会议管理技巧

会议管理高海生深圳华润企业管理顾问公司第一页，共七十页。目录走进会议管理1开会前的准备工作2成功主持会议的五种策略3会议中的沟通技巧4会议接待礼仪5会议记录与跟进6第二页，共七十页。走进会议管理第三页，共七十页。会议的意义集思广益的渠道群体沟通的方式显示部门存在的方式第四页，共七十页。会议的目的有效沟通传达资讯资源共享管理督导协调、解决问题开发创意第五页，共七十页。会议的种类电话会议网络会议视频会议内容手段时间规模专题会议报告会议业务会议周例会议月度会议年度会议大会小会一对一会议第六页，共七十页。会议效率不高的原因演说技巧

会议地点前期准备第七页，共七十页。会议效率不高的原因

项次

原因

具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。第八页，共七十页。会议效率不高的原因会议

效率不高的原因

预防性管理措施

时间会议一般应避免安排在员工私人休息时间。

地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。第九页，共七十页。开会前的准备工作第十页，共七十页。会议进行前的注意要点第十一页，共七十页。如果……，无需开会！如果已经按惯例每周聚会如果会议成本太大如果没什么特别讨论的事情如果你是唯一做决策且知道如何做的人如果还有比开会更好的方式第十二页，共七十页。如果……，需要开会！如果需要很快将信心传达给很多人如果希望能够知道人家的想法如果希望能够找到好的突破口解决问题如果希望鼓舞士气如果希望得到大家的认可并做出决策第十三页，共七十页。会议规范流程开始欢迎会议目的议程时间安排规章制度结束会议总结

安排下次

会议跟进会议纪要跟进计划第十四页，共七十页。会议议程由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。第十五页，共七十页。16

选址要素远近气候相关设施距离场所功能和历史交通安全配套服务设施住宿标识周围环境费用与其它活动冲突会议场地选择第十六页，共七十页。17

会场环境空间形态、大小、相关会所形态设施：影视音响、同传、屏幕、网线、空调布置：标识、会标、广告、灯光、桌椅会场：位置、数量、间距、主席台、接待席、贵宾席摆设：鲜花、果品、背景音乐用具：纸、笔、资料、文件夹配套：餐饮、茶水、吸烟、交通、衣帽间、卫生间周围影响：监控、安全通道会议场地选择第十七页，共七十页。会议场地选择小型会议30人以内第十八页，共七十页。会议场地选择中型会议100人以内第十九页，共七十页。大型会议200人以上会议场地选择第二十页，共七十页。其它类型会议场地选择第二十一页，共七十页。邀请参会对象哪些人参加？相关问题的主要决策人能够提供相关意见的人员为完成工作需要了解相关信息的人员将要负责执行会议做出决定的人员对问题负有义务或存在利害关系的人员第二十二页，共七十页。会议准备工作核对清单检查、检查、再检查第二十三页，共七十页。成功主持会议的策略第二十四页，共七十页。会议的四个阶段执行：产生结果阶段正常化

积极工作阶段争论：摸底阶段成形：安顿阶段第二十五页，共七十页。主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度第二十六页，共七十页。策略一：做好开场白开场白：系统、简洁地开宗明义时间：3－5分钟内容：开会目的、时间安排、议事方式、纪律规则程序：准时开始会议

告知会议背景和会议目的介绍到场VIP简述会议流程

明确基本纪律

第二十七页，共七十页。策略二：合理分配发言时间主持人：发言时间掌握在20%参会者：享有均等发言机会努力营造互动的氛围第二十八页，共七十页。控制议事进度控场方式2.非语言方式控场是会议主持人的核心技能之一.1.语言方式策略三：控场第二十九页，共七十页。策略四：达成决议1、彼德·德鲁克决议法1、花些时间检视困难所在；2、讨论各项提案，比较各自优缺点和收益率；3、多采集参考资料；4、主动征集反对意见，中立看待；5、对提案适当的调整和妥协，确认决议达成；6、组成或指定议案执行的监督单位。第三十页，共七十页。权威决策少数服从多数共识决策无异议决策

