现代档案事业的基本特征讲解

现代档案事业的根本特征

与档案治理现代化奉化市档案局陈玲红一、对档案的现象与本质的“六点生疏”1、档案是一种普遍存在且意义深刻的社会事物。档案治理是一种普遍存在且意义深刻的社会现象。人类空间相连，时间相续，成为不行分割的时空统一体。维系这个时空统一体的事物，就是档案。档案无处不在。省委书记指出：阅历得以总结，规律得以生疏，历史得以连续，离不开档案与档案工作。2、档案是人类文明相伴相生。自从人类制造了文字，用于记录社会活动，这些记录被保存下来，就成为档案。档案的历史与人类文明史一样悠久。(河南安阳殷墟出土的甲骨文，是我国迄今觉察最早的档案)

档案走过的历程：甲骨金石——简牍缣帛——铁卷金册——纸墨文书——音像制品——电子文件。我国最早消失的档案是甲骨档案，形成于距今4500—5000年的殷代。在国外，古埃及和两河流域的泥板档案、石刻档案及纸草档案也特别古老〔距今2023—3000年〕档案是历史争论的第一手材料，离开档案，历史无从谈起。我国近代史料的五大觉察，即殷墟甲骨、居延汉简、敦煌遗书、清代大内档案、长沙吴简出土，都极大地推动了历史争论。

3、档案的本质属性是原始记录性。除此，档案还具有社会性、文化性、职能性、信息性、学问性、确定性、成套性、多样性等属性。

《档案工作根本术语》对档案定义的表述是：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”对档案本质如何理解？——档案是社会实践活动的产物，具有社会性。档案是社会资源，这是档案与自然资源的区分点。——档案是历史的真实记录，具有原始性和唯一性。这是档案与图书、资料区分点——档案所记录的信息是清晰和确定的，这是档案与文物的区分点。——档案的载体是固化和恒定的，这是档案与其他原始性信息〔如口语、手语及远古时代的结绳记事〕的区分点。4、档案的具体存在形式〔实存形态〕是多种多样的。但凡对历史事实具有某种清晰、明确的原始记录作用的信息物，均可视其为档案。各种各样的文书是档案的主要实存形态。而大量的非文书类的信息记录物，如文稿、书稿、会议记录、条录、音像制品、丝绸、影片、各种资训记录、试验数据，乃至印章、奖杯、锦旗、胸牌、肩章〔袖标〕、口述记录等，都在“档案”这一概念的外延之内。但是，不同形态的档案，其可信度和法定效用是有等级、有差异的。文书的定稿、照片的底片、图纸的底图、影片的母片等，一般被认为是程度最高的档案，可称之确定意义上的档案，而文书的正本、照片、蓝图、反转片、拷贝片、复制件等则地位次之。5、档案概念还具有相对性、动态性。文章、图书虽不是档案，但其文稿、书稿是档案；报刊不是档案，但其文稿、发排稿是档案；电影、电视节目不是档案，但其脚本、场记、拍摄母片、播发稿等记录是档案。

档案与资料可以相互转化。如档案复制件就成了资料；而在科研、生产、建设工程中，被直接运用的资料就转化为档案保存。6、档案的形成过程〔来历〕是自然形成+有意地制作+有意的处理保存。“无意”，就是自然地形成，不是为了档案而“留档”。绝大多数的公务文书和私人信函，都是人们出于自身活动的需要形成的。“有意”，就是其制作时就为了“存档”，供日后查证使用，如人事档案、会计凭证、会议记录、日记、照片、录音等。对自然形成的档案，要在形式载体的标准性上多下功夫；对有意制作的档案，要确保其内容的客观真实性。7、全面评价档案资源的作用与功能。——档案可以存史；——档案可以资政；——档案可以育人；——档案是解决争端、处理大事的法定凭据——档案治理是全部工作开展的必备环节和根底性支撑；——档案工作的存在与进展，是我国经济进展制度创新、文化富强、社会进步的重要条件，具有不行替代的综合奉献力，即：△国家利益的保卫力△经济发进展的拉动力△社会进步的保障力△科技创新和文化富强的促进力——档案之有用，源于之其特有的、强大的凭证价值和参考〔情报〕价值。二、档案工作的概述

