仍然顺利利成立；反之，买方市市场货品品滞销时时，供应应商也会会血本无无归。由由于供需需情况变变化无常常，价格格往往脱脱离成本本基础，暴起暴暴落。（

49、二）报报价的种种类供应商的的报价依依付款方方式不同同，可分分为下列列几种：到厂价与与出厂价价到厂价价系指供应应商的报报价，负负责将物物品送达达买方的的工厂或或指定地地点，其其间所发发生的各各项费用用概由卖卖方承担担。出厂价价系指卖方方的报价价不包括括运送责责任，即即由买方方雇用运运输工具具，前往往卖方的的制造厂厂提货。此种情情形通常常出现在在买方拥拥有运输输工具或或卖方加加计的运运费偏高高时，或或当卖方方市场时时，供应应商不再再提供免免费的运运送服务务。2现金金价与期期票价现金价价以现金之之方式支支付货款款。期票价价买方以延延期付款款的方式式来采购购物品。通常卖卖方会加加计延迟迟付款期期间的利

50、利息于售售价中。3现货货价与合合约价现货价价指每次交交易时，由供需需双方重重新议定定价格，若有签签定买卖卖合约，亦以完完成交易易后即告告终止。在众多多的采购购项目中中，采用用现货交交易的方方式最频频繁；买买卖双方方按交易易当时行行情进行行，不必必承担预预立契约约或价格格可能发发生巨幅幅波动的的风险或或困扰。合约价价指买卖双双方按照照事先议议定的价价格进行行交易，此一合合约价格格涵盖的的期间依依契约而而定，短短者几个个月，长长者一两两年。由由于价格格议定在在先，经经常造成成与时价价或现货货价的差差异，使使买卖时时发生利利害冲突突。因此此，合约约价必须须有客观观的计算算公式或或定期修修订，才才能维

51、持持公平、长久的的买卖关关系。4定价价与实价价定价指物品标标示之价价格。若若商场的的习惯是是不二价价，自然然牌价（定价）就是实实际出售售的价格格，但有有些商场场仍然流流行“讨价还还价”的习惯惯，例如如某些老老式的商商场或一一般的艺艺品店等等，常使使不知道道内情的的外地人人吃亏上上当。当当然，使使用牌价价在某些些行业却却有正常常的理由由。当买买方叫货货时，卖卖方则以以调整折折扣率来来反应时时价，亦亦无需提提供新的的报价单单给买方方。所以以牌价只只是名目目价格，而非真真实价格格。实价是指买方方实际上上所支付付的代价价。特别别是卖方方为了达达到促销销的目的的，经常常会提供供各种优优惠的条件给给买方，

52、例如数数量折扣扣，免息息延期付付款，免免费运送送与安装装等，这这些优待待都会使使买方真真实的总成成本降低低。（三）报报价的方方式一般而言言，供应应商在接接获采购购部门的的询价后后，应在在买方约约定的期期限内提提出报价价。若以以报价的的方式而而言，可可分为：1口头头报价此即由供供应商以以电话或或当面向向采购人人员说明明报价内内容，报报价之物物品则以以买卖双双方常交交易、规规格简单单且不易易产生错错误者为为宜。此此种报价价方式系系基于双双方的互互信，“言出必必行”，可以以节省书书面报价价所必须须的书写写或邮寄寄时间。2书面面报价供应商以以自备的的报价单单或采购购部门的的投标单单或报价价单，将将价格

53、、交货日日期、付付款方式式、交货货地点等等必要资资料填入入后，寄寄给采购购部门；但金额额较大时时，有些些公司规规定报价价单必须须以密封封方式，寄给稽稽核或财财务单位位，以便便将来公公共拆封封比价。报价单的的表格形形式见询询价单 。五成本本分析（一）成成本分析析之工作作内容成本分析析系指就就供应商商所提报报的成本本估计，逐项作作审查及及评估，以求证证成本的的合理性性与适当当性。通通常，成成本估计计中应包包括下列列的项目目：1工程程或制造造的方法法。2所需需的特殊殊工具、设备。3直接接及间接接材料成成本。4直接接及间接接人工成成本。5制造造费用或或外包费费用。6管销销费用及及税捐、利润。换言之，成

54、本分分析也就就是查证证前述各各项资料料的虚实实，这包包含了两两项工作作：1会计计查核工工作：必必要时，可查核核供应商商的帐簿簿和记录录，以验验证所提提供的成成本资料料的真实实性。2技术术分析：系指对对供应商商的成本本资料，就技术术观点所所作出的的评估，包括制制造技术术、品质质保证、工厂布布置、生生产效率率及材料料损耗等等，此时时采购部部门需要要技术人人员的协协助。（二）成成本分析析之运用用采购人员员要求进进行成本本分析，通常以以下列情情形最为为常见：1底价价制定困困难。2无法法确定供供应商的的报价是是否合理理。3采购购金额巨巨大，成成本分析析有助于于将来的的议价工工作。4运用用制式的的成本分分