优点：决策迅速高效

缺点：支持执行不易

优点：深思熟虑，质量高

缺点：所需时间长

优点：保证大多数人获胜

缺点：小集团派系之争

优点：意见不和冲突最低

缺点：耗时长，较难达成2、群体决策法策略四：达成决议第三十一页，共七十页。策略四：达成决议3、团队决策法平等独立自由改变变换角度审视探索奇思妙想意外发现换个环境换种心情免去纷扰活跃思想专项小组协调专家各自提案统计分析平等议事无拘无束追求数量不得反驳头脑风暴德尔菲法异地思考思维转换ABCD第三十二页，共七十页。1234预留5－7分钟做总结策略五：圆满结束会议确定工作分配妥当明确工作行动计划准时结束会议第三十三页，共七十页。会议中的沟通技巧第三十四页，共七十页。35沟通的目的１、把信息传出去２、被理解３、被接受４、获得答复性的行动沟通的基石第三十五页，共七十页。36知彼解己我需要倾听，因为我不完全了解情况。首先寻求了解对方，然后再争取让对方了解自己运用同理心的倾听沟通的基石第三十六页，共七十页。37尊重与欣赏3A法则1、Accept接受2、Appreciate欣赏3、Admire赞美沟通的基石第三十七页，共七十页。积极倾听的技巧什么是倾听？与你是否同意他人的讲话毫无关系接收到其他人所讲的一切。理解其他人的想法。理解并不意味着接受。第三十八页，共七十页。避免中途打断复述避免分心的举动和手势提问赞赏性的点头及恰当的表情目光接触共情不要多说积极倾听积极倾听的技巧学会倾听第三十九页，共七十页。积极倾听在这两种情况下尤其有用当你不确定对方的意思时当对方给予的是重要的，或感情上的信息时积极倾听的技巧积极倾听第四十页，共七十页。提问的技巧提问题增强你的控制能力，牢记：空投指定站在对方的角度思考问题第四十一页，共七十页。提问的技巧封闭式问题

你是哪里人？你多大啦？结婚了吗？

……开放式问题

这种问题需要解释

和说明，同时向对

方表示你对他们说

的话很感兴趣，还

想了解更多的内容如何发问？第四十二页，共七十页。提问的技巧问题过于宽泛开始的问题太难问引导性问题提问之前已经表示不赞同找不到提问的内容提问常见的问题第四十三页，共七十页。发言的技巧会议三分之一时段冷场超过3分钟争执双方冷静后发言的时机第四十四页，共七十页。发言的技巧紧扣主题提纲挈领，先说主张，再说理由论据充分、有道理、有事实时间以短为宜，忌套话、空话发言的内容第四十五页，共七十页。发言的技巧音量、语速、措词控制情绪，你代表你的岗位而非自己是来讨论解决问题，而非战斗发言的风度第四十六页，共七十页。事实逻辑理由分析1利益危害结果2目标导向解决问题期望3激情戏剧化用情4四种说服策略说服的技巧第四十七页，共七十页。会议接待礼仪第四十八页，共七十页。一、主席台位次的一般规则：就前后排关系而言，前排就座者为尊、为大，第二排次之，第三排更次，以此类推；就同一排的关系而言，中者为尊、为大，两侧次之；就两侧同位者而言，右者为大、为长、为尊，左者为小、为次、为偏。接待礼宾次序第四十九页，共七十页。二、接待过程中的次序规范