——档案工作的内容和根本任务——档案工作性质——现代档案工作的“四大转变”——加强档案治理工作的具体措施〔一〕档案工作的内容广义上的档案工作—说是指档案事业，所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业治理工作、档案教育、档案科学争论、档案的宣传及出版等工作。狭义上的档案工作—是指档案治理工作，具体业务工作内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和供给利用八个环节，前六个环节称为根底工作，后两个环节称为编研利用工作。〔二〕档案工作的性质治理性—档案工作本身的业务工作就是一项治理性工作，从收集整理保管统计编目都是属于治理性的事务工作，属于治理的范畴；档案工作又是整个单位根底性的工作，是单位治理工作的一局部。效劳性—档案工作的目的是为了供给利用，在这个供给利用的过程就是为用户效劳的过程，表达了档案工作效劳性。政治性—一是档案工作也存在着为谁效劳，不同的政治环境为谁效劳的对象也不同，这为谁效劳的选择就表达出档案工作政治性。二是也有很多档案需要保密，不能全部对外开放，档案的保密性就是政治性的一个最好表达。1、工作定性、定位上，从附属性、机要性转为效劳性、职能性；2、工作格局上，从封闭转为开放，从以保管为主导，转为以开发利用为主导；3、效劳对象上，从单纯为领导效劳、为本单位内部效劳，转为同时面对全员和社会效劳；4、效劳方式方法上，从被动的、手工的、内向型的效劳，转为主动的、开发性的、数字化和网络化的效劳〔三〕现代档案工作的“四大转变”〔四〕加强档案治理工作的具体措施当前存在的主要问题：1、总量偏少；2、载体单一；3、构造性缺陷。正在实行的措施：1、亲密关注经济社会进展和各项工作的新领域、新业务、新事物，拓展建档范围，加强收集工作；2、健全档案治理制度，保障档案收集完整；3、在档案构造的多元化上下功夫，重视各种门类、各种载体特殊是电子文件的归档和收集。综合档案室分类示意图文书档案会计档案科技档案业务档案特种载体档案

J基建档案

S设备档案01会计凭证03会计报表02会计帐簿声像档案实物档案

K科研档案C产品档案三、档案治理现代化的“五个方面”——构建现代化档案治理新理念——解决适用、配套的档案治理设施——实行制度化、标准化、标准化治理——大力推动档案信息化——着力进展档案信息资源的有效开发〔一〕构建现代化档案治理新理念1、“法治”理念强化依法治档的意识和责任。不是可做可不做，而是从执法的高度开展档案工作。2、“科学治理”理念档案治理在各项工作中具有根底性作用和基础性地位，是各项工作开展的根底。是否重视档案工作，档案工作的开展水平，是衡量一个领导、一个单位综合素养和工作水平的重要方面。3、“创新”理念从事档案工作不能死抱传统、墨守成规，必须创新思路，创新体制，创新制度，创新方法和手段。4、“效益”理念就是效劳至上，效益至上，而不是管牢不出问题就好。要千方百计地开发档案信息，实现档案信息增值效劳。同时要正确处理好利用与保密的关系。〔二〕解决适用、配套的治理设施1、场所和装具2、爱护和治理所需的设施、设备3、信息化设施〔三〕实行制度化、标准化、标准化治理1、三者关系制度是对各方关系、行为准则、办事程序作出统一规定。标准是对工作的数量、质量、方式、方法等作出统一规定。标准是对普遍性的业务技术作出统一规定。制度依据法律、法规、政策制定，偏重宏观，以调整关系、标准秩序为主要目的，有强制性。标准、标准以科学、技术以及普遍性的阅历的综合成果为根底制定，偏重微观业务，侧重业务性、技术性和操作性，一般属非强制性。2、档案工作标准化问题标准化是一个过程，即标准的制订和实施的实践过程。〔1〕标准化的实质：——简化——统一化——系列化——通用化——典型化——格式化〔2〕档案工作标准化体系的构成——档案工作根底标准。包括档案专业根本术语标准、档案馆代码编制标准，档案种类划分标准，档案计量单位标准，档案统计工作标准，等等。——档案工作业务技术标准。包括档案收集标准、档案整理标准、档案编目与检索标准、档案统计标准、档案鉴定标准，档案保管与爱护标准，等等。——与档案工作标准相关的标准。如：文件制成材料质量标准，底图、蓝图制作标准，竣工图编制标准，技术文件格式，国家机关公文格式，CAD电子文件光盘存储与归档标准，等等。档案工作标准体系，就其横向构造而言，一般分为国际标准、国际区域性标准、国家标准、行业或专业标准、地方标准、企业标准等。〔3〕档案工作标准化的贯彻实施——增加贯彻标准化的意识；——认真学习、把握标准文本的内容、要求；——要有推行标准的保障措施，运用法律、经济、行政手段保证标准的贯彻执行。〔四〕大力推动档案信息化

档案信息化既是整个档案治理现代化的重要根底，也是表达档案治理现代化水平的主要标志。1、档案信息化的三大任务——文档一体化治理。其根本要求是▲从文件形成到档案治理利用实行全程治理；▲在设计办公自动化应用软件时就提出档案治理要求，实行前端掌握；▲档案人员一开头就介入电子政务建设，并对档案治理负责。——电子文件归档治理。这是当前档案信息化建设的难点和突破口。根本要求是：▲制订严格的治理制度和技术措施，确保其真实性完整性和有效性；▲对电子文件的形成、收集、积存、鉴定、归档实行全过程监管，以确保治理工作的连续性；▲明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、控测数据等要求，保证归档电子文件的质量；▲对具有永久和长期保存价值的电子文件，实行电子版本与纸质版本或缩微品双套制归档。——档案数字化、网络化。▲原则：区分轻重缓急，有打算、有步骤地推动。▲内容：建设名目