物业管理服务公司财务管理制度及流程

物业管理服务公司财务管理制度及流程本文介绍了物业管理服务公司的财务管理制度及流程，包括财务内控制度、合同管理办法及加班管理制度。首先，财务系统的设置会根据具体项目情况划分核算单元，每个核算单元为一个成本中心，由各成本中心及共同成本中心构成物业管理核算体系。其管理方案严格监管各管理单元，主要侧重于现金收支情况的监督及费用的控制、出包合同及物资采购的监督控制，确保各项费用能控制在预算之内。其次，财务会计制度总体遵循《中华人民共和国会计法》、国家有关的税收规定、物业管理有关规定、《房地产开发企业会计制度》及《物业管理企业会计核算补充规定》等法规或条例执行。此外，财产管理制度包括财产的保管、保养、使用、维修及支付保养、维修的各种支出。财产实行分级管理，所有财产由财务部列帐记载，其中工程、机电、设备类物资由工程部管理，及各使用部门保管；其他物资由办公室管理，及各使用部门保管。财产物资分固定资产、低值易耗品、办公用消耗性物品及其它消耗性物品。所有固定资产和非消耗性物品按使用部门设卡登记，属个人使用、保管的非消耗性物品按使用人设卡登记。各种物资应设仓库保管，各仓库应分品种、规格和型号设账记录各种物品的收、发、存情况，并按月向管理处主任、主管部门和财务部报送月报表。各种物品必须按规定定期进行检修，由使用部门提出检修计划，经批准后，由对口部门安排维修。固定资产发生损坏时，使用部门应立即报告管理部门，损坏严重时，必须报告管理处主任。属责任事故者，对当事人予以严肃处理。低值易耗品和非消耗性物资发生损坏时，由使用部门或使用人向有关管理部门办理交旧领新，属人为损坏者(包括需维修的)，由责任者进行赔偿。固定资产或低值易耗品报废时，由使用部门填写报废表，经仓管主管部门鉴定并经总物业经理批准后废发，由归口主管部门进行处理。所有物品进行检修、报废时均需报财务部备案。D.对于采购总额在人民币2万元至5万元以下的项目，采购部门需要提供4份以上的报价单。经所在物业管理处主任审批后，再提交给物业管理公司审批。E.对于采购总额在人民币5万元至10万元及以上的项目，采购部门需要提供5份以上的报价单。经所在物业管理处主任初审后，再提交给物业管理公司审批。B.采购单/工程承包确认单共有五联，分别为：第一联为承包商/供应商留存，第二联为所在物业管理处经理留存，第三联为物业管理部会计处留存，第四联为采购人员在申请付款时作附件给会计部，第五联存档于物业管理公司。C.所有采购及工程项目对外必须签定正式合同，并备份合同原件或复印件存档于会计部。D.所有采购及工程项目完成并经有关部门验收合格后，会计部门才能进行付款。E.对于办公用品、维修材料等低值易耗品的收发，各物业管理处需要指定专人进行登记。(3)物资的领用、使用、保管制度a)对于专人使用之固定资产及低值易耗品，使用人需要办理领用登记手续，并负有保管责任。公司及部门共用物品必须指定专人保管，保管人需要履行领用手续并负有保管责任。员工离职或调离时必须办理物品交接手续。b)日常物品的出入库需要填写出入库单。仓库管理人员在物品领用时必须凭有关人员的签名的领料单办理出库手续。c)各部门领用物品需要填写领料单，并经部门主管及有关部门人员签名后方可到仓库办理领用手续。d)各部门领用之物品，需要建立部门领用物品使用登记薄，包括领用时间、领用人、领用数量及用途。e)仓管人员应及时将出入库单送至财务以便入账。财务应定期汇同仓管员对库存物资进行盘点，并对物资的采购、消耗、使用情况进行汇总分析，形成分析报告。六、成本控制(1)严格按预算对各单元进行控制。(2)严格按规定审查各种财产物资的申购程序及合同报价等。-用其他月份的原始凭证代替当月凭证报销或者擅自修改原始凭证都不会被报销。-所有购买的办公用品和维修用品报销时必须附上清单和发票，否则不会被报销。-报销程序：经办人员签名并填写“费用报销单”，在“报销人”处签名，将发票粘贴在“费用报销单”之后。出纳审核“费用报销单”所填数据与附件发票单据的数据是否相符，以及所填单据内容是否符合财务规定。管理处主任签名。出纳将“费用报销单”及附件传真至物业管理公司审批后方可支付现金。出纳取得按规定的审批程序审批完毕之“费用报销单”后履行支付程序，收款人签名，出纳加盖“现金付讫”或“银行付讫”印章。-每月财务报告须按统一的格式上报，具体报送报表包括资产负债表、收支表、固定资产明细表、各科目余额明细表、应收、已收、实收管理费明细表、库存现金盘点表、银行存款余额调剂表、以及财务报告说明。每月5日为报表的上报日（节假日顺延），各管理处每月结账日期统一为月末最后一日。所有报表须先报送至物业管理公司，审核后再报送给有关部门人员。