两人并行，右者为大；两人前后行，前者为尊；三人并行，中者为尊，右边次之，左边更次；三人前后行，前者为尊；三人并坐，中者为大，右边次之，左边更次；室内围坐时，面对门口的中间位置为尊；上楼梯时前者为尊；下楼梯时尊者在一人之后接待礼宾次序第五十页，共七十页。就乘小轿车而言，如由驾驶员开车，按汽车前进方向，后排右座为尊位，中座次之，左侧更次，前排司机旁最次。司机旁的位置一般是助手、接待或陪同人员坐的。当轿车有三排座时，最后一排是上座，中间一座次之，前排最次。如果是主人亲自驾车，则主人旁边的位置是尊位三、接待乘车次序规范

接待礼宾次序第五十一页，共七十页。

1、会面“出迎三步,身送七步”客人到达,提前迎接见到客人,热情招呼,伸手相握,以示欢迎。同时要说“您好”“您路上辛苦了”“欢迎光临”等寒喧语。迎客第五十二页，共七十页。2、介绍介绍有先后之别，应把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的；把男子介绍给妇女介绍时，除妇女和年长者外，一般应起立；但在宴会桌上、会谈桌上可不必起立，被介绍者只要微笑点头有所表示即可迎客第五十三页，共七十页。3、握手握手顺序应由主人、年长者、身份高者、妇女先伸手，客人、年轻者、身份低者见面先问候，待对方伸手再握。多人同时握手致意不要交叉，待别人握完再伸手。男子在握手前应先脱下手套摘下帽子。握手时双目注视对方微笑致意，不要看着第三者握手。迎客第五十四页，共七十页。4、敬茶在待客中,为客人敬茶是待客的重要内容。待客坐定,应尽量在客人视线之内把茶杯洗净。即使是平时备用的洁净茶杯,也要再用开水烫洗一下,使客人觉得你很注意讲卫生,避免因茶杯不洁而不愿饮用的尴尬局面。迎客第五十五页，共七十页。中餐礼仪•座位•就餐前•份量•敬酒•眼睛5、宴请迎客第五十六页，共七十页。中餐礼仪

筷子的使用•斜筷•疑筷•抢筷•吸筷•泪筷•连筷迎客5、宴请第五十七页，共七十页。1、婉言相留客人准备告辞时，一般应婉言相留。虽是客套辞令,但必不可少。客人告辞时,并在客人起身后再起身。分手时应充满热情地招呼客人“慢走”“走好”“再见”“欢迎再来”“常联系”等等。送客第五十八页，共七十页。2、馈赠礼仪

必须考虑接受礼物人的职位、年龄、性别等。送一些有纪念的礼物，最好在自己能力负担范围内较为人乐于接受。谨记除去价钱牌及商店的袋装，无论礼物本身名贵与否，最好用包装纸包装送客第五十九页，共七十页。3、送客有道

送客人时，应在客人的身影完全消失后再返回。在办公室送客时，送毕返身进屋后,应将房门轻轻关上,不要使其发出声响。送客第六十页，共七十页。不迟到、不早退，有事尽早请假，及时了解会议内容并落实工作；领导讲话时保持安静，认真做好记录，有问题待语毕提出；进门要敲门请示，声音以室内人听见为适度，关门声音要轻；会议期间有领导光临，要起立迎接，面带笑容，主动问候；会议期间手机调整成震动或静音模式，不能中途打接电话，有急事发短信解决。会议中的礼仪第六十一页，共七十页。会议记录与会后跟进第六十二页，共七十页。对会议记录的建议指定一个会议记录者

－主持人最好不要兼任此项工作；

－会议记录者由参会者轮流担任会议记录内容全面而准确讨论过程中所达成的各种共识。议案通过的支持证据及反对意见跟进工作及完成日期会后重新整理

－标题、会议目标、主席名字、出席和缺席人员

－列点记录会议达成共识内容

－跟进事项、责任人、完成日期

第六十三页，共七十页。记录者功能

仅次于主持人记录及维持议程设计的顺序协助主持人总结与归纳观察、预防第六十四页，共七十页。谁能胜任会议记录者？记录者的胜任力

反应快、写字快、记忆力强熟