55、析表，可以提提高议价价的效率率。至于，采采购人员员如何增增进自己己从事成成本分析析的能力力的呢？下列是是可以加加强的途途径：1利用用自己的的工作经经验。2和厂厂商学习习（了解解他们的的制程）3建立立简单的的制度如如成本计计算公式式等。4养成成分析成成本、比比价和议议价的观观念。（三）成成本分析析表XX厂家家成本分分析表项目XXXXXXXXX厂(年产量量3万mm2)XXXXXXXXX厂(年产量量10万万m2）（元/mm2）（元/mm2）原料(XXX)27.44563.224辅料（XXXX）1.8005.000燃料动力力（煤、电、水水）1.5002.000人工工资资11.5508.200制造费修理

56、费1.0001.000折旧费3.0002.655管理费3.0001.500财务费0.4001.900林业规费费15.5502.000税收11.000成本合计计65.11598.449六价格格分析就采购人人员而言言，低价价与成本本分析表表只是提提供了将将来议价价的参考考价值，也就是是获得一一个合理理的价格格之依据据，它解解决“量”的问题题。至于于“质”的问题题，也就就是各供供应商报报价单的的内容，采购人人员必须须先加以以分析、审查、比较，才能达达到公平平竞争的的基础，即所谓谓“拿苹果果比苹果果”。（一）价价格分析析的效益益事先发现现报价内内容有无无错误，避免造造成将来来交货的的纷争。确保供供应商

57、所所附带的的任何条条件，均均为买方方可以接接受者。将不同的的报价基基础加以以统一，以利将将来的议议价及比比价工作作，而不不会发生生“拿苹果果和橘子子比”的错误误。（二）培培养采购购人员成成本分析析能力，避免按按照“总价”来谈判判价格的的缺失。价格分析析是一种种参考资资料，采采购人员员和厂商商谈价一一定尽力力，不给给厂商暴暴利，但但也不给给它们亏亏本，以以合理的的利润，相辅相相成。采采购主管管可以拿拿分析资资料来查查核采购购人员订订购的价价格是否否合理。第十六章章 议议价的技技巧一采购购谈判的的“规划”采购主管管的主要要工作之之一，就就是要降降低采购购成本 ，因此此必须懂懂得如何何谈判。而成功功

58、的谈判判必须有有妥善的的规划。谈判的的规划工工作，包包括预测测，学习习，分析析及谈判判策四项项，分析析如下：（一）预预测好的预测测包含下下列几项项：1尽早早由供应应商处得得到协助助供应商对对产品的的了解，通常较较买方为为多，要要求供应应商给予予技术、管理、财务等等方面的的协助。2使用用量预测测收集过去去使用量量的资料料，作为为未来订订购量的的参考。同时有有了过去去及未来来的详细细采购资资料，有有助于在在谈判时时得到较较大的折折扣。3掌握握特殊重重大事件件如能掌握握有关罢罢工、天天灾、坏坏天气、关税、法令、运输状状况等重重大事件件，将可可更准确确预测合合理价格格，而于于谈判桌桌上居于于优势。这些

59、重重大事件件除了由由报章杂杂志收集集外，尚尚可由销销售人员员处得知知。4注意意价格趋趋势：（1）过过去供应应商有多多少产品品项目价价格上涨涨（何时时、上涨涨幅度、通报方方式）。（2）比比较供应应商的价价格上涨涨模式与与该产业业的模式式（是否否比同业业涨得快快，涨得得多）。（二）学学习谈判判模式从所获得得的资讯讯中学习习谈判的的问题、对象及及内容，是谈判判成功的的关键。下面分分为容易易得到（少花钱钱及时间间）的资资讯与不不易得到到（多花花钱及时时间）的的资讯两两部分叙叙述之。1容易易得到的的资讯（1）谈谈判及价价格的历历史资料料a找出出供应商商谈判技技巧的倾倾向。b供应应商处理理上次谈谈判的方方

60、式。（2）产产品与服服务的历历史资料料价格的上上涨有时时是隐含含于品质质及服务务水准的的降低。工程部部门及使使用该产产品的制制造部门门不难揭揭发实情情，此点点可作为为谈判的的筹码。（3）稽稽核结果果从会计或或采购稽稽核可发发现待加加强控制制之处（例如供供应商常常发生错错误的账账款）。（4）最最高指导导原则挟公司政政策、政政府法令令、和过过去发生生的先例例，以增增强你的的谈判力力。（5）供供应商的的营运状状况从其销售售人员及及竞争能能力可了了解供应应商的问问题与优优劣势，知己知知彼才能能百战不不殆。（6）谁谁有权决决定价格格收集谈判判者的个个人资料料加以运运用。（卖方通通常较易易对陌生生人抬高高