-公司各部门所签合同必须到行政部及财务部备案，财务部根据合同规定及相关票据进行付款准备。如果合同中途发生变更，应提前通知财务部。-现金的领用需要填写借款单、付款申请单或业务招待费申请单，并由本部门负责人签字后，由财务部负责人和执行总经理审核、签字后，到出纳处领款。领用支票时需要填写借款单或付款申请单，并由本部门负责人签字后，由财务部负责人及执行总经理审核、签字后，到出纳处办理支票领用登记手续。领用支票后需要及时凭有效凭证报销，每月二十日前领用的支票必须在月底前报销，每月二十日以后领用的支票必须在次月十日前报销。所有开支必须事前征得执行总经理的同意，并严格按照指定的标准进行开支。报销流程如下：填写费用报销单，经部门经理审批后，由财务经理审核，再由执行总经理审批，最后由总经理审批，返回财务部进行结账。不得报销擅自开支或超越领导批示限额的费用开支。费用开支后，当事人必须在票据上注明开支明细或事由。日常费用报销日为每周二、三、四，财务部在周二前准备好现金。领导审批报销的时间为每周四、五下午工作时间的最后一个小时。费用在1000元以上原则上使用支票支付。所有职员的出租车票原则上不准报销，但经执行总经理批准除外。因公外出可以报销公交车票。公司的书、办公用品、日用品、百货、饮料、食品、固定资产、低值易耗品、药品的费用由办公室统一购买并报销。礼品由行政部统一购买，需要礼品的人员需提前申请并填写领用登记表。公司各部门签订的合同需备案到行政部及财务部，财务部根据合同规定及相关票据进行付款准备。如合同中途发生变更，应提前通知财务部。财务部审查费用开支的真实性，对于虚报假报的行为，公司将视情节轻重进行处分或处罚。出差前需填写《出差申请表》，经部门经理或主管副总批准，交行政部备案。每位员工需填写差旅费报销单，详细说明每项开支。只有与公司公务有关的费用才予以报销，个人娱乐消费、体育活动、美容美发、酒店客房的酒吧、酒水消费等不在报销之列。私人旅行不能与公务出差混在一起，私人旅行的费用必须与公务出差的费用分离。市内出差的市内交通费经行政部审查后按实报销（不含出租车费）。长途出差按标准报销，A类城市指直辖市、沿海城市，其他城市为B类城市。出差补助包含了临时延长工作时间的加班补助费用以及日常的交通费用，不再报销。次阶人员陪同高阶人员或客人出差的，其住宿标准可以按高阶人员或客人标准报销。经济合同法是调整平等主体之间经济关系的法律规范。公司的经济合同是公司业务经营的凭证。加强合同的管理对于维护公司的合同利益，确保公司的经济效益具有重要意义。综合管理部负责处理公司的法律事务以及合同的管理检查，监督合同的执行。在拟定合同时，要严格依照国家的法律、法令、法规和政策，认真了解对方的各项基本情况，并注意结合公司具体情况。合同应该文字清晰、定义准确、逻辑严谨、叙述规范、结构完整、内容详尽，权利、义务关系和违约责任明确，日期、期限和数字准确无误。公司对外签订经济合同时，应该以公司的名义进行，并一律使用公司合同专用章。合同由业务部门起草，经财务部、审算部核实，由主管副总经理认可，并经法律顾问审查，最后由总经理或执行总经理签字或盖章。公司其他人代表公司签订合同时，应该有总经理授权才能办理。对外签订经济合同的程序为：先由经办部门经理同意，业务部门起草，经财务部、审算部核实，由主管副总经理认可，并经法律顾问审查，报总经理或执行总经理审批后盖合同章。合同原件由综合管理部存档备案，经办部门留存复印件。未经上述审批程序的，合同管理人员不予盖章，财务不予付款。在合同执行过程中，如需中途变更或解除，由原经办业务部门提出意见，报总经理或执行总经理决定。经济合同履行过程中，如发现隐患或出现纠纷，经办人或经办部门应立即向主管领导反映，并及时采取对策，避免或减少公司的经济损失，维护公司合法权益。凡属发生法律效力的经济合同正本，一份应由经办人及时送交公司综合管理部分类编号造册、登记、保管，另一份在综合管理部编号后交财务保管。其他人员，如分管业务、财务的副总经理、经办部门，则立卷保存复印件。综合管理部立卷保存的经济合同，应把每个项目或每笔资金的合同和全部附件原件装订一起存档长期保存。发生法律效力的合同（含重要的附件）从签订之日起至失效之日止。失效的合同（含重要的附件）从失效之日继续封存十年。9、公司的经济合同可以复印和散发给经办部门业务需要的人员，但其他部门、人员未经执行总经理同意，一律不得复印和散发。重要附件也应当保密，避免泄露。10、为确保合同的安全性，合同正本、副本的原件原则上不准外借。如确实有特殊原因需要借用合同文本，必须填写“合同复印人借单”，经执行总经理签字批准后才能复印或定期借用，并按期交回保管。11、失效的合同应当由主管财务的副总经理主持封存。封存期满的合同应当造册登